NFS-e: tudo sobre a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é a versão digital do documento fiscal que veio para facilitar a vida dos prestadores de serviço. Hoje, qualquer empreendedor pode formalizar suas operações em um processo 100% online, prático e econômico, sem precisar lidar com os antigos talões de notas. 

No entanto, devido às diferentes regras adotadas por cada prefeitura, é comum surgirem dúvidas sobre sua emissão. Por esse motivo, preparamos um guia completo com todas as informações essenciais para que você, empreendedor de serviços, possa emitir sua NFS-e com precisão e segurança.

Confira quais serão os tópicos:

• O que é NFS-e?
• Quem é obrigado a emitir a NFS-e?
• Como emitir nota fiscal de serviços eletrônica em 5 passos
• Benefícios da nota fiscal eletrônica de serviços
• Perguntas e respostas sobre NFS-e
• Como emitir NFS-e de forma inteligente com a Conta Azul

O que é NFS-e?

NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é um documento digital usado para registrar e validar as operações relacionadas às tarefas prestadas. Ela substitui as antigas notas impressas e sua emissão é obrigatória em todas as vendas de empresas que pagam o Imposto Sobre Serviços (ISS). 

Para os profissionais, a nota digital representou um grande avanço, capaz de agilizar a gestão tributária, reduzir custos e melhorar o controle financeiro do negócio. Além disso, o uso dos arquivos digitais é mais econômico, prático e seguro para todos. 

A NFS-e é lançada 100% online, utilizando o sistema disponibilizado pela prefeitura da sua cidade ou um software emissor próprio via webservice do município. O formato do arquivo da nota fiscal é o XML, que segue o padrão brasileiro de escrituração fiscal e pode ser convertido facilmente em PDF.

Para começar a emitir NFS-e, você precisa de uma autorização da prefeitura (cadastro fiscal) e um certificado digital, que veremos em detalhes mais adiante. Após ter a permissão, basta acessar o sistema com seu certificado ou senha web fornecida pelo município e preencher a nota fiscal de serviços eletrônica online.

O documento deverá conter a descrição das atividades prestadas e só pode ser emitido após a finalização do processo. De modo geral, as legislações municipais contêm pequenas diferenças entre si em relação à identificação dos serviços. 

Em algumas cidades, é possível descrever várias tarefas em uma mesma NFS-e, desde que estejam direcionadas ao mesmo tomador de serviço. Já no caso de atividades da construção civil, por exemplo, as NFS-e deverão ser emitidas por obra.

Se a empresa prestar mais de um serviço, será preciso emitir notas fiscais separadas com o respectivo código da operação.

Diferença entre NFS-e, NF-e e NFC-e

Existem vários tipos de notas fiscais, mas as mais utilizadas são a NFS-e, NF-e e NFC-e. Confira as diferenças entre elas:

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): é o documento fiscal digital que registra operações de atividades sujeitas ao ISSQN, vinculada à prefeitura do município;
• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): é a nota destinada para registro de operações de venda para produtos sujeitas ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS), vinculada à Secretaria da Fazenda do Estado;
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): documento que comprova a operação de venda presencial de produtos ou entrega em domicílio ao consumidor no comércio varejista. Ela substitui o cupom fiscal e está vinculada à Secretaria da Fazenda do Estado. 

Logo, podemos dizer que a NFS-e é a nota de serviços, a NF-e de produto e a NFC-e do consumidor. Se a empresa vende produtos ao consumidor final e presta tarefas ao mesmo tempo, ela pode emitir qualquer um desses tipos. 

Em uma assistência técnica de computadores, por exemplo, deve ser emitida uma NF-e quando são vendidas as peças e acessórios para os eletrônicos. Já revisões, consertos ou ajustes devem ser registrados por meio de uma NFS-e.

Para mais detalhes, confira nosso artigo sobre a diferença entre NF-e e NFS-e.

O que é Recibo Provisório de Serviços (RPS) e para que serve?

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento temporário que pode ser preenchido manualmente quando não for possível emitir a NFS-e. Seu objetivo é evitar que a empresa tenha que pagar juros ou multas por não emitir a nota fiscal na data correta. 

Por isso, ele deve ser usado apenas em casos emergenciais, por exemplo:

• Quando o sistema da prefeitura está instável ou fora do ar;
• Quando a empresa fica sem conexão;
• Quando a empresa não dispõe de infraestrutura de conectividade com a secretaria em tempo integral.

Nessas situações, o RPS substitui a nota fiscal de serviços temporariamente, mas deve ser convertido em NFS-e dentro do prazo estabelecido pelo órgão responsável. Na maioria dos casos, esse prazo é de 10 dias.

Em cada município, o padrão de recibo é obtido na prefeitura, mas em alguns lugares, o uso do RPS não é permitido. Além disso, nos lugares que oferecem emissão automática da NFS-e é exigido o envio do RPS antes de gerar o comprovante final, convertendo-o em nota fiscal após a solicitação da empresa. 

Para saber como emitir esse documento, confira nosso artigo completo sobre Recibo Provisório de Serviços. 

Quem é obrigado a emitir a NFS-e?

Em tese, toda pessoa jurídica que presta serviços sujeitos à cobrança do ISS deve emitir a NFS-e, pois se trata de uma obrigação acessória. Assim, se você não emitir a nota a cada atividade prestada, pode cometer o crime de sonegação fiscal e acabar sendo multado. 

No entanto, é a própria prefeitura que decide quais atividades são tributadas e exigem a nota fiscal eletrônica, por meio da legislação municipal. Além disso, a emissão de NFS-e ainda não é universal no país e as regras de obrigatoriedade são diferentes em cada cidade.

Uma exceção comum é o MEI (Microempreendedor Individual), para quem a emissão de NFS-e costuma ser facultativa para serviços prestados à pessoa física. Agora, se fora para pessoa jurídica, a nota digital se torna obrigatória.

O MEI pode emitir NFS-e? 

Tanto o MEI quanto profissionais autônomos podem emitir NFS-e. Contudo, desde setembro de 2023, os Microempreendedores Individuais não podem usar mais os sistemas da prefeitura para fazer a emissão.

Isso significa que os MEIs são obrigados a emitir esse documento fiscal apenas pelo Portal da Nota Fiscal de Serviço e já no padrão nacional. É importante salientar que essa determinação não os obriga a gerarem nota toda vez que prestarem serviços. 

A regra segue como era: é obrigatória a emissão apenas em vendas para empresas ou quando a pessoa física exigir. O que muda é que agora ela só pode ser feita pelo portal do Governo Federal.

Como emitir nota fiscal de serviços eletrônica em 5 passos

Agora que você sabe tudo sobre NFS-e, fica mais fácil aprender como emitir nota fiscal de serviços eletrônica, na prática. Siga o passo a passo abaixo:

1. Faça seu cadastro na prefeitura

O primeiro passo para emitir NFS-e é fazer o cadastro pelo site da prefeitura da sua cidade. Nessa primeira etapa, você deve preencher os dados da sua empresa online e depois comparecer à prefeitura (geralmente, à Secretaria Municipal da Fazenda) para confirmar os dados e solicitar sua senha de acesso ao sistema de nota fiscal.

Cada município tem um processo de credenciamento, mas todos exigem os seguintes documentos:

• Protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso;
• Via original do CPF;
• Documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

A dica é conferir a página de “perguntas frequentes” da prefeitura, que sempre traz todas as respostas que você precisa sobre o cadastro de empresas para emitir NFS-e.  

2. Desbloqueie sua Senha Web

Se sua empresa passar pela análise de documentos (que pode levar até 15 dias) e não houver nenhuma pendência, sua Senha Web será desbloqueada. Ela chega no seu e-mail e permite fazer o primeiro login no sistema de geração de notas da prefeitura.

Mas atenção: empresas optantes do Lucro Presumido ou Lucro Real não conseguem emitir NFS-e com a Senha Web, pois são obrigadas a adquirir o certificado digital. Esse documento funciona como uma assinatura online para pessoas jurídicas, e permite a realização de transações com garantia de autenticidade.

Além disso, não são todas as prefeituras que permitem a emissão de NFS-e apenas com a Senha Web para empresas do Simples Nacional. Daí a importância de consultar seu contador sobre a legislação local. 

Se o certificado digital for obrigatório, você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil.

No site da ICP-Brasil, é possível encontrar uma lista completa e atualizada das empresas autorizadas a comercializar o documento, podendo ser do tipo “NF-e” ou “e-CNPJ” para emissão de notas fiscais eletrônicas. 

3. Acesse o sistema da prefeitura

O próximo passo é acessar o sistema de geração de nota fiscal da prefeitura com sua Senha Web ou certificado digital. 

Nesse primeiro acesso, é importante verificar se todos os seus dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades. Você também terá a opção de acrescentar informações como site, resumo, e-mail e logomarca para deixar seu cadastro mais completo. 

4. Preencha a NFS-e

Após acessar o sistema da prefeitura, você já pode começar a preencher sua primeira NFS-e. É só seguir estes passos:

Determine o método de emissão

Inicialmente, o emissor da nota fiscal deverá escolher o método de emissão: 

• Intermediação, para o qual se indica o CNPJ da empresa que está fazendo a intermediação do serviço prestado; 
• Substituição, quando se aponta o CNPJ do tomador e número da nota a ser substituída e o sistema exibe automaticamente o nome para conferência. 

Caso nenhuma das opções seja selecionada, será gerada uma nota fiscal de serviços eletrônica comum.

Informe os dados do prestador e tomador de serviços

O próximo passo é preencher os dados do prestador e do tomador. Em alguns casos, os dados da empresa prestadora de serviços já vêm preenchidos, sendo necessário apenas adicionar informações como CNPJ, razão social e endereço do tomador.

Selecione a tributação

Você também terá que selecionar a tributação aplicada aos serviços prestados. Geralmente, as opções são “normal” para tributação pelo ISS, imune ou suspenso por decisão judicial.

Informe os detalhes do serviço

A seguir, você terá que informar os detalhes comuns de uma nota fiscal de serviços, tais como:

• Códigos das atividades prestadas conforme a classificação do município;
• Cadastro opcional do INSS para deduções de mão de obra;
• ISS retido pelo tomador;
• Valor total da nota e valor das deduções;
• Discriminação dos serviços, horas de trabalho e seus respectivos valores.

5. Gere sua primeira NFS-e

Terminado o preenchimento, basta clicar em emitir ou gerar a NFS-e. Nesse momento, o sistema envia um e-mail de aviso com o endereço de acesso da nota, e você também tem as opções de encaminhar automaticamente para o e-mail do tomador cadastrado, baixar ou imprimir o arquivo.  

Vale lembrar também que após o envio da NFS-e, ela fica registrada no sistema para consulta, se necessário, e para cancelamento caso seja identificado algum erro.

Benefícios da nota fiscal eletrônica de serviços

A NFS-e traz vários benefícios para empresas, consumidores, governo e a própria sociedade. Confira algumas das principais vantagens.

Simplificação dos processos tributários

Um dos grandes méritos da nota fiscal de serviços eletrônica é a simplificação dos processos tributários.

Para o empreendedor, se torna mais fácil gerar e armazenar os documentos no formato digital, poder consultá-los a qualquer momento e agilizar suas obrigações acessórias com o Fisco. Já o governo consegue fiscalizar mais facilmente as notas fiscais eletrônicas e combater a sonegação de impostos. 

Redução de custos

A redução de custos é outro diferencial importante da NFS-e para o prestador de serviços. Para começar, você economiza com o armazenamento das notas fiscais, já que não será preciso arquivar todos os documentos físicos por 5 anos (prazo indicado pela Receita Federal).

Além disso, cai drasticamente o gasto com papel e suprimentos de impressora, e também o custo administrativo para organizar a papelada. 

Mais agilidade no acesso às informações

A NFS-e também torna os processos mais ágeis na empresa, pois as informações ficam disponíveis online para consulta a qualquer hora e lugar. Além da emissão rápida das notas fiscais, você ganha tempo na consulta de informações e nem precisa se preocupar com o arquivamento.

Lembrando que o tomador de serviços também pode acessar e importar rapidamente as NFS-e emitidas contra seu CNPJ. 

Melhora no controle financeiro e fiscal

Outro benefício é poder utilizar o relatório de NFS-e emitidas para conferir os tributos cobrados, faturamento, valores das transações e dados de clientes, por exemplo. Dessa forma, você melhora seu controle financeiro e fiscal, reduz o tempo gasto com a gestão tributária e elimina erros de digitação no processo. 

Possibilidade de automação

Com a NFS-e, você pode utilizar soluções tecnológicas que automatizam a emissão e recebimento de notas fiscais de serviços. Assim, você elimina a redigitação, reduz o trabalho manual e libera tempo dos colaboradores para se dedicar às tarefas mais importantes do negócio — aquelas focadas no seu crescimento. 

Mais segurança e transparência

A nota fiscal de serviços eletrônica também é considerada mais segura, pois os arquivos ficam armazenados online no sistema da prefeitura.

Dessa forma, você não corre o risco de ter prejuízos com extravio, perda e danos aos documentos fiscais. Para o município, é uma forma de fortalecer o controle, apuração e fiscalização com total transparência.

Perguntas e respostas sobre NFS-e

Para fechar, vamos listar algumas perguntas frequentes sobre NFS-e para tirar suas dúvidas. Confira nosso FAQ.

O talão de nota fiscal de serviços ainda é válido?

Sim, em algumas cidades ainda é possível utilizar os antigos talões de notas fiscais convencionais de serviços.

Em alguns casos, eles podem ser usados como substitutos do RPS, mas a tendência é que sejam inutilizadas em breve — e as próprias prefeituras recomendam a migração para a versão eletrônica mesmo quando não obrigatória. 

É possível emitir NFS-e sem empresa aberta?

Sim, tanto o MEI quanto profissionais autônomos podem emitir NFS-e fazendo o cadastro junto à prefeitura. Para saber como funciona o processo, leia nosso guia para tirar NFS-e nessas condições. 

Dá para cancelar uma NFS-e?

A NFS-e pode ser cancelada enquanto o ISS não for recolhido, desde que não tenham se passado mais de 6 meses desde a sua emissão. 

Após o recolhimento do imposto, a NFS-e somente poderá ser cancelada por meio de processo administrativo — consulte seu contador para saber como funciona no seu município. 

Retenção de impostos na NFS-e: como funciona? 

Alguns serviços estão sujeitos à retenção de ISS na fonte, dependendo da legislação do município. Nesse caso, é preciso aplicar o desconto relativo ao imposto devido, que varia conforme as alíquotas determinadas pela prefeitura.

Na prática, em razão da antecipação de recolhimento, sua empresa não receberá o valor total acertado no orçamento ou na venda com o cliente, pois do seu pagamento serão descontados os percentuais relativos aos impostos aplicáveis.

A responsabilidade pelo recolhimento dos impostos retidos, todavia, será da pessoa jurídica contratante do serviço, visto o recolhimento a menor do valor total cobrado pelo prestador do serviço.

Lembrando que a prefeitura pode exigir a antecipação do recolhimento do ISS de empresas optantes do Simples Nacional.

Saiba todos os detalhes no artigo sobre retenção de impostos na nota fiscal de serviços e de produtos.

Como emitir NFS-e sem certificado digital? 

O certificado digital é utilizado como uma representação eletrônica da identidade de uma pessoa física ou jurídica. Ele também é usado para validar assinaturas de documentos digitais, como contratos e as próprias notas.

Nos documentos fiscais, ele garante a veracidade das informações, sendo exigido pela maioria das prefeituras para emitir a NFS-e. Em alguns casos, é possível emitir a nota sem certificado, dependendo das regras de cada município, mas é importante verificar as diretrizes locais. 

Confira, abaixo, como fazer a emissão sem certificado:

1. Acesse o site da prefeitura e siga o menu específico para emissão de notas fiscais eletrônicas;
2. Consulte o portal da SEFAZ para entender os procedimentos necessários;
3. Considere procurar empresas especializadas que oferecem soluções para emissão de NFS-e sem certificado digital.

Optar por não utilizar o certificado digital traz alguns benefícios, especialmente para microempreendedores individuais (MEIs). Entre eles destaca-se a economia (pois evita o custo de aquisição) e a simplificação do processo.

Por outro lado, também existem desvantagens dependendo do município de atuação. Em alguns locais a ausência de certificado gera restrições para a emissão da nota, limitando as atividades comerciais. Riscos atrelados a segurança e autenticidade também devem ser considerados.

O que é Código de Serviço da NFS-e?

O Código de Serviço da NFS-e é uma sequência numérica que identifica o tipo de serviço prestado pela empresa ao cliente. Inclusive, a alíquota do imposto municipal é definida com base nesse código fornecido pelo negócio.

Ele varia conforme a cidade de emissão da NFS-e e difere do CNAE, que classifica a atividade da empresa. Enquanto o CNAE define o ramo de atuação e tributação, o Código de Serviço determina a alíquota de imposto municipal para o serviço prestado.

O que é nota fiscal de afiliado e como emitir?

Os programas de afiliados, cada vez mais comuns no mercado digital, são parcerias em que um profissional promove os produtos ou serviços de um produtor. Por meio dessa divulgação, ele recebe uma comissão sobre as vendas feitas em suas plataformas.

Essa atuação é tratada como qualquer outro tipo de prestação de serviço, requerendo emissão da NFS-e para fins fiscais. A nota fiscal do afiliado é emitida apenas para o produtor, que emite a NF-e para o cliente final. 

Para fazer a emissão da nota fiscal, o afiliado tem duas opções;

• De forma tradicional, em que o profissional possui sua própria empresa formalizada e emite o documento por meio do seu CNPJ, como qualquer outro negócio faria;
• Diretamente na plataforma do programa para afiliados. Hoje, existem diversos sites do tipo, como o Hotmart, que facilita a intermediação entre afiliados e produtores, inclusive possibilitando a emissão direta da NFS-e. 

Assim, a nota fiscal pode ser emitida pelo afiliado como prestador de serviço ou diretamente pela plataforma de afiliados e produtores.

Posso usar um software emissor para emitir NFS-e?

Com certeza. Não é obrigatório utilizar o sistema de emissão da prefeitura, que tem várias limitações e muitas vezes não facilita a gestão das notas fiscais da sua empresa.

Felizmente, você tem opções mais eficientes como o software da Conta Azul para emitir suas notas fiscais de serviços eletrônicas de forma integrada com o controle financeiro e de vendas da sua empresa.

Como emitir NFS-e de forma inteligente com a Conta Azul

A Conta Azul tem a solução ideal para você emitir notas fiscais de serviços eletrônicas com muito mais rapidez e praticidade.

Em vez de usar o sistema limitado da prefeitura, você pode utilizar nosso recurso de Geração de NFS-e em um sistema 100% online, seguro e feito sob medida para a gestão de empresas.

Nosso sistema já está homologado em mais de 600 prefeituras do Brasil (confira as cidades aqui), permitindo que você emita suas notas fiscais a partir dos dados cadastrados no seu sistema de gestão.

Uma das grandes vantagens de usar a Conta Azul é que as vendas, contas a receber e fluxo de caixa lançados no sistema são atualizados automaticamente com a emissão da nova nota, além de o emissor de NFS-e ser integrado com as novas vendas. 

Ou seja: você nunca mais vai precisar informar dados de uma venda duas vezes, ganhando muito mais produtividade e agilidade nas rotinas.

Para completar, o envio de documentos ao contador também é mais ágil e preciso, para quem usa a integração com a contabilidade.Ficou interessado? Descubra na prática como a Conta Azul pode otimizar as emissões de NFS-e e toda a gestão da sua empresa! Clique aqui e faça um teste grátis agora mesmo.