NFS-e: tudo sobre a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A NFS-e, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é a versão digital da nota fiscal de serviços que veio para facilitar a vida dos prestadores de serviço.

Hoje, qualquer empreendedor pode formalizar sua prestação de serviços em um processo 100% online, prático e econômico, sem precisar lidar com os antigos talões de notas. Mas, como a nota fiscal de serviços eletrônica possui regras diferentes em cada prefeitura, é normal ter várias dúvidas sobre sua emissão.

Por isso, preparamos um guia completo com tudo o que o empreendedor de serviços precisa saber para emitir sua NFS-e com precisão e segurança, dividido nos seguintes tópicos:

• O que é NFS-e?
• Quem é obrigado a emitir a NFS-e?
• Mudanças para o MEI na emissão de NFS-e
• Diferença entre NFS-e, NF-e e NFC-e
• Como a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida
• O que é RPS e para que serve?
• Benefícios da nota fiscal eletrônica de serviços
• Como funciona o imposto retido na NFS-e
• Como emitir nota fiscal de serviços eletrônica em 5 passos
• Perguntas e respostas sobre NFS-e
• Como emitir NFS-e de forma inteligente com a Conta Azul

O que é NFS-e?

NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, é a nota digital usada para registrar e comprovar as operações de prestação de serviços. Ela substitui as antigas notas impressas e sua emissão é obrigatória em todas as vendas de empresas prestadoras de serviços que pagam o Imposto Sobre Serviços (ISS). 

Por se tratar de um imposto arrecadado pelos municípios, a NFS-e deve ser emitida por meio da prefeitura da sua cidade, utilizando um software emissor integrado ao sistema do governo — com exceção do Distrito Federal, onde a nota fiscal de serviços é de competência da Secretaria da Fazenda do estado.

Porém, há um projeto em andamento para mudar isso. A NFS-e Nacional, além de implementar um padrão para o documento em todo o país, tem como objetivo que a emissão seja feita pelo Portal da Nota Fiscal Nacional. É importante esclarecer que algumas prefeituras já aderiram ao projeto de forma voluntária, porém não há um calendário para implementação em todo o Brasil.

Para os prestadores de serviço, a nota digital representou um grande avanço, capaz de agilizar a gestão tributária, reduzir custos e melhorar o controle financeiro do negócio. Além disso, o uso dos arquivos digitais é mais econômico, prático e seguro para todos. 

Quem é obrigado a emitir a NFS-e?

Em tese, toda pessoa jurídica que presta serviços sujeitos à cobrança do ISS deve emitir a NFS-e, pois se trata de uma obrigação acessória. Assim, se você não emitir a nota a cada serviço prestado, pode cometer o crime de sonegação fiscal e acabar sendo multado. 

No entanto, é a própria prefeitura que decide quais serviços são tributados e exigem a nota fiscal eletrônica, por meio da legislação municipal. 

Além disso, a emissão de notas fiscais eletrônicas ainda não é universal no país (há municípios que ainda aceitam os antigos talões) e as regras de obrigatoriedade são diferentes em cada cidade.

Uma exceção comum é o MEI (Microempreendedor Individual), para quem a emissão de NFS-e costuma ser facultativa para serviços prestados à pessoa física — se forem prestados para a pessoa jurídica, a nota digital se torna obrigatória.

Para entender melhor essas diferenças nacionais, vamos analisar a legislação de algumas capitais:

Obrigatoriedade em São Paulo

No programa Nota do Milhão da prefeitura de São Paulo, por exemplo, todos os prestadores de serviços são obrigados a emitir a NFS-e independentemente da receita bruta, com exceção dos seguintes casos:

• Microempreendedores Individuais (MEIs)
• Profissionais liberais e autônomos
• Sociedade constituídas na forma do artigo 15 da Lei nº 13.701/2003 (aquelas cujos profissionais são habilitados ao exercício da mesma atividade e prestam serviços de forma pessoal, em nome da sociedade, assumindo responsabilidade pessoal, nos termos da legislação específica)
• Instituições financeiras e demais entidades obrigadas à entrega da Declaração de Instituições Financeiras – DIF
• Os prestadores de serviços enquadrados exclusivamente em um ou mais dos seguintes códigos de serviço: 01481, 02330, 08052, 08079, 08087, 08095, 08117, 08133, 08168, 08176, 08192, 08206, 08214, 08257, 08273, 08274, 08281, 08290 (códigos podem ser consultados neste link). 

Ainda assim, esses prestadores podem solicitar a permissão para emitir NFS-e por vontade própria, para facilitar sua gestão. 

Na lista de obrigatoriedade da nota fiscal estão serviços de informática, assistência médica, beleza, engenharia, limpeza, turismo e entretenimento, por exemplo. 

Obrigatoriedade no Rio de Janeiro

No programa Nota Carioca da cidade do Rio de Janeiro, todo os prestadores listados na Resolução SMF nº 2.816/2010 estão obrigados a emitir NFS-e, com exceção de:

• MEIs e profissionais autônomos
• Prestadores dos serviços de registros públicos, cartorários e notariais;
• Leiloeiros
• Corretoras de seguros, quanto aos serviços de corretagem prestados a seguradoras estabelecidas no Município
• Prestadores que emitem NFS-e em regime especial, como empresas de transporte público, exploração de rodovias e competições esportivas. 

Obrigatoriedade em Curitiba

No programa Nota Curitibana da cidade de Curitiba, todos os prestadores de serviços são obrigados a emitir a NFS-e desde 2015, com exceção de:

• MEIs
• Concessionários de serviço público de telefonia, energia elétrica, água e esgoto
• Estabelecimentos bancários oficiais e privados
• Cooperativas de crédito e distribuidoras de valores mobiliários
• Registros públicos cartorários e notariais.

Antes disso, somente as empresas de serviços com receita bruta anual igual ou superior a R$ 240 mil eram obrigadas a emitir o documento. 

Mudanças para o MEI na emissão de NFS-e

Conforme já comentamos, está em andamento um projeto para padronização do documento e da emissão da nota fiscal de serviços eletrônica. De acordo com o cronograma, a partir de 1º de setembro de 2023, os Microempreendedores Individuais (MEIs) não poderão usar mais os sistemas da prefeitura para emitir NFS-e.

Isso significa que os MEIS prestadores de serviços são obrigados a emitir esse tipo de nota fiscal apenas pelo Portal da Nota Fiscal de Serviço e já no padrão nacional.

É importante salientar que essa determinação não obriga os MEIs a gerarem nota toda vez que prestarem serviços. A regra segue como era: é obrigatória a emissão apenas em vendas para empresas ou quando a pessoa física exigir. O que muda é que agora ela só pode ser feita pelo portal do Governo Federal.

Diferença entre NFS-e, NF-e e NFC-e

Existem vários tipos de notas fiscais, mas as mais utilizadas são a NFS-e, NF-e e NFC-e. Confira as diferenças entre elas:

• NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica): é a nota fiscal digital que registra operações de prestação de serviços sujeitas ao ISSQN , vinculada à prefeitura do município.
• NF-e (nota fiscal eletrônica): é a nota fiscal digital que registra operações de venda de produtos sujeitas ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS), vinculada à Secretaria da Fazenda do estado
• NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica): é a nota fiscal digital que comprova a operação de venda presencial de produtos ou entrega em domicílio ao consumidor no comércio varejista (substitui o cupom fiscal), vinculada à Secretaria da Fazenda do estado. 

Logo, podemos dizer que a NFS-e é a nota de serviços, a NF-e é a nota de produto e a NFC-e é a nota do consumidor.

Se a empresa vende produtos ao consumidor final e presta serviços ao mesmo tempo, ela pode emitir qualquer um desses tipos de nota fiscal eletrônica. 

Em uma assistência técnica de computadores, por exemplo, deve ser emitida uma NF-e quando são vendidas as peças e acessórios para os eletrônicos. Já revisões, consertos ou ajustes devem ser registradas por meio de uma NFS-e.

Para mais detalhes, confira nosso artigo sobre a diferença entre NF-e e NFS-e.

Como a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida

A nota fiscal de serviços eletrônica é lançada 100% online, utilizando o sistema disponibilizado pela prefeitura da sua cidade ou um software emissor próprio via webservice do município. O formato do arquivo da nota fiscal é o XML, que segue o padrão brasileiro de escrituração fiscal e pode ser convertido facilmente em PDF.

Para começar a emitir NFS-e, você precisa de uma autorização da prefeitura (cadastro fiscal) e um certificado digital, que veremos em detalhes mais adiante.

Depois de receber a autorização, basta acessar o sistema com seu certificado ou senha web fornecida pelo município e preencher a nota fiscal de serviços eletrônica online.

O documento deverá conter a descrição dos serviços prestados e só pode ser emitido quando a atividade for finalizada.

De modo geral, as legislações municipais contêm pequenas diferenças entre si em relação à identificação dos serviços. Em algumas cidades, é possível descrever vários serviços em uma mesma NFS-e, desde que estejam direcionadas ao mesmo tomador de serviço.

Já no caso de atividades da construção civil, por exemplo, as NFS-e deverão ser emitidas por obra.

Da mesma forma, se a empresa prestar vários tipos de serviços, será preciso emitir notas fiscais separadas com o respectivo código da atividade.

Além disso, é importante saber que a nota fiscal de serviços eletrônica pode ser vinculada a um Recibo Provisório de Serviços (RPS).

O que é Recibo Provisório de Serviços (RPS) e para que serve?

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é um documento temporário que pode ser preenchido manualmente quando não for possível emitir a NFS-e.

Seu objetivo é evitar que a empresa tenha que pagar juros ou multas por não emitir a nota fiscal na data correta. 

Por isso, ele deve ser usado apenas em casos emergenciais, por exemplo:

• Quando o sistema da prefeitura está instável ou fora do ar
• Quando a empresa fica sem conexão 
• Quando a empresa não dispõe de infraestrutura de conectividade com a secretaria em tempo integral.

Nessas situações, o RPS substitui a nota fiscal de serviços temporariamente, mas deve ser convertido em NFS-e dentro do prazo estabelecido pela prefeitura (normalmente, cerca de 10 dias).

Cada município tem um padrão de RPS, que deve ser solicitado diretamente na prefeitura, e também há lugares em que o uso do recibo provisório não é permitido (somente a emissão direta da NFS-e). 

No entanto, a maioria das prefeituras que oferece emissão automática da NFS-e exige o envio do RPS antes de gerar o comprovante final, convertendo o recibo em nota fiscal após a solicitação da empresa. 

Para saber como emitir esse documento, confira nosso artigo completo sobre Recibo Provisório de Serviços. 

Benefícios da nota fiscal eletrônica de serviços

A NFS-e traz vários benefícios para empresas, consumidores, governo e a própria sociedade. Confira algumas das principais vantagens.

Simplificação dos processos tributários

Um dos grandes méritos da nota fiscal de serviços eletrônica é a simplificação dos processos tributários.

Para o empreendedor, é muito mais fácil gerar e armazenar os documentos no formato digital, poder consultá-los a qualquer momento e agilizar suas obrigações acessórias com o Fisco.

Já o governo consegue fiscalizar mais facilmente as notas fiscais eletrônicas e combater a sonegação de impostos. 

Redução de custos

A redução de custos é outro diferencial importante da NFS-e para o prestador de serviços. 

Para começar, você economiza com o armazenamento das notas fiscais, já que não será preciso arquivar todos os documentos físicos por 5 anos (prazo indicado pela Receita Federal).

Além disso, cai drasticamente o gasto com papel e suprimentos de impressora, e também o custo administrativo para organizar a papelada. 

Mais agilidade no acesso às informações

A NFS-e também torna os processos mais ágeis dentro da empresa, pois as informações ficam disponíveis online para consulta a qualquer hora e lugar.

Além da emissão rápida das notas fiscais, você ganha tempo na consulta de informações e nem precisa se preocupar com o arquivamento.

Lembrando que o tomador de serviços também pode acessar e importar rapidamente as NFS-es emitidas contra seu CNPJ. 

Melhora no controle financeiro e fiscal

Outro benefício é poder utilizar o relatório de NFS-es emitidas para conferir os tributos cobrados, faturamento, valores das transações e dados de clientes, por exemplo.

Dessa forma, você melhora seu controle financeiro e fiscal, reduz o tempo gasto com a gestão tributária e elimina erros de digitação no processo. 

Possibilidade de automação 

Com a NFS-e, você pode utilizar soluções tecnológicas que automatizam a emissão e recebimento de notas fiscais de serviços.

Assim, você elimina a redigitação, reduz o trabalho manual e libera tempo dos colaboradores para se dedicar às tarefas mais importantes do negócio — aquelas focadas no seu crescimento. 

Mais segurança e transparência

A nota fiscal de serviços eletrônica também é muito mais segura, pois os arquivos ficam armazenados online no sistema da prefeitura.

Dessa forma, você não corre o risco de ter prejuízos com extravio, perda e danos aos documentos fiscais.

Para o município, é uma forma de fortalecer o controle, apuração e fiscalização com total transparência.

Como funciona a retenção de impostos na NFS-e

Alguns serviços estão sujeitos à retenção de ISS na fonte, dependendo da legislação do município. Nesse caso, é preciso aplicar o desconto relativo ao imposto devido, que varia conforme as alíquotas determinadas pela prefeitura.

Na prática, em razão da antecipação de recolhimento, sua empresa não receberá o valor total acertado no orçamento ou na venda com o cliente, pois do seu pagamento serão descontados os percentuais relativos aos impostos aplicáveis.

A responsabilidade pelo recolhimento dos impostos retidos, todavia, será da pessoa jurídica contratante do serviço, visto o recolhimento a menor do valor total cobrado pelo prestador do serviço.

Lembrando que a prefeitura pode exigir a antecipação do recolhimento do ISS de empresas optantes do Simples Nacional.

Saiba todos os detalhes no artigo sobre retenção de impostos na nota fiscal de serviços e de produtos.

Como emitir nota fiscal de serviços eletrônica em 5 passos

Agora que você sabe tudo sobre NFS-e, fica mais fácil aprender como emitir nota fiscal de serviços eletrônica na prática. 

Siga o passo a passo abaixo.

1. Faça seu cadastro na prefeitura

O primeiro passo para emitir NFS-e é fazer seu cadastro pelo site da prefeitura da sua cidade. Nessa primeira etapa, você deve preencher os dados da sua empresa online e depois comparecer à prefeitura (geralmente, à Secretaria Municipal da Fazenda) para confirmar os dados e solicitar sua senha de acesso ao sistema de nota fiscal.

Cada município tem um processo de credenciamento, mas todos exigem os seguintes documentos:

• Protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso
• Via original do CPF
• Documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

A dica é conferir a página de “perguntas frequentes” da prefeitura, que sempre traz todas as respostas que você precisa sobre o cadastro de empresas para emitir NFS-e.  

2. Desbloqueie sua Senha Web

Se sua empresa passar pela análise de documentos (que pode levar até 15 dias) e não houver nenhuma pendência, sua Senha Web será desbloqueada.

Essa senha de acesso chega no seu e-mail e permite que você faça o primeiro login no sistema de geração de notas da prefeitura.

Mas atenção: empresas optantes do Lucro Presumido ou Lucro Real não conseguem emitir NFS-e com a Senha Web, pois são obrigadas a adquirir o certificado digital.

Esse documento digital funciona como uma assinatura online para pessoas jurídicas, e permite a realização de transações online com garantia de autenticidade.

Além disso, não são todas as prefeituras que permitem a emissão de NFS-e apenas com a Senha Web para empresas do Simples Nacional — daí a importância de consultar seu contador sobre a legislação local. 

Se o certificado digital for obrigatório na sua cidade, você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil.

No site da ICP-Brasil, você encontra uma lista completa e atualizada das empresas autorizadas a comercializar o certificado digital, que pode ser do tipo “NF-e” ou “e-CNPJ” para emissão de notas fiscais eletrônicas. 

Hoje, os micro e pequenos empreendedores optantes pelo Simples pode emitir NFS-e tranquilamente somente com a Senha Web em cidades como São Paulo (SP), Florianópolis (SC), João Pessoa (PB).

3. Acesse o sistema da prefeitura

O próximo passo é acessar o sistema de geração de nota fiscal da prefeitura com sua Senha Web ou certificado digital. 

Nesse primeiro acesso, é importante verificar se todos os seus dados estão corretos, como: inscrição municipal, CNPJ, razão social, regime de tributação da empresa e atividades.

Você também terá a opção de acrescentar informações como site, resumo, e-mail e logomarca para deixar seu cadastro mais completo. 

4. Preencha a NFS-e

Depois de acessar o sistema da prefeitura, você já pode começar a preencher sua primeira NFS-e. 

É só seguir estes passos:

Determine o método de emissão

Inicialmente, o emissor da nota fiscal deverá escolher o método de emissão: intermediação, para o qual se indica o CNPJ da empresa que está fazendo a intermediação do serviço prestado; ou substituição, quando se aponta o CNPJ do tomador e número da nota a ser substituída e o sistema automaticamente exibe o nome para conferência. 

Caso nenhuma das opções seja selecionada, será gerada uma nota fiscal de serviços eletrônica comum.

Informe os dados do prestador e tomador de serviços

O próximo passo é preencher os dados do prestador e tomador de serviços.

Em alguns casos, os dados da empresa prestadora de serviços já vêm preenchidos, sendo necessário apenas preencher informações como CNPJ, razão social e endereço do tomador.

Selecione a tributação

Você também terá que selecionar a tributação aplicada aos serviços prestados.

Geralmente, as opções são “normal” para tributação pelo ISS, imune ou suspenso por decisão judicial.

Informe os detalhes do serviço

Nas telas a seguir, você terá que informar os detalhes comuns de uma nota fiscal de serviços, tais como:

• Códigos dos serviços prestados conforme a classificação do município
• Cadastro opcional do INSS para deduções de mão de obra
• ISS retido pelo tomador
• Valor total da nota e valor das deduções
• Discriminação dos serviços, horas de trabalho e seus respectivos valores.

5. Gere sua primeira NFS-e

Depois de terminar o preenchimento, basta clicar em emitir ou gerar a NFS-e.

Nesse momento, o sistema envia um e-mail de aviso com o endereço de acesso da nota, e você também tem as opções de encaminhar automaticamente para o e-mail do tomador cadastrado, baixar ou imprimir o arquivo.  

Vale lembrar também que após o envio da NFS-e, ela fica registrada no sistema para consulta, se necessário, e para cancelamento caso seja identificado algum erro.

Perguntas e respostas sobre NFS-e

Para fechar, vamos listar algumas perguntas frequentes sobre NFS-e para tirar suas dúvidas.

Confira nosso FAQ.

O talão de nota fiscal de serviços ainda é válido?

Sim, em algumas cidades ainda é possível utilizar os antigos talões de notas fiscais convencionais de serviços.

Em alguns casos, eles podem ser usados como substitutos do RPS, mas a tendência é que sejam inutilizadas em breve — e as próprias prefeituras recomendam a migração para a versão eletrônica mesmo quando não obrigatória. 

O MEI pode emitir NFS-e?

Sim, tanto o MEI quanto profissionais autônomos podem emitir NFS-e fazendo o cadastro junto à prefeitura.

Para saber como funciona o processo, leia nosso guia para tirar NFS-e nessas condições. 

É possível emitir NFS-e sem empresa aberta?

Sim, desde que sejam notas fiscais de serviços emitidas por autônomos e microempreendedores.

Aproveite e veja como emitir nota fiscal sem empresa aberta.

Dá para cancelar uma NFS-e?

A NFS-e pode ser cancelada enquanto o ISS não for recolhido, desde que não tenham se passado mais de 6 meses a partir de sua emissão. 

Após o recolhimento do imposto, a NFS-e somente poderá ser cancelada por meio de processo administrativo — consulte seu contador para saber como funciona no seu município. 

Posso usar um software emissor para emitir NFS-e?

Com certeza. Não é obrigatório utilizar o sistema de emissão da prefeitura, que tem várias limitações e muitas vezes não facilita a gestão das notas fiscais da sua empresa.

Felizmente, você tem opções mais eficientes como a plataforma da Conta Azul para emitir suas notas fiscais de serviços eletrônicas de forma integrada com o controle financeiro e de vendas da sua empresa.

Como emitir NFS-e de forma inteligente com a Conta Azul

A Conta Azul tem a solução ideal para você emitir notas fiscais de serviços eletrônicas com muito mais rapidez e praticidade.

Em vez de usar o sistema limitado da prefeitura, você pode utilizar nosso recurso de Geração de NFS-e em uma plataforma 100% online, segura e feita sob medida para a gestão de pequenas empresas.

Nosso sistema já está homologado em mais de 600 prefeituras do Brasil (confira as cidades aqui), permitindo que você emita suas notas fiscais a partir dos dados cadastrados no seu sistema de gestão.

Uma das grandes vantagens de usar a Conta Azul é que as vendas, contas a receber e fluxo de caixa lançados no sistema são atualizados automaticamente com a emissão da nova nota, além de o emissor de NFS-e ser totalmente integrado com as novas vendas. 

Ou seja: você nunca mais vai precisar informar dados de uma venda duas vezes, ganhando muito mais produtividade a agilidade nas rotinas.

Para completar, o envio de documentos ao contador também é mais ágil e preciso, para quem usa a integração com a contabilidade.