Controle financeiro: como consultar NF-e pode ajudar

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Controle financeiro no Arquivei

O controle financeiro de qualquer empresa, desde pequenos até grandes negócios, é essencial para alcançar o sucesso. Afinal, sem a certa organização de compras e vendas, fluxo de caixa, fechamento do mês dos funcionários e sem estar em dia com os documentos fiscais, a chance de perder dinheiro é grande.

Uma boa forma de começar a avaliar a estratégia financeira, é verificar se a empresa está estabelecendo preços de produtos e serviços da maneira certa.

Por isso, é preciso tomar atitudes simples que farão com que o negócio não se perca em meio de tantas informações e documentos. Vamos falar sobre isso agora.Conecte-se a seus clientes  Ganhe produtividade em seu escritório com a integração contábil do ContaAzul  para Contadores Quero mais produtividade

Acompanhe a compra e a venda dos produtos

Esse é o primeiro passo. O acompanhamento de compras e vendas é uma tarefa que deve ser atribuída tanto ao contador quanto ao responsável pelo estoque da empresa.

Afinal, são essas duas bases que estarão em contato no dia a dia com os Danfes (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), checando informações desde a chegada do pedido, se veio na quantidade certa, o produto certo, até a saída deles do estoque e a sua venda.

É importante estar atento a toda essa movimentação para que nada passe em branco. Mas existe uma forma de prevenir erros, principalmente relacionados à entrega do produto: a partir do recebimento antecipado de XML.

Recebimento antecipado do XML da NFe e devolução de compras

A partir do recebimento da compra, compete aos profissionais de estoque e contabilidade solicitarem a devolução da compra, se necessário. Ela acarreta na emissão de uma nova nota fiscal para acompanhar o retorno da mercadoria.

Uma solução prática para evitar que os produtos cheguem errados ao estoque da empresa, é recebendo o documento fiscal em tempo real, no momento de sua emissão.

Isso é possível através da solução em documentos fiscais Arquivei, que consulta as notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa automaticamente. Assim, o contador consegue avaliar se aquele pedido foi emitido corretamente.

Com o Arquivei, basta selecionar a consulta de NFe e algumas opções já estarão disponíveis. Veja abaixo:

Controle financeiro no Arquivei

Outra vantagem do recebimento do XML da NFe é a possibilidade de fazer a curva ABC.

Curva ABC e negociação de contrato

A partir da curva ABC, você consegue definir os produtos que trazem mais receita, giro de estoque, principais insumos utilizados ou fornecedores e quem são seus principais clientes. É possível fazer essa análise a partir das notas emitidas pela empresa e dos seus fornecedores.

Com essa tarefa, tanto a ContaAzul quanto o Arquivei podem ajudar. Com todas as notas centralizadas, é possível realizar a exportação de diversos relatórios em Excel para análise.

Ela viabiliza a conversa entre empreendedor e fornecedor, possibilitando o pedido de negociação de contrato, ou seja, baixar preços do produto, frete, juros, etc..

Controle financeiro no Arquivei

Verifique a veracidade das notas emitidas

Outro aspecto importante para o controle fiscal e financeiro da empresa é a verificação da veracidade das notas emitidas contra o seu CNPJ. Muito dinheiro pode estar indo para notas que já foram canceladas pelo fornecedor, ou as próprias notas frias. Explicaremos os detalhes abaixo.

Notas frias

Notas frias são notas emitidas para uma empresa, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação.

Normalmente as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo Fisco sobre o motivo de não as terem escriturado e pago os devidos impostos.

Para que a empresa não tenha que arcar com multas indevidamente, é preciso controlar o que terceiros podem fazer com o nome da empresa. Consultar NF-e permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra o CNPJ, na data em que foram emitidas.

Essa vigilância possibilita que o empreendedor reaja rapidamente, realizando a manifestação do destinatário, ou seja, avisando à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades.

NF denegada e NF cancelada

Outro problema que pode ser resolvido através da consulta de NF-e é a nota fiscal cancelada. Assim, é possível verificar se algum fornecedor cancelou alguma nota emitida para a empresa, anulando a necessidade do setor financeiro pagar por aquela nota.

Com o Arquivei, é possível ter uma visualização rápida das notas canceladas e ainda habilitar a notificação para receber alertas sobre essa situação.

 

Controle financeiro no Arquivei

Já a nota fiscal denegada acontece quando há irregularidades do emitente ou destinatário com o Fisco, fazendo com que a Sefaz barre o processo.

Uma plataforma automática de consulta de Notas Fiscais não permite que o Danfe seja impresso antes que a Sefaz tenha emitido autorização de uso dessa NFe.

Esse procedimento evita problemas sérios para a documentação contábil, uma vez que impede a transação sem que o emissor tenha garantias de recebimento. Se a NF-e for denegada e o contribuinte não se reabilitar diante do Fisco, ele corre o risco de sofrer prejuízos.

Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

Caso uma NF-e seja emitida com erros, é possível corrigir utilizando uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e). Podem ser emitidas 20 cartas de correção por NF-e. A correção pode ser feita desde que o erro ocorrido na emissão de documento fiscal não esteja relacionado com:

  • As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação
  • A correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário
  • A data de emissão ou de saída.

Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) e as NFes transportadas

Todo Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) deve ser avaliado pela empresa, pois nele constam as NF-es dos produtos que estão sendo transportados.

Dessa forma, se a transportadora emitir um CT-e para a empresa, é preciso verificar o pedido e, caso esteja errado ou sem NF-es transportadas, é necessário pedir o cancelamento ou correção da nota, para não pagar um transporte indevido e evitar problemas futuros com o Fisco.

Modernização do gerenciamento financeiro e fiscal da empresa

Para que a empresa esteja sempre em dia com suas obrigações financeiras e fiscais, é necessário contar com ferramentas automáticas de emissão e consulta NFe. Investir em um software de emissão vale a pena, e a ContaAzul pode auxiliar o contribuinte com essa emissão.

As regras e o processo de emissão para MEI (Microempreendedor Individual) são diferentes. Atualmente, com o ContaAzul, a emissão de nota fiscal está disponível para micro e pequenas empresas optantes pelo Simples, não sendo compatível com notas para CNPJs do regime MEI.

Já a solução Arquivei, com custo também reduzido para o contribuinte, há consulta NF-e, CTe e NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) direto da Sefaz e mais de 150 prefeituras. Dessa forma, a empresa recebe suas notas em tempo real, pode importar as notas emitidas e armazenar com segurança na nuvem.

Esses dois processos, tanto a emissão, quanto a consulta, ajudam a deixar o fechamento do mês muito mais simples. Sendo que, com o Arquivei, é possível fazer esse fechamento em apenas um clique.

Outra funcionalidade interessante, que alia as notas emitidas e recebidas, é a conferência de SPED. Com o Arquivei, o contador da empresa, que irá entregar o SPED, pode subir as notas diretamente no site e consultar se não está faltando nenhuma. Isso previne correções, tornando a entrega mais simples.

Relatórios importante que podem ser feitos através de Notas Fiscais eletrônicas

A partir das NF-es transportadas, a empresa pode levantar os custos que tem com transporte, separando por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.

Além disso, ainda pode separar as mercadorias transportadas por fornecedor. Isso permite entender quais a empresa mais usa, por custo e por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo.

Já as NFS-es recebidas podem indicar para a empresa se existe alguma área que está queimando orçamento com serviços caros e recorrentes. Eles podem ser substituídos por um profissional contratado dentro da empresa para reduzir custos a longo prazo.

Além disso, um contrato fixo com uma companhia de serviços pode ser mais barato do que serviços avulsos.

Controle financeiro no Arquivei

Existem muitas maneiras de utilizar as ferramentas automáticas de emissão e consulta para agregar valor e pensamento estratégico para a empresa.

A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) do ContaAzul trouxe benefícios à Mogno, empresa familiar que fabrica móveis planejados de alto padrão para residências.

Além de conseguir emitir NFe de um jeito bem intuitivo e fácil, a empresa percebeu que, mesmo em pouco tempo de uso, a gestão melhorou e essa organização ajuda até na tomada de decisões: “Tomar decisões sem ter nenhum número na mão é complicado, você acaba indo por um caminho errado”, relata Viviane, gerente comercial da Mogno.

Já a consulta de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) do Arquivei aumentou a produtividade de uma das maiores lojas de departamento do Brasil, a Riachuelo.

Antes da solução do Arquivei, Cláudia Fernandes que é gerente contábil da Riachuelo, afirma que nem todas as notas chegavam até eles. “Demorávamos um minuto para analisar cada nota. Hoje, demoramos cerca de 3 minutos para analisar um lote com mil notas”, complementa Cláudia.

O armazenamento na nuvem e a facilidade de compartilhar informações

Armazenar o arquivo XML de NF-es é obrigatório. Esse é o primeiro motivo pelo qual uma empresa recorre a soluções de armazenamento. Não armazenar NF-es pode acarretar em multas de até R$ 1 mil por XML não apresentado em uma fiscalização. Mas depois de todas as funções importantes que citamos sobre a NF-e, nenhuma empresa irá querer perder esses arquivos.

Além de cumprir com o armazenamento obrigatório, a partir da nuvem, é muito mais fácil para o empreendedor compartilhar informações com o seu contador. Basta dar acesso às suas NF-es, CT-es e NFS-es, facilitando a verificação e escrituração desses documentos.

Através de plataformas que se preocupam com o armazenamento de documentos fiscais na nuvem, é possível realizar esse compartilhamento e deixar a gestão financeira e fiscal da empresa mais eficiente e livre de perdas de arquivos. Guia: Impostos e regimes tributários na prática  Veja a importância de pagar os impostos corretamente, como reduzi-los e como  fazer o planejamento tributário para sua pequena empresa Baixe agora

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Anselmo Massad
Sobre o autor

Content Manager da ContaAzul, jornalista, sempre em busca de conhecimento e informação. Especialmente as que ajudam os donos de negócios no Brasil

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