Equipe Conta AzulSobre o que estamos falando?
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A consulta de nota fiscal torna o controle financeiro mais eficiente;
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Este processo facilita o acompanhamento de indicadores importantes, os valores gastos com frete e a frequência de recebimento;
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Entenda como a consulta de NF agiliza a gestão financeira e veja porque contar com a tecnologia é essencial.
A consulta da nota fiscal, muito mais do que uma burocracia contábil, otimiza (e muito) o controle financeiro. Desde identificar custos mais altos até tomar as melhores decisões, ter atenção especial a este processo deve fazer parte da rotina de todo empreendedor.
Com apoio da tecnologia, é possível, inclusive, emitir relatórios que são essenciais para uma boa gestão financeira. Divisão de produtos por categorias de gastos com frete, frequência de recebimento de insumos e volume com entregas são alguns deles.
No entanto, nem todo dono de negócio sabe ao certo os benefícios da consulta de NF. Aqui, confira o que você deve analisar neste processo e tire outras dúvidas sobre o assunto. Desejamos uma excelente leitura!
Consulta de nota fiscal: como este processo ajuda no controle financeiro?
Explicando de maneira simples, a consulta de nota fiscal é a verificação da validade deste documento. Este processo pode ser feito em portais específicos da Receita Federal. Nessa análise, a empresa confere se os dados foram preenchidos da forma correta.
Contudo, essa prática também ajuda no controle financeiro, pois dá a clareza que o empreendedor precisa em itens importantes para a gestão, como:
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Contas a pagar e a receber;
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Impostos cobrados;
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Formas de pagamento mais utilizadas;
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Custos em geral.
Sendo assim, a empresa consegue mensurar quanto foi gasto em tributos em um determinado período, por exemplo. Tais informações são essenciais para o fechamento dos balancetes mensais e anuais.
Nos próximos tópicos, entenda melhor porque a consulta de nota fiscal é tão importante para o seu negócio.
Levantamento de custos
Ao fazer a consulta de NF, é possível checar se todos os custos, como as contas a pagar e os tributos, conferem com as saídas do fluxo de caixa.
Outra vantagem é acompanhar mais de perto alguns gastos que, no dia a dia, podem passar despercebidos. Custos com entregas e pagamentos a mais por conta de recebimentos errados são alguns exemplos.
Acompanhamento do volume das entregas
A consulta de nota fiscal oferece ao gestor uma visão geral do volume das entregas, bem como do valor gasto com transporte, como falamos. Sabendo disso, o empreendedor consegue se programar melhor para atender a demanda e fazer projeções realistas.
Sem contar que, com uma checagem minuciosa, é possível evitar erros que envolvam o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), que podem gerar custos extras para empresa e até problemas com o Fisco.
Melhor tomada de decisão
Com as informações das notas fiscais bem esclarecidas, as tomadas de decisões serão mais assertivas. Afinal, estarão baseadas em dados concretos, que mostram a realidade do negócio.
Ao analisar o valor gasto com impostos, os gestores podem elaborar estratégias legais para reduzi-los junto ao contador, por exemplo.
O que observar na emissão da nota fiscal para manter uma boa gestão financeira?
Na prática, a emissão da nota fiscal é um processo fundamental para uma boa gestão financeira. Quando pautado em estratégias e padronizações, fica mais fácil manter a organização das finanças. Veja o que observar:
1.DANFEs
O acompanhamento de compras e vendas é uma tarefa que deve ser atribuída tanto ao contador quanto ao responsável pelo estoque da empresa. Afinal, são essas duas bases que estarão em contato no dia a dia com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Esse documento é uma representação simplificada da NF-e.
É importante checar as informações desde a chegada do pedido até a venda. Dessa forma, os dados serão registrados no financeiro corretamente.
2.Recebimento antecipado do XML da NFe e devolução de compras
Em termos simples, o recebimento antecipado do XML é o processo de validação dos dados da nota fiscal. O objetivo é agilizar o pagamento dos valores que serão quitados a prazo.
A partir do recebimento da compra, compete aos profissionais de estoque e da contabilidade solicitarem a devolução, se necessário.
Ao devolver a mercadoria, será necessária a emissão de uma nova nota fiscal (de devolução) para acompanhar o retorno do produto. Uma solução prática para evitar gargalos neste processo é conferir esse documento assim que for emitido.
3.Veracidade das notas emitidas
Outro aspecto importante para o controle fiscal e financeiro da empresa é a verificação da veracidade das notas emitidas contra o seu CNPJ. Esse processo é importante para checar se você não está destinando dinheiropara documentos que já foram cancelados pelo fornecedor epara evitar problemas comnotas frias.
Elas são emitidas para uma empresa sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação. Normalmente, os empreendedores não ficam sabendo desses documentos. Posteriormente, podem ser questionados pelo Fisco sobre o motivo de não terem feito a escrituração e pago os impostos.
Para que a empresa não tenha que arcar com multas indevidamente, é preciso controlar o que terceiros podem fazer com o nome da empresa. Consultar a NF permite o acompanhamento detalhado das notas que constam contra o CNPJ, na data em que foram emitidas.
Essa vigilância possibilita que o dono do negócio reaja rapidamente, realizando a manifestação do destinatário, ou seja, avisando à Receita Federal formalmente de que sua empresa desconhece a transação e evitando as penalidades.
4.NF denegada e NF cancelada
Outro problema que pode ser resolvido através da consulta de NF é a nota fiscal cancelada. Isso porque é possível verificar se algum fornecedor cancelou alguma nota emitida para a empresa, anulando a necessidade do setor financeiro pagar os impostos deste documento.
Já a nota fiscal denegada acontece quando há irregularidades do emitente ou destinatário com o Fisco, fazendo com que a Sefaz barre o processo. Uma plataforma automática de consulta de notas fiscais evita que isso aconteça, afastando problemas sérios para a documentação contábil.
Afinal, se a NF-e for denegada e o contribuinte não se reabilitar diante do Fisco, ele pode sofrer prejuízos.
5.Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
Caso uma NF seja emitida com erros, é possível fazer a correção utilizando uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), desde que as falhas não estejam relacionadas com:
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As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
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A correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
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A data de emissão ou de saída.
É permitida a emissão de até 20 cartas por NF-e.
O armazenamento na nuvem e a facilidade de compartilhar informações
Armazenar o arquivo XML da NF na nuvem é obrigatório, além de tornar o processo mais seguro. Com essa tecnologia, fica muito mais fácil para o empreendedor compartilhar informações com o seu contador. O que pode se tornar ainda mais simples quando se tem um sistema de emissão de notas fiscais.
Sem dúvidas, o controle financeiro de uma empresa é parte importante do sucesso do negócio. Como vimos, a consulta de nota fiscal otimiza a relação entre a emissão desses documentos e a gestão das finanças.
Além disso, esse procedimento é um excelente indicador de gastos internos, valores pagos com impostos e quantidade de vendas. Em resumo, aplicar as sugestões dadas neste artigo é a receita para um gerenciamento financeiro pautado em dados e processos eficientes.
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Marcos Perillo