Tipos de notas fiscais: o que são e quando emitir?

Tipos de notas fiscais

Mergulhar no complexo sistema tributário brasileiro não é tarefa para amadores. São tantos tipos de notas fiscais existentes, que fica difícil abordar todas em um único artigo.

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Não por acaso, há profissionais – os contadores – que se dedicam a estudar essa estrutura e torná-la mais acessível aos empresários, por meio da otimização de tempo e da redução de custos.


Mesmo assim, o entendimento sobre as notas fiscais pode trazer benefícios para a sua empresa. Quando se fala em tributação, qualquer erro implica em retrabalho e desperdício de recursos.


Neste artigo, vamos entender em detalhes os tipos de notas fiscais existentes no Brasil, direcionando a atenção para as notas fiscais eletrônicas e suas categorias.


Ao fim da leitura, você vai identificar semelhanças e compreender as diferenças entre cada uma delas.


Antes disso, porém, é preciso conceituar a nota fiscal eletrônica (NF-e).


A função da nota fiscal eletrônica é registrar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, realizada por uma empresa, para fins de recolhimento de impostos e fiscalização.


A nota fiscal eletrônica tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente.


Ela é emitida e armazenada eletronicamente. A NF-e é parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) adotado pelo governo federal por meio de um decreto firmado em janeiro de 2007.


O principal objetivo da NF-e é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico, tanto em operações de circulação de mercadorias como de prestação de serviços. Na prática, a NF-e substitui as antigas notas fiscais de papel nos modelos 1 e 1A.


Ela é considerada um instrumento positivo tanto para o governo quanto para as empresas, porque ajuda a reduzir a sonegação e facilita a fiscalização. Também elimina gastos com papel, impressão e armazenamento físico.

Tipos de notas fiscais

Agora que você está por dentro das origens e objetivos da implementação da nota fiscal eletrônica, vamos entender melhor os tipos de notas fiscais existentes na legislação brasileira.

Nota Fiscal de Venda de Produto

A nota fiscal eletrônica de venda de produtos (NF-e) registra a operação de faturamento/venda de produtos de sua empresa.


Por esse motivo, a NF-e está relacionada à cobrança do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS). A emissão da NF-e está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada Estado.


Você deverá emitir a NF-e e também garantir que, na entrega, seja enviado o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).


Ele é uma representação gráfica simplificada da NF-e e deve conter a chave de acesso da NF-e, permitindo ao cliente consultar as informações na Internet e acompanhar a mercadoria em trânsito.


Ao emitir uma nota fiscal eletrônica de venda de produto, você vai precisar informar dados do emitente e do destinatário, detalhar os produtos/serviços e demais e informações pertinentes.

Nota Fiscal de Serviço

Como o próprio nome já diz, as Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) se destinam a registrar operações de serviço.


Em uma assistência técnica de computadores, por exemplo, deve ser emitida uma NF-e quando são vendidas as peças e acessórios para os eletrônicos. Já revisões, consertos ou ajustes devem ser registradas por meio de uma NFS-e.


No caso das Notas fiscais eletrônicas de serviço, o contribuinte transmite os dados para a Prefeitura do Município ao qual está vinculada por meio do Recibo Provisório de Serviços (RPS).


Esse tipo de nota fiscal precisa conter a identificação dos serviços.


As legislações municipais podem conter pequenas diferenças entre si. Em algumas cidades, é possível descrever vários serviços em uma mesma NFS-e, desde que estejam direcionadas ao mesmo tomador de serviço.


Quando a legislação do município exigir, no caso da atividade de construção civil, por exemplo, as NFS-e deverão ser emitidas por obra.

NF-e Complementar

A Nota Fiscal Complementar é emitida para acrescentar dados e valores que não foram originalmente informados no documento fiscal. A legislação define essa possibilidade em alguns casos, como:

  • Na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal
  • Na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria
  • Para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal.

Ou seja: você deverá emitir nota fiscal eletrônica complementar quando o documento fiscal original registrar uma quantidade de mercadoria e/ou valor inferior ao da efetiva operação.


Assim, essa NF-e corresponderá à diferença de quantidade, valor ou imposto. Você precisará declarar o motivo de sua emissão e referenciar a nota fiscal original.


No Portal da NF-e é possível encontrar o Manual de Orientação de Preenchimento da NF-e. Ele tem uma linguagem técnica, mas é uma excelente fonte de pesquisa.

Compra

De forma prática, podemos dizer que a nota fiscal de compra, também conhecida como nota fiscal de entrada, é o documento para comprovação fiscal da movimentação de mercadorias recebidas, ao contrário da nota fiscal de saída, que é emitida quando você vende algo.


Tanto o fornecedor quanto o comprador tem responsabilidade de emitir essa nota. No caso do comprador, esse tipo de nota fiscal precisa ser emitida quando:

  • Ele adquire um produto importado, pois a invoice não tem valor em território nacional
  • O vendedor não tem a obrigação de emitir um documento fiscal (MEI ou PF)
  • Ele adquire um produto em leilão ou concorrência do poder público
  • A empresa compradora assume o compromisso de retirar ou transportar a mercadoria

A empresa tem a obrigação de escriturar esses documentos fiscais no Livro Registro de Entradas.


Os registros devem ser feitos em ordem cronológica e agrupados de acordo com o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Nessa hora, a ajuda de um bom contador é essencial para entender os processos e não incorrer em erros.

Mesmo com o advento da nota fiscal eletrônica (NF-e), a escrituração dos registros de entradas ainda é obrigatória, já que a Receita Federal pode cobrar esses documentos em eventuais fiscalizações.

Devolução

A Nota Fiscal de Devolução tem o objetivo de anular as operações de compra ou venda, inclusive no que diz respeito aos impostos.

Por isso, a nota fiscal de devolução deve ser emitida da mesma forma como a nota fiscal de origem foi emitida. Existem duas maneiras de emitir a nota fiscal de devolução:

  • Nota fiscal de devolução de compra: deve ser utilizada quando o fornecedor encaminhar o produto comprado e o item chegar com algum defeito de fabricação, por exemplo. Neste caso, será necessário realizar a devolução de compra
  • Nota fiscal de devolução de venda: quando o destinatário de uma venda não aceita o produto enviado, o estabelecimento de envio da nota fiscal de venda deverá realizar a emissão da devolução de venda.

Exportação

As notas fiscais de exportação são emitidas quando o seu cliente está localizado no exterior

Entre as informações necessárias no momento de emitir uma NF-e de exportação, estão o endereço do cliente final e o local de embarque ou local de transposição de fronteira.


Nas exportações, o Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP), que identifica a natureza da circulação de mercadorias ou das prestações de serviços, deve ter como primeiro dígito o “7”, específico para exportações. Vale lembrar que, no Brasil, a exportação tem incentivos fiscais, não havendo tributação do ICMS, IPI, PIS e COFINS.

Remessa

Esse tipo de nota fiscal simplifica o controle de movimentação de mercadorias e permite comprovar a procedência da carga em caso de fiscalização da Receita.  

Existem diversos exemplos de notas de remessa. Os principais são:

  • Amostra grátis
  • Brindes
  • Doações
  • Conserto
  • Consignação
  • Demonstração
  • Depósito externo
  • Industrialização
  • Armazém

A tributação varia conforme a operação realizada. Em muitos casos, a nota de remessa é isenta ou possui a suspensão de impostos. Mas essas situações devem ser verificadas em cada caso específico.

Retorno

A nota fiscal de retorno é utilizada para acompanhamento de mercadorias ou bens. A tributação depende do tipo de operação que será realizada.

Essa nota pode ter o objetivo de saída ou chegada do material de sua empresa.

Nesse caso, a empresa emitente deve retornar as mercadorias para seu recinto, anulando a operação anterior de venda do ponto de vista fiscal. Existem vários tipos de nota fiscal de retorno:

  • Ativo imobilizado remetido para uso fora
  • Comodato
  • Conserto
  • Consignação
  • Demonstração
  • Depósito fechado ou armazém geral
  • Feira
  • Industrialização
  • Industrialização não aplicada
  • Industrialização por conta e ordem
  • Simbólico depósito fechado ou armazém
  • Venda fora do estabelecimento

Venda Consignada

A venda consignada ocorre quando você deixa seus produtos a cargo de outra empresa ou pessoa, para que ela apresente as mercadorias ao público consumidor, ficando responsável pela prospecção e venda. Agora, se o representante não conseguir efetuar a venda, ele não precisa pagar os valores dos produtos.

Esse tipo de negociação permite que você distribua seus produtos para que outras pessoas façam mais vendas por você. Se ocorrer a venda efetiva da mercadoria para o consignatário, o consignante emitirá uma Nota Fiscal de Venda por Consignação.

Funciona assim: você envia a mercadoria para o revendedor com uma NF-e de Remessa em Consignação; quando ele vende alguma mercadoria, precisa emitir uma NF-e de Venda de mercadoria recebida em consignação mercantil para o consumidor final, e outra de Devolução simbólica de mercadoria recebida em consignação para o fornecedor; finalmente, você deve emitir a NF-e de Venda de mercadoria remetida em consignação mercantil para o revendedor.

Quando a venda não acontece, o revendedor devolve as mercadorias em consignação com uma NF-e de Devolução de mercadoria recebida em consignação.

Venda à Ordem

A Venda à ordem é uma operação comercial triangular, que envolve o fornecedor, o adquirente originário e o destinatário final.

Funciona assim: o fornecedor A vende o produto para o adquirente originário B, que, por sua vez, solicita que a entrega seja efetuada diretamente de A para o destinatário C, que adquiriu a mercadoria de B.

Essa operação não exige que a mercadoria seja transportada até o estabelecimento que fez a primeira aquisição, para depois ser remetida ao destinatário final.

Você, que produz a mercadoria, precisará emitir duas notas: uma nota fiscal de venda a ordem para o revendedor e outra de remessa para o consumidor final, para que o produto possa ser transportado.

Vale lembrar que a nota fiscal que você emitirá para o consumidor final é isenta de tributação, tendo como única finalidade o deslocamento da mercadoria. Quem vai arcar com os impostos referentes à mercadoria para o consumidor final é o revendedor.

Venda para Entrega Futura

A Venda para Entrega Futura ocorre quando você comercializa determinada mercadoria e efetua o faturamento antes da entrega.

Nessa operação, as partes entram em acordo para que a entrega ocorra posteriormente, em um prazo definido em conjunto. Por isso, o pagamento da mercadoria será realizado antes da entrega da mercadoria.

Assim, a operação é realizada apenas com o objetivo de faturar, sem que ocorra o deslocamento dos produtos. Depois, quando o produto for enviado, você precisará emitir uma nota fiscal de remessa para transporte dos produtos.

Venda de Industrialização

Como você já sabe, o processo de industrialização compreende a transformação de um produto. Você transforma uma matéria-prima em produto que pode ser consumido ou comercializado.

Por não terem a expertise ou precisarem reduzir custos, algumas empresas optam por delegar a um terceiro parte desse processo produtivo.

Assim, existem dois personagens na operação: de um lado, a indústria, que precisa terceirizar parte do processo produtivo; do outro lado, o terceiro, que executará parte da produção de indústria.

Para formalizar a operação, a indústria precisa enviar para o terceiro o insumo necessário para a transformação, acompanhado de uma Nota Fiscal de Remessa para Industrialização.

Em seguida, o terceiro executará a transformação requerida, e devolverá o produto emitindo uma Nota Fiscal de Retorno de Industrialização juntamente com uma Nota Fiscal de Venda de Industrialização, que representa a cobrança pelo serviço executado e pelos insumos utilizados na industrialização.

Gestão dos diferentes tipos de notas fiscais

Se você tem uma pequena ou microempresa, sabe que, muitas vezes, o próprio empreendedor precisa assumir o papel de controlador das finanças. Isso inclui, em alguns casos, o controle fiscal da empresa.

A nota fiscal eletrônica foi desenvolvida com o objetivo de modernizar o processo de emissão de documentos fiscais no país. Ao fim do processo, o projeto pretende substituir a emissão de notas fiscais físicas, impressas, no Brasil.

Mas existe uma maneira de facilitar ainda mais o gerenciamento das notas fiscais: as micro, pequenas e médias empresas podem adotar um sistema de gestão online para controlar as finanças de forma simples e abrangente.

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Esse programa de emissão de nota fiscal eletrônica fica vinculado ao controle financeiro da sua empresa, e permite que você ganhe tempo digitando as informações apenas uma vez em um único sistema e reaproveitando-as sempre que possível ao longo do processo de compra e venda.

O principal motivo para adotar um sistema de gestão é a otimização da gestão do seu negócio.

Ao utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica integrado a um sistema de gestão, que solucione outros problemas empresariais além da simples emissão do documento fiscal, você automatiza etapas, simplifica as operações e pode se dedicar àquilo que mais importa: a captação dos clientes, o atendimento ao seu público e o foco total na estratégia de crescimento da empresa.

Mas vale lembrar, ainda, que, por mais que você dedique tempo e atenção aos procedimentos fiscais, essa nunca será a sua especialidade. 

Por isso, o apoio de um contador especializado no ramo de atuação da sua empresa fará toda a diferença para dar segurança ao crescimento sustentável do seu negócio.

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