Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica

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Erros acontecem mesmo em uma tarefa de rotina. Por sorte, quando identificados há tempo, alguns deles podem ser corrigidos sem gerar prejuízo à empresa. Esse é o caso do cancelamento de nota fiscal eletrônica, desde que realizado de acordo com as regras previstas. Vamos aprender como fazer?

Emita Notas Fiscais de sua empresa dentro de um sistema de gestão para evitar erros

Quando fazer o cancelamento de nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica (NF-e) surgiu para trazer agilidade e segurança ao processo de compra e venda de produtos. A partir de um sistema emissor, seu preenchimento é facilitado, o que reduz a chance de erros. Ainda assim, eles podem acontecer - e é importante saber o que fazer nesses casos.

Pode ter sido um erro de digitação no documento, trocando o nome do fornecedor ou o seu CNPJ, uma falha nos cálculos que alterou valores ou até mesmo a desistência na negociação. Há diferentes razões possíveis para o cancelamento de nota fiscal eletrônica. Mais do que o motivo, em primeiro lugar, é importante identificar em que condições você pode dar seguimento à ação.

Como regra básica, esse procedimento depende de o documento ter sido emitido e recebido com aprovação pelo Fisco, mas a mercadoria não pode ter saído da sua empresa. Para facilitar o entendimento, vamos listar em tópicos todas as exigências para cancelar uma NF-e:

  • A NF-e emitida deve ter sido autorizada pelo Fisco - protocolo "Autorização de Uso"
  • O fato gerador não pode ter ocorrido. O cancelamento, portanto, só é válido se for registrado antes da saída da mercadoria do estabelecimento
  • O destinatário não pode ter realizado a Ciência da Emissão, passo necessário para o download do arquivo XML da nota fiscal
  • Cumpridas todas as etapas anteriores, o emitente tem um prazo de 24 horas a partir da autorização da nota para efetuar o seu cancelamento (mas atenção: cada estado pode ter uma legislação específica, como o Mato Grosso, onde o limite máximo de tempo é de duas horas!).

Como é possível perceber, o prazo para cancelamento de nota fiscal eletrônica é curto. Ele foi estabelecido em apenas 24 horas no Ajuste Sinief 12/12, do Conselho Nacional de Política Fazendária, para evitar que notas fossem canceladas após a circulação de produtos, o que acarretaria em problemas adicionais para emitente e destinatário, além de maiores dificuldades para a própria fiscalização. Ele pode ser ainda menor, conforme o estado. Converse com seu contador para saber como proceder.

Outra questão importante diz respeito ao que fazer se já ocorreu a Ciência da Emissão pelo destinatário, que não é conclusiva sobre a operação, mas sinaliza o conhecimento de que o documento foi emitido. Como o cancelamento não é possível nesse caso, a alternativa está na devolução da NF-e, que objetiva anular os efeitos da transação. Ela também deve ser autorizada pelo Fisco.

Como cancelar nota fiscal eletrônica

Cumpridas as exigências para cancelar nota fiscal eletrônica, o procedimento é fácil de ser realizado. Isso deve acontecer no próprio sistema emissor que a sua empresa utiliza.

Aqui, vale lembrar que o emissor gratuito da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de São Paulo, utilizado em todo o Brasil, não estará mais disponível e deixará de ser atualizado a partir de janeiro de 2017. Ou seja, em menos de 60 dias, se você ainda utiliza essa solução, não poderá emitir ou cancelar NF-e através dela.

Feito esse registro, vamos explicar agora como cancelar nota fiscal eletrônica passo a passo, usando como exemplo o sistema da ContaAzul. São quatro etapas:

  1. Acesse o menu Vendas e, em seguida, Emitir NF-e
  2. Veja no sistema uma lista com as suas notas emitidas
  3. Encontre a NF-e desejada, passe o mouse sobre ela e veja que aparecerá a opção Cancelar Nota Fiscal Eletrônica entre o número do documento e o arquivo XML
  4. É só clicar sobre a opção e o cancelamento será realizado dentro das regras estabelecidas.

Se você utiliza outro sistema emissor, os passos podem mudar um pouco, mas esse não costuma ser um procedimento difícil. O que não se pode esquecer é de obedecer às normas e prazos para o cancelamento.

A autenticidade do pedido de cancelamento de NF-e é garantida pelo certificado digital, que deve ter sido emitido por autoridade certificadora da ICP-Brasil, vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, com homologação junto à Receita Federal.

O status da nota pode ser consultado na Sefaz do seu estado ou no portal nacional da NF-e, onde também é possível visualizar o Manual de Integração do Contribuinte e eliminar outras dúvidas sobre o seu cancelamento. Vale lembrar ainda que, assim como uma nota inutilizada, o documento cancelado deve ser escriturado, mas sem valores monetários.

Perdeu o prazo para cancelar nota fiscal eletrônica?

Como é possível perceber no exemplo apresentado, cancelar nota fiscal eletrônica é bastante fácil e simples, sem gerar perda de tempo e nenhum ônus à empresa, desde que o procedimento seja realizado em até 24 horas.

Se você perdeu o prazo, ainda pode cancelar a NF-e, mas terá prejuízo ao caixa. Os passos da operação são os mesmos, com a diferença de que a sua empresa não escapará de uma multa.

As regras variam de estado para estado. Isso inclui desde o percentual da multa, que costuma ser de 1,5% sobre o valor total da operação, e também se aplica aos prazos. Em São Paulo, por exemplo, os pedidos de cancelamento podem ser recebidos pela Sefaz em até 480 horas após a Autorização de Uso, mas com a aplicação de penalidades.

Em muitos estados, não é permitido o cancelamento de nota fiscal eletrônica após o prazo de 24 horas. Nesses casos, a opção para quem demorou a identificar o erro é anular os efeitos do documento - mesma ação indicada para quando a mercadoria já está em circulação.

A sugestão é que não utilize o seu sistema emissor para modificar a NF-e com erro se o prazo expirou e a mercadoria estiver circulando. A anulação dependerá da emissão de uma nota de devolução pelo destinatário ou de uma nota fiscal de entrada lançada por você. Na prática, nos dois casos, o Fisco é comunicado que o produto em questão voltou para a sua empresa.

Considerações finais

Apesar da evolução proporcionada pela tecnologia para a emissão de notas fiscais eletrônicas, nenhuma empresa está imune a erros. O segredo, como vimos neste artigo, é agir rápido para evitar multas e outros transtornos.

Outra dica importante é considerar sempre o apoio especializado do seu contador. Como o número de situações específicas com uma NF-e é grande, nem sempre o cancelamento do documento é a opção indicada pela legislação. Com a informação certa, você previne problemas.

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