Emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e): como escolher e utilizar

O emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) é um dos softwares essenciais na gestão do negócio. Veja como escolher o seu.

Precisa escolher seu emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) e não sabe por onde começar?

Então, você está prestes a resolver seu problema com um guia completo sobre o assunto.

Emita Notas Fiscais de sua empresa dentro de um sistema de gestão para evitar erros

Como você deve saber, existem alternativas gratuitas e pagas no mercado, mas é preciso pensar no custo-benefício do serviço. 

Quando se trata de emissão de nota fiscal, é melhor escolher a solução que elimina o retrabalho, aumenta sua eficiência e se conecta a todas as áreas do seu negócio. 

Afinal, você terá que emitir notas fiscais o tempo todo - e quanto mais ágil for o processo, melhor. 

Neste artigo, você vai tirar todas as suas dúvidas sobre os seguintes tópicos:

Ficou interessado? Então, siga a leitura e escolha o emissor mais eficiente para o seu negócio. 

Emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e): o que é?

O emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) é um software usado pelas empresas para gerar notas fiscais e registrar a venda de produtos e serviços.

Ele se conecta diretamente ao sistema das secretarias da Fazenda municipais e estaduais, facilitando a comunicação entre empresas e governo para a emissão de documentos fiscais. 

Antes de prosseguir, vale lembrar que a nota fiscal eletrônica é um documento que formaliza a venda de um produto ou serviço, registrando o faturamento e a cobrança de impostos.

Ela substitui as notas impressas, ajuda a reduzir a sonegação e facilita a fiscalização, além de eliminar os gastos com papel, impressão e armazenamento.

Logo, o emissor é o meio utilizado para preencher, validar e gerar as notas fiscais. 

Para emitir as notas fiscais do negócio, o empresário ou responsável deve preencher as informações da venda (preço, quantidade, dados do cliente, impostos, etc.) no software e confirmar a geração do documento fiscal. 

Como funciona o emissor de nota fiscal eletrônica

O emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) funciona como uma ponte entre as empresas e as secretarias da Fazenda no momento do registro de uma venda. 

O processo ocorre da seguinte forma:

  • O emissor envia as informações de compra ou venda para a Sefaz da localidade
  • A Sefaz valida a transação
  • A NF-e é enviada por meio de um arquivo XML à empresa
  • A Sefaz gera um DANFE para acompanhamento da mercadoria, quando necessário
  • A empresa baixa a NF-e e DANFE e, então, pode armazenar os documentos fiscais e também enviá-los ao cliente
  • A empresa utiliza as notas fiscais para fazer seu fechamento de caixa, escrituração contábil e geração de relatórios. 

Todas as etapas são realizadas em poucos minutos e de forma 100% online, apenas com o preenchimento de informações no software e alguns cliques. 

Quem pode usar o emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e)

Para que o empreendedor possa utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e), é preciso cumprir alguns requisitos.

São eles:

  • Ter acesso à internet
  • Possuir um certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada ao ICP-Brasil
  • Estar devidamente credenciado na Secretaria da Fazenda da localidade (a NF-e é de responsabilidade do Estado e a NFS-e cabe à prefeitura)
  • Utilizar um sistema reconhecido e conectado à Sefaz.

Existe emissor gratuito de notas fiscais?

Sim, existe um emissor gratuito de notas fiscais que é oferecido pelo governo, por meio de uma parceria entre a Sefaz e o Sebrae.

Para fazer o download, acesse este link no portal do Sebrae.

Atualmente, o emissor está na versão 4.0 e foi atualizado pela última vez em dezembro de 2020. 

Até 2016, parte dos micro e pequenos empresários utilizavam um emissor de nota fiscal eletrônica desenvolvido pela Secretaria da Fazenda de São Paulo (Sefaz).

No entanto, o emissor foi descontinuado pela secretaria, sob justificativa de que a maioria dos contribuintes já estava utilizando softwares próprios (contratados) para emitir as notas fiscais eletrônicas.

Mas os empreendedores não ficaram sem opção de emissor gratuito de nota fiscal eletrônica.

Isso porque a Secretaria da Fazenda do Maranhão assumiu a responsabilidade por manter as atualizações e oferecer o emissor do governo aos empreendedores.

Meses depois, coube ao Sebrae firmar uma parceria com o Sefaz para oferecer a modalidade de emissor de nota fiscal gratuito aos empreendedores.

Mesmo com essa disponibilidade, muitos empresários decidiram migrar para emissores de notas fiscais próprios, seja pela indefinição sobre o futuro do emissor do Sefaz, seja pelos benefícios que integrar um emissor de notas fiscais eletrônicas ao sistema de gestão da empresa traz para o controle fiscal.

Emissor gratuito vale a pena?

Apesar do custo zero, o emissor gratuito oferecido pelo Sebrae não se compara aos softwares comercializados no mercado em termos de funcionalidades. 

A versão disponibilizada para download traz apenas as funções mais básicas, requer algum conhecimento para instalação e não oferece recursos importantes, como integração com o sistema de gestão da empresa e possibilidade de automatização do processo.

Ao compará-lo com alternativas de emissão de notas fiscais, é possível encontrar muitas vantagens em plataformas de gestão integradas.

Veja algumas delas:

  • Maior facilidade de emissão de notas
  • Integração total com o seu contador
  • Envio de notas para os clientes por e-mail
  • Automatização dos fluxos de venda e contas a receber
  • Suporte a grande parte dos tipos de notas fiscais de produtos (compra, venda, remessa, retorno, etc.)
  • Aceleração de rotinas da empresa
  • Integração com faturamento, cobrança, estoque e todas as áreas da empresa.

Por que investir no emissor de nota fiscal eletrônica

Como vimos, até existe opção gratuita para emitir nota fiscal eletrônica.

Mas ela não é a mais indicada, principalmente se você busca mais agilidade e eficiência no dia a dia. 

O principal motivo, como você já deve imaginar, é a otimização da gestão do seu negócio.

Ao utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica integrado a um sistema de gestão, você automatiza processos e simplifica a operação.

Mais do que isso, também ganha tempo para se dedicar àquilo que mais importa para o crescimento da sua empresa: a expansão, a produtividade e a captação dos clientes, e não a operacionalização dos processos.

Em outras palavras: por que dedicar atenção à burocracia quando você pode focar no crescimento da empresa?

Ao utilizar um sistema integrado, os fluxos são simplificados e as tarefas como cadastro de produtos, recebimento de pedidos, registro de pagamentos e recebimentos, acompanhamento de encomendas e controle do fluxo de caixa são automatizadas.

É um salto de qualidade na gestão do negócio.

Vale lembrar, ainda, que boa parte dos softwares de gestão são disponibilizados em plataformas online, que funcionam 100% na nuvem.

Isso permite que você administre a empresa sem bater cabeça desenvolvendo programas próprios e sem precisar adquirir dispositivos com alta capacidade de armazenamento e processamento.

Como escolher o emissor de NF-e

Antes de adotar um emissor de NF-e na sua empresa, você deve levar em conta vários critérios.

Veja como escolher passo a passo. 

1. Veja se o software é fácil de usar

Um dos primeiros pontos a considerar na escolha de um emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) é a facilidade de uso.

Afinal, você quer um software próprio justamente para otimizar a geração das notas fiscais no dia a dia da empresa e não ter dificuldades com os processos essenciais do negócio.

Por isso, o sistema deve ser intuitivo, ter uma interface amigável e recursos que agilizam o trabalho dos colaboradores. 

Além disso, é importante que o software seja rápido para poupar tempo nas tarefas rotineiras. 

2. Prefira sistemas na nuvem

Os emissores que precisam ser instalados no computador ficaram para trás no mercado, pois é muito mais prático utilizar um software na nuvem.

Em vez de se preocupar com a infraestrutura de TI e questões de manutenção e atualização, você pode simplesmente abrir o navegador e acessar seu emissor online a qualquer hora e lugar.

Nesse modelo de software, todos os recursos ficam disponíveis 100% online e o fornecedor é responsável por manter o sistema funcionando e sempre atualizado.

Para completar, o custo costuma ser mais atrativo, já que a empresa paga um valor fixo mensal pelo uso do software em vez de comprar sua licença.

3. Avalie o suporte

Todo fornecedor de emissor de nota fiscal eletrônica precisa oferecer um suporte adequado para atender às necessidades do seu negócio.

Isso porque é comum que os funcionários tenham dúvidas sobre o funcionamento do sistema ou precisem de ajuda em caso de instabilidades e erros.

Nessa hora, é melhor que a empresa esteja disponível para atender em canais como chat, WhatsApp, e-mail e telefone. 

4. Priorize as integrações e automatizações

Um emissor de nota fiscal eletrônica que funciona separado do sistema da sua empresa pode ser um grande problema, pois gera muito retrabalho e dificulta a otimização dos processos.

Por isso, é essencial que o software esteja conectado com o seu ERP (Enterprise Resource Planning) para integrar a emissão de notas fiscais a todo o processo comercial e financeiro.

Dessa forma, é possível importar automaticamente dados de clientes e vendas para gerar os documentos fiscais.

Além disso, o emissor pode se integrar às contas a receber e facilitar o controle financeiro do negócio. 

5. Verifique se há funções para cálculo de impostos

O planejamento e recolhimento de impostos é sempre um desafio para as pequenas empresas.

Por isso, é melhor escolher um emissor de nota fiscal eletrônica que dê sugestões de cálculos de impostos e ajude você a emitir as notas fiscais com a tributação correta.

Por exemplo, alguns emissores automatizam o preenchimento de dados como CFOP, CSOSN, ICMS e ICMS-ST, FCP e FCP-ST.

6. Analise a reputação da empresa

Antes de fechar com um emissor de nota fiscal eletrônica, é interessante verificar também como os usuários avaliam o sistema.

Afinal, a reputação da empresa é um ponto essencial na contratação de serviços.

Empresas renomadas no mercado e conhecidas pela eficiência de seus sistemas de gestão são sempre a melhor escolha. 

Notas fiscais eletrônicas na Conta Azul

Se você quer emitir notas fiscais eletrônicas sem complicação e com vários recursos para agilizar o trabalho, a Conta Azul é a solução ideal

Trata-se de uma plataforma de gestão que centraliza todas as informações da empresa em um único lugar com acesso 100% online. 

Nela você tem controle financeiro, fiscal, contábil, comercial, estoque e cobrança em um só lugar, tudo integrado e com suporte grátis.

O emissor de notas fiscais eletrônicas desenvolvido pela Conta Azul é a melhor alternativa ao emissor gratuito de NF-e da Sefaz, porque é mais ágil e se integra a controles financeiro e de vendas.

Com o software de controle e emissão online, você poupa tempo, porque as notas fiscais são tiradas com dados cadastrados no sistema ao mesmo tempo em que acionam automaticamente fluxos de venda e contas a receber.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

Retrabalho zero e funções integradas

Sabe quando você sente que está desperdiçando seu tempo com tarefas burocráticas e repetitivas?

Com a Conta Azul, o retrabalho é zero, e as ações operacionais, reduzidas ao máximo.

Se você faz vendas recorrentes para o mesmo cliente, por exemplo, não precisa digitar todos os dados em cada nova nota fiscal.

Seu histórico de pedidos, clientes e até impostos recolhidos sobre as notas são usados para facilitar a emissão e economizar tempo, agilizando todos os processos.

Para que isso seja possível, o cadastro de clientes e de produtos se integra totalmente ao processo de emissão de nota fiscal.

A partir do cadastro das vendas, você pode criar lançamentos financeiros de contas a receber, por exemplo.

É uma funcionalidade que otimiza os processos tanto para o microempresário que emite duas ou três notas fiscais por semana, quanto para o médio empresário que faz emissões diárias.

Outra vantagem da Conta Azul está no fato de que as notas emitidas ficam armazenadas e podem ser consultadas em poucos cliques, tanto o arquivo XML da quanto o PDF do DANFE.

O processo de emissão e otimização funciona assim: a cada confirmação de pedido, a Conta Azul automaticamente dá baixa de produtos de seu estoque e alimenta seu financeiro e fluxo de caixa para a data prevista de recebimento.

A partir do cadastro de clientes e de contratos, razão social, endereço e CNPJ ou CPF do cliente são incluídos na hora de tirar a nota, para facilitar a tarefa.

Fechou um pedido?

Emita boleto registrado e nota fiscal eletrônica de produto (NF-e) na hora.

O processo fica mais fácil em um programa para controle de vendas, com integração com a gestão de produtos e estoque.

E você ainda pode se conectar a sua contabilidade pela Conta Azul para enviar documentos do fechamento financeiro mensal, incluindo as notas fiscais emitidas.

Comuns na contabilidade convencional, as tarefas de guardar, separar e enviar documentos para seu contador podem ficar de lado, com imenso ganho de tempo.

Seus controles financeiros ganham em segurança e confiabilidade porque os dados ficam armazenados dentro do sistema.

Como funciona a nota fiscal eletrônica

Se você ainda tem dúvida sobre o funcionamento da nota fiscal eletrônica, vale retomar alguns conceitos e explicações.

O sistema de notas fiscais eletrônicas surgiu para modernizar e simplificar a administração tributária no país.

Ao contrário do sistema tradicional, em que uma nota de papel era preenchida em três vias - uma para a empresa, uma para o cliente e uma para o Fisco -, com a NF-e, a impressão só é feita para dar um comprovante ao cliente.

O que vale é o arquivo no formato XML, que é emitido para a Secretaria da Fazenda Estadual automática e eletronicamente.

Para isso, é utilizado um certificado digital, que comprova a autenticidade do processo - ou seja, que foi realmente a sua empresa que emitiu a nota fiscal.

A substituição completa da emissão das notas fiscais em papel simplifica a vida dos contribuintes e permite acompanhar em tempo real todas as operações comerciais registradas na Receita Federal.

Com o emissor de nota fiscal eletrônica, todo o processo é feito em poucos minutos e pode ser automatizado para agilizar ainda mais as rotinas do negócio. 

Além disso, o papel é eliminado e as informações são validadas na mesma hora pelo governo, tornando a emissão muito mais rápida e precisa. 

Vantagens da NF-e

Adotar o sistema de nota fiscal eletrônica traz benefícios para todos os lados.

Para a empresa, as vantagens mais óbvias são a redução nos custos de impressão, redução no custo de armazenagem de documentos fiscais e maior agilidade nos processos.

O sistema ainda facilita o relacionamento digital com fornecedores - a relação empresa a empresa.

Já o Fisco melhora o seu processo de controle fiscal, pois fica mais fácil o intercâmbio e compartilhamento de informações entre secretarias da Fazenda e Receita Federal.

Além disso, há uma diminuição na sonegação de impostos e consequente aumento na arrecadação do Estado.

Certificado digital na emissão de nota fiscal eletrônica

Esta é uma dica sobre a qual falamos antes rapidamente, mas não custa relembrar.

Assim como no caso do emissor gratuito, para tirar nota de produto, você vai precisar de um certificado digital.

O certificado é obtido em forma de um arquivo armazenado no computador (certificado A1), ou em um hardware (certificado A3), que pode ser um cartão inteligente ou token.

Trata-se de um arquivo/dispositivo que tem validade jurídica e utiliza chaves criptográficas, codificando dados de modo que apenas o emissor e o receptor da informação possam ter acesso às informações presentes no arquivo.

É ele que vai provar que foi aquela empresa que emitiu o documento.

As instituições autorizadas a fornecer certificados digitais são chamadas de Autoridades Certificadoras (ACs), e devem estar habilitadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Depois de escolher o emissor, basta importar o certificado conforme as regras do software para começar a emitir as notas fiscais com a empresa autenticada. 

Emita notas fiscais pela Conta Azul

Como vimos ao longo deste conteúdo, há muitas vantagens em adotar um emissor de nota fiscal eletrônica que se integre ao seu sistema de gestão.

Para você, empreendedor, uma plataforma como a Conta Azul significa mais agilidade, mais segurança e uma visão realmente estratégica do negócio. 

Em apenas um sistema, você tem um fluxo completo de processos, da emissão da nota à integração contábil, passando pela atualização do estoque, pelo relatório de fluxo de caixa e pela conexão de todas as áreas do negócio.

Para o contador, há uma redução do trabalho operacional e da margem de erro, além do ganho de tempo para se dedicar a atender melhor sua empresa.

Dessa forma, ele pode dar todo o suporte para a expansão das suas atividades, assessorar na redução de custos, na elaboração de contratos e muito mais.

Entendeu o que é um emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e) e como escolher o seu?

Emita Notas Fiscais de sua empresa dentro de um sistema de gestão para evitar erros

Agora, deixe seu comentário contando qual software vai adotar para agilizar seu negócio.

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