Como emitir nota fiscal de venda

Descubra como emitir nota fiscal de venda

Abrir uma empresa exige conhecimento sobre as rotinas, e aprender como emitir nota fiscal de venda está entre as obrigações para a maioria dos negócios. A boa notícia é que, com o processo eletrônico, tudo ficou mais fácil. Veja neste artigo as principais dicas para emissão do documento a quem vende produtos, serviços e também para quem é microempreendedor individual (MEI).

A nota fiscal eletrônica de venda

As vendas estão presentes em praticamente todo tipo de empresa. Está na indústria, que primeiro produz e depois negocia com seus clientes, no comércio, que compra e revende ao consumidor final, e mesmo em serviços, nos quais o produto da venda é o trabalho executado.

Sempre que há uma venda, existe a obrigação de emissão de nota fiscal, o que deve ocorrer no momento da efetivação da operação. É através desse documento que o processo é comprovado e formalizado e os impostos devidos são recolhidos, tornando possível que os órgãos de fiscalização monitorem o atendimento à legislação fiscal e tributária. Quem não emite e sonega impostos está sujeito a multas e pode até ser preso.

Atualmente, lançar nota fiscal ficou mais fácil e moderno, pois não depende de papel. Tudo ocorre eletronicamente a partir de um software emissor, o que resulta em economia de tempo e praticidade.

Para a venda de produtos, existe a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Já para serviços, o documento em questão é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). E tem ainda a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), que substitui cupons fiscais emitidos por varejistas.

Outro termo que você vai ouvir bastante ao longo de sua jornada empreendedora é o de nota fiscal de saída. Toda documento que formaliza a venda de uma mercadoria é também uma nota de saída, pois indica que o produto está saindo do seu estoque e do seu estabelecimento.

Mas nem toda nota de saída significa que ocorreu uma venda. Ela também pode ser emitida, por exemplo, em caso de devolução da mercadoria ao fornecedor (você comprou, mas a operação foi anulada) e também para notas de remessas (movimentação sem venda, como no caso de brindes e doações).

Como emitir nota fiscal de venda

Vamos agora à parte prática e destacar como emitir nota fiscal de venda. Para facilitar o entendimento, abordaremos inicialmente a emissão da NF-e, relacionada a produtos.

Para esse processo, sua empresa vai precisar de um software emissor e de um certificado digital, que garantirá a autenticidade da operação. Vale destacar que é preciso também estar habilitado como emissor de notas fiscais eletrônicas em ambiente de produção. A dica é conversar com seu contador e consultar a Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu estado.

Com todos os requisitos atendidos, você irá preencher eletronicamente os campos previstos na nota fiscal de venda, o que pode ser feito no computador ou através de dispositivos móveis conectados à internet - conforme a disponibilidade em seu sistema.

As informações no documento estão relacionadas a três áreas principais: sobre sua empresa (remetente), sobre seu cliente (destinatário) e sobre a mercadoria negociada. Confira alguns dados que fazem parte da NF-e:

Nome, tipo e quantidade do produto
Valor unitário e valor total
Peso líquido e peso bruto
Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)
Código Especificador de Substituição Tributária (CEST)
Código Fiscal de Operação e Prestação (CFOP)
Natureza da operação
Forma de pagamento
Impostos recolhidos e base de cálculo
Valores de frete, seguro e desconto
Valor aproximado de tributos
Valor total da NF-e.

Como é possível perceber, são muitas as informações a preencher - imagine se fosse preciso fazer tudo manualmente no papel? Para maior facilidade, seu sistema pode completar automaticamente muitos dos campos, tanto relacionados aos seus dados e dos clientes como a alguns dos cálculos.

Caso sua empresa faça o lançamento de poucas notas e queira utilizar um emissor gratuito, a recomendação é que não recorra mais ao software desenvolvido pela Sefaz de São Paulo e adotado em todo o país, pois ele não estará mais disponível e nem será atualizado a partir de janeiro de 2017. Uma alternativa é o Gera NF-e, o emissor de notas fiscais gratuito da ContaAzul.

Já se o volume de notas de venda emitidas for maior, você provavelmente precisará de uma solução mais completa. O ponto positivo é que esse tipo de sistema agrega funções adicionais que contribuem muito com a gestão financeira. Se já utiliza o ContaAzul ou deseja experimentar, veja neste link como emitir nota fiscal de venda de forma fácil.

Notas de venda de serviços

A emissão de NFS-e para a venda de serviços formaliza a operação e permite o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS). Como esse é um tributo de competência municipal, o lançamento eletrônico da nota é disciplinado pelas prefeituras e, dessa forma, as regras podem mudar em cada cidade. É válido consultar a Secretaria Municipal da Fazenda para verificar como proceder.

Muitas prefeituras já possuem um modelo próprio de NFS-e, disponível em área restrita de seus sites, liberando o acesso a partir de um cadastro. Também é possível emitir NFS-e no ContaAzul em cidades homologadas.

Em linhas gerais, devem ser preenchidos campos relativos ao prestador e ao tomador do serviço (incluindo endereço, CNPJ ou CPF, se o cliente for pessoa física), além de informações descritivas sobre o trabalho executado, as quais devem estar de acordo com o previsto no contrato de prestação de serviços.

Outros dados presentes na NFS-e referem-se a valores e impostos, destacando que alguns serviços estão sujeitos à retenção de ISS na fonte. Mais uma vez, a recomendação é conversar com seu contador e consultar a legislação aplicável.

Empresa que trabalham tanto com produtos quanto com serviços podem se valor da nota fiscal conjugada se ela estiver disponível. No entanto, como a sua oferta depende de um convênio entre as secretarias municipais e estaduais da Fazenda, o empreendedor pode não ter essa opção, restando a ele emitir dois documentos distintos: NF-e e NFS-e.

Notas de venda de MEI

Quem se formaliza como MEI deve emitir nota fiscal de venda ou prestação de serviços quando o cliente for pessoa jurídica e também quando o consumidor pessoa física fizer essa exigência. Ele não é obrigado a lançar o documento em vendas interestaduais, mas pode assim proceder, se desejar. Apesar de todas as regras, é importante consultar exceções em seu estado de atuação.

São opções de notas fiscais para MEI:

Nota Fiscal Avulsa: documento em papel, solicitado junto à Sefaz estadual, mas não disponível em todo o Brasil
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): versão eletrônica da nota avulsa, que também não é oferecida em todos estados
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): MEI não é obrigado a emitir NF-e, mas se o fizer precisará se adequar às exigências, como a aquisição de um certificado digital.
Nota Fiscal de Venda a Consumidor: destinada à venda de produtos, também exige autorização na Sefaz do seu estado
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): depende de autorização da Sefaz municipal, lembrando que MEI não pode ter imposto retido ou tributado separadamente.

Organize suas notas

Seja qual for o seu negócio e o tipo de nota fiscal emitida, a organização é peça-chave para não ser surpreendido por uma possível ação do Fisco. A versão eletrônica gera arquivos no formato XML, que devem ser armazenados pelo prazo de cinco anos.

Para uma adequada gestão tributária, é essencial que o empreendedor conte com o suporte especializado de um contador e siga suas orientações. Isso ajuda a evitar erros que podem resultar em prejuízos importantes ao caixa.