Gestão do Negócio

8 recursos que não podem faltar em um Sistema de Gestão de Vendas

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/01/2024 | 13 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Ter um bom sistema de gestão de vendas é essencial para otimizar a parte comercial do seu negócio, ter mais controle sobre a sua administração e impulsionar seus lucros;
  • Conhecer as possibilidades dessa ferramenta e seus impactos na empresa faz toda a diferença para melhorar a qualidade, o volume e o controle sobre suas negociações ;
  • Neste post, você vai entender qual a importância de investir em um software eficiente. Veja também os recursos que não podem faltar na hora de fazer a sua escolha.

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Em meio à rotina agitada de um negócio, investir em um bom sistema de gestão de vendas pode ser decisivo para você atrair e reter clientes, manter a qualidade e o volume de transações e ainda assim focar em outras questões-chave da sua empresa.

Afinal, em meio às diversas tarefas estratégicas e operacionais com que um empreendedor precisa lidar, muitas vezes falta tempo para acompanhar as entradas e saídas, os prazos, fechar contas, emitir notas fiscais, entre outras demandas ligadas às negociações.

Com a tecnologia, fica mais fácil evitar problemas de controle, incorreções nos pagamentos de clientes e de fornecedores, além de perdas financeiras em geral. 

Ao mesmo tempo, há mais disponibilidade e assertividade para investir no aumento das vendas, no relacionamento com os consumidores e em todos os processos necessários para garantir a sustentabilidade das finanças e o crescimento contínuo dos negócios.

Quer entender melhor como um sistema para gestão de vendas pode beneficiar a sua empresa e quais os critérios essenciais para escolher o melhor software? Confira todos os detalhes neste artigo.

reunião de equipe com um homem negro de óculos apresentando graficos de colunas e de pizza para um grupo

Importância e benefícios de ter um sistema de gestão de vendas

De acordo com a pesquisa da Microsoft “Transformação Digital para MPMEs”, 92% das empresas estão se digitalizando. Além disso, 98% delas reconhecem os impactos positivos desse processo.Nesse contexto, 35% dos investimentos são realizados com foco no aumento do volume de vendas. Outros 35% são para otimizar a conexão e prospecção de clientes. 

Como você pôde ver, muitas empresas estão buscando ferramentas tecnológicas para melhorar seus processos. Entre elas, está o software de vendas, que é essencial para evitar prejuízos e erros financeiros, melhorar o seu fluxo de negociações e tomada de decisões e liberar tempo para você se dedicar às questões estratégicas.

Esses sistemas foram desenvolvidos justamente para auxiliar na organização de todas as etapas de vendas.

Com ele, além de automatizar processos, o empreendedor tem controle total sobre os clientes cadastrados e sobre a frente de caixa, integra as transações com o estoque e demais setores e ferramentas da empresa e obtém relatórios para apoiar suas decisões, entre outras possibilidades.

Isso tudo agrega um maior controle sobre as negociações e finanças. Como resultado, o contato com os clientes ganha mais qualidade, assim como a sua organização financeira. A consequência são vendas em maior escala e lucratividade.

As possibilidades são diversas, assim como os benefícios à sua empresa. Veja as principais vantagens que ressaltam a importância de ter um sistema para vendas eficiente: 

Manter o foco na estratégia do negócio

A gestão de vendas pode ser marcada por diversas tarefas operacionais e repetitivas. Quando você controla o fluxo de caixa, emite notas fiscais, fecha as contas e controla os prazos, por exemplo, em planilhas ou de forma manual, o tempo perdido e as chances de erros são muito grandes.

Um sistema de gestão de vendas pode cuidar de tudo isso para você. Ele torna a parte burocrática automatizada e centralizada em um único software. Assim, você ganha tempo e qualidade para se dedicar ao relacionamento com os clientes e ao crescimento do seu negócio.

Analisar os pontos de melhoria e usá-los na estratégia de marketing

Mais que agilizar e integrar todo o controle de vendas, um bom sistema também coleta os seus dados. Por sua vez, essas informações são calculadas e transformadas em indicadores e relatórios pelo software. Assim, você consegue analisá-las em tempo real.

De forma prática e intuitiva, é possível ter uma visão completa e realista sobre todo o seu fluxo comercial. Você ganha total clareza para identificar os pontos de melhoria e assertividade para investir no aumento das suas vendas.

Monitorar resultados 

Além dos dados do fluxo comercial e financeiro, as melhores opções de sistema de gestão de vendas permitem acompanhar o progresso das negociações e compará-lo às metas definidas previamente.

Esses indicadores e relatórios também são essenciais para tomar melhores decisões. Afinal, você entende exatamente qual a performance das suas conversões, consegue identificar gargalos e promover melhorias para lucrar mais. 

Acompanhar negociações

Investir em um bom software também é garantir total controle de clientes e vendas, pois ele facilita o acompanhamento de todas as etapas comerciais: vai desde a criação do orçamento, passando pelo faturamento, até a cobrança final.

Ao acompanhar cada detalhe, da proposta comercial à emissão do pedido e contas a receber, você garante mais controle sobre o processo. Consequentemente, há melhorias no seu poder de negociação, como também dá a possibilidade de otimizar o funil de vendas junto a cada perfil de cliente. 

Relacionamento com o cliente

Quando você tem total controle sobre as negociações, o próprio relacionamento com o cliente é melhorado. Afinal, os fechamentos se tornam mais ágeis e transparentes. Além disso, você pode intervir imediatamente diante de qualquer gargalo ou ponto de insatisfação.

Somado a isso, um bom sistema de gestão de vendas é acompanhado por soluções práticas e completas de pagamento. Isso agrega ainda mais qualidade na relação com o consumidor, que ganha maior facilidade e poder de escolha. 

Previsão de vendas

Graças ao registro completo das suas transações, do controle integral sobre o fluxo de caixa e à emissão automatizada de relatórios e indicadores, que citamos anteriormente, você também agrega mais previsibilidade sobre as vendas.

Afinal, os dados reunidos pelo sistema permitem identificar tendências relacionadas às suas negociações. Com maior controle sobre questões de sazonalidade, perfis de compradores, entre outras, é possível traçar melhores estratégias para aumentar suas conversões. 

Processo comercial mais ágil

Enquanto você se livra das tarefas operacionais e ganha mais controle sobre todos os aspectos do seu fluxo comercial, todas as demandas ligadas às negociações, cobranças e à própria gestão financeira são agilizadas.

Com a velocidade e a qualidade das vendas aumentadas, os clientes ficam mais satisfeitos. Isso sem falar que você também ganha tempo para se dedicar ao seu atendimento e suporte, tornando a sua empresa ainda mais competitiva. 

Crescimento sustentável

Vale ressaltar que o ganho de tempo é somado à assertividade e à integração dos seus processos comerciais e financeiros. Ou seja, há mais segurança para lidar com os controles e obrigações do seu negócio.

Essa tranquilidade permite que você tenha mais foco nas questões estratégicas da sua empresa. Assim, há melhores condições para você investir no seu crescimento e a garantia de que as ferramentas irão acompanhar essa escalabilidade. 

Evitar perdas financeiras

Muito além do controle sobre suas informações e decisões, a automatização de tarefas promovida pelo sistema de gestão de vendas garante uma diminuição significativa de falhas humanas.

Dessa forma, mais que ganhar tempo e produtividade, você também evita perdas de prazos e inconformidades financeiras, que poderiam ser fontes de prejuízos e até mesmo de problemas para a imagem do seu negócio.

homem branco de barba, junto com uma mulher negra e outro homem branco de baba grisalha de frente para um tela com graficos

8 recursos que não podem faltar em um sistema de gestão de vendas

Para garantir todas as vantagens citadas acima, você precisa investir em um sistema de gestão de vendas capaz de atender às necessidades e de promover melhorias reais no seu negócio. Assim, ao fazer seu investimento, priorize softwares com as seguintes funcionalidades:

Acompanhamento de todas as etapas da venda

Em primeiro lugar, o sistema deve fornecer controle e acompanhamento completos de todas as etapas de vendas. Ou seja, ele precisa contemplar desde a criação das propostas comerciais e orçamentos, até a emissão do pedido, seu faturamento, contas a receber e cobranças.

Outro ponto importante é que o mesmo software deve disponibilizar diferentes formas de pagamento aos clientes. Isso inclui a emissão de boletos, links de pagamento com cartão de crédito e Pix Cobrança, além das respectivas notas fiscais. 

2. Automatização de Processos

Nós citamos a automatização diversas vezes no item sobre os benefícios do sistema de gestão de vendas. Isso não foi por acaso. Trata-se de um recurso essencial para esse tipo de tecnologia.

Afinal, ao automatizar tarefas repetitivas, você aumenta sua produtividade, minimiza erros e acelera seu ciclo de conversões. Isso deve contemplar desde a geração de proposta, até o acompanhamento dos leads e o gerenciamento de todos os pedidos.

3. Cadastro de clientes

Manter uma base atualizada de cadastro de clientes é vital para o seu desempenho de vendas. Com isso,  você entende os interesses e o comportamento de cada consumidor. Assim, é possível traçar melhores estratégias e condições para converter mais.

Um bom sistema de gestão de vendas organiza e sistematiza todas essas informações, melhora os processos e facilita o acesso a dados. Além disso, mantém as informações atualizadas, para você conseguir contatar seus clientes sempre que preciso. 

4. Gestão de estoque

O controle de estoque tem influência direta sobre o seu desempenho de vendas. Afinal, sem uma boa administração dos produtos, você corre o risco de perder negócios por falta de disponibilidade ou por ficar encalhado.

Da mesma forma, com total visibilidade das mercadorias, você pode negociar antecipadamente com os fornecedores e obter melhores valores e prazos. Sendo assim, é imprescindível ter um sistema de gestão de vendas e estoque com funcionalidades integradas. 

5. Integração entre setores

Além da integração com o estoque, o sistema de gestão de vendas também deve abranger os demais setores da sua empresa. Por exemplo, quando você dá baixa nas contas a pagar e receber, esses dados devem ser atualizados automaticamente no financeiro e na contabilidade. 

O mesmo vale para a conciliação bancária. Com todas as informações disponíveis diretamente no software, você não precisa lidar diretamente com o banco. Assim, além de ganhar tempo e maior foco estratégico, todos os controles ficam livres de riscos e mantêm sua conformidade. 

6. Integração com e-commerce e outras plataformas

Ainda em relação às integrações, o sistema de gestão de vendas precisa se integrar aos dados da sua plataforma de e-commerce (caso você venda online) e aos seus respectivos gadgets de pagamento, como Mercado Pago, Pagseguro, Paypal, entre outros.

Isso também se aplica aos demais softwares utilizados pela sua empresa, seja o CRM, as ferramentas de automação de marketing, de comunicação com o cliente, e assim por diante. Quanto mais amigável for a integração, melhor será o desempenho geral do seu negócio.

7. Monitoramento de dados e geração de relatórios

Definir metas e monitorá-las por meio de indicadores-chave é essencial para ter sucesso nas vendas. Por isso, não abra mão de um sistema que permita acompanhar em tempo real o progresso dos negócios em relação aos objetivos estabelecidos.

Além de incentivar a equipe a alcançar os resultados almejados, a emissão de relatórios permite identificar tendências, gargalos e oportunidades de melhorias nos processos. Com esses dados, você toma decisões mais embasadas em prol da sua performance comercial. 

8. Frente de caixa (PDV)

Para melhorar a gestão do seu frente de caixa (PDV), o sistema de gestão de vendas precisa incluir essa funcionalidade. Ela deve ser ágil, fácil de usar e capaz de melhorar a experiência dos clientes.

Isso inclui recursos para abertura e fechamento de caixa, registro de vendas e suprimentos, movimentações diárias, dados sobre os produtos mais vendidos, leitura de códigos de barras, emissão de NFC-e, cobranças, relatórios completos sobre o PDV, entre outros.

Conta Azul Pro: muito além de um sistema de gestão de vendas

A Conta Azul Pro é um sistema completo de vendas, que reúne todas as funcionalidades citadas anteriormente para otimizar o desempenho comercial do seu negócio.

Nossas ferramentas ainda abrangem o fluxo de caixa, gestão de serviços, contas a pagar, controle de compras e fornecedores, entre outros recursos robustos que facilitam a gestão do seu negócio e evitam perdas financeiras.

Por meio do aplicativo Conta Azul de Bolso, você ainda pode acompanhar sua área de vendas, finançeiro e estoque de onde quiser, sem precisar estar na frente do computador no escritório.

Ou seja, é muito mais liberdade, eficiência e segurança para você controlar a sua empresa, gerar mais negócios e crescer de maneira contínua e escalável.

Além de contar com a qualidade do software que hoje é referência entre os empreendedores, com a Conta Azul você ainda tem suporte completo e um atendimento de ponta para investir no sucesso do seu negócio.

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