O que é e como montar um relatório de vendas?

O relatório de vendas é um documento fundamental para a saúde financeira do negócio. Ele ajuda o empreendedor, o gestor e a área comercial a terem uma visão geral da empresa, além de coletar dados importantíssimos para melhores tomadas de decisões. 

Dessa forma, o relatório comercial traz diversos benefícios. Entre eles, também está o alinhamento das metas da equipe de vendas e, consequentemente, os demais setores da empresa. 

Quer entender melhor porque o relatório de vendas é essencial para o seu negócio e como fazê-lo? Então continue a leitura! 

Por que o relatório de vendas é essencial para o seu negócio? 

O relatório de vendas, ou relatório comercial, é um documento que pode ser redigido por gestores ou pelos próprios vendedores. Ele contém dados importantes, como volume de vendas realizadas, receita gerada, ticket médio e outras informações que fizerem sentido para a empresa. 

A partir desse arquivo, é possível analisar as falhas que estão ocorrendo no negócio e tomar decisões para consertá-las, além de criar estratégias para aumentar o número de vendas e conversões. 

É importante ter em mente que o relatório de vendas não serve apenas para a equipe comercial, mas também possui informações fundamentais para guiar o marketing e o time de Recursos Humanos, por exemplo. 

Isso porque ele ajuda a traçar as principais metas e estratégias da empresa. Se o negócio não estiver vendendo, os líderes e colaboradores podem pensar que tudo vai bem e continuar com as mesmas tarefas diárias. 

Em casos como esse, é necessário juntar as forças, fazer reuniões e criar planos de ação para aumentar o número de conversões. 

Como fazer um relatório de vendas?

Agora que já sabemos a importância do relatório de vendas, que tal vermos os pontos fundamentais para criar um documento assertivo e direcionar os gestores a tomadas de decisões mais inteligentes? Veja abaixo!

Mapeie e registre as informações mais relevantes

O relatório de vendas deve chegar “mastigado” aos líderes e gestores. Por isso, menos é mais. Escolha os números e informações que mais vão auxiliar a ter uma visão geral e estratégica da empresa, sem muitos dados desnecessários.

Além disso, é importante lembrar que não existe uma receita de bolo. Cada empresa precisa de determinadas informações. Realize um levantamento de quais dados são fundamentais para a gestão e possíveis tomadas de decisão. 

Por exemplo, não adianta inserir o número de visitas no site se o seu foco não é o e-commerce. Mas, se você possui grandes equipes, a produtividade e performance dos colaboradores são informações essenciais. 

Abaixo, listamos alguns dados que, na grande maioria das empresas, são relevantes para o relatório de vendas: 

• Número de vendas;

• Valor total das vendas realizadas;

• Ticket médio;

• Produtos mais vendidos;

• Dias e horários com maior volume de vendas;

• Número de visitas ou ligações;

• Produtividade dos vendedores;

• Custo de aquisição de clientes;

• Retorno sobre investimento.

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Tenha um padrão de formatação e apresentação

O padrão e o formato do relatório de vendas também vai depender da empresa e dos objetivos. Isso porque, se o gestor pretende apenas tê-lo como um guia de tomada de decisões, um par de folhas A4 com informações bem organizadas, basta. 

Se o empreendedor quer um relatório para apresentar a equipe mensalmente com o objetivo de deixar os colaboradores a par de como está a saúde da empresa, uma apresentação de PowerPoint com animações e infográficos fica mais claro e motiva os colaboradores. 

Por fim, se o objetivo é apresentá-lo para possíveis investidores, o relatório merece ainda mais atenção e investimento. 

Você pode contratar designers para realizar uma apresentação esteticamente agradável e pedir ajuda aos administradores da empresa a fim de montar gráficos que sejam claros para a compreensão de alguém que não é da área. 

Conte com prazos e periodicidade

O relatório de vendas deve estar obrigatoriamente associado a um período. Isso porque todas as métricas que citamos acima mudam de acordo com sazonalidades, datas comemorativas e crescimento da empresa. 

Por exemplo, se o dono de uma loja de roupas apenas tiver em mãos o relatório de vendas de julho (que não possui data comemorativa) vai ser extremamente prejudicial, já que será muito diferente do de dezembro, em que os trabalhadores ganham décimo terceiro e ainda é marcado com Natal e Ano Novo. 

Por isso, se a empresa trabalha com sazonalidade, esses eventos já devem estar contabilizados no documento. 

Sendo assim, esses relatórios devem ter uma periodicidade. Pode ser semanal, mensal ou anual. 

Outro ponto importante é que o empreendedor só pode comparar períodos semelhantes. Seria injusto para um negócio comparar o relatório de um mês a um ano. Assim, a análise de métricas só pode ser realizada mediante à periodicidade correta de criação de relatórios.

Na Conta Azul Pro é possível emitir relatórios com períodos definidos. Saia mais!

Incentive o time a também fazer relatórios

Orientar a equipe a também gerar relatórios de vendas periódicos pode ser muito benéfico para a empresa. Isso porque, ao realizar esse documento, os colaboradores entendem melhor como está a saúde do negócio e os motiva a ter novas ideias para aumentar o número de conversões. 

É importante ressaltar que a visão dos colaboradores em relação ao negócio pode trazer ideias valiosas, já que eles estão em contato diário com clientes com objeções e feedbacks sobre a empresa. 

Além disso, indicar essa demanda a times internos faz com que eles fiquem mais comprometidos com as metas e estratégias. O relatório chegará prontinho na mesa do gestor para tomar decisões mais assertivas.

Utilize esses relatórios para tomada de decisões estratégicas

Como já dissemos, o relatório de vendas ou performance tem inúmeras funções para a empresa. Ele não serve apenas para ter uma visão geral do negócio. Esse documento possui informações valiosas para tomadas de decisões de diversas áreas da instituição. 

Por exemplo, a equipe de Recursos Humanos da empresa pode identificar quais são os colaboradores com menor performance e realizar um plano de ação com essas pessoas para melhorar a produtividade. 

O time de marketing também pode analisar quais são as datas que menos vendem e fazer campanhas com promoções e ofertas atrativas a fim de aumentar o número de conversões.

Faça relatórios eficientes com uma plataforma de gestão integrada

Como dissemos acima, para qualquer empresa é fundamental que o empreendedor e o gestor acompanhem tudo o que acontece. Desde produtividade dos colaboradores até o número de vendas mensais. Porém, às vezes, é difícil ter todos esses dados em mãos quando quem faz esses relatórios é o próprio time. 

Por isso, o CA Pro é a solução em forma de a tecnologia que você está buscando para resolver os problemas e trazer soluções para os tópicos mais importantes da empresa. 

Com essa plataforma, você, empreendedor, consegue gerar com facilidade todos os relatórios que precisa, inclusive o de vendas. Além disso, a plataforma funciona por meio das melhores tecnologias de nuvem e onde é possível acompanhar alguns dos indicadores pelo celular, com o App Conta Azul de Bolso.

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