Certificado digital obrigatório para pequenas empresas

Conforme a tecnologia avança, mais ela oferece segurança aos processos burocráticos nas empresas. Esse é o caso em situações que demandam certificado digital obrigatório, nas quais uma assinatura eletrônica confirma a autenticidade de documentos e declarações. Você sabe quando precisa de um?

7 casos de certificado digital obrigatório

A cada ano, cresce o número de empresas das quais se exige um certificado digital para a entrega de obrigações fiscais e tributárias. Mesmo negócios de pequeno porte também podem estar sujeitos a essa obrigatoriedade. Então, vale conhecer em que situações ele é necessário.

Optantes pelo Lucro Real ou Lucro Presumido

O Simples Nacional é o regime tributário mais comum e tido como o de maior vantagens para as pequenas empresas, mas ele não é único. Assim, quem fez as contas e optou por Lucro Real ou Lucro Presumido precisa de um certificado digital para a transmissão da maioria das declarações exigidas pela Receita Federal.

Emissão de NF-e

Essa é uma situação clássica de exigência do certificado digital para todo o tipo de empresa, incluindo as optantes pelo Simples Nacional. Quem emite nota fiscal eletrônica (NF-e), relativa a produtos, precisa de uma assinatura eletrônica. A regra vale inclusive para quem se formalizou como Microempreendedor Individual (MEI), que tem como opção usar a NF-e avulsa.

A NF-e surgiu em substituição aos modelos 1 e 1A, utilizados nas operações de venda e prestação de serviços, e está relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

A confirmação da autenticidade via certificado também é exigida na emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) quando da venda de produtos, em substituição ao cupom fiscal.

Já nos casos de prestadores de serviços que emitem a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) por sites de prefeituras ou através do ContaAzul, se localizados em São Paulo, não há obrigatoriedade de possuir um certificado digital.

Baixar nota fiscal de entrada

Já foi assunto aqui no blog da ContaAzul a importância de uma empresa cuidadosa com seus processos baixar nota fiscal eletrônica de entrada todos os meses. É dessa forma, por exemplo, que você organiza o controle e armazenamento de arquivos XML e realiza a Manifestação de Destinatário, informando ao Fisco sobre a sua participação comercial ou não em determinada nota fiscal emitida contra seu CNPJ.

Para realizar esse processo, o certificado digital é indispensável. Ele é exigido na opção Consultar NF-e Completa, em área específica do portal nacional da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Após digitar os 44 números da chave de acesso e clicar em “download”, será preciso assinar eletronicamente para que o documento seja transferido para a sua máquina.

Empresas com mais de cinco funcionários

Desde julho deste ano, empresas que têm mais de cinco funcionários, incluindo optantes pelo Simples Nacional, são obrigadas a ter um certificado digital para a entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), para o recolhimento do FGTS e para transmitir declarações relativas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

E vem mais novidade por aí: a partir de 1º de janeiro de 2017, a certificação digital para a apresentação das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias será exigida de empresas com mais de três funcionários.

Entrega da RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma declaração anual que traz todas as informações relacionadas às atividades trabalhistas da empresa, incluindo salários, horas extras e contribuições sindicais, além de dados sobre os colaboradores. Ela deve ser entregue por todas empresas no país, sem exceção.

No entanto, apenas quem possui 11 ou mais funcionários está obrigado a transmitir a declaração RAIS utilizando um certificado digital válido padrão ICP Brasil. Para os demais estabelecimentos, o uso da assinatura eletrônica é facultativo.

Registros no Caged

Desde janeiro deste ano, o registro de informações no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) depende da certificação digital. A regra é válida para empresas com 20 ou mais funcionários. Para as demais, o uso é facultativo.

No Caged, são inseridos mensalmente dados a respeito da movimentação do quadro de funcionários, incluindo admissão, demissão ou transferência de empregados contratados sob o regime da CLT. As informações são enviadas por meio de um aplicativo.

Registro de contrato social

Esse não é exatamente um caso de obrigatoriedade legal, é verdade. Mas vale ser destacado em razão da agilidade que a assinatura eletrônica empresta para a confirmação do registro ou de alterações no contrato social de uma empresa.

Para que todo o processo seja realizado de maneira digital, reduzindo a papelada e economizando tempo, o certificado é imprescindível. Dessa forma, algumas etapas antes previstas para a tramitação são aceleradas ou mesmo eliminadas. Com o chamado contrato social eletrônico, uma empresa pode ser aberta sem que o seu proprietário precise assinar documentos de próprio punho.

Importante: o mesmo se aplica à assinatura com validade jurídica de outros documentos, incluindo contratos entre fornecedores e clientes, desde que ambos possuam a certificação digital.

Como fazer o certificado digital

Se a sua empresa ainda não possui um certificado digital, saiba que ele precisa ser emitido por autoridade certificadora (AC) da ICP-Brasil, vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, com homologação junto à Receita Federal. Verifique em seu site uma listagem com as empresas credenciadas.

Após encontrar e escolher uma AC, é preciso encaminhar a solicitação em seu próprio site. A definição pelo tipo de certificado varia de acordo com a validade do documento e também com o meio de armazenamento. Ele pode ser disponibilizado como um cartão magnético, token, pendrive ou mesmo no formato de um arquivo eletrônico.

Feito o pedido, os dados informados precisam passar pela chamada validação presencial, ou seja, é necessário comparecer pessoalmente a uma autoridade de registro (AR) da própria AC escolhida. Por fim, estando tudo certo, o solicitante é notificado para baixar o certificado e orientado sobre como usá-lo.

É importante saber que a aquisição de um certificado digital tem um custo. Antes de contratar, a dica é verificar valores, condições de pagamento e também a compatibilidade com o sistema de emissão de notas fiscais utilizado em sua empresa.

De posse da sua assinatura eletrônica, ela é pessoal e intransferível, e jamais deve ser emprestada a um terceiro, ainda que seja o seu contador. Se o empresário desejar, pode fazer uma procuração eletrônica em favor do contador para que ele entregue as declarações obrigatórias. Nesse caso, porém, deve fazer uso do seu certificado pessoal ou pertencente ao escritório de contabilidade.

Avalie as vantagens do certificado

Neste artigo, você conheceu casos em que o uso do certificado digital é obrigatório. Pelos exemplos apresentados, é possível perceber que a exigência da assinatura eletrônica é uma tendência. Ainda que a sua empresa não esteja enquadrada nelas, em breve, isso pode mudar.

Para não ser surpreendido, é válido ao empreendedor consultar seu contador e avaliar as vantagens de contar com a certificação, que tem um custo, mas sabidamente oferece mais segurança e agilidade aos processos burocráticos realizados no ambiente online.

Sua empresa já está enquadrada em algum dos casos de certificado digital obrigatório? Comente!