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Controle de vendas: como melhorar seu processo comercial e motivar sua equipe

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/01/2024 | 15 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • O controle de vendas monitora o desempenho da equipe, implementa estratégias e busca a melhoria contínua dos resultados da empresa;
  • Com o controle do processo comercial é possível identificar gargalos operacionais e oportunidades para ampliar os negócios;
  • Sistemas de gerenciamento como CRM e ERP ajudam muito no processo do controle de vendas.

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Para melhorar a performance das vendas, é preciso acompanhar cada etapa da negociação, manter a equipe engajada e usar as estratégias certas para alcançar as metas. Por isso, o controle de vendas deve ser prioridade para qualquer empresa.

Além disso, a área comercial também precisa estar integrada ao marketing, financeiro e estoque, de modo que todo o processo flua rapidamente e a empresa consiga entregar valor ao cliente. 

Continue a leitura para entender tudo sobre o controle de vendas! Saiba como aplicá-lo em sua empresa, como melhorar seu processo comercial e como motivar a equipe!

Um homem mostrando no computador o controle de vendas da empresa, para uma mulher que é uma funcionária

O que é controle de vendas?

O controle de vendas engloba desde a organização do processo comercial até a análise dos resultados da empresa..

Basicamente, controlar as suas vendas significa monitorar o desempenho da equipe, implementar estratégias e buscar a melhoria contínua dos resultados.

Os objetivos gerais são os mesmos em toda empresa: aumentar as vendas, conquistar e reter mais clientes e prosperar no mercado. 

Quando você controla de perto o processo comercial, consegue identificar gargalos operacionais e oportunidades para ampliar as negociações da empresa.

Na prática, esse controle é feito por meio do registro de cada transação, análise do histórico de vendas, acompanhamento de KPIs (Indicadores-Chave de Performance), liderança e treinamento da equipe, gerenciamento do funil de vendas, entre outras atividades.

Tudo para garantir que o comercial esteja alinhado com as outras áreas do negócio, alcance seu desempenho máximo e atinja as metas de vendas.

Quais são os benefícios do controle de vendas?

O controle de vendas garante que o time comercial caminhe na direção certa e atinja os objetivos traçados.

Se você não acompanhar as vendas na sua empresa, não saberá para quem está vendendo, como e por que, tampouco quais são os produtos e/ou serviços mais vendidos, quais os períodos de aquecimento nas vendas e quais são seus melhores vendedores, por exemplo.

Essas e outras informações são essenciais para orientar a gestão comercial e alcançar melhores resultados. Afinal, estamos falando da linha de frente da empresa, responsável por entregar valor ao cliente e garantir o faturamento.

Se você simplesmente deixar o time de vendas à deriva ou confiar na intuição, não terá condições de conduzir o processo e crescer como gostaria. 

Por isso, é fundamental assumir o controle das vendas e basear-se em dados para tomar decisões nessa área. Também é essencial ficar atento à atuação e buscar maneiras de manter a equipe sempre motivada e engajada.

Além dos benefícios diretos para a equipe comercial, otimizando seu desempenho, uma boa gestão de vendas também traz maior controle sobre o estoque e as finanças da empresa, facilitando na hora de fazer o fluxo de caixa.

Afinal, com as entradas e saídas de dinheiro bem monitoradas e frequentemente registradas, o processo fica mais prático, preciso e simples, beneficiando também a gestão financeira do negócio.

Processo de vendas ponta a ponta

Para fazer o controle de vendas, você precisa enxergar o processo comercial da sua empresa de ponta a ponta — da prospecção até o faturamento e emissão de nota fiscal.  

Afinal, o comercial também envolve outros departamentos, como marketing, financeiro, estoque e atendimento, sendo que essas áreas precisam estar totalmente integradas para garantir vendas rápidas e eficientes. 

Em resumo, um processo de vendas pode incluir as seguintes etapas:

  • Prospecção de clientes (captação de leads);
  • Qualificação (identificação das necessidades do cliente e compatibilidade com o produto/serviço oferecido);
  • Contato inicial e desenvolvimento da venda;
  • Envio de proposta comercial ou orçamento;
  • Negociação e fechamento;
  • Onboarding (ativação do cliente) e pós-venda;
  • Fidelização de clientes. 

No meio desse processo, ainda existem várias funções operacionais como compras, gestão de estoque, faturamento, emissão de nota fiscal e boleto, política de crédito e cobrança, controle financeiro etc. 

Quando o vendedor fecha um pedido, por exemplo, é preciso dar baixa do produto no estoque (ou gerar uma ordem de serviço), emitir nota fiscal e gerar o boleto de cobrança para o cliente, dependendo da área de atuação do negócio.

Antes disso, também é preciso acompanhar o andamento das conversas com os clientes e manter todas as propostas e orçamentos enviados no radar para não perder nenhuma oportunidade de venda.

Outro ponto que merece atenção é a qualidade dos leads (potenciais clientes) gerados pelo marketing, que podem aumentar ou diminuir as chances de sucesso dos vendedores, dependendo dos contatos captados e enviados ao comercial. 

Se você tiver todo esse processo informatizado e sob controle, conseguirá antecipar necessidades, supervisionar a equipe de perto e garantir vendas rápidas e precisas. 

Se puder contar com ferramentas digitais de gestão e automação, melhor ainda! Vamos falar disso mais à frente. Continue lendo!

Como uma equipe motivada pode potencializar as vendas?

Além das estratégias voltadas ao processo comercial, você também precisa ter métodos próprios para gerenciar a equipe de vendas e extrair o potencial máximo dos seus colaboradores. Veja abaixo 5 passos que vão te ajudar a alavancar seu time!

Ofereça um bom ambiente de trabalho

Será que a sua equipe está satisfeita com o ambiente profissional que você oferece? Além de uma remuneração justa, os vendedores também precisam de um ambiente de trabalho positivo e estimulante para manter seu desempenho e batalhar por resultados.

Afinal, a área de vendas é conhecida pela alta pressão, e você precisa encontrar maneiras de tornar essa experiência mais agradável e motivadora.

Para isso, ofereça uma estrutura confortável, pratique uma gestão colaborativa, reconheça o bom trabalho e dê feedbacks construtivos.  

Promova a integração do time

O entrosamento é essencial para manter os vendedores alinhados e fortalecer o espírito de equipe.

É sua função investir no fortalecimento das relações e minimizar a competitividade que costuma contaminar as equipes de vendas, incentivando a empatia e relações de confiança entre os colaboradores. 

Para isso, você pode oferecer espaços de convivência na empresa, fazer reuniões constantes, compartilhar resultados coletivos e também propor momentos de confraternização fora do horário de trabalho, para estreitar ainda mais os laços. 

O importante é que os vendedores entendam que fazem parte de uma equipe e que colaborar é mais efetivo do que competir. 

Adote um modelo de liderança positiva

O modelo de liderança também influencia bastante no desempenho da equipe de vendas. 

Um gestor que reconhece méritos, incentiva e dá feedback de forma adequada, mantendo sempre o respeito e a transparência, pode ser o grande motivador da equipe. 

Hoje, o modelo que está em ascensão é o de líder positivo, que age como um coach que incentiva, orienta e guia o time comercial para usar todo o seu potencial.

Valorize e reconheça a equipe

O grande segredo para encantar a equipe é mostrar que a empresa investe no sucesso do colaborador.

Além de uma remuneração compatível com o mercado, você pode oferecer bonificações, comissão pelas vendas e outras recompensas conforme a performance. 

Outra forma de valorizar o time de vendas é oferecer oportunidades de qualificação e crescimento profissional, como cursos, workshops e treinamentos em geral. 

Esse é um investimento que trará bons resultados para você e que, claro, ficará retido para os profissionais do seu time, mas que sempre será visto como uma oportunidade oferecida pela sua empresa.

Foque na comunicação 

Entre todas as dicas, a mais simples (mas não menos eficaz) é a comunicação clara e eficiente. 

Com diálogo, é possível identificar o que está indo bem ou não na gestão e construir o melhor modelo comercial com o apoio da equipe, compartilhando objetivos, resultados e expectativas. 

Dessas conversas podem surgir ideias simples e fáceis de serem aplicadas, mas que para o grupo farão grande diferença. 

Além disso, manter o time afinado e produtivo é uma prioridade para a empresa, já que os custos para repor pessoal são, em geral, maiores do que os investimentos para reter os talentos.

7 estratégias para melhorar seu processo comercial

Agora que você já viu como motivar sua equipe comercial, o que é e porque vale a pena fazer o controle de vendas, saiba como implementar essa estratégia da melhor forma no seu negócio!

Há um arsenal extenso de ferramentas e processos que você pode usar para melhorar sua gestão de vendas e aumentar a eficiência do seu time comercial. Aqui listamos dicas valiosas para te ajudar:

1. Monte seu funil de vendas

O funil de vendas funciona como um mapa estratégico do seu processo de vendas, detalhando cada etapa e direcionando as ações que os vendedores precisam tomar.

Estas são as fases mais comuns pelas quais os clientes passam antes de fechar uma venda:

  • Topo do funil: fase inicial em que o consumidor ainda está buscando informações relacionadas à empresa e tomando consciência do seu problema;
  • Meio do funil: estágio em que o visitante se torna um lead e demonstra interesse na solução da empresa;
  • Fundo do funil: momento em que o lead se qualifica e se torna uma oportunidade de venda real.

Em cada uma dessas fases, os vendedores precisam ter uma abordagem diferente para avançar no relacionamento com o cliente e chegar ao ponto de maturidade em que ele está pronto para comprar.

Para estruturar seu próprio modelo, use nosso Funil de Vendas Excel gratuito!

2. Adote técnicas de vendas

Adotar técnicas de vendas é fundamental para orientar o trabalho dos vendedores e identificar o método que funciona melhor no seu negócio.

Por exemplo, o SPIN Selling é uma metodologia que usa um roteiro de perguntas para conduzir o cliente até o fechamento do negócio, passando pelas seguintes etapas:

  • Situação: entender quem é o cliente;
  • Problema: entender o que levou o cliente até você;
  • Implicações: entender como seu produto ou serviço ajuda o cliente;
  • Necessidade de solução: esclarecer os benefícios que entrega para solucionar o problema do cliente.

Outra tática importante é o rapport, que permite criar uma conexão com o cliente por meio de técnicas de comunicação como nivelar o tom de voz, replicar pequenos gestos e gerar identificação com ele durante a conversa. 

3. Acompanhe os KPIs de vendas

Os KPIs são como bússolas que vão mostrar o caminho certo a seguir no seu controle de vendas. 

Afinal, as métricas de vendas são importantes para medir o desempenho individual e coletivo da equipe comercial.

Estes são alguns exemplos de indicadores de desempenho para a equipe de vendas:

  • Número de oportunidades abertas;
  • Duração do ciclo de vendas;
  • Taxa de conversão de leads para clientes;
  • Número de contatos realizados e propostas enviadas por colaborador;
  • Taxa de resposta de e-mails;
  • Tempo médio de resposta ao cliente;
  • Custo de Aquisição de Clientes (CAC);
  • Lifetime Value (LTV).

Lembrando que você deve definir quais métricas são importantes para acompanhar o desempenho da sua equipe, dependendo do seu negócio. 

4. Priorize o follow-up

Fazer follow-up significa acompanhar o cliente de perto em cada etapa do processo de venda.

Um dos erros mais comuns dos vendedores é abandonar os leads ou demorar para dar uma resposta a eles — e cabe ao gestor garantir que todo contato seja monitorado para evitar perdas de vendas.

Para isso, é preciso manter o controle das propostas enviadas e dos contatos realizados, além de saber em qual estágio da negociação se encontra cada lead no seu CRM.

5. Crie padrões e roteiros de venda

Para ter um controle de vendas de sucesso é fundamental criar padrões e roteiros, para que todos da equipe mantenham seu discurso alinhado com os clientes.

Você pode definir ações para cada etapa do processo de venda, como no exemplo abaixo.

  • Prospecção: primeiro contato via e-mail, com apresentação da empresa e links para conteúdos relevantes;
  • Abordagem: contato por WhatsApp com oferta especial;
  • Qualificação: identificação do perfil, necessidades e dores do cliente para adaptar a oferta às suas demandas;
  • Proposta: envio de proposta comercial personalizada por e-mail;
  • Negociação: presencial ou via telefone, WhatsApp ou videoconferência;
  • Fechamento: assinatura do contrato ou efetivação da compra;
  • Pós-venda: suporte, relacionamento e fidelização do cliente.

Aqui, consideramos um processo de venda com a maior parte do contato realizado à distância, considerando o avanço das vendas digitais. 

6. Escolha as ferramentas certas

Para implementar as estratégias de controle de vendas, você precisará de ferramentas adequadas à realidade da sua equipe. 

Existem várias opções de softwares que organizam as informações das vendas e automatizam tarefas, poupando tempo e aumentando a produtividade do seu time. 

Mas, se você ainda não utiliza um sistema de gestão de vendas, também pode recorrer às planilhas para controlar suas vendas no dia a dia. Experimente nossa Planilha de Vendas gratuita para acompanhar todas as transações em detalhes.

7. Automatize o processo

Voltando à automatização de processos, em empresas de qualquer porte, é importante considerar a adoção de um programa que ajude a controlar as vendas, pois isso pode evitar erros como a inserção manual de informações, além de manter todos os dados seguros e salvos em nuvem e sempre atualizados.

A tecnologia é essencial para o controle de vendas, que por sua vez está intimamente conectado a outras áreas do negócio e envolve várias etapas do processo comercial. 

Logo, a solução para integrar todas essas informações está nos sistemas de gestão empresarial.

Para começar, é importante ter um sistema ERP para centralizar os dados do negócio e garantir a integração entre essas diferentes áreas.

Um exemplo de ferramenta de gestão financeira que pode ajudar simplificando os processos da empresa é a Conta Azul, que integra financeiro, fiscal e vendas em uma só plataforma segura e simples de usar.

Já o CRM é um software fundamental para acompanhar a performance dos vendedores e ter uma visão geral das oportunidades de negócio.

Isso porque, com o CRM, é possível monitorar as negociações em andamento, cada contato realizado pela equipe e as propostas enviadas, além de coletar dados dos clientes para oferecer um atendimento personalizado e entender quais são seus produtos e serviços preferidos.

Por fim, uma boa ferramenta de CRM te ajuda a fidelizar os clientes com estratégias e abordagens mais certeiras, tendo um entendimento maior do que eles gostam, o que querem e do que precisam, melhorando seu atendimento e suporte.

Como a Conta Azul pode ajudar no controle de vendas?

Se você ficou interessado em adotar um sistema de gestão e controle de vendas, a Conta Azul tem uma solução completa para agilizar seu comercial.

Com nossa plataforma 100% online, você consegue acompanhar as vendas da proposta comercial até a emissão da nota fiscal, com total integração entre comercial, financeiro e estoque.

Em uma única plataforma, você consegue:

  • Gerenciar as vendas de produtos e serviços no dia a dia;
  • Controlar o fluxo de caixa;
  • Analisar receitas, custos e despesas;
  • Emitir nota fiscal eletrônica (NF-e, NFS-e,NFC-e, nota fiscal de importação e NFP-e);
  • Gerenciar taxas e descontos;
  • Controlar a situação dos pedidos;
  • Prever demandas e antecipar pedidos a fornecedores;
  • Enviar e acompanhar propostas e orçamentos;
  • Gerenciar contratos e vendas recorrentes;
  • Agilizar o controle de estoque;
  • Integrar o faturamento e a cobrança.

A cada confirmação de pedido, a Conta Azul dá baixa automática do seu estoque e alimenta seu financeiro com a data prevista de recebimento, além de permitir a emissão de boleto registrado e nota fiscal na hora.

Assim, você economiza tempo e torna seu processo de venda mais inteligente, abrindo caminho para o sucesso do seu negócio! Experimente essas vantagens na prática, faça um teste grátis do ERP da Conta Azul!

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