Descubra como a análise de KPI pode melhorar os resultados da empresa

O KPI é uma ferramenta poderosa para melhorar os resultados do negócio. Veja como controlar os indicadores-chave de desempenho.

A avaliação de KPI é uma ferramenta imprescindível para melhorar os resultados de um negócio.

Se você ainda não controla esses indicadores-chave de desempenho, é hora de aprender como utilizar esse instrumento de gestão.

Os KPIs são indicadores que medem o nível de sucesso dos processos e resultados da empresa, de modo a identificar quais pontos precisam de melhorias.

Sem os KPIs, o planejamento estratégico da empresa fica comprometido, e fatores que reduzem a performance podem passar despercebidos.

Afinal, como afirma Peter Drucker, o pai da administração moderna: “O que não é medido não é melhorado”.

E você quer que a sua empresa decole, certo?

Então, siga a leitura atentamente e descubra o que são KPIs, qual a sua importância e como aplicá-los em um pequeno negócio.

Guia: KPIs para pequenas empresas  Entenda o que são indicadores-chave de desempenho e a importância deles para o  seu negócio Baixe agora

O que é KPI, o indicador-chave de desempenho

Do inglês Key Performance Indicators, os indicadores-chave de desempenho são uma forma de quantificar a performance das empresas, considerando seus objetivos organizacionais.

No livro Key Performance Indicators (John Wiley & Sons, 2010), David Parmenter define os KPIs como “um conjunto de medidas com foco nos aspectos do desempenho organizacional que são os mais críticos para o sucesso atual e futuro da organização”.

Em outras palavras, são índices que refletem o nível de sucesso de um negócio, tendo como base as metas que foram estabelecidas para determinado período.

Assim, eles permitem acompanhar os resultados alcançados e o percentual de desenvolvimento obtido em relação aos números anteriores.

“Indicadores de desempenho são medidas que mostram a comparação do que foi realizado pela operação em relação a uma expectativa ou objetivo”, afirmam Andresa Francischini e Paulino Francischini, no livro Indicadores de desempenho: dos objetivos à ação (Alta Books, 2018).

Por permitirem uma análise sólida sobre a performance, os KPIs sempre devem fazer parte do planejamento estratégico do negócio, independentemente do porte da empresa ou segmento em que atua.

Na prática, os KPIs podem incluir, por exemplo, o número de clientes que voltam a fechar uma compra com determinada marca ou o número de produtos produzidos a cada hora por uma indústria.

Quais são os principais KPIs?

O sistema de medição de desempenho é constituído por diversos indicadores de performance, que quantificam a eficiência ou a eficácia de um processo.

Na sequência, confira quais são os principais KPIs:

Indicadores de produto

Têm foco em avaliar se as características dos produtos atendem às necessidades e às exigências dos clientes.

Indicadores de processo

São utilizados para avaliar se os processos mais importantes da empresa, como projetos, execução, compra e planejamento atendem às exigências dos clientes.

Indicadores operacionais

São definidos de acordo com os objetivos e as tarefas de cada processo na empresa.

Eles também devem ser coerentes com esses mesmos aspectos relacionados à empresa como um todo.

Indicadores de produtividade

Esses indicadores apresentam como está o nível de produtividade da empresa.

Assim, está ligado aos recursos disponibilizados para as atividades e aos prazos de entrega.

Indicadores de qualidade

Indicadores relacionados à eficácia da empresa em atender às necessidades do cliente.

Trata-se da relação entre a quantidade de produtos finais e a de produtos sem defeito e, por isso, eles são avaliados junto aos indicadores de produtividade, ajudando a compreender possíveis desvios durante a produção.

Indicadores de capacidade

Esses indicadores são importantes para identificar a capacidade de resposta de determinado processo.

Em outras palavras, eles medem a relação entre a capacidade produtiva e o tempo necessário para fazer isso.

Indicadores de lucratividade

Esse tipo de KPI é essencial para compreender se o retorno obtido pela empresa é positivo ou não.

O cálculo é feito a partir do percentual de lucro sobre o faturamento, indicando a relação percentual entre o lucro e as vendas totais.

Esse é um indicador importante para verificar se é preciso modificar processos ou cortar gastos.

Indicadores de rentabilidade

Depois de entender se o negócio proporciona lucros, é preciso saber se ele está sendo rentável, ou seja, se têm um bom retorno sobre o investimento (ROI).

Com ele, o gestor entende se o investimento em determinado aspecto realmente vale a pena.

Indicadores de competitividade

Avalia o posicionamento da empresa no mercado em relação aos concorrentes, tendo um diferencial competitivo para atrair clientes.

Importância do KPI em pequenas empresas

Os KPIs são imprescindíveis para o crescimento de qualquer empresa pequena.

Isso porque o trabalho em torno de indicadores funciona como um termômetro do impacto que as atividades têm sobre o empreendimento.

Como você acaba de descobrir, cada indicador é voltado para uma área específica da empresa e, juntos, eles permitem um mapeamento da situação atual do negócio.

Justamente por isso, os KPIs ajudam na tomada de decisão, que se torna mais assertiva a partir da análise de dados obtidos, de modo a elevar a performance do negócio.

Isso porque que, na prática, só é possível aprimorar os processos da empresa a partir do momento que você identifica o que vai bem e o que não apresenta bons resultados.

Vale ressaltar que somente o acompanhamento preciso dos resultados permite avaliar de forma eficaz se as estratégias definidas no planejamento empresarial estão realmente surtindo efeito.

Assim, os donos de empresas podem fazer os ajustes necessários antes que grandes perdas sejam identificadas, minimizando riscos.

Por isso, KPIs são importantes aliados do planejamento estratégico, o que impacta diretamente nos rendimentos alcançados no fim do mês.

E se você ainda está em dúvida, pense da seguinte forma: os indicadores ajudam a traçar um caminho para o diferencial competitivo que, sem dúvidas, é o que faz o consumidor escolher a sua empresa em detrimento dos concorrentes.

“Para o pequeno empresário, medir os KPIs corretos e criar itens acionáveis a partir dos dados pode elevar uma empresa acima da concorrência”, destaca Kenneth Hamlett, em um artigo para a revista Chron.

Sem contar que, por meio de KPIs, é possível identificar tendências no mercado.

Exemplo: o valor médio do pedido (ticket médio) de um e-commerce ou a receita total gerada por uma loja de calçados.

Além de serem essenciais para a gestão, ajudando para que as tomadas de decisões sejam adequadas e eficazes, eles também contribuem para:

  • Comunicar a estratégia e clarear valores

  • Envolver pessoas

  • Entender processos

  • Servir de base para um sistema de remuneração

  • Definir responsabilidades

  • Facilitar a delegação de responsabilidades

  • Identificar momentos e locais para ações necessárias

  • Mudar comportamentos

  • Identificar a necessidade de treinamento das equipes.

Como usar KPIs em pequenas empresas

Para usar KPIs de maneira eficiente, o foco principal deve estar na escolha dos números certos a serem avaliados.

Embora essa ideia possa até parecer meio óbvia, a verdade é que muitos donos de negócio costumam perder tempo com índices irrelevantes para o desenvolvimento da empresa.

Um bom KPI é específico, mensurável e impactante para os objetivos gerais do negócio. Isso irá naturalmente variar conforme a empresa”, destaca Jacob Drucker, CEO da Supply Clinic, em artigo para a Forbes.

Por isso, é essencial desenvolver um planejamento estratégico que considere as metas estabelecidas e as medidas para conquistá-las, de modo a identificar quais indicadores podem gerar as respostas que você precisa.

Para simplificar, confira abaixo um passo a passo para usar os KPIs na empresa.

1. Defina quais KPIs serão usados

Nunca escolha indicadores aleatoriamente, pois isso não mostrará as informações que, de fato, são relevantes para a tomada de decisão.

A primeira coisa a ter em mente é que os indicadores devem ser escolhidos de acordo com a estratégia do negócio, com base nos objetivos e no que deve ser feito para alcançá-los.

Analise essas informações e, a partir delas, defina quais indicadores são importantes para acompanhar a implementação e a execução da estratégia.

É preciso escolher KPIs que vão além dos dados financeiros e que sejam significativos em todos os aspectos da estratégia definida para direcionar as ações e a performance do seu negócio.

2. Colete os dados

Estabeleça os processos para coletar os dados de cada indicador.

Podem ser utilizados documentos, planilhas e softwares para registrar tudo o que precisa ser medido, permitindo o acompanhamento completo da evolução dos resultados.

Nessa etapa, é fundamental que tanto o gestor quanto os funcionários tenham responsabilidades bem estabelecidas quanto à organização, registro e análise dos dados.

Por isso, reúna os colaboradores, apresente as metas corporativas e quais indicadores serão analisados, explique a importância de tudo isso e destaque por que a participação de todos é fundamental.

3. Acompanhe o processo

Essa é uma etapa que cabe especificamente ao gestor.

Você deve acompanhar o processo de registro dos dados, conferindo se eles estão sendo atualizados na periodicidade estabelecida e de forma transparente.

Caso algum problema seja identificado antes de completar o tempo previsto para a análise do KPI, é possível adiantar essa tarefa.

Assim, a questão pode ser resolvida antes que cause algum problema sério.

4. Analise os dados dos KPIs

Depois de coletados os dados, é hora de analisá-los com atenção.

Reúna as informações e avalie o que elas indicam sobre as metas estabelecidas.

Se você tiver dados de meses anteriores, faça comparações  — e repita isso a cada mês.

A partir disso, você vai descobrir se a empresa está crescendo conforme o esperado, se é rentável e produtiva e qual é o grau de competitividade dela, por exemplo.

Depois, basta fazer os ajustes necessários e implementá-los no período seguinte.

5. Use a tecnologia a seu favor

Uma forma de facilitar a análise de KPIs na empresa e otimizar o tempo é utilizar plataformas online de gestão.

Com elas, é possível centralizar os dados em um único sistema, gerar relatórios automáticos e armazenar as informações de maneira totalmente segura.

Uma das vantagens é que as plataformas de gestão, como a Conta Azul, por exemplo, geralmente utilizam o armazenamento em nuvem, guardando as informações em bancos de dados na rede.

Assim, você pode analisar os dados de qualquer lugar.

Aplicando essas dicas na prática, é possível ter uma visão mais profunda do negócio e, consequentemente, tomar decisões mais assertivas, que elevam o crescimento da empresa.

Agora que você está pronto para avaliar KPIs no negócio, que tal começar o seu planejamento estratégico?

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