Emissão de Nota Fiscal: Tudo o que Você Precisa Saber

As respostas às principais dúvidas sobre como fazer emissão de notas fiscal eletrônica. Tudo o que você precisa saber em um passo a passo para emitir NFe em sua micro ou pequena empresa (inclui dicas para quem é MEI). Acesse e confira!

Com um procedimento mais prático e eficaz tanto para a fiscalização do governo, quanto para a emissão e o manuseio pelas empresas, a nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o modo como emitir nota fiscal no país. A iniciativa substitui o modelo tradicional de papel no Brasil. No entanto, é um processo gradativo e está sendo implementado em várias fases.

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nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o modo como emitir nota fiscal no país. É um procedimento mais prático e eficaz tanto as empresas que emitem e lidam com esses documentos como para a fiscalização estatal (do governo em suas diferentes instâncias). 

Inicialmente, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica foi feita de maneira progressiva, tornando-se obrigatória primeiro para empresas que exerciam atividades operacionais específicas, principalmente para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). O projeto foi iniciado em 2006 e, no decorrer dos anos, mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis para a NF-e, incluindo optantes do Simples Nacional.

Para saber se sua empresa está entre as que estão obrigadas a aderir a NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) de seu Estado ou de Secretaria da Fazenda de sua cidade (no caso das empresas de serviço). Lembre-se que em breve a NF-e será obrigatória para todas as empresas e que é possível aderir ao projeto facultativamente.

Dica: na dúvida, pergunta a seu contador!  Ele é a melhor pessoa para orientar você sobre as melhores escolhas para sua empresa.

Apesar de já ser uma realidade no país, ainda é comum encontrar empresários com dúvidas a respeito de como funciona a nota fiscal eletrônica. Pensando nisso, reunimos nesse guia as principais informações que você precisa saber sobre a NF-e.

Passo a passo como emitir NF-e em sua empresa

O passo a passo para sua pequena empresa se tornar emissora da NF-e, mesmo que voluntariamente:

  1. Saber qual tipo de nota sua empresa emite.
  2. Verifique o cadastro fiscal de sua empresa junto ao governo.
  3. Adquira um certificado digital e configure-o no computador .
  4. Realize seu credenciamento para emitir notas na secretaria da fazenda.
  5. Adote um software emissor de NF-e.

Mas vamos detalhar cada um dos passos de como emitir nota fiscal:

1. Saber qual tipo de nota sua empresa emite

O tipo de nota depende do que você precisa formalizar. As notas podem ser de:

  • Produto: para bens e mercadorias, podendo ser de compra e de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação, importação etc.
  • Serviço: para prestação de serviços
  • do Consumidor: o cupom fiscal, no caso de venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo.

2. Verifique o cadastro fiscal de sua empresa junto ao governo:

Um dos fatores determinantes para o processo da nota é saber qual é o tipo de enquadramento da empresa e o tipo de nota fiscal. Seu contador é a pessoa certa para ajudar e orientar você na hora de entender o cenário, o tipo de nota que deve ser emitida etc.

3. Adquira um certificado digital:

Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa de uma assinatura digital, para confirmar sua autenticidade e provar que foi a sua empresa que emitiu a nota. Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

4. Realize seu credenciamento na secretaria da fazenda

Para emitir notas de produto ou do consumidor, você precisa estar cadastrado para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada.

Para nota de serviço, o cadastro é feito junto à prefeitura de sua cidade. 

O cadastro geralmente é simples, mas varia de um local para outro, por isso é interessante que você sempre procure orientação de um contador que conheça a legislação local para te ajudar. 

Inicialmente você pode escolher a modalidade de credenciamento “Em homologação”, assim suas notas ainda não serão enviadas oficialmente, mas apenas como um teste até que você receba o treinamento adequado e esteja apto a emitir a NF-e. Quando isso acontecer, basta mudar a opção de credenciamento para “Em produção”.

5. Adote um software emissor de NF-e

Você vai precisar usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Essa é uma opção para substituir o emissor gratuito. Existem vários sistemas gestores que emitem NF-e a custos reduzidos no mercado, e que não necessitam desse trabalho extra. É só procurar um que esteja adequado às características e condições econômicas de sua empresa. Certamente é um investimento que vai valer a pena (quer experimentar a ContaAzul e entender como funciona? Saiba mais).

Atenção MEI: As regras e o processo de emissão para quem é MEI são diferentes. 

 

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Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Existem, atualmente, 4 tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma servindo para substituir determinados documentos:

A NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que estão relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Já a NFS-e foi criada para substituir a nota de blocos, documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).

Enquanto isso, a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

A NFC-e (nota fiscal do consumidor eletrônica), usada no varejo para a venda direta ao consumidor final.  

No caso de quem é MEI, a NFA-e (nota fiscal avulsa) é um documento com regras e padrões diferentes. A NFA-e é tema deste outro artigo.

Quais os principais benefícios?

São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade. Entre as mais significativas estão:

  • Redução do impacto ambiental com a diminuição da utilização de papel;
  • Diminuição do tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização, e consequentemente do tempo de entrega das mercadorias;
  • Redução dos custos com armazenamento de documentos para as empresas;
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
  • Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais;
  • Ampliação do controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos;
  • Redução dos custos de impressão e aquisição de papel.

Como a implantação do projeto da NF-e é gradativa, algumas das vantagens apenas serão observadas a longo prazo. Contudo, os benefícios que já podem ser notados são significativos a ponto de várias empresas estarem aderindo facultativamente à emissão das notas fiscais eletrônicas.

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O que muda com a NF-e?

Além da substituição de grande parte das notas de papel instituindo um novo modelo digital de documento fiscal, a implantação do modelo de notas fiscais eletrônicas representa um grande avanço tecnológico além de trazer praticidade ao dia-a-dia empresarial. Até pouco tempo atrás as empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais. Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML). 

Mas a alteração mais significativa é o fato de que as informações das operações das empresas ficarem disponíveis no site da Receita por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultados a qualquer momento pela internet com a utilização de uma chave de acesso que é gerada com a emissão da nota.

Por que emitir NF-e, NFS-e ou NFC-e com ContaAzul

ContaAzul é a plataforma online que ajuda você a organizar sua empresa. Em um só lugar, você conecta tudo o que precisa, das vendas à nota fiscal, da cobrança por cartão ou boleto ao controle financeiro.

Para emitir NF-e, sua empresa de qualquer um dos 27 estados pode usar certificado A1 (recomendado) ou A3. Para NFS-e, são mais de 500 cidades homologadas, com certificado A1. No caso da NFC-e, são 22 estados (incluindo São Paulo, com o S@T). 

Ainda há recursos avançados para lidar com notas fiscais emitidas contra sua empresa, como a busca e importação dos arquivos XML de notas fiscais de compra é feita automaticamente, direto do site da Receita Federal. Com um certificado digital A1 e um CNPJ ativo, você pode usar essa funcionalidade. Sempre que uma NF-e é emitida com o CNPJ de sua empresa como destinatário, você recebe uma notificação -- e ainda pode fazer a manifestação do destinatário.

Além disso, você agora pode emitir Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), a partir da nossa solução de Frente de Caixa Online. Todas as emissões de notas fiscais na ContaAzul podem ser integradas com a sua contabilidade. Você abandona de vez a troca de papeis com seu contador e conecta as emissões automaticamente. 

E agora, já se sente pronto para emitir as notas fiscais eletrônicas em sua empresa? 

 

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