[Modelo] Planejamento estratégico: exemplos de como fazer passo a passo

 Planejamento estratégico em pequenas empresas

O planejamento estratégico é geralmente associado ao começo de um empreendimento. No entanto, essa é, por definição, uma ferramenta de negócios. Logo, seu uso pode ser aplicado em momentos diversos. Até mesmo para sanar crises financeiras, é necessário planejar para sobreviver. Nunca havia se dado conta disso?

Acompanhe o artigo até o final e descubra como negócios que se planejam estão prontos para encarar quase todos os desafios.

Você vai ler:

  • Por que deve ter um planejamento estratégico
  • Como fazer o planejamento estratégico de uma empresa
  • O que não pode faltar na sua estratégia
  • Exemplo de planejamento estratégico
  • A necessidade de se preparar para o pior.

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A importância de planejar

Todo empreendimento, com o tempo, vai se ajustando à sua realidade, mas engana-se quem pensa que, uma vez adaptado, não é mais preciso planejar. A todo instante, o cenário externo obriga a constantes readequações. Toda empresa deve estar preparada para acompanhar as oscilações do mercado, ajustando seus objetivos.

Independentemente de qual seja a meta, os passos que serão dados até a sua realização serão estabelecidos pelo planejamento estratégico. O objetivo é abrir mais uma filial? Ou seria apenas reduzir o endividamento?

Até para fechar as portas é necessário haver uma estratégia. Caso contrário, depois do fechamento, o empresário pode ter que arcar com as dívidas contraídas pela pessoa jurídica.
Em se tratando de negócios, não há nada que um planejamento bem feito não dê conta de executar. Afinal, dele depende o futuro da empresa. Se for mal elaborado, os resultados serão ruins. Por outro lado, se houver o cuidado com os detalhes e a maior parte dos aspectos gerenciais forem contemplados, dificilmente você será surpreendido.

Como dar início ao planejamento estratégico?

Embora possa até parecer algo complexo, existem três perguntas muito simples que sintetizam o planejamento estratégico. De acordo com o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), é a partir delas que começa a elaboração do plano de negócios. Confira:

  • Onde estou?
  • Para onde quero ir?
  • Como chegar lá?

As próprias respostas que o dono do negócio dá a cada uma dessas indagações já diz muito sobre o que ele pensa a respeito do próprio negócio. Se forem respondidas claramente, indicam as probabilidades de sucesso da empresa, desde que respeitadas suas limitações, é claro.

Planejamento estratégico em 6 etapas

Vamos relacionar agora seis etapas que não podem ficar de fora da construção de um planejamento estratégico. Lembre-se de aplica-las de acordo com a sua realidade, suas metas e objetivos.

1. Conheça o terreno onde pisa e suas limitações

Há quem prefira começar um planejamento estratégico pela definição das metas. Não seria errado. Mas para que metas coerentes sejam estabelecidas, é muito importante conhecer o cenário em que a empresa vai atuar.

É possível até que você e sua equipe estipulem uma meta razoável para o negócio que está prestes a começar. Contudo, por melhores que sejam as condições internas, nem sempre a concorrência ou a conjuntura econômica são favoráveis. Isso vale para o pior cenário possível, mas também para quando as expectativas são superadas.

Não é por que o lucro foi acima do projetado que você vai deixar de planejar, certo? A prudência, no mundo dos negócios, sempre recomenda que lucros excedentes sejam poupados para os momentos de escassez que, cedo ou tarde, virão.

Em qualquer tempo e lugar, um método bastante difundido e ainda útil para avaliar as condições externas e internas de um negócio é a Análise SWOT. A sigla, em inglês, quer dizer:

  • S (forças/strenght): os pontos fortes da empresa em uma análise do momento
  • W (fraquezas/weakness): os pontos fracos da empresa nessa mesma análise
  • O (oportunidades/opportunity): as oportunidades que essas forças geram em uma projeção futura
  • T (ameaças/threats): as ameaças que essas fraquezas geram em uma projeção futura.

Todos esses elementos são definidos de acordo com o que o mercado aponta. Na análise, devem ser incluídos todos os fatores que podem influenciar o andamento do negócio. Taxa de inflação, juros do Banco Central e previsões de aumentos de impostos são exemplos. Se impactar sua atividade, direta ou indiretamente, coloque na balança.

A título de exemplo, podemos citar as oscilações na bolsa de valores, que são afetadas por anúncios do governo relativos à política econômica. Não pense que esses anúncios só atingem os acionistas no pregão, pois você e sua empresa têm tudo a ver com isso.

Fique sempre atento e desenvolva um sentido de antecipação, fundamental em qualquer planejamento bem-sucedido.

2. Trace suas metas

Uma vez que a conjuntura esteja totalmente mapeada e seus pontos sensíveis sejam conhecidos, é hora de criar a meta (ou as metas) a ser atingida. Se não existe pelo menos um objetivo, não há onde chegar, por menos ambicioso que seja. Para facilitar, o ideal é que sejam traçadas metas realizáveis por períodos.

Se estamos falando de planejamento, a lógica diz que se deve antecipar o que vem em longo prazo. No entanto, para realizar objetivos que exigem mais tempo, não se pode abrir mão dos prazos curtos e médios. Com as informações coletadas no mercado e pela Análise SWOT, você pode ter uma ideia sobre o que fazer daqui a 5, 10 ou mesmo 20 anos.

Uma dica valiosa, ao definir as metas para sua empresa, é dar preferência para aquelas que podem ser quantificadas. Pode ser um reforço de 20% no faturamento, aumentar o ticket médio em 15% ou ser uma referência no setor dentro de cinco anos.

Ainda de acordo com o Sebrae, é importante que as metas da empresa considerem o tempo que podem levar para serem realizadas. Isso significa que, por mais ousadas que sejam, devem ser viáveis acima de tudo, tendo em vista quanto tempo demandem.

Afinal, uma coisa é sua empresa projetar um aumento no ticket médio de 15% em 6 meses, outra é ser a maior multinacional do setor dentro de um ano. Percebe a diferença?

3. Destaque ações e estratégias

É normal, para quem não está habituado a elaborar um plano de negócios, fazer certa confusão entre ação e estratégia. Enquanto o primeiro diz respeito às medidas práticas para a realização das metas, a segunda se relaciona à forma para alcançá-las. Para deixar mais claro, vamos a um exemplo:

  • Objetivo/meta: aumentar o market share em 10% dentro de três meses
  • Estratégia: lançar dois novos produtos que a concorrência não tem
  • Ações: contratar novos profissionais, realizar pesquisas de mercado ou investir em marketing digital.

Como podemos perceber, são diversos pontos que precisam ser definidos. Por isso, é essencial contar com uma equipe que participe ativamente do processo. Um brainstorming pode ajudar, desde que as ideias sejam registradas e posteriormente organizadas de forma objetiva.

Pode ser que haja certa dificuldade no início, com muitas opiniões e poucas soluções. Para dissipar as incertezas, é papel do líder organizar as propostas, principalmente nas partes mais sensíveis, os custos necessários e o tempo para execução. Se possível, deixe pronta a montagem de um cronograma tão logo sejam definidas as etapas.

4. Envolva os colaboradores

Nenhum plano de ação pode dar certo em uma empresa se todos não participarem ativamente para sua materialização. Quem toma as decisões deve se encarregar de garantir as condições para que o planejado saia conforme proposto.

Um recurso que pode ajudar nessa etapa é o Balanced Scorecard, que também pode ser aplicado em outras etapas ao longo do plano de negócios. Com ele, fica mais fácil o alinhamento da realidade da empresa com o que fora planejado.

De forma resumida, o Balanced Scorecard é como se fosse um elo, ligando o planejamento às atividades operacionais da empresa. Para saber em detalhes como funciona, acesse o artigo completo sobre o tema.

Outro ponto que merece ser destacado é o da motivação. Todos os funcionários devem ter suas metas individuais convergindo com os objetivos da empresa. Assim, as tarefas ganham novo sentido, o que aumenta o sentido de pertencimento e, consequentemente, o engajamento com as metas.

Nesse ponto, a participação de todos se torna ainda mais importante. Quando aceitam e acreditam sinceramente nas melhorias propostas por novos rumos no planejamento, colaboradores dão aquele algo mais, fundamental para o sucesso coletivo.

5. Controle e monitoramento

Na fase três, vimos que é importante estipular um cronograma para execução do que foi planejado. Se isso foi feito, o cumprimento das ações previstas não será problema. Agora, é hora de colocar em prática o plano de ação, mas não sem o devido acompanhamento dos resultados.

Não se esqueça de que a presença dos líderes é decisiva para elevar a moral dos colaboradores, que assim percebem se tratar de algo realmente importante para o futuro da empresa.

De qualquer forma, o mercado, a concorrência e outros fatores podem não se comportar conforme o esperado. Por isso, todo planejamento estratégico pode e deve ser readaptado de acordo com o que a necessidade exigir.

Planejar é fundamental, mas sem uma certa capacidade de improvisação, fica difícil ajustar as velas do barco quando a direção do vento muda.

6. Faça ajustes e avaliações

Um planejamento serve para dar mais tranquilidade ao longo da trajetória, mas isso não significa que possa haver acomodação. Tão logo seja colocado em prática, o que foi planejado precisa ser imediatamente avaliado à luz das circunstâncias. Nada pior para um negócio do que a detecção tardia de um erro estratégico.

O plano de ação precisa funcionar no sentido de materializar tudo que foi previsto no planejamento. Isso significa manter o que dá bons resultados e corrigir o que não saiu como o esperado.

Exemplo de um planejamento estratégico

Para ficar ainda mais claro tudo que foi exposto até aqui, vamos a um exemplo simplificado da aplicação do planejamento estratégico. Vamos tomar como referência hipotética uma pequena empresa que vende um tipo de software em nuvem.

Objetivo

Aumentar o faturamento em 20% dentro de cinco anos.

Diagnóstico

Os serviços oferecidos são idênticos aos do principal concorrente.

Estratégias

  • Criar algo que diferencie o produto no mercado
  • Aprimorar o atendimento ao cliente
  • Aumentar a retenção e fidelizar mais clientes.

Ações

  • Criação do cargo de gerente de pós-venda
  • Investir em marketing digital e redes sociais
  • Montar um calendário de treinamentos para vendedores
  • Fazer pesquisas de mercado periódicas.

Esse seria um esquema simples, em que não está contemplado o cronograma para realização de cada uma das etapas. O importante aqui é atentar para a nomeação de um profissional responsável para a execução das tarefas. Ele também deve atuar no monitoramento e coordenação das atividades.

Igualmente importante é a definição dos prazos e dos custos para serem realizadas. Na verdade, dificilmente um planejamento é seguido até o final sem passar por modificações. Tenha em mente que o que for planejado pode mudar, portanto, não se apegue demais ao plano inicial.

Reavalie criticamente o plano conforme ele vai sendo executado, contando com as opiniões dos profissionais envolvidos, superiores e até de parentes e amigos. Às vezes, uma boa ideia pode estar onde menos se espera.

Conforme o planejamento vai se tornando parte da cultura da empresa, você perceberá que vai ficando melhor a cada plano. É a prática que nos aproxima da perfeição, assim como acontece em negócios de sucesso.

Esteja preparado para o pior

No mundo empresarial, as desventuras podem acontecer. Por mais que uma empresa não pense jamais em fechar as portas, até para encerrar as atividades é necessário planejamento.

Já vimos aqui no blog da ContaAzul que fechar uma empresa, no Brasil, é uma tarefa que exige o cumprimento de considerável burocracia. Se uma empresa encerra suas atividades, mas o CNPJ continua ativo, com ele vão sendo geradas as cobranças normais de impostos e tributos, como se o negócio ainda estivesse em atividade.

Quando uma empresa não fecha da forma como deveria, alguém precisa arcar com os custos desse deslize. Não serão os funcionários, nem os fornecedores os responsáveis por prestar contas da empresa “fantasma”.

Em outros casos, pode ser que uma grave crise force a empresa a demitir, o que é sempre desagradável. Conforme a situação, no entanto, é a única forma de manter as operações. A terceirização também é uma opção para reduzir custos, desde que não signifique perda da eficiência e da qualidade dos produtos e serviços.

O ponto crucial em todo planejamento é que ele serve como mecanismo preventivo, com utilidade para quando os negócios vão bem, mas também para estancar crises. Estar preparado para as dificuldades não é pensar negativamente, mas se precaver contra aquilo que não está sujeito ao controle da empresa.

Considerações finais

Conte sempre com o planejamento estratégico em seu negócio e veja os benefícios que ele pode gerar no longo prazo. Toda jornada precisa ser planejada antes de seguir caminho. Com empresas, não é diferente. Tal como um mapa, seu planejamento ajudará a guiar o negócio quando o ambiente externo estiver apresentando nebulosidade.

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