Planejamento de caixa para manter a saúde financeira de sua empresa

Como manter a saúde financeira da empresa com planejamento de caixa

Compras e vendas a prazo são comuns em qualquer atividade econômica. Por isso, o planejamento de caixa é fundamental – ele permite enxergar o horizonte financeiro da empresa. Sem os devidos cuidados na gestão das contas a pagar e a receber, seu negócio sofre um desequilíbrio, que culmina na falta de capital de giro, problema que pode levá-lo à falência.

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Por que projetar o caixa?

Registrar as receitas e despesas que já aconteceram é fundamental, mas insuficiente. Você precisa ter um controle completo das finanças da empresa, projetando as entradas e saídas futuras e, consequentemente, o saldo financeiro nessas datas. Isso é possível por meio do fluxo de caixa.

Com ele, você conseguirá saber qual será o saldo aproximado da empresa no dia 12 de setembro, por exemplo. É óbvio que o resultado não será totalmente preciso, pois também são consideradas, no fluxo de caixa, as projeções de vendas – o que você espera obter de receita em cada dia. A ideia é compor um quadro o mais realista possível, por isso você precisa considerar absolutamente todas as entradas e saídas previstas.

A partir daí, a sua tomada de decisão será sempre embasada em números. Para entender melhor: imagine que você está planejando um investimento na empresa, como novos computadores. Em vez de simplesmente comprá-los porque há saldo disponível ou porque as parcelas são suaves, você vai analisar, no fluxo de caixa, qual será o impacto do investimento no saldo dos próximos meses.

O planejamento de caixa permitirá prever, por exemplo, que o capital de giro será insuficiente em determinado período. Visualizando essa dificuldade com antecedência, é possível tomar atitudes como a renegociação de contratos, para que, chegando a data, você não precise recorrer a um empréstimo bancário.

Como fazer o fluxo de caixa

A fluxo de caixa sempre vai partir de um saldo inicial, que é a quantia disponível no caixa da empresa no momento. Esse valor não considera ativos como contas a receber, mas somente o dinheiro na conta. Para completar a projeção, siga os seguintes passos:

1. Registre

A base para qualquer ferramenta de controle financeiro é uma planilha com o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem na empresa. Então, anote o saldo inicial no começo do dia e depois registre todas as movimentações que ocorrerem.

No dia seguinte, em uma nova planilha, você começa o fluxo de caixa. A partir do saldo inicial, você reduz as despesas das receitas, obtendo o saldo operacional, que será somado ao inicial, resultando no saldo acumulado.

2. Projete

Agora, basta completar a planilha com os dias que estão por vir. Para isso, você vai considerar as despesas que você sabe que virão (aluguel, contas mensais, custos de produção, pagamento dos salários, fornecedores, impostos, gastos administrativos, etc.) e a projeção de dinheiro recebido pelas vendas.

Em ambos os casos, você vai considerar o resultado financeiro, ou seja, registrar o evento na data que o dinheiro efetivamente sai ou entra na conta, e não quando a transação é firmada.

3. Atualize

Conforme os dias vão passando, você vai atualizando as linhas que já foram completas na planilha com o saldo efetivo. Como essa mudança terá influência no resultado do saldo dos demais dias, você precisa utilizar fórmulas na planilha, que somam automaticamente os valores.

Automatizando o fluxo de caixa

Feito da maneira que descrevemos, o fluxo de caixa é tão trabalhoso quanto importante. Mas é possível reduzir significativamente a complexidade dessa tarefa. Utilizando o sistema online de gestão ContaAzul, você terá tudo integrado: controle de vendas, despesas e o fluxo de caixa mensal.

5 dicas para melhorar o fluxo de caixa

No começo, você poderá ter mais dificuldades e manter o fluxo de caixa vai tomar mais tempo. Com a prática, você vai melhorando o controle financeiro e conhecendo algumas práticas que tornam o seu planejamento de caixa cada vez mais eficiente. Confira, abaixo, algumas dicas para facilitar o trabalho:

1. Diário ou mensal?

Você viu que, ao ensinar como fazer o fluxo de caixa, falamos em atualizar as informações de cada dia. Mas você pode simplificar e fazer esse controle mensalmente – é o que a maioria das empresas faz. Recomendamos a atualização diária para um controle mais rigoroso ao mesmo tempo em que é feito o acompanhamento mensal, para ter uma visão mais ampla.

2. Considere o ciclo financeiro

Qual será o limite do horizonte financeiro que você vai levar em conta para projetar o fluxo de caixa? A dica é fazê-lo tão longo quanto é o ciclo financeiro da empresa. Ou seja, o tempo que demora entre o pagamento aos fornecedores e o recebimento pelas vendas.

3. Faça projeções realistas

Não há problema em ser otimista na hora de definir as metas, mas no fluxo de caixa você precisa ser conservador. Procure ser o mais realista possível ao fazer as projeções de vendas, não considere o cenário ideal, e sim o mais provável.

4. Considere a inadimplência

Calcule a taxa de inadimplência do seu negócio, descobrindo o percentual de títulos que os clientes costumam atrasar. Sempre que você for planejar um investimento futuro e consultar o fluxo de caixa para saber se terá dinheiro suficiente, não esqueça de aplicar essa taxa sobre o saldo projetado.

5. Analise e renegocie

Com o fluxo de caixa sempre atualizado, você terá condições de identificar problemas no caixa com antecedência. Use essas informações como base para alterar contratos com os fornecedores, se for o caso. Simule uma projeção hipotética, com prazos maiores de pagamento, e depois tente renegociar essas condições.

Considerações finais

Como você já sabe, gerir uma empresa não é nada fácil. O planejamento de caixa é apenas uma das ferramentas de controle financeiro que você precisa dominar para diminuir os riscos do empreendimento.

A boa notícia é que não é necessário carregar esse peso sozinho. Você pode contar com dois grandes aliados: o seu contador e um software de gestão inteligente. O primeiro vai lhe orientar sobre todos os meandros fiscais e financeiros que a permeiam a empresa, e o segundo vai tornar o trabalho muito mais ágil e com menos erros.

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