Como elaborar um plano de ação com a ferramenta 5W2H

Sobre o que estamos falando?

  • A ferramenta 5W2H é um checklist de atividades, prazos e responsabilidades composto por 7 perguntas, que compõem planos de ações de maneira rápida e eficiente;
  • O principal propósito da metodologia é a identificação de pontos fundamentais do projeto e definição de tarefas eficazes de uma forma visual, ágil e simples;
  • Desbloqueie todos os potenciais do seu negócio ao aliar a 5W2H com a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro, a melhor aliada para otimizar a administração de qualquer empresa. Teste grátis agora!

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Abrir uma nova empresa é a realização de um sonho para muitos. Toda pessoa com o desejo de empreender sabe que esse é um passo importante para mudar de vida. Naquele momento, os propósitos se materializam e toda a batalha para conseguir alcançar esse objetivo é recompensada. 

O problema é que alguns empreendedores não estruturam suas atividades de maneira ordenada. Não se deve perder de vista a importância de ter um planejamento estratégico. A organização é o passaporte para o sucesso de um novo negócio

Por isso, vamos te ajudar na organização da sua empresa ao apresentar a ferramenta 5W2H, uma das mais poderosas no auxílio ao empreendedor na etapa de planejamento estratégico. Ao final, você se tornará especialista e pronto para implementar um plano de ação na própria empresa. Continue a leitura!

O significa 5W2H?

Dentro da gestão empresarial, existe uma infinidade de ferramentas e termos que podem ser utilizados no dia a dia. O problema é que essas informações não são muito bem difundidas entre os empreendedores. No fim, fica aquela quantidade enorme de palavras técnicas de um lado, e do outro, o dono do negócio perdido com as funções.

A metodologia traz uma sequência de ações planejadas para executar um projeto ou para alcançar um objetivo dentro da empresa. Pode ser utilizada em diversas áreas e com objetivos diferentes. Por exemplo, ao planejar as metas da empresa para o próximo ano, o 5W2H te auxilia a pôr em prática e fazer os planos caminharem.

É comum as pessoas fazerem uma listagem de coisas a serem feitas. Na medida que os objetivos listados vão sendo cumpridos, um check é marcado. A ferramenta do 5W2H é um grande checklist utilizado para as áreas administrativas, com prazos e responsabilidades envolvidos em um projeto. 

Assim, o 5W2H é uma ferramenta completa para que o empreendedor consiga visualizar o andamento de projetos. Isso permite um maior controle e planejamento estratégico para a empresa. Para ser colocada em prática, a construção da estratégia responde a sete perguntas, cinco delas iniciadas com a letra W e outras duas pela letra H.

O método guia o empreendedor por um caminho de excelência. Vai determinar o que deve ser feito em cada etapa para concretizar os objetivos. A 5W2H vai te auxiliar na realização dos seus sonhos e desbloquear o potencial de seu negócio. Vamos entender melhor cada um dos pontos que compõem a metodologia:

What (o que)?

Antes de tudo, o dono do negócio deve saber qual é o objetivo. É importante que a gestão empresarial tenha noção de onde pretende chegar. Ficar à deriva só é bom quando estamos no mar, boiando nosso corpo sem muito com o que se preocupar. Na sua empresa, é necessário ter foco sobre o objetivo que quer alcançar

São vários os exemplos dessa primeira etapa. Um negócio está indo bem, e o empreendedor pensa em expandir para outra cidade. Esse é o objetivo que deve ser traçado nessa etapa da metodologia 5W2H. Ou, objetivos mais simples, como redução dos gastos fixos do estabelecimento. Tudo pode começar a ser alinhado por essa etapa.

Why (por que)?

Não adianta apenas imaginar um objetivo para o negócio. É essencial que o empreendedor tenha a clareza de entender porque a escolha desse caminho. A metodologia 5W2H auxilia nessa elaboração. Essa é mais uma etapa necessária para que você consiga andar com seus projetos. 

Aqui, a questão é muito clara. A administração deve elencar quais as razões para aquela meta ser traçada. No primeiro W, você colocou como objetivo reduzir os custos fixos. Agora, está na hora de justificar porque essa escolha. Aumentar o faturamento para ter uma margem de lucro melhor é um exemplo de resposta. 

Where (onde)?

Com a meta e a justificativa traçada, a gestão empresarial deve focar no espaço em que essa ação será realizada. Isso é determinante para começar a rodar o projeto, pois indica com exatidão o local ou departamento que a atividade será feita.

Vamos de exemplos. No primeiro W, o objetivo era expandir o negócio. No segundo, a justificativa para essa ação é para aumentar os lucros. Agora, nessa etapa do 5W2H, será o local onde será instalado o novo negócio. Por isso, é importante mapear os novos espaços e ter a clareza do local escolhido. Tudo apoiado pelos W’s anteriores. 

When (quando)?

Aos poucos, o empreendedor começa a perceber que a metodologia 5W2H começa a andar com o projeto. Com a meta definida, a justificativa da necessidade e o local onde será realizada, está na hora de indicar os prazos para o desenvolvimento. Se um objetivo tiver mais de uma etapa, é importante estabelecer quando cada uma delas será realizada.

Vamos retomar o exemplo da nova unidade do negócio. Com todas as etapas anteriores cumpridas, agora é a hora de entender quando isso será feito. Pode ser no próximo ano, trimestre ou mês. O importante é que tudo esteja alinhado com o orçamento e dentro do planejamento estratégico

Who (quem)?

Toda ação precisa ter um responsável pela execução. A administração deve indicar quem se responsabilizará por andar com o projeto. Dentro da metodologia 5W2H, essa etapa é essencial para começar a caminhar rumo à execução. Deve responder quem fará o quê, ou seja, quem deve cumprir cada etapa para a concretização da meta. 

Um bom exemplo para visualizar essa etapa é pensar nos responsáveis por cada área de atuação. Imagine que o plano de ação envolve uma melhoria no marketing da empresa. Cabe ao responsável da área pensar em atividades para o progresso das ações e em estratégias para se localizar no mercado. Ele é o responsável por essa área. 

How (como)?

Com todos os W’s cumpridos, já está quase tudo definido para colocar o projeto para funcionar. Não esqueça de definir como as ações serão desenvolvidas para o alcance das metas. Aqui, entram as táticas que serão adotadas para elevar o faturamento ou as ações para o lançamento de um novo produto, por exemplo.

How much (quanto)?

Por último, na etapa derradeira da metodologia 5W2H, você olha para o caixa. Afinal, a concretização da meta tem um custo que precisa ser viável dentro da realidade financeira do negócio. Aqui, é possível avaliar o bolso da empresa e se os objetivos cabem nele.

Construindo um plano de ação 5W2H

Como dissemos anteriormente, a 5W2H é uma importante ferramenta para o dono do negócio, além de ser muito prática e intuitiva. Porém, deve-se ficar atento aos cuidados na aplicação. Para que efetivamente funcione, é essencial elaborar um plano de ação.

Um bom método são as planilhas com as colunas definidas para cada uma das perguntas. Na medida que forem cumpridas, as informações são preenchidas no campo correto. Para te ajudar, temos uma planilha 5WH2 perfeita para sua realidade. Ela traz tudo pronto, apenas esperando pelo preenchimento.

Outros campos podem ser agregados à planilha 5WH2, além dos sete tradicionalmente propostos pelo instrumento. Dependendo do objetivo delimitado, pode ser interessante estabelecer uma escala de desenvolvimento, atualizando o percentual de conclusão para acompanhamento.

Caso haja necessidade de fazer comentários adicionais sobre uma determinada ação, é válido também contar com uma coluna de observações, monitorando o status atual do projeto.

Até aqui, você tem o que precisa para criar um plano de ação com base na metodologia 5W2H, mas para fazer dar certo, não pode esquecer do mais importante: ela só vai funcionar se houver o envolvimento de todos na empresa.

A sugestão é que isso aconteça em todas as etapas, a começar pela definição dos objetivos da empresa. O empreendedor pode achar que determinada meta é totalmente viável, mas a equipe (aquela que irá executar a proposta) pode ter uma opinião diferente.

Tenha em mente que, para cada uma das sete etapas da 5W2H, os colaboradores têm muito a contribuir. Então é válido ouvir aqueles que trabalham com você, seja individualmente ou em um encontro conjunto, apresentando a ferramenta e justificando a utilização.

Após a tabela estar pronta, não esqueça de levar ao conhecimento de todos, não apenas daqueles que serão responsáveis diretos pelas ações.

Uma boa forma de fazer isso é guardando o arquivo da planilha na nuvem e compartilhando via e-mail, para que todos possam acompanhar a evolução da ideia. É possível definir restrições, escolhendo aqueles que podem editar o documento e limitando os demais apenas à visualização.

Cresça além do uso da 5W2H

A metodologia 5W2H pode ser a ferramenta necessária para desbloquear os potenciais de uma empresa. O planejamento estratégico que ela traz faz com que os sonhos e objetivos do gestor sejam alcançados de forma ordenada e correta. Elas podem casar perfeitamente como o momento no qual seu negócio se encontra. 

A 5W2H é um instrumento decisivo para o crescimento. Ela auxilia na qualificação da gestão e torna o dia a dia da empresa mais produtivo. Produtividade e objetivos caminham lado a lado em uma gestão eficiente. Por isso, você pode ir além dessa ferramenta com a Conta Azul Pro.

A CA Pro é a tecnologia que qualifica a gestão de qualquer negócio que deseja crescer. Todas as informações da empresa estarão em um único lugar. É a plataforma perfeita para a gestão completa e eficiente de todaempresa, principalmente para quem está começando. 

Todo o ERP funciona em nuvem, o que significa que o empreendedor pode acessar todos os dados de onde estiver, somente com acesso à internet. 

Além disso, existe também o App Conta Azul de Bolso, aplicativo gratuito que pode ser integrado à Conta Azul Pro, permitindo que você acompanhe vendas e estoque na palma da mão, na tela do celular.

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