8 ferramentas de gestão para empresas

Muitos empreendedores começam com negócios pequenos, com poucos ou nenhum funcionário e até mesmo no quintal da própria casa. Com uma atividade enxuta, controlar tudo o que acontece é bem mais simples.

A questão é que, se você tem o sonho de lucrar mais e crescer, precisa pensar agora mesmo em como são executados todos os processos na sua empresa. Do contrário, poderá enfrentar sérios desafios com desorganização, atrasos e falta de padronização. 

E, se você já está no mercado há muito tempo enfrentando esses gargalos, é indispensável olhar para a gestão. Ao deixar esse aspecto de lado, a empresa pode ir à falência.

Sabemos que não é fácil ler uma frase como essa. Pensando em como ajudar empreendedores como você, listamos a importância e 8 ferramentas de gestão de empresas que todo dono de negócio precisa conhecer. 

Leia com atenção e releia se for necessário, para entender qual delas faz mais sentido de ser aplicada. Boa leitura! 

Confira os seguintes tópicos:

• A importância das ferramentas de gestão 
• 8 ferramentas para otimizar a gestão da sua empresa
• Como escolher a ferramenta de gestão correta
•  A tecnologia é o trampolim para uma gestão eficiente 

A importância das ferramentas de gestão 

Ferramentas de gestão são metodologias que ajudam os empreendedores a gerenciar o negócio. Elas fornecem a clareza necessária para a criação de padrões, execução assertiva dos processos da empresa e tomadas de decisão. 

“Não entendi. O que isso quer dizer, na prática?” 

Considere o processo para fazer um bolo e a situação 1, onde são seguidas as etapas:

• Seleção da receita, ou seja, se o bolo vai ser de chocolate com cobertura de morango ou de laranja com calda, etc;

• Separação dos ingredientes;

• Organização das quantidades necessárias de cada um;

• Cumprimento do modo de preparo da receita;

• Aquecimento do forno, untamento da forma e assamento. 

Agora, imagine a situação 2, na qual você saiba fazer o bolo, porém não se organizou e começou selecionando os ingredientes antes de escolher a receita. Depois, devido à pressa, acaba esquecendo de olhar as quantidades e segue na intuição. 

No meio disso tudo, você ligou o forno, mas não prestou atenção na temperatura. Colocou a massa na forma e não lembrou de untar com manteiga. Resultado: um bolo queimado, duro e grudado na forma. 

Cuidar de uma empresa sem utilizar as ferramentas de gestão é como fazer o bolo da situação 2. Isso significa que, mesmo que o empreendedor tenha total conhecimento sobre o negócio, sem uma organização e processos definidos, coloca em risco a qualidade do que oferece.

Sabemos que gerenciar uma empresa não é como fazer um bolo. Afinal, cada negócio tem um ramo de atividade e tarefas próprias. É aí que justamente entram as ferramentas de gestão, fundamentais para a criação de padrões e acompanhamento dos processos.

Ou seja, esses instrumentos não têm a função de fazer com que todos os bolos sejam iguais e sim, orientar o dono do negócio a organizar o modo de preparo à sua maneira. 

Ainda no exemplo do bolo, um processo padrão para essa atividade poderia ser: escolher a receita, separar e pesar os ingredientes, seguir o modo de preparo completo. Perceba que, independente do tipo, essa padronização pode ser aplicada sem que o prato perca a identidade e os diferenciais. 

8 ferramentas para otimizar a gestão da sua empresa

1. Business Model Canvas 

O que é: ferramenta visual de análise das principais áreas de uma empresa.

No que ajuda: criar, testar ou rever o modelo de negócio.

O Business Model Canvas, também conhecido como Quadro de Modelo de Negócios, é uma ferramenta de gestão utilizada especialmente no planejamento de uma empresa a ser criada.

Porém, também é útil para analisar se o formato atual do negócio está trazendo os resultados esperados. 

A principal característica do Business Model Canvas é uma projeção visual das áreas do negócio e das relações entre elas. O que é fundamental para responder quais são as fontes de receita da empresa, o que ela oferece ao mercado, com que recursos e parcerias conta e quem são os clientes, entre outras questões.

Para aplicar esta ferramenta, o empreendedor deve separar as ideias conforme a divisão abaixo em um documento, que pode ser físico, com ajuda de adesivos autocolantes ou digital:

1. Segmento de clientes: qual o público-alvo e as necessidades dele;

2. Proposta de valor: qual o diferencial competitivo da empresa;

3. Canais: por quais meios o cliente deve ser atendido;

4. Relacionamento com clientes: de que forma será construído o vínculo com o seu público; 

5. Fontes de receita: as possibilidades que a empresa têm para ganhar dinheiro;

6. Recursos principais: como a empresa pode criar valor para o cliente, ou seja, fazer com que ele perceba os diferenciais competitivos do negócio;

7. Atividades principais: que ações são exigidas pela proposta de valor, construção de canais e manutenção de relacionamentos

8. Parceiros principais: quais alianças serão estabelecidas;

9. Estrutura de custos: quais são os gastos inerentes ao modelo de negócio.

Depois, analise a relação entre os setores e defina os passos para abertura da empresa. Se você já estiver no mercado, elabore o plano de ação para mudança. Não se esqueça de especificar metas, prazos e responsáveis por cada atividade. E, o mais importante: acompanhá-los de perto.

Aproveite para conferir também nosso conteúdo sobre qual é a melhor opção: plano de negócios ou Canvas.

2. Matriz BCG

O que é: análise gráfica sobre o desempenho dos produtos e serviços, que permite a identificação desde as possibilidades de ajustes no catálogo até onde você poderia estar ganhando mais dinheiro. 

No que ajuda: determinar a estratégia adotada para cada produto, serviço ou do próprio negócio.

Na hora de avaliar a empresa, construir uma Matriz BCG dá ao empreendedor subsídios suficientes para a tomada de decisão assertiva. Na prática, essa é uma representação gráfica que permite identificar os gargalos e oportunidades do momento, facilitando a projeção do futuro do negócio.

A aplicação inicia ao colocar no papel tudo o que a empresa entrega ao cliente, sejam produtos ou serviços. Em seguida, é preciso informar o atual volume de vendas de cada item e o volume registrado há um ano.

Como próximo passo da Matriz BCG, deve ser encontrar a taxa de crescimento dos produtos ou serviços, através da fórmula:

Volume atual - volume anterior / volume anterior x 100%

Por exemplo, se um produto hoje vende 50 unidades por mês e há um ano vendia 45, o cálculo será: 50 - 45 / 45 x 100 = 11,11%. Depois, classifique os itens em ordem crescente.

Feito isso, o empreendedor deve encontrar o percentual que corresponde à participação de mercado de cada produto ou serviço. Se a mercadoria gera R$ 10 mil em vendas por ano e o mercado dela negocia até R$ 100 mil no período, a participação será de 10%.

Agora, a participação relativa compara seu desempenho ao do concorrente mais próximo. A ideia é dividir o seu valor pelo dele, ou seja, se vendeu R$ 10 mil e ele R$ 8 mil, será de 1,25%. Já se ele vendeu R$ 12 mil, será de 0,83%.

Não canse ainda, pois você vai ver como todos esses cálculos vão valer a pena. Por fim, faça um gráfico do tipo cartesiano, aquele em formato de L. Na linha vertical, a taxa de crescimento; na horizontal, a participação no mercado.

O ponto onde as linhas se cruzarem será responsável por enquadrar o item em uma das quatro classificações possíveis:

• Estrelas: boa taxa de crescimento e boa participação no mercado;

• Pontos de interrogação: boa taxa de crescimento, mas baixa participação no mercado;

• Vacas leiteiras: baixa taxa de crescimento, mas ainda boa participação no mercado;

• Abacaxis: baixa taxa de crescimento e baixa participação no mercado.

A partir desses resultados, o dono do negócio terá todos os insumos para tomar qualquer decisão importante, como investir no aumento da participação de mercado do item, na preservação ou retirada, que pode ser imediata ou planejada a curto prazo.

Para facilitar o entendimento, veja no gráfico abaixo, de autoria de Arnaldo Rabelo, como a Matriz BCG é construída.

Resumindo, para aplicar a matriz BCG e analisar os resultados a serem encontrados com essa ferramenta, o empreendedor deve:

1. Listar todos os seus produtos e serviços;

2. Apontar o volume de vendas atual e do último ano de cada um;

3. Calcular a taxa de crescimento (Volume atual - volume anterior / volume anterior x 100%);

4. Calcular o percentual de participação de mercado;

5. Calcular a participação relativa;

6. Organizar seus produtos e serviços conforme a divisão da matriz.

Se você vende pela internet, confira o conteúdo sobre como usar a Matriz BCG para vender mais online. 

3. 5W2H

O que é: ferramenta de gestão para elaboração de processos, execução de tarefas e até abertura de uma empresa. 

No que ajuda: planejar ações para execução e realização de metas.

Apesar do nome diferente, a 5W2H é, entre as ferramentas de gestão, uma das mais fáceis de entender e de aplicar. Ela se refere a uma sequência de ações planejadas, cuja estratégia depende das respostas a sete perguntas. 

Cinco delas iniciam pela letra W (em inglês) e duas pela letra H - vem daí a origem do nome.

A melhor forma de utilizar a ferramenta é definindo a atividade macro e as sub atividades, respondendo às seguintes perguntas: 

• What (o que): o que fazer;

• Why (por quê): quais são as razões fazer isso;

• Where (onde): onde executar essa tarefa (vale desde setores até ambientes físicos);

• When (quando): quais são os prazos para a realização da atividade;

• Who (quem): todos os responsáveis pela tarefa proposta;

• How (como): como as ações serão feitas;

• How much (quanto): qual o custo de concretização dessas ações terá para empresa.

Para entender melhor essa ferramenta de gestão, veja o exemplo abaixo:

1. O que: reduzir o custo fixo do negócio em 10%;

2. Por que: para definir um preço de venda mais baixo que o dos concorrentes;

3. Onde: em todos os setores

4. Quando: alcançar a redução de custos de 2% em 1 mês, 5% em três meses e 10% em seis meses;

5. Quem: caberá ao gerente financeiro implementar as ações de redução de custos;

6. Como: serão levantados todos os custos fixos para identificação de oportunidades de economia;

7. Quanto: o único gasto da meta será em tempo e empenho de todos os envolvidos.

Nesse exemplo, definimos como meta a redução de custos, mas poderia ser o lançamento de um produto, quitar pendências financeiras, abrir uma filial, elevar a carteira de clientes, ampliar o faturamento, enfim, tudo aquilo que é prioritário naquele momento para o seu negócio.

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4. Análise SWOT

O que é: ferramenta que permite a identificação dos pontos fortes, fracos, oportunidades de melhoria e ameaças de um negócio.

No que ajuda: na identificação dos gargalos e possibilidades da empresa e na análise do cenário do mercado. 

A análise SWOT possibilita ao gestor identificar pontos positivos e negativos da empresa no presente para projetar uma visão de futuro, avaliar quais são as oportunidades e as ameaças para o crescimento.

O propósito é o de destacar potencialidades, estabelecer diferenciais competitivos e corrigir fragilidades perante aos concorrentes. Para tanto, o gestor deve responder a quatro questionamentos, que formam o acrônimo FOFA, como a ferramenta é conhecida em português:

• Forças (strengths) : os pontos fortes do negócio (pense no que oferece de diferente);

• Fraquezas (weaknesses): os pontos fracos do negócio (tudo que o leva a perder vendas ou a elevar custos);

• Oportunidades (opportunities) : as oportunidades para o negócio (possibilidades que, se você focar, a empresa pode crescer)

• Ameaças (threats) : os riscos para o negócio (novos concorrentes).

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5. Six Sigma 

O que é: modelo de gestão de processos de qualidade.

No que ajuda: testar novos processos, produtos ou serviços e qualificar os antigos.

A Six Sigma é uma ferramenta que propõe uma análise objetiva sobre o desempenho da empresa. Ela busca mensurar a frequência com que um processo imperfeito se repete, estabelecendo uma taxa de desperdício e definindo um padrão aceitável para o uso de recursos em uma tarefa.

A busca é por maior eficiência, economia e qualidade na empresa, o que pode ser alcançado a partir de duas metodologias diferentes:

DMAIC - voltada a melhorar processos ativos:

• Definir: qual processo carece de melhorias;

• Mensurar: avalia o desempenho e a causa do desperdício;

• Analisar: propõe estratégias corretivas;

• Incrementar: coloca em prática as soluções propostas;

• Controlar: verifica os resultados e se há necessidade de novos ajustes.

DMADV - destinada a novos produtos e processos:

• Definir: estabelece um objetivo conforme a estratégia da empresa;

• Mensurar: indica o que se espera do produto ou processo;

• Analisar: avalia como chegar ao nível desejado;

• Desenhar: testa a viabilidade do projeto e planeja a aplicação;

• Verificar: coloca em prática e monitora os resultados.

Como falamos, o empreendedor pode aplicar essas metodologias para analisar qualquer gargalo na gestão dos recursos da empresa, como desperdícios, identificar custos que podem ser reduzidos e também testar produtos e serviços novos. 

6. Matriz GUT 

O que é: matriz de priorização de tarefas.

No que ajuda: definir o que é mais urgente entre as demandas da empresa.

Se o desafio é priorizar ações, não há como escapar da Matriz GUT, que considera a gravidade, urgência e tendência do processo para uma tomada de decisão menos prejudicial e mais assertiva para a empresa.

Trata-se de um instrumento que, à primeira vista, é complexo. No entanto, os resultados são precisos. Para aplicá-la, é necessário montar uma tabela com cinco colunas: Ação, Gravidade, Urgência, Tendência e uma com a sigla das três últimas letras da ferramenta - GUT.

Em seguida, liste as tarefas no campo Ação. Depois, defina uma pontuação de um a cinco para cada atividade nos demais campos, sendo que o número 5 indica uma tarefa extremamente grave, que necessita de ação imediata e cuja tendência sugere que pode piorar rapidamente.

No campo GUT, estará o resultado da multiplicação da pontuação registrada em Gravidade, Urgência e Tendência. A tarefa de GUT mais alto é a prioritária.

Confira um exemplo de Matriz Gut:

Nesse exemplo, de acordo com o GUT encontrado, você deve priorizar uma solução para a falta constante de produtos (80) em detrimento do atraso dos funcionários (36).

7. Ciclo PDCA

O que é: ferramenta voltada para o planejamento de ações.

No que ajuda: estabelecer uma estratégia de gestão de erros na empresa.

O Ciclo PDCA é uma ferramenta que pode ser utilizada para tomadas de decisões diversas em um negócio, como redução de custos, qualificação do atendimento ou promoção de treinamentos, por exemplo. Seja qual for a meta, a ideia é estabelecer uma sequência de ações cíclicas, como o nome sugere. Ou seja, o processo se repete e não há um fim pré-determinado.

Se há algo a corrigir na empresa, esse é um instrumento perfeito. O nome é originário do inglês, e cada letra indica uma das etapas do ciclo:

• P: Plan - planejar;

• D: Do - fazer;

• C: Check - checar;

• A: Action - agir.

A aplicação é simples e inicia com um diagnóstico empresarial, de forma a identificar processos que podem alcançar um maior nível de qualidade. Depois, deve ser elaborado um plano de ação, colocado em prática, avaliado e aperfeiçoado, retomando novamente a fase do planejamento para reduzir ainda mais a ocorrência de falhas nos processos.

Para facilitar o desenvolvimento do Ciclo PDCA na sua empresa, utilize o diagrama a seguir.

8. Forças de Porter

O que é: modelo de análise competitiva entre empresas.

No que ajuda: entender a concorrência e definir estratégias para superá-la.

Se o mercado anda concorrido demais, uma boa estratégia é utilizar o método proposto pelo pensador americano Michael Porter. Ele permite identificar onde estão as principais ameaças promovidas pelos competidores e o potencial da empresa para se diferenciar e sair na frente.

Como o nome sugere, o modelo é baseado em cinco forças competitivas:

1. Rivalidade com concorrentes: identificação de quem são e quais são suas vantagens competitivas em relação ao mercado e a sua empresa;

2. Entrada de novos concorrentes: definição do que cabe à sua empresa fazer para desestimular esse movimento;

3. Ingresso de novos produtos: análise de bens ou serviços podem se igualar ou superar aquilo que oferece;

4. Poder de negociação de fornecedores: ver o que precisa ser feito para manter parceiros sem depender deles;

5. Poder de negociação de clientes: definição de quais ações podem garantir que a clientela não migre para a concorrência.

Ao colocar em prática a análise com base nas 5 Forças de Porter, o gestor adquire subsídios para lidar melhor com a concorrência, explorando pontos fortes e atacando os pontos fracos. É essa estratégia que permite adotar políticas mais agressivas de preço, por exemplo.

Como escolher a ferramenta de gestão correta

Após conhecer tantas ferramentas de gestão, você pode ter ficado em dúvida sobre quais delas apostar para gerenciar a empresa. Mesmo assim, é muito importante escolher a mais adequada para o seu negócio. 

Ao fazer isso, o empreendedor consegue resolver com mais rapidez os gargalos do negócio, identificar pontos de melhoria e as oportunidades de crescimento. Além disso, pode encontrar soluções duradouras e economizar com desperdícios de tempo e dinheiro. 

Para fazer uma boa escolha, listamos os seguintes passos:

• Converse com a equipe para entender melhor as necessidades;

• Observe como os processos estão sendo realizados;

• Identifique, superficialmente, o que poderia ser melhorado;

• Analise a percepção por parte dos clientes, considerando os feedbacks recebidos;

• Selecione algumas ferramentas para apresentar para a equipe;

• Alinhe as expectativas e faça a escolha;

• Conte com o apoio da tecnologia. No próximo tópico, entenda melhor porque este recurso é tão indispensável para otimizar a gestão do negócio.

A tecnologia é o trampolim para uma gestão eficiente 

Em cada uma das estratégias que citamos, é necessário colher e analisar constantemente os dados atuais e até os anteriores do negócio. 

Agora, você concorda que fazer isso à mão pode levar bastante tempo, principalmente se a empresa tiver um alto volume de vendas?

Além disso, com tantas movimentações, garantir a assertividade desses registros, quando feitos de forma manual, fica praticamente impossível. A boa notícia é que o caminho para aplicar as ferramentas de gestão de uma forma eficiente é por meio da tecnologia. 

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