Como fazer o planejamento financeiro da empresa para crescer de verdade

O planejamento financeiro empresarial é uma etapa decisiva para seu crescimento. Veja como usar o Ciclo PDCA para isso.

O planejamento financeiro empresarial é um dos primeiros passos para concretizar sua ideia de negócio.

Afinal, não dá para sobreviver sem dinheiro em caixa, e você precisa de fôlego para alcançar seus objetivos.

Então, por onde começar? É o que vamos descobrir agora. 

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Metodologia para o planejamento financeiro empresarial

Um planejamento financeiro é parte do plano de negócios em uma empresa. Será esse o documento a apontar as diretrizes para que a ideia se torne rentável, estabelecendo as ferramentas de controle para garantir a saúde do caixa e o cumprimento das metas propostas para curto, médio e longo prazos.

Existem boas metodologias para fazer um planejamento financeiro e é interessante recorrer a esse tipo de suporte para a definição das ações estratégicas ou mesmo para a sua revisão, promovendo ajustes.

Você pode escolher uma metodologia ou usar uma combinação delas, como a 5W2H e suas sete perguntas que guiarão os passos (o que será feito, quando, onde, como, por quem, por qual motivo e com que custo) e a Análise SWOT, bastante útil para definir pontos fortes e fracos da sua empresa frente à concorrência.

Neste artigo, vamos propor um planejamento que parte do Ciclo PDCA, processo que consiste em quatro etapas que se repetem em uma mesma ordem, padronizando tarefas e a cada repetição aumentando a sua confiabilidade e segurança de execução. Uma das vantagens do método é que ele é permanente, o que possibilita que seu plano esteja sob constante análise e aperfeiçoamento.

Planejamento financeiro empresarial: passo a passo

Como falamos, o Ciclo PDCA é composto de quatro etapas, identificadas a partir da sua letra inicial (em inglês):

  • P: Plan - planejar
  • D: Do - fazer
  • C: Check - checar
  • A: Action - agir

Não se engane pensando que, por estarmos falando de planejamento, a sua aplicação se limite à letra P, a primeira do ciclo. Ao observar o diagrama que marca a metodologia, já fica mais claro como todas as suas etapas são úteis para a construção da sua estratégia.

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Vamos detalhar melhor essas etapas agora.

1. Propor metas e organizar as ações

O sucesso do seu planejamento estratégico, aquilo que pensou para o futuro da empresa, exige resultados positivos no caixa. Mas como alcançá-los? A implantação de meios de controle financeiro - ou a qualificação deles - é decisiva.

Se você pouco ou nada faz, pode começar pelo básico, parando definitivamente de misturar qualquer dinheiro pessoal com o que é do negócio. Mas não fique nisso: adote uma planilha de controle de receitas e despesas e estabeleça prazos para substituí-la por algo mais profissional e fácil de manusear, como um sistema de gestão online.

Como empreendedor, você precisa inserir determinadas tarefas na sua rotina, como realizar o fluxo de caixa, conciliação bancária, pagar contas, verificar recebimentos e gerar relatórios.

Quando adquirir maior controle sobre as finanças, poderá ter uma visão mais apurada da realidade do caixa, projetar seu comportamento futuro e propor metas, como o que fazer com o dinheiro que irá sobrar.

Quanto mais detalhado for o seu planejamento, mais preparado o gestor estará para lidar bem com os cenários que irão surgir, correndo riscos calculados, antecipando-se a imprevistos e evitando ser pego desprevenido, o que complicaria a realização dos objetivos propostos.

Para deixar mais claro, vale citar exemplos de possíveis metas:

  • Encerrar o ano no azul
  • Conseguir pagar as contas em dia
  • Aumentar o faturamento em 20%
  • Dobrar o número de clientes ativos
  • Reduzir custo fixo em 10%
  • Abrir uma filial em outra cidade
  • Lançar um novo produto no mercado
  • Elevar a participação no mercado em 15%
  • Quitar empréstimos e não contratar novos.

2. Colocando sua estratégia em prática

Nem sempre a gestão financeira é um caminho fácil, especialmente para quem está dando os primeiros passos e cuja habilidade se restringe ao operacional. É por isso que a etapa de execução do planejamento começa pelo treinamento e qualificação.

Se você tiver uma equipe, deve envolvê-la no projeto e não abraçar tudo sozinho, pois há ações que dependem de todos. O controle de estoque, por exemplo, precisa obrigatoriamente conversar com a área de vendas, para que nenhuma falha alcance o cliente.

Conforme as melhorias forem implantadas aos processos internos, é essencial que o gestor observe como as ações e as pessoas responsáveis por elas se comportam. Faça apontamentos que posteriormente serão importantes para realizar ajustes na estratégia.

Você planejou ter lucro no mês, faturou bem, mas gastou mais que o previsto? Esse tipo de situação vai se repetir até que seus controles estejam muito bem ajustados, próximos da perfeição. É por isso que precisa registrar o fato, para que possa refletir sobre ele e enfrentá-lo na causa, o que é uma característica marcante do Ciclo PDCA.

3. Avaliar para qualificar

É aqui que o gestor irá definir se mantém ou corrige o que foi planejado. A ordem no PDCA é não aguardar o encerramento da etapa anterior, mas começar a análise assim que os primeiros resultados práticos do seu planejamento financeiro apareçam, comparando entre o que foi previsto e o que foi realizado.

No exemplo que apresentamos antes, a previsão de lucro se transformou em prejuízo. Onde você pode ter errado? Perceba que encontrar a falha é imprescindível para contornar o problema.

Será que os prazos de recebimentos dos seus clientes não estão muito distantes da data em que você paga os fornecedores? Se isso acontece e nada for modificado, sua meta de crescer 20% no ano ou de aumentar em 15% a sua participação no mercado vai acabar se tornando inviável.

Olhe para tudo o que foi feito até aqui em seu planejamento financeiro. Os resultados estão dentro do esperado? O que deve demanda continuidade, o que está levando mais tempo que o previsto e o que está totalmente equivocado? Aqui, você encontra as respostas e no próximo passo as ações.

4. Aplicar as modificações

No que o “agir” do PDCA se diferencia do “fazer”? É nessa etapa que seu roteiro será aperfeiçoado, descobrindo efetivamente como fazer um planejamento financeiro de uma empresa para crescer de verdade.

Você estabeleceu conquistar novos clientes e aumentar o faturamento: como tem se saído? Quais modificações seu plano precisa para se tornar mais eficaz?

Alguns ajustes podem ser preventivos, tendo como objetivo evitar algum erro que possa comprometer a execução. Um bom exemplo é quando o gestor altera o preço de venda ligeiramente para cima, pois vinha elevando o faturamento, mas a margem de lucro caía perigosamente.

Também é possível promover mudanças corretivas, reparando falhas que já afetam os resultados. É o que acontece, por exemplo, quando sua estratégia para atrair novos clientes não vem dando resultado ou quando você se propõe a pagar as contas em dia, mas ainda arca com juros e multas.

O exercício contínuo do Ciclo PDCA para o planejamento financeiro permite que, a cada nova etapa desenvolvida, menos erros o empreendedor cometa e mais próximo das metas ele fique.

7 dicas para acelerar o sucesso do seu planejamento financeiro

Como vimos, o planejamento financeiro empresarial facilita a projeção de receitas e despesas com o intuito de indicar a real situação econômica da empresa. Assim, aponta o caminho a seguir e quais ações devem ser tomadas para manter tudo em dia.

Sem esse guia, manter o negócio em pé será difícil, especialmente no longo prazo. Nessa jornada, a falta de uma bússola como essa provavelmente tornaria mais complicado encontrar as melhores oportunidades e direcionar o negócio.

Para que isso não aconteça, veja 7 dicas para elaborar o seu planejamento com precisão, deixar as finanças equilibradas, gerenciar o orçamento e analisar as metas. Confira:

1. Reconheça a situação real

A primeira etapa para iniciar a estruturação de um planejamento financeiro empresarial simples é conhecer o real cenário da empresa, ou seja, é necessário delimitar condições, avaliar tempo de mercado, pontos positivos e negativos, o tipo de produto ou serviço, o público-alvo, a maneira que se comunica com os clientes, enfim, todas as características que compõem o perfil do negócio.

Para este momento, uma planilha financeira pode ser uma grande aliada, pois com ela fica mais fácil organizar-se e mapear todos os ativos e passivos. Ao fim deste processo, o empreendedor está mais apto a tomar decisões e preparado para efetuar as mudanças cabíveis.

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2. Projete cenários diferentes

Ninguém é capaz de prever o futuro, não é mesmo? Mas com um bom planejamento é possível estar preparado para lidar com qualquer situação.

Basta projetar o negócio para todos os cenários existentes. Quando você analisa a sua real situação, como destacamos antes, obtém dados valiosos capazes de lhe dar segurança para realizar mudanças e tomar decisões, seja qual for o momento.

Para isso, faça um levantamento das despesas fixas e variáveis, alinhe a estrutura dos gastos, estabeleça metas e, por fim, projete o ciclo operacional em todos os ambientes possíveis (crise, aumento da demanda, etc).

3. Trace um plano de ação

Com todas as informações coletadas até aqui, é hora de arregaçar as mangas e pôr no papel tudo que deve ser feito:

  • Defina os objetivos
  • Mapeie as ações necessárias para alcançá-los
  • Crie um cronograma realista
  • Divida as tarefas conforme as responsabilidades e competências da sua equipe
  • Mensure resultados
  • Documente o que foi feito para que tudo possa ser avaliado futuramente.

Assim, você terá registrado todas as ações que devem ser tomadas e estará mais que preparado para enfrentar as eventuais mudanças no seu segmento.

4. Calcule o preço ideal para o seu produto ou serviço

É por meio da análise de custo de produção, expectativa de lucro, pró-labore dos sócios e outras despesas que se determina o valor do produto ou serviço oferecido. É imprescindível que o preço sustente todos estes gastos para promover o crescimento da empresa, caso contrário, é necessário reavaliar.

Se o atual preço praticado for um problema, uma opção é rever todos os processos utilizados e estudar uma forma de reduzir custos, promovendo mais entradas ou, se necessário, aumentando o preço.

5. Considere a ajuda de um consultor

A gente sabe o quanto a rotina de um empreendedor é corrida e o quanto ele tem que pensar na empresa como um todo, não apenas no financeiro. Portanto, uma ajuda é sempre bem-vinda.

Na hora de iniciar o planejamento financeiro avalie a contratação de um consultor. Por mais experiente que você seja, essa tarefa exige a reflexão sobre assuntos relacionados à organização do fluxo de caixa, à necessidade de criar mais capital de giro, ao processo de contas a pagar e a receber, entre outros.

Então, um olhar de fora pode até abrir a sua mente para novas possibilidades e também ajudar a traçar planos certeiros.

6. Utilize um software online

Para manter tudo em ordem, um software online pode facilitar muito a sua vida. Além dele ajudar no controle das finanças e em outras atividades de gestão, é possível acessá-lo de qualquer lugar. 

Com ele é possível controlar todo o fluxo de trabalho — financeiro, vendas, estoque, emissão de boleto e nota fiscal eletrônica — em uma única solução. Assim, você tem mais facilidade para ver como anda a sua empresa, obtém resultados mais rápidos e ganha tempo para focar na atividade-fim do seu negócio.

7. Registre e controle

Por último, não esqueça de deixar tudo registrado. Ter um controle rígido do setor financeiro permite medir, a qualquer momento, o retorno sobre o investimento (ROI) e, se necessário, tomar uma decisão com segurança para reverter qualquer eventual problema.

Agora que você já sabe como acertar em cheio em um planejamento financeiro simples, é hora de pôr o seu conhecimento em prática para fazer a sua empresa crescer ainda mais.  Aproveite também para compartilhar conosco a sua experiência aqui nos comentários. Se houver alguma dúvida, teremos prazer em ajudá-lo.

Empreender com a visão financeira de longo prazo

Viu como o planejamento financeiro é essencial para a sua empresa? De fato, essa ferramenta pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu negócio.

Mas, para utilizá-la corretamente, é necessário enxergar à distância e mirar o longo prazo. De nada adianta uma visão financeira que se limite a algumas semanas ou à situação imediata. 

Isso porque a jornada rumo à viabilidade e sustentabilidade pode ser longa. Mesmo assim, se você levar a sério as dicas deste artigo, e aplicar o Ciclo PDCA, terá condições de planejar as finanças de sua empresa e promover seu crescimento efetivo e acelerado.

Acreditamos que tenha agora as informações que precisa para começar a colocar a sua estratégia em prática. Defina suas metas, execute suas ideias, avalie e corrija quando preciso. Esse exercício fará de você um gestor melhor e bem-sucedido.

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