O que é pró-labore: saiba como fazer, como funciona, quem faz e como calcular!

Sobre o que estamos falando?

  • O pró-labore é a remuneração dos sócios de uma empresa, mas apresenta diferenças para o salário de um funcionário, como a ausência de 13º salário, FGTS e férias;
  • Ele é pago aos sócios que atuam na empresa e tem o valor acordado na sociedade. Contudo, deve ser obrigatoriamente maior do que um (1) salário mínimo nacional;
  • É preciso integrar todos os lançamentos financeiros dos diferentes setores e centros de custo para viabilizar o cálculo do valor a ser repassado aos sócios.

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Todo empreendedor precisa receber de forma justa pelo trabalho que faz, concorda? Por isso, entender o que é pró-labore e como ele é calculado é indispensável para você e sua empresa. Quando tudo é feito do jeito certo, você garante sua remuneração, mantém as obrigações em dia e ainda cuida da saúde financeira do seu negócio.  

Sem a definição de um valor adequado de pró-labore, aumentam os riscos de desequilíbrio no fluxo de caixa, ou até mesmo a mistura das finanças pessoais com as da empresa. Na prática, isso significa problemas fiscais e jurídicos que podem prejudicar a continuidade do negócio. Você não quer passar por confusões desse tipo, não é?

Pensando nisso, organizamos um guia completo que explica em detalhes o que é pró-labore. Você pode conferir tópico a tópico, ou ir direto ao tema que mais lhe interessar:

Fizemos o possível para que este artigo seja realmente esclarecedor. Mas, se você continuar com dúvidas, pode sempre consultar um contador de sua confiança. Agora, se você quiser encontrar uma ferramenta confiável para cumprir este e outros compromissos contábeis, fale com a Conta Azul para conhecer o melhor sistema de controle financeiro online. Boa leitura!

O que é pró-labore?

Chamamos de pró-labore a remuneração do dono da empresa e seus sócios pelo trabalho de gestão. O pagamento é garantido no Decreto 3.048/99, que declara que ele é obrigatório para sócios que trabalham em algum tipo de função administrativa do negócio. 

Quem tem direito ao pró-labore?

Todos os sócios que trabalham pela empresa têm direito ao pró-labore. Isso significa que eles são, inclusive, considerados como “contribuintes obrigatórios” para a Previdência Social, conforme prevê o artigo nº12 da Lei 8.212/91. É por isso que, dentro do pró-labore, deve haver recolhimento de contribuição previdenciária feita seguindo o regime fiscal do negócio.

É preciso reforçar que apenas os sócios que atuam ativamente na empresa têm esse direito. Os sócios que são apenas investidores não têm acesso à remuneração. Para evitar confusões, o contrato social precisa esclarecer bem quem cumpre papel administrativo e quem é apenas investidor.

Como definir o valor do pró-labore? 

Esclarecido quem tem direito a receber pró-labore, chega a vez de definir quanto cada sócio irá receber. Diferente do salário de um colaborador, não existe um valor previsto em Lei para o pró-labore. Os próprios sócios definem a quantia, mas ela não pode ser menor que um salário mínimo.

Caso ainda não esteja clara a diferença entre pró-labore e salário, lembre-se que:

  1. O pró-labore repassado aos sócios é considerado uma despesa administrativa, enquanto o salário dos colaboradores é classificado como uma despesa de folha de pagamento;

  2. Diferente do que ocorre com os contratos do regime CLT, não é obrigatório que a empresa pague aos sócios benefícios como férias, décimo-terceiro salário ou contribuição para o Fundo de Garantia. Fornecer esses adicionais fica a critério da sociedade, e o que for acordado deve ser registrado no contrato social.

O jeito mais indicado para definir o pró-labore é considerar o valor que um colaborador contratado receberia para fazer o trabalho e então aplicá-lo ao sócio. Um rápido planejamento pode auxiliar você a definir o valor que será repassado a cada sócio da empresa:

  • Liste todos os sócios e descreva quais são as atividades realizadas na empresa (semelhante a uma descrição de cargo);

  • Faça uma pesquisa de mercado e defina a média salarial para a função de cada um;

  • Defina um valor adequado à realidade da empresa, porém não fuja da lógica do restante do mercado.

Preste atenção: nem sempre o valor é proporcional ao faturamento do negócio. Caso ele não esteja alinhado com o  fluxo de caixa da empresa, você pode pedir a revisão do contrato social. 

Isso exige uma negociação com os demais sócios, assim você evita transtornos e consegue definir um valor justo para quem trabalha e para a sociedade como um todo. Porém, tenha em mente que o processo de revisão do Contrato Social tende a ser demorado.

Como calcular o pró-labore? 

Não basta entender apenas o que é pró-labore e os valores médios pagos para os sócios. Somente com um controle financeiro adequado você conseguirá evitar erros. 

Conforme falamos anteriormente, não existe um valor definitivo, contudo, algumas boas práticas podem ajudar você a chegar em um valor justo e sustentável. O primeiro passo é reunir todas as informações coletadas nas suas pesquisas (a média de pró-labore em empresas como a sua e média salarial de um funcionário que faz as mesmas atividades dos sócios, por exemplo). 

Faça ajustes, se necessário, mas confira aqui uma fórmula que pode ajudar bastante na hora de acertar os valores: 

(Média salarial CLT) + 40% = Pró-labore

Embora simples, recomendamos este cálculo como base. Como os sócios não ganham benefícios trabalhistas, essa abordagem permite equilibrar expectativas e oferecer uma contrapartida para esses profissionais.

Quais são os descontos do pró-labore?

O pagamento de pró-labore não está livre de impostos. Os sócios recolhem 11% do valor em forma de contribuição para o INSS e pagam Imposto de Renda retido na fonte. A alíquota de IR é igual a de um funcionário normal, ou seja, pode ir de 0% até 27,5%. 

Fica a dica: se existe o desconto na fonte, não esqueça que o pró-labore deve estar presente na declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física dos sócios que recebem. 

Tome cuidado com a declaração dos valores ao definir o pró-labore!

Uma prática comum — mas perigosa — é declarar apenas um salário mínimo no pró-labore. Quem faz isso, normalmente quer reduzir o valor repassado ao INSS e declarado no Imposto de Renda. Se o trabalho dos sócios não for correspondente a essa remuneração, podem existir suspeitas de má-fé e até mesmo enquadramento como fraude fiscal.

Não deixe de ser realista em relação à quantia paga. Defina um pró-labore justo em relação à função exercida pelos sócios no negócio e declare tudo. É por isso que o estudo de mercado indicado na seção anterior é fundamental: além de ser um justo reconhecimento do esforço, evita dores de cabeça e ameaças à empresa.

Como fazer: confira o modelo de pró-labore

O pró-labore pode ser feito com a ajuda de um contador, que emitirá uma declaração com base no valor definido. Essa declaração funciona como um comprovante de renda para o sócio, semelhante ao holerite recebido pelos colaboradores. 

O documento é importante para o cumprimento das obrigações fiscais de cada um. Como garantia, uma cópia do documento deve ser assinada no ato de recebimento. 

Na hora de elaborar o modelo de pró-labore, alguns dados são obrigatórios. Nele, deve constar:

  • Fonte pagadora: CNPJ, razão social e endereço;

  • CPF e o nome do favorecido;

  • Número do INSS;

  • Data do pagamento. 

O recibo deve ter os valores líquido e bruto do pró-labore, assim como os descontos de contribuição previdenciária e Imposto de Renda. Já nos livros da empresa, o pró-labore deve ser registrado como uma despesa administrativa. Isso pode ser feito na conta Salários de Administração ou Honorários da Diretoria. 

Nos relatórios de contabilidade, o valor é registrado como uma despesa operacional. Estes controles podem ser feitos de forma manual em planilha, mas as chances de erro humano são grandes, lembre-se disso. Contar com plataforma online de gestão que automatize parte deste processo vale a pena assim que a sua empresa deixa de ser MEI. 

Como declarar o pró-labore no Imposto de Renda? 

Esse valor é considerado um rendimento tributável e deve constar no IRPJ anual da empresa. A declaração deve constar na aba “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”. Os dados precisam incluir o nome e CNPJ da fonte pagadora, o valor do IRRF, a quantia do rendimento e a contribuição previdenciária. 

Como já falamos, o pró-labore também precisa ser registrado na declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF). As informações precisam estar na ficha 3, chamada “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”. 

Para adicionar, basta clicar em “novo” e inserir os dados, como o valor recebido e as informações sobre a chamada “Fonte Pagadora”, que é a empresa. 

Qual o valor do INSS sobre pró-labore?

Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, a contribuição para o INSS é de 11%. Para empresas não-optantes, os valores vão além. Nesses casos, também há a contribuição de mais 20% sobre a quantia do pró-labore. Sendo assim, o total de retenção soma 31%. No caso dos microempreendedores individuais (MEI), o percentual mínimo da retenção é de apenas 5%.

Quais impostos incidem sobre o pró-labore? 

Na hora de cadastrar o pró-labore, o profissional de contabilidade gera uma Guia de Previdência Social. É por meio dela que as contribuições fiscais são pagas. 

A empresa que não registra o valor do pró-labore pode ser autuada  por um fiscal da Receita Federal e obrigada a pagar uma quantia referente ao INSS.

Para as empresas do Simples Nacional em que não há a chamada contribuição patronal, não há nenhum tipo de custo. Entretanto, os sócios devem arcar com o Imposto de Renda e com os 11% do INSS. 

Vale ressaltar também que as organizações enquadradas no Anexo IV do Simples Nacional são obrigadas a recolher o INSS patronal de 20% com os outros 11% descontados. 

Já as empresas de Lucro Presumido devem pagar os encargos sociais de 20% sobre o total do pró-labore. Para os sócios, também é retido na fonte ou deduzido da quantia bruta 11% de INSS. 

Junto disso, há ainda o Imposto de Renda conforme a tabela progressiva da Receita Federal.  Existe também o desconto de IR na fonte para pró-labores com valores maiores que R$ 1.903,98. 

Como determinar a retirada de pró-labore dos administradores?

Na lei não existe uma definição sobre um valor mínimo, mas como base podemos tomar a tabela do INSS que define o teto mínimo e o teto máximo para arrecadação. 

Se a sua empresa já possui funcionários, faz sentido determinar um valor de retirada maior do que o dos funcionários, pois este fator é usado como base da fiscalização para verificar se há alguma divergência no pró-labore.

A emissão do pró-labore começa a valer a partir do primeiro mês em que a empresa registra faturamento em sua contabilidade. Por exemplo: se a abertura da empresa se deu em julho de 2021 e a primeira nota fiscal foi emitida no mês de setembro, a emissão de pró-labore deve começar a partir do mês de setembro e parar apenas se a empresa ficar inativa.

Qual é o comprovante de renda do pró-labore?

Vamos a um detalhe importante sobre sua comprovação. Por se diferenciar do salário do colaborador, o empreendedor não recebe um holerite. 

Desta forma, caso o dono ou sócio da empresa tenha que comprovar renda ou contribuição para o INSS, o contador deve emitir uma declaração de pró-labore como comprovante.

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Saber o que é pró-labore, como calculá-lo e manter todos os controles em dia é tão importante quanto cuidar da gestão dos salários dos colaboradores. Em primeiro lugar, você e seu contador precisam unificar as informações e atuarem em conjunto para que nada fique para trás. 

É fundamental fazer um gerenciamento inteligente dos dados, automatizar o controle das finanças e garantir mais praticidade para as rotinas internas. Provavelmente, o seu maior desafio seja gerir todos os pagamentos e recebimentos sem gastar tanto tempo no processo. 

É aí que a tecnologia faz toda a diferença!

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