Como um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a rotina da empresa?

Sobre o que estamos falando?

  • Com um bom sistema de gestão empresarial, sua empresa integra as áreas mais estratégicas, otimiza o capital, elimina gargalos, aprimora a tomada de decisão, agrega mais segurança, flexibilidade e lucratividade;
  • As melhores soluções são aquelas que atendem as necessidades do pequeno empreendedor de forma prática, segura e com foco no melhor custo-benefício;
  • A Conta Azul atende a todas essas demandas e se destaca entre os melhores sistemas do mercado, com tudo o que você precisa para impulsionar a simplificar o gerenciamento do seu negócio.

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Um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a rotina e os resultados do seu negócio. Mas você sabe o que é, de fato, esse software e como esses benefícios são conquistados na prática?

Essa pergunta pode ser respondida a partir da análise das atividades de gestão que são executadas diariamente.

Se pensar sobre o assunto, verá que é necessário lidar com as finanças, enviar documentos e dados ao contador, cuidar de estoques e compras, atentar aos processos operacionais, gerar relatórios e fluxo de caixa, emitir notas fiscais e muito, muito mais.

São tantos processos diferentes, que se torna difícil mensurar quanta atenção é dedicada a eles.

Por isso, é bom ficar atento: quanto tempo você gasta com cada uma dessas tarefas, quantas delas são puramente operacionais e quanta eficiência seria obtida se a digitação fosse reduzida e um software ficasse responsável por parte do trabalho "braçal"?

Todas essas tarefas mencionadas acima podem mesmo ser simplificadas pela automação proporcionada por um sistema de gestão.

Então, quanto você ganharia se pudesse dedicar mais horas à estratégia do negócio e a fazer a empresa crescer de verdade? E, se esse tipo de software não trouxesse apenas agilidade, mas também uma série de insights poderosos para as tomadas de decisões?

Pronto, agora você começou a entender por que a tecnologia pode revolucionar as engrenagens da empresa e do seu dia a dia.

Quer saber de que forma isso acontece? Este post, apresentará o conceito de sistema de gestão empresarial, principais benefícios, tipos e como escolher a melhor plataforma para o seu negócio. Acompanhe os próximos tópicos:

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O que é um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão empresarial é um software que permite gerenciar diferentes tarefas de gestão do seu negócio. Ele é uma plataforma inteligente que automatiza vários processos operacionais e conecta as áreas da empresa.

Assim, os colaboradores se dedicam mais às tarefas estratégicas e contribuem para o alcance dos objetivos estabelecidos.

O sistema também centraliza as informações de um ou mais setores. Essa medida fornece uma visão mais ampla, que ajuda a tomar decisões precisas para o negócio. Por isso, é comum que esse software traga benefícios que vão além dos aspectos financeiros.

Vale a pena adotar um sistema de gestão empresarial?

O objetivo principal do sistema de gestão empresarial é gerenciar variáveis inerentes ao fluxo financeiro e de gestão, como emissão de notas fiscais, compras, despesas, vendas, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, ordens de serviço e produção, cadastro de clientes, entre outros.

Confira um resumo das principais vantagens:

Integração das áreas da empresa

A adoção da ferramenta possibilita deixar de lado as diferentes planilhas usadas para o gerenciamento, permitindo que todos os setores trabalhem em prol do mesmo objetivo. Dessa maneira, se alcança uma gestão mais eficiente.

Um exemplo prático é a relação entre vendas e estoque. Se o responsável pelo segundo setor desconhecer a previsão de itens comercializados, poderá adquirir produtos que ficarão encalhados ou não ter uma quantidade suficiente para atender à demanda.

Otimização de uso do capital de giro

Com uma visão estratégica do estoque, por exemplo, os valores são despendidos de maneira eficiente, o que evita imprevistos nas operações cotidianas. O capital de giro direcionado ao estoque diminui, porque se conhecem os níveis necessários de cada produto.

Redução do retrabalho

O sistema de gestão fornece dados mais precisos e confiáveis na comunicação com outras áreas. Os dados são inseridos apenas uma vez, medida que diminui a quantidade de processos manuais e as falhas decorrentes deles.

Por exemplo: os dados de venda de um produto seguem para o setor financeiro, que emite as notas fiscais e os boletos de pagamento. O estoque recebe o comunicado do pedido e faz sua expedição. Assim, o tempo de espera do cliente e o gasto pelo funcionário são reduzidos significativamente.

Apoio às tomadas de decisão

Os dados do sistema de gestão possibilitam identificar diversas necessidades, como:

  • Evolução do faturamento mês a mês;
  • Gargalos de estoque;
  • Gestão do fluxo de caixa;
  • Integração com a empresa contábil.

A visualização é facilitada pela geração de relatórios, que simplifica a análise dos indicadores de desempenho.

Aumento do lucro e redução de custos

Uma das vantagens do sistema de gestão empresarial é elevar a eficiência operacional. Com a automatização de processos, os gestores podem se concentrar na expansão dos negócios, na liderança das equipes, no atendimento aos clientes e na tomada de decisões estratégicas.

Esse contexto impacta indiretamente as margens de lucro da organização. Além disso, os colaboradores se tornam mais produtivos sem perder a qualidade dos serviços.

Segurança dos dados

Além dos impactos diretos no planejamento financeiro e nas rotinas operacionais, o sistema de gestão empresarial agrega mais segurança aos dados vitais da sua empresa.

O primeiro ponto, e também o mais óbvio, é que as informações não ficam sujeitas a extravios, erros e até à deterioração, adversidades comuns no armazenamento físico. Somado a isso, está o fato de que ninguém pode acessá-las sem autorização. Inclusive, você pode restringir o acesso dos dados de acordo com as atribuições de cada colaborador.

Os riscos de vazamentos, ataques cibernéticos e uso indevido das informações também são reduzidos. Isso porque, toda a tecnologia é apoiada por sólidos protocolos de criptografia. Outro detalhe importante é que o acesso é na nuvem. Assim, mesmo que os HDs da empresa estraguem ou que sua rede interna dê pane, nada será perdido.

Flexibilidade com acesso remoto

Por falar no armazenamento em nuvem, isso garante que você e sua equipe acessem o sistema de gestão empresarial a qualquer hora e em qualquer lugar, sem necessidade de instalação.

Evidentemente, essa característica agrega muito mais flexibilidade e praticidade no dia a dia. Afinal, basta acessar a plataforma no celular ou computador e utilizar seus recursos quando for necessário.

Isso otimiza o trabalho de quem precisa realizar uma venda externa, visitar um cliente para passar um orçamento, se deslocar até outra unidade do negócio ou simplesmente trabalhar em home office. 

Estamos na era da mobilidade. Portanto, faz toda diferença contar com soluções que priorizem esse tipo de diferencial.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

O mercado oferece várias possibilidades de software para empresas de todos os portes e segmentos. Veja, a seguir, quais são os principais:

Business Process Management (BPM)

Seu objetivo é sistematizar processos organizacionais pela coleta e organização de informações. O sistema reúne dados sobre a execução de atividades e permite visualizar melhor o fluxo de trabalho. Com isso, é possível vislumbrar oportunidades de melhoria.

O maior benefício do BPM é o aprimoramento contínuo. Por outro lado, a solução costuma ser burocrática por impor diferentes regras para a execução das atividades.

Enterprise Resource Planning (ERP)

O planejamento de recursos da empresa é o sistema mais conhecido no setor financeiro devido a suas funcionalidades e facilidades. Seu foco são os recursos gerenciados, que asseguram a melhoria do controle fiscal, financeiro e contábil do negócio.

De modo geral, o gestor consegue centralizar os dados de movimentação financeira e calcular os tributos de cada operação de entrada e saída. Os principais benefícios dessa solução são:

  • Reduzir o tempo para administrar o estoque e o financeiro
  • Permitir o foco a outros setores da organização
  • Diminuir a burocracia para emitir notas fiscais
  • Eliminar os erros por controle e inserção de dados manual para ter mais precisão
  • Integrar os dados para simplificar o acesso
  • Gerar relatórios
  • Realizar o backup automaticamente, no caso da solução em nuvem.

Customer Relationship Management (CRM)

O foco, aqui, são os dados de clientes. O objetivo é reunir o máximo de informações para criar estratégias específicas para atração e retenção de usuários. Assim, o CRM armazena itens como:

  • Dados pessoais (nome, endereço, telefone etc.)
  • Atividades do cliente
  • Contatos feitos com a empresa (como ligações telefônicas, visitas ao site, e-mails e outras interações).

Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial?

Quando tratamos de micro e pequenas empresas, podemos dizer que o tempo é um dos ativos mais valiosos no dia a dia.

Isso porque, o número de funcionários é geralmente reduzido e as demandas cotidianas devem ser centralizadas para que fluam da maneira mais ordenada, assertiva e produtiva possível.

Frente a isso, sua gestão deve otimizar o tempo dos profissionais. Ao mesmo tempo, aprimorar os seus controles e garantir um fluxo bem organizado de trabalho.

Para definir a opção mais adequada à sua realidade, priorize os sistemas que são práticos e intuitivos de utilizar. Se a ideia é otimizar a rotina, então a tecnologia deve atuar como uma facilitadora, e não oferecer ainda mais barreiras aos seus processos.

Claro que isso deve ser acompanhado de ferramentas completas e eficientes. Elas realmente devem gerar melhorias às suas áreas estratégicas e ainda centralizar as informações em relatórios para aprimorar a sua tomada de decisão.

Dessa maneira, podemos dizer que um sistema de gestão empresarial ERP é a solução ideal. Afinal, ele melhora a distribuição das atribuições, diminui o tempo necessário para o cumprimento das tarefas e automatiza ações burocráticas, para que todos se dediquem ao que realmente é estratégico para o negócio.

Ciente que o sistema de gestão empresarial certo é aquele que agrega praticidade, celeridade e eficiência às suas operações, veja abaixo quais são os requisitos e funcionalidades que você não pode abrir mão durante a sua escolha. 

Qual é o melhor sistema de gestão empresarial para pequenas empresas?

O software mais adequado depende das necessidades do seu negócio. Porém, há dicas fundamentais para fazer uma escolha acertada. Veja:

Analise a praticidade

O sistema de gestão empresarial deve ser fácil de manusear para evitar resistências à mudança. O ERP ganha nesse sentido, porque possibilita a integração de departamentos.

Os dados devem ficar dispostos em um painel de controle que apresenta uma visão ampla da organização. Perceba que a praticidade impacta diretamente a execução das atividades de gerenciamento do negócio. Com isso, controla finanças e processos.

Verifique o custo-benefício

A implementação do ERP é um investimento para sua empresa. Ele pode parecer um gasto em um primeiro momento, mas a redução de custos e os benefícios proporcionados compensam.

Além de automatizar as tarefas operacionais e burocráticas, facilita a visualização dos dados para tomar decisões estratégicas. O tempo das atividades também é reduzido, porque as informações estão consolidadas, ao invés de incompletas e distorcidas.

Considere um sistema de gestão na nuvem

O software hospedado em um servidor externo é online e está disponível a qualquer momento. A solução pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo com internet, desde que o usuário tenha a senha necessária para acessar os arquivos.

Avalie a segurança

O software de gestão deve ter a segurança como prioridade. Os arquivos precisam ser criptografados e a troca de informações entre o dispositivo de acesso e os servidores deve contar com o código SSL para ser totalmente confidencial.

Principais sistemas de gestão empresarial do mercado 

Após conferir as possibilidades e benefícios oferecidos por um bom sistema de gestão empresarial, bem como as melhores dicas para escolher a opção ideal para a sua empresa, veja alguns exemplos das soluções mais utilizadas no mercado: 

Conta Azul

A Conta Azul ocupa a liderança da nossa lista, e isso não é por acaso. Atualmente, o sistema oferece as ferramentas mais práticas, eficientes e completas do setor.

O grande destaque fica para a sua preocupação em atender as necessidades dos micro e pequenos empresários. Ela reúne as funcionalidades que eles mais precisam e garante que elas sejam fáceis de usar. 

Além de ser decisiva no planejamento financeiro do negócio, a plataforma ainda otimiza a emissão de notas fiscais eletrônicas, de boletos e a gestão de estoque. Graças ao seu aplicativo para gestão de frente de caixa, as melhorias se tornam ainda mais integradas e impactam o desempenho operacional todo.

Com a Conta Azul, você simplifica seu controle financeiro, contábil, fiscal, comercial, de estoque e cobranças em um só lugar. 

TOTVS

O TOTVS reúne diversas funcionalidades de gestão de empresas para atender a 12 segmentos de mercado específicos. São soluções feitas sob medida para áreas como Agronomia, Logística, Manufatura, Varejo, Prestação de Serviços, Educação, Construção, Jurídico, entre outras.

As ferramentas podem ser adquiridas por assinatura, conforme a necessidade de cada negócio. Isso inclui sistemas para Recursos Humanos, CRM, e-commerce, assinatura eletrônica, armazenamento na nuvem, inteligência de negócio e muito mais.

Oracle

A Oracle é focada em soluções de banco de dados, plataformas corporativas e sistemas em nuvem. Ao invés de um único sistema direcionado às suas necessidades, suas soluções podem ser adquiridas conforme a demanda de cada negócio.

Apesar de serem integradas entre si, as ferramentas são mais indicadas para empresas maiores, com maior conhecimento tecnológico. Os produtos incluem sistemas de armazenamento, rede, desenvolvimento de aplicativos, gerenciamento de conteúdo, entre outros.

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Conheça o sistema de gestão empresarial da Conta Azul

A Conta Azul oferece tudo o que você precisa para impulsionar o gerenciamento da sua micro e pequena empresa.

A qualquer momento, de qualquer lugar você acompanha:

  • Boletos a pagar e a receber;
  • Relatórios completos de fácil entendimento;
  • Saldos dos produtos e insumos no estoque;
  • Cadastros dos clientes;
  • Notas geradas e canceladas.

E por falar em notas, é possível emitir diversos tipos com a Conta Azul de forma simplificada, totalmente integrada ao processo de vendas e à contabilidade. Confira alguns deles:

  • Nota Fiscal de Produto (NF-e);
  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e);
  • Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e).

Já para otimizar as vendas ou os serviços, você pode organizá-las de maneira integrada. Esse diferencial é somado à gestão completa de contratos, com pagamentos recorrentes, produtos e clientes em uma só plataforma. 

Agora que você conhece a importância e o que caracteriza o sistema de gestão empresarial, conheça o sistema ERP online para pequenas empresas da Conta Azul.

Faça um teste grátis e explore as funcionalidades que ajudarão seu negócio a alcançar o sucesso.

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