Sistema de gestão empresarial: benefícios e utilidades

sistema de gestão empresarial

Um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a rotina e os resultados do seu negócio. Mas como esses benefícios são conquistados na prática?

Essa pergunta pode ser respondida a partir das atividades de gestão que são executadas diariamente. Se pensar sobre o assunto, verá que é necessário lidar com as finanças, cuidar de estoques e compras, atentar aos processos operacionais, gerar relatórios, emitir notas fiscais e mais.

Todas essas tarefas podem ser simplificadas pela automação proporcionada pelo software de gestão. Quer saber de que forma isso acontece? Então, acompanhe este post, que apresentará o conceito, benefícios, tipos e como escolher esse sistema.

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O que é o sistema de gestão empresarial?

O sistema de gestão empresarial é um software que permite gerenciar as diferentes atividades executadas no seu negócio. Com uma plataforma inteligente, automatiza vários processos operacionais.

Assim, os colaboradores se dedicam mais às tarefas estratégicas e contribuem para o alcance dos objetivos estabelecidos.

O sistema também centraliza as informações de um ou mais setores. Essa medida fornece uma visão mais ampla, que ajuda a tomar decisões precisas para o negócio. Por isso, é comum que esse software traga benefícios que vão além dos aspectos financeiros.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão empresarial?

O objetivo principal desse software é gerenciar variáveis inerentes ao fluxo financeiro e de gestão, como emissão de notas fiscais, compras, despesas, vendas, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, ordens de serviço e produção, cadastro de clientes, entre outros.

Confira um resumo das principais vantagens:

Integração das áreas da empresa

A adoção da ferramenta possibilita deixar de lado as diferentes planilhas usadas para o gerenciamento. Essa medida ainda permite que todos os setores trabalhem em prol do mesmo objetivo. Dessa maneira, alcança-se uma gestão mais eficiente.

Um exemplo prático é a relação entre vendas e estoque. Se o responsável pelo segundo setor desconhecer a previsão de itens comercializados, poderá adquirir produtos que ficarão encalhados ou ter uma quantidade insuficiente para atender à demanda.

Otimização de uso do capital de giro

Com uma visão estratégica do estoque, por exemplo, as valores são despendidos de maneira eficiente, o que evita imprevistos nas operações cotidianas. O capital de giro direcionado ao estoque diminui, porque se conhecem os níveis necessários de cada produto.

Redução do retrabalho

O sistema de gestão fornece dados mais precisos e confiáveis na comunicação com outras áreas. Os dados são inseridos apenas uma vez, medida que diminui a quantidade de processos manuais e as falhas decorrentes deles.

Por exemplo: os dados de venda de um produto seguem para o setor financeiro, que emite as notas e os boletos de pagamento. O estoque recebe o comunicado do pedido e faz sua expedição. Assim, o tempo de espera do cliente e o gasto pelo funcionário são reduzidos significativamente.

Apoio às tomadas de decisão

Os dados do sistema de gestão possibilitam identificar diversas necessidades, como:

  • Evolução do faturamento mês a mês
  • Gargalos de estoque
  • Gestão do fluxo de caixa
  • Integração com a empresa contábil.

A visualização é facilitada pela geração de relatórios, que simplifica a análise dos indicadores de desempenho.

Aumento do lucro e redução de custos

Uma das vantagens do software de gestão empresarial é elevar a eficiência operacional. Com a automatização de processos, os gestores podem se concentrar na expansão dos negócios, na liderança das equipes, no atendimento aos clientes e na tomada de decisões estratégicas.

Esse contexto impacta indiretamente as margens de lucro da organização. Além disso, os colaboradores se tornam mais produtivos sem perder a qualidade dos serviços.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

O mercado oferece várias possibilidades de software para empresas de todos os portes e segmentos. Veja, a seguir, quais são os principais:

Business Process Management (BPM)

Seu objetivo é sistematizar processos organizacionais pela coleta e organização de informações. O sistema reúne dados sobre a execução de atividades e permite visualizar melhor o fluxo de trabalho. Com isso, é possível vislumbrar oportunidades de melhoria.

O maior benefício do BPM é o aprimoramento contínuo. Por outro lado, a solução costuma ser burocrática por impor diferentes regras para a execução das atividades.

Enterprise Resource Planning (ERP)

O planejamento de recursos da empresa é o sistema mais conhecido no setor financeiro devido a suas funcionalidades e facilidades. Seu foco são os recursos gerenciados, que asseguram a melhoria do controle fiscal, financeiro e contábil do negócio.

De modo geral, o gestor consegue centralizar os dados de movimentação financeira e calcular os tributos de cada operação de entrada e saída. Os principais benefícios dessa solução são:

  • Reduzir o tempo para administrar o estoque e o financeiro
  • Permitir o foco a outros setores da organização
  • Diminuir a burocracia para emitir notas fiscais
  • Eliminar os erros por controle e inserção de dados manual para ter mais precisão
  • Integrar os dados para simplificar o acesso
  • Gerar relatórios
  • Realizar o backup automaticamente, no caso da solução em nuvem.

Customer Relationship Management (CRM)

O foco, aqui, são os dados de clientes. O objetivo é reunir o máximo de informações para criar estratégias específicas para atração e retenção de usuários. Assim, o CRM armazena itens como:

  • Dados pessoais (nome, endereço, telefone etc.)
  • Atividades do cliente
  • Contatos feitos com a empresa (como ligações telefônicas, visitas ao site, e-mails e outras interações).

Como escolher o sistema de gestão?

O software mais adequado depende das necessidades do seu negócio. Porém, há dicas fundamentais para fazer uma escolha acertada. Veja:

Analise a praticidade

O sistema de gestão empresarial deve ser fácil de manusear para evitar resistências à mudança. O ERP ganha nesse sentido, porque possibilita a integração de departamentos.

Os dados devem ficar dispostos em um painel de controle que apresenta uma visão ampla da organização. Perceba que a praticidade impacta diretamente a execução das atividades de gerenciamento do negócio. Com isso, controla finanças e processos.

Verifique o custo-benefício

A implementação do ERP é um investimento para sua empresa. Ele pode parecer um gasto em um primeiro momento, mas a redução de custos e os benefícios proporcionados compensam.

Além de automatizar as tarefas operacionais e burocráticas, facilita a visualização dos dados para tomar decisões estratégicas. O tempo das atividades também é reduzido, porque as informações estão consolidadas, ao invés de incompletas e distorcidas.

Considere um sistema na nuvem

O software hospedado em um servidor externo é online e está disponível a qualquer momento. A solução pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo com internet, desde que o usuário tenha a senha necessária para acessar os arquivos.

Avalie a segurança

O software de gestão deve ter a segurança como prioridade. Os arquivos precisam ser criptografados e a troca de informações entre o dispositivo de acesso e os servidores deve contar com o código SSL para ser totalmente confidencial.

Agora que você conhece a importância e o que caracteriza o sistema de gestão empresarial, conheça o sistema ERP online para pequenas empresas da Conta Azul. Ele contém todos esses benefícios e ajudará seu negócio a alcançar o sucesso.

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