Gestão do Negócio

Como um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a rotina da empresa?

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 07/07/2023 | 11 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Sistemas de gestão empresarial são plataformas digitais que auxiliam na administração de um negócio por meio  da integração de setores;

  • Também conhecidas como ERP, essas plataformas centralizam e conectam todas as áreas administrativas da empresa, eliminando burocracias;

  • A melhor referência entre os ERPs do mercado é a Conta Azul Pro, uma plataforma completa para todos os tipos de empresa. Quer ver? Faça o teste grátis e sinta o gostinho de revolução na empresa!

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Um sistema de gestão empresarial (ERP) é uma ferramenta digital, online,  para gerenciamento de negócios. Bem mais completa do que as planilhas eletrônicas tipo Excel, oferecem a integração dos setores da empresa e eliminam tarefas manuais, otimizando a rotina.

Há muitas opções no mercado. Alguns dos sistemas são focados em resolver apenas um ou outro problema, de forma bem concisa. Outros, se especializam em segmento de mercado. Por fim, há os mais completos, que abraçam todos os tipos de empresas.

Os ERPs  conectam as áreas administrativas de um negócio como se fosse uma teia. Uma venda na loja virtual de roupas é registrada diretamente no fluxo de caixa e a nota é emitida automaticamente, por exemplo. 

Descubra abaixo tudo o que você precisa saber sobre esse assunto!

Confira os tópicos:

Sistema de gestão empresarial

O que é um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão empresarial é um programa de computador que permite gerenciar diferentes tarefas administrativas do seu negócio. Ele automatiza vários processos operacionais e conecta as áreas da empresa. 

A ideia por trás do ERP é reduzir o tempo que você ou o colaborador dedicam a certas  tarefas. Dessa forma, é possível focar em atividades estratégicas, de modo que os esforços apresentam um rendimento bem maior, sem erros manuais e com menos tempo gasto.  

Um sistema também pode centralizar as informações de um ou mais setores. O que fornece uma visão mais ampla e ajuda na tomada de decisões para o negócio. Por isso, é comum que esse software traga benefícios que vão além dos aspectos financeiros.

Existem outros dois tipos de sistema de gestão, que possuem finalidades diferentes de um ERP. São o Business Process Model (BPM), sistema que foca na melhoria dos processos de uma empresa, e o Customer Relationship Management (CRM), usado no gerenciamento do relacionamento com o cliente.

E o que é ERP?

ERP vem do inglês Entreprise Resource Planning, cuja tradução literal é Planejamento de Recursos Empresariais. No entanto, em português o termo utilizado é Plataforma/Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

Ou seja, são termos sinônimos e com os mesmo benefícios: automatização de processos, eliminação de burocracia e integração entre o financeiro, vendas, estoque e fiscal.

Aprenda mais sobre planejamento estratégico.

Vantagens de usar um sistema de gestão empresarial 

O objetivo principal de um sistema de gestão empresarial é centralizar os setores e processos de uma empresa em um só local. Com ele, emissão de notas fiscais, compras, despesas, vendas, fluxo de caixa,, ordens de serviço e produção, entre outros, são integrados automaticamente.

Confira um resumo das principais vantagens:

Integração das áreas da empresa

A adoção da ferramenta ERP possibilita deixar de lado as diferentes planilhas usadas para o gerenciamento. Assim, todos os setores trabalham em harmonia, com as informações centralizadas na mesma plataforma.

Um exemplo prático é a relação entre departamento de compras e estoque. Sabendo das movimentações de mercadorias e insumos, o empreendedor pode fazer compras mais inteligentes.

Gestão financeira eficiente: capital de giro e reserva de emergência

Com uma visão estratégica do estoque, por exemplo, os valores são aproveitados de maneira eficiente, o que evita imprevistos nas operações cotidianas.

O capital de giro direcionado ao estoque diminui, porque se conhecem os níveis necessários de cada produto.

Da mesma forma, você fica mais seguro quanto à saúde financeira da sua empresa e não precisa recorrer à reserva de emergência. Pelo contrário, pode fazer seus ganhos renderem mais e sobrar valores a serem colocados nesse caixa emergencial.

Diminuição do retrabalho e de processos manuais

O sistema de gestão fornece dados mais precisos e confiáveis na comunicação entre as áreas.Em um ERP, as informações são inseridas apenas uma vez, diminuindo a quantidade de processos manuais e as falhas decorrentes deles.

Por exemplo: os dados de venda de um produto seguem para o setor financeiro, que emite as notas fiscais e os boletos de pagamento. O estoque recebe o comunicado do pedido e faz sua expedição. Assim, o tempo de espera do cliente e o gasto da empresa são reduzidos significativamente.

Apoio às tomadas de decisão

Os dados do sistema de gestão possibilitam identificar diversas necessidades, como:

  • Evolução do faturamento mês a mês;

  • Gargalos de estoque;

  • Gestão do fluxo de caixa;

  • Volume de vendas, entre outros.

A visualização é facilitada pela geração de relatórios, que simplifica a análise dos indicadores de desempenho.

Dica extra: aplique metodologias ágeis no seu modelo de planejamento estratégico.

Redução de custos

Uma das vantagens de um sistema de gestão empresarial completo é elevar a eficiência operacional da empresa. Menos erros, menor tempo gasto e maior acesso à informação. Com isso, o dono do negócio pode focar na parte estratégica. 

Esse contexto impacta indiretamente as margens de lucro da organização. Outra vantagem é que, com as atividades mais direcionadas, os colaboradores se tornam mais produtivos. 

Segurança dos dados

O sistema de gestão empresarial agrega mais segurança aos dados vitais da sua empresa na nuvem. Basta pensar no planejamento financeiro, nas informações contábeis e dos clientes.  

A digitalização elimina qualquer chance de extravios, perdas e deterioração dos documentos. Ainda, ninguém pode acessá-los sem autorização. Inclusive, você pode restringir o acesso aos dados de acordo com as atribuições de cada colaborador.

Os riscos de vazamentos, ataques cibernéticos e uso indevido das informações também são reduzidos se você contrata o ERP certo. Isso porque a tecnologia, apoiada por sólidos protocolos de segurança, é praticamente inviolável.

Acesso às informações em tempo real e de onde estiver

Por falar em nuvem, ela permite o acesso ao sistema de gestão empresarial a qualquer hora e em qualquer lugar, sem necessidade de instalação.

Evidentemente, essa característica agrega muito mais flexibilidade e praticidade no dia a dia. Afinal, basta acessar a plataforma no celular ou computador e utilizar seus recursos quando for necessário.

Isso otimiza o trabalho de quem precisa realizar uma venda externa ou visitar um cliente para passar um orçamento, por exemplo. Estamos na era da mobilidade. Portanto, faz toda diferença contar com soluções que priorizem esse tipo de diferencial.

Como escolher o melhor sistema de gestão empresarial?

Tempo é um dos ativos mais valiosos no dia a dia de qualquer empreendedor.

E, para quem está começando agora, mais ainda. Isso porque o número de funcionários é geralmente reduzido e as demandas cotidianas acabam centralizadas no dono de negócio, para que fluam da maneira mais ordenada, assertiva e produtiva possível.

Frente a isso, sua gestão deve otimizar o tempo dos seus colaboradores, ao passo que você aprimora os seus controles e garante um fluxo bem organizado de trabalho.

Para definir a opção mais adequada à sua realidade, priorize os sistemas que são práticos e intuitivos de utilizar. Se a ideia é otimizar a rotina, então a tecnologia deve atuar como uma facilitadora e não oferecer ainda mais barreiras aos seus processos.

Ciente que o sistema de gestão empresarial certo é aquele que agrega praticidade, celeridade e eficiência às suas operações, veja abaixo quais são os requisitos e funcionalidades que você não pode abrir mão durante a sua escolha. 

Entenda as necessidades da sua empresa

Há ERPs que funcionam muito bem para alguns tipos de empresa, mas para outros nem tanto. Entenda quais são as necessidades do seu negócio, onde há gargalos e processos que precisam ser otimizados.

Depois, compare elas às listas de benefícios do ERP que você quer contratar. Aproveite para conhecer algumas das funcionalidades da Conta Azul Pro.

Pesquise opções no mercado

Não seja impulsivo, empreendedor. Estude, teste, compare, veja os preços. Entenda quem são os melhores e procure a reputação da empresa. Escute o que outros clientes daquele ERP têm a dizer a respeito da sua experiência com a plataforma.

Veja como a Mari e a Gabi fazem a gestão financeira do Lá do Café com a Conta Azul Pro. 

Verifique a praticidade e o custo-benefício

O sistema de gestão empresarial deve ser fácil de manusear. Isso é importante pois evita resistências à mudança.

Também é importante ressaltar que o ERP deve, além de automatizar as tarefas operacionais e burocráticas,  facilitar a visualização dos dados para tomar decisões estratégicas. 

Lembre-se que a melhor plataforma reduz o tempo das atividades e oferece acesso fácil às informações. 

Analise o suporte e treinamentos oferecidos

O gestor responsável por escolher o sistema de gestão financeira empresarial do negócio precisa ser criterioso com o suporte. Imprevistos sempre acontecem e você inevitavelmente vai precisar da ajuda em algum momento.

O mesmo serve para o treinamento oferecido. Nem todo colaborador tem facilidade com ferramentas digitais. Escolha um ERP que venha com treinamento didático e inteligente, para que a tecnologia não seja um obstáculo para os funcionários. 

Faça testes gratuitos

Alguns ERPs oferecem a possibilidade de fazer um teste grátis. O melhor exemplo é a Conta Azul Pro, que você pode testar aqui. Use esse recurso a seu favor e explore ao máximo os sistemas disponíveis no mercado para entender se serve para o seu negócio.

Dê preferência aos sistemas na nuvem  

Um sistema de gestão empresarial na nuvem permite o acesso remoto, ou seja, online. Isso significa que, de onde você estiver, poderá acessar os dados da plataforma, desde que possua internet. 

Outra vantagem é que um ERP online dispensa a instalação em computadores, o que facilita a implantação do sistema. 

Avalie a segurança

O software de gestão deve ter a segurança como prioridade. Os arquivos precisam ser criptografados e a troca de informações entre o dispositivo de acesso e os servidores deve contar com o código SSL para ser totalmente confidencial.

Se você não entende nada sobre o assunto, nem se preocupe: aconselhamos que contate um profissional da área da Tecnologia da Informação. O conhecimento de alguém deste setor é ouro para a sua segurança.

Assim, você garante o tratamento correto das informações da sua empresa e dos clientes, de acordo com a nova Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD

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Conheça o sistema de gestão empresarial da Conta Azul 

A Conta Azul oferece tudo o que você precisa para gerenciar e impulsionar o crescimento da sua empresa, independente do tamanho ou segmento. 

A qualquer momento e de qualquer lugar você pode:

  • Monitorar o fluxo de caixa e o estoque;

  • Gerar relatórios completos de fácil entendimento;

  • Cadastrar clientes, fornecedores e parceiros;

  • Emitir as notas ficais sem complicação.

E por falar em notas, é possível emitir diversos tipos com a Conta Azul de forma simplificada, totalmente integrada ao processo de vendas e à contabilidade. Confira alguns deles:

  • Nota Fiscal de Produto (NF-e);

  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e);

  • Nota Fiscal ao Consumidor (NFC-e).

Já para otimizar a rotina de quem trabalha com serviços, pela Conta Azul Pro é possível gerenciar contratos, gerar e acompanhar ordens e orçamentos personalizados.

Agora que você conhece a importância e o que caracteriza o sistema de gestão empresarial, conheça o sistema ERP online da Conta Azul.

Faça um teste grátis e explore as funcionalidades que ajudarão seu negócio a alcançar o sucesso!

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