Como um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a rotina da empresa

Um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a rotina da empresa. O que é, como escolher e passo a passo para usar.

Um sistema de gestão empresarial pode revolucionar a rotina e os resultados do seu negócio. Mas você sabe o que é, de fato, esse software e como esses benefícios são conquistados na prática?

Essa pergunta pode ser respondida a partir da análise das atividades de gestão que são executadas diariamente.

Se pensar sobre o assunto, verá que é necessário lidar com as finanças, enviar documentos e dados ao contador, cuidar de estoques e compras, atentar aos processos operacionais, gerar relatórios e fluxo de caixa, emitir notas fiscais e muito, muito mais.

São tantos processos diferentes, que se torna difícil mensurar quanta atenção é dedicada a eles.

Por isso, é bom ficar atento: quanto tempo você gasta com cada uma dessas tarefas, quantas delas são puramente operacionais e quanta eficiência seria obtida se a digitação fosse reduzida e um software ficasse responsável por parte do trabalho "braçal"?

Todas essas tarefas mencionadas acima podem mesmo ser simplificadas pela automação proporcionada por um sistema de gestão.

Então, quanto você ganharia se pudesse dedicar mais horas à estratégia do negócio e em fazer a empresa crescer de verdade? E se esse tipo de software não trouxesse apenas agilidade, mas também uma série de insights poderosos para as tomadas de decisões?

Pronto, agora você começou a entender por que a tecnologia pode revolucionar as engrenagens da empresa e do seu dia a dia.

Quer saber de que forma isso acontece? Então, acompanhe este post, que apresentará o conceito de sistema de gestão empresarial, principais benefícios, tipos e como escolher a melhor plataforma para o seu negócio.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

O que é um sistema de gestão empresarial?

Um sistema de gestão empresarial é um software que permite gerenciar diferentes tarefas de gestão do seu negócio. Ele é uma plataforma inteligente que automatiza vários processos operacionais e conecta as áreas da empresa.

Assim, os colaboradores se dedicam mais às tarefas estratégicas e contribuem para o alcance dos objetivos estabelecidos.

O sistema também centraliza as informações de um ou mais setores. Essa medida fornece uma visão mais ampla, que ajuda a tomar decisões precisas para o negócio. Por isso, é comum que esse software traga benefícios que vão além dos aspectos financeiros.

Vale a pena adotar um sistema de gestão empresarial?

O objetivo principal do sistema de gestão empresarial é gerenciar variáveis inerentes ao fluxo financeiro e de gestão, como emissão de notas fiscais, compras, despesas, vendas, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, ordens de serviço e produção, cadastro de clientes, entre outros.

Confira um resumo das principais vantagens:

Integração das áreas da empresa

A adoção da ferramenta possibilita deixar de lado as diferentes planilhas usadas para o gerenciamento. Essa medida ainda permite que todos os setores trabalhem em prol do mesmo objetivo. Dessa maneira, alcança-se uma gestão mais eficiente.

Um exemplo prático é a relação entre vendas e estoque. Se o responsável pelo segundo setor desconhecer a previsão de itens comercializados, poderá adquirir produtos que ficarão encalhados ou ter uma quantidade insuficiente para atender à demanda.

Otimização de uso do capital de giro

Com uma visão estratégica do estoque, por exemplo, as valores são despendidos de maneira eficiente, o que evita imprevistos nas operações cotidianas. O capital de giro direcionado ao estoque diminui, porque se conhecem os níveis necessários de cada produto.

Redução do retrabalho

O sistema de gestão fornece dados mais precisos e confiáveis na comunicação com outras áreas. Os dados são inseridos apenas uma vez, medida que diminui a quantidade de processos manuais e as falhas decorrentes deles.

Por exemplo: os dados de venda de um produto seguem para o setor financeiro, que emite as notas e os boletos de pagamento. O estoque recebe o comunicado do pedido e faz sua expedição. Assim, o tempo de espera do cliente e o gasto pelo funcionário são reduzidos significativamente.

Apoio às tomadas de decisão

Os dados do sistema de gestão possibilitam identificar diversas necessidades, como:

  • Evolução do faturamento mês a mês
  • Gargalos de estoque
  • Gestão do fluxo de caixa
  • Integração com a empresa contábil.

A visualização é facilitada pela geração de relatórios, que simplifica a análise dos indicadores de desempenho.

Aumento do lucro e redução de custos

Uma das vantagens do software de gestão empresarial é elevar a eficiência operacional. Com a automatização de processos, os gestores podem se concentrar na expansão dos negócios, na liderança das equipes, no atendimento aos clientes e na tomada de decisões estratégicas.

Esse contexto impacta indiretamente as margens de lucro da organização. Além disso, os colaboradores se tornam mais produtivos sem perder a qualidade dos serviços.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

O mercado oferece várias possibilidades de software para empresas de todos os portes e segmentos. Veja, a seguir, quais são os principais:

Business Process Management (BPM)

Seu objetivo é sistematizar processos organizacionais pela coleta e organização de informações. O sistema reúne dados sobre a execução de atividades e permite visualizar melhor o fluxo de trabalho. Com isso, é possível vislumbrar oportunidades de melhoria.

O maior benefício do BPM é o aprimoramento contínuo. Por outro lado, a solução costuma ser burocrática por impor diferentes regras para a execução das atividades.

Enterprise Resource Planning (ERP)

O planejamento de recursos da empresa é o sistema mais conhecido no setor financeiro devido a suas funcionalidades e facilidades. Seu foco são os recursos gerenciados, que asseguram a melhoria do controle fiscal, financeiro e contábil do negócio.

De modo geral, o gestor consegue centralizar os dados de movimentação financeira e calcular os tributos de cada operação de entrada e saída. Os principais benefícios dessa solução são:

  • Reduzir o tempo para administrar o estoque e o financeiro
  • Permitir o foco a outros setores da organização
  • Diminuir a burocracia para emitir notas fiscais
  • Eliminar os erros por controle e inserção de dados manual para ter mais precisão
  • Integrar os dados para simplificar o acesso
  • Gerar relatórios
  • Realizar o backup automaticamente, no caso da solução em nuvem.

Customer Relationship Management (CRM)

O foco, aqui, são os dados de clientes. O objetivo é reunir o máximo de informações para criar estratégias específicas para atração e retenção de usuários. Assim, o CRM armazena itens como:

  • Dados pessoais (nome, endereço, telefone etc.)
  • Atividades do cliente
  • Contatos feitos com a empresa (como ligações telefônicas, visitas ao site, e-mails e outras interações).

Qual é o melhor sistema de gestão empresarial para pequenas empresas?

O software mais adequado depende das necessidades do seu negócio. Porém, há dicas fundamentais para fazer uma escolha acertada. Veja:

Analise a praticidade

O sistema de gestão empresarial deve ser fácil de manusear para evitar resistências à mudança. O ERP ganha nesse sentido, porque possibilita a integração de departamentos.

Os dados devem ficar dispostos em um painel de controle que apresenta uma visão ampla da organização. Perceba que a praticidade impacta diretamente a execução das atividades de gerenciamento do negócio. Com isso, controla finanças e processos.

Verifique o custo-benefício

A implementação do ERP é um investimento para sua empresa. Ele pode parecer um gasto em um primeiro momento, mas a redução de custos e os benefícios proporcionados compensam.

Além de automatizar as tarefas operacionais e burocráticas, facilita a visualização dos dados para tomar decisões estratégicas. O tempo das atividades também é reduzido, porque as informações estão consolidadas, ao invés de incompletas e distorcidas.

Considere um sistema de gestão na nuvem

O software hospedado em um servidor externo é online e está disponível a qualquer momento. A solução pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo com internet, desde que o usuário tenha a senha necessária para acessar os arquivos.

Avalie a segurança

O software de gestão deve ter a segurança como prioridade. Os arquivos precisam ser criptografados e a troca de informações entre o dispositivo de acesso e os servidores deve contar com o código SSL para ser totalmente confidencial.

Agora que você conhece a importância e o que caracteriza o sistema de gestão empresarial, conheça o sistema ERP online para pequenas empresas da Conta Azul. Ele contém todos esses benefícios e ajudará seu negócio a alcançar o sucesso.

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