ERP: como funciona, vantagens e como escolher (GUIA 2020)

 

O ERP é a central de controle digital que todo empreendedor precisa para comandar seu negócio.

Ele é o único sistema que reúne e integra todas as funções essenciais de uma empresa, conectando as diferentes áreas e centralizando todas as informações.

Assim, você consegue ter uma visão ampla do seu negócio e controlar de perto o financeiro, comercial, estoque, relacionamento com os clientes, contabilidade e muito mais.

Para micro e pequenas empresas, o ERP é ainda mais importante, pois automatiza rotinas e permite tomar decisões mais inteligentes.

Para entender o valor desse sistema e escolher o melhor para a sua empresa, acompanhe nosso guia:

Leia até o fim e encontre a solução ideal para agilizar sua gestão.

CAPÍTULO 1

O que é ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, e se refere a um software de gestão integrada que centraliza todas as informações da empresa.

Ao interligar módulos para cada área, ele permite o gerenciamento de dados, tarefas e processos, formando uma solução completa para a gestão empresarial.

Dessa forma, é possível agregar todas as operações da empresa em um único sistema, dispensando o uso de softwares separados e garantindo a conexão entre as áreas.

Com um sistema integrado ERP, você pode gerenciar o registro de clientes, movimentações financeiras, dados de funcionários, processos de estoque e vendas, entre outras atividades do negócio, aprimorando o fluxo de informação.

Além disso, o software permite automatizar tarefas repetitivas para tornar a gestão mais ágil e eficiente.

Os principais benefícios de implementar esse sistema são o ganho de tempo, aumento da produtividade e redução de erros, além da melhora na tomada de decisão.

Em relação ao funcionamento, o ERP pode rodar a partir do servidor próprio da empresa ou funcionar a partir da nuvem, ou um misto dos dois modelos.

CAPÍTULO 2

Para que serve o ERP

O sistema ERP oferece uma visão completa das transações realizadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus negócios.

Ele é desenvolvido para responder instantaneamente quando surgem novas necessidades, como falta de produtos no estoque e aumentos em encargos trabalhistas.

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Além disso, favorece decisões mais inteligentes, diretamente relacionadas aos indicadores-chave de desempenho (KPIs) da empresa.

O diferencial desse tipo de software é que as informações de cada um dos setores gerenciais da empresa ou dos processos administrativos, operacionais e de produção são consolidados em um único ambiente de trabalho, composto por módulos integrados.

A troca de informações automatiza etapas e permite ganho de produtividade, ao mesmo tempo em que permite um fluxo de dados seguro e eficaz.

Isso é importante para negócios de qualquer tamanho, mas um ERP para pequenas empresas tem um impacto ainda mais positivo na gestão e organização do negócio.

CAPÍTULO 3

Cenário do ERP no Brasil e no mundo

O mercado de ERP vem crescendo e acompanhando o ritmo da transformação digital, com destaque para as soluções em nuvem.

No Brasil, chama a atenção o crescimento do software entre micro e pequenas empresas, que estão descobrindo as vantagens da gestão digital e inteligente.

Uma pesquisa realizada pela empresa Capterra, publicada em 2019, mostra que 44% das micro e pequenas empresas brasileiras já utilizam um sistema de gestão empresarial para controlar o negócio, enquanto 33% usam planilhas e 15% utilizam softwares próprios.

Surpreendentemente, 7% ainda recorrem ao papel e caneta para organizar a empresa.

Ao mesmo tempo, 45% das PMEs planejam adotar um novo sistema, com destaque para as opções de ERP na nuvem.

No mundo todo, o mercado de softwares ERP deve movimentar 78,4 bilhões de dólares até 2026, segundo um relatório da Allied Market Research publicado em 2018.

Os fatores que impulsionam o setor são a necessidade de maior eficiência operacional nas empresas e o crescimento do modelo de gestão data-driven.

Como esperado, as soluções em nuvem e adaptadas a dispositivos móveis devem dominar o mercado daqui para frente, seguindo a tendência SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço).

Além disso, o relatório revela que o controle financeiro é a função mais valorizada do ERP, já que as empresas têm urgência em manter as finanças organizadas e ter uma visão ampla de suas movimentações.

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CAPÍTULO 4

ERP e CRM: uma integração necessária

Se o ERP é o sistema mais importante em uma empresa, o CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) vem logo em seguida.

Basicamente, o CRM é usado para gerenciar o relacionamento com os clientes, mapear todos os pontos de contato com a empresa e identificar oportunidades de negócio.

Com ele, você consegue identificar quais contatos estão preparados para fechar negócio, nutrir a relação com clientes atuais, reativar e promover a fidelização de clientes, entre outras funções essenciais.

Assim, fica mais fácil guiar o consumidor pela jornada de compra e aumentar as vendas.

Na prática, o ideal é combinar o sistema ERP e o CRM online para integrar a gestão de clientes ao controle comercial e financeiro.

CAPÍTULO 5

8 vantagens do software ERP

As vantagens do ERP começam a aparecer assim que o sistema é implementado e fazem toda a diferença na rotina da empresa.

Veja o que você tem a ganhar com essa solução.

1. Economia de tempo

Um dos principais benefícios do ERP é a economia de tempo que ele gera para a empresa.

Isso porque os processos burocráticos ficam mais organizados e automatizados, proporcionando mais agilidade para os profissionais realizarem suas atividades.

Dessa forma, os colaboradores têm mais tempo para se dedicar às funções estratégicas e reduzem as tarefas manuais e repetitivas.

A integração de informações em um único ambiente também é um fator importante nesse sentido, já que permite uma fluidez na continuidade dos processos entre os setores.

Com o tempo, o resultado é o aumento da produtividade dos funcionários e gestores da empresa, e, consequentemente, mais lucro.

2. Centralização da informação

Muitas empresas utilizam sistemas e ferramentas diferentes em cada área para realizar atividades específicas.

Por exemplo, o setor de pessoal usa uma ferramenta para fazer folha de pagamento, enquanto o estoque utiliza um sistema para controlar inventários, entradas e saídas de bens, e o financeiro usa softwares para controlar faturamento e fluxo de caixa.

Esse modelo dificulta a integração entre as áreas e cria um excesso de planilhas, tabelas, agendas, ferramentas e recursos manuais que não se conversam, isolando dados que deveriam ser compartilhados entre todos os colaboradores.

A solução para unificar toda essa informação está no ERP, que centraliza os dados em um sistema único com um painel de controle eficiente.

Assim, cada área tem o seu módulo e todos podem compartilhar informações, dispensando o envio de e-mails e troca de arquivos constante.

3. Disponibilidade de informação

O ERP também aumenta a disponibilidade de informação na empresa, permitindo que qualquer colaborador acesse os dados produzidos e armazenados.

Se o sistema for baseado em nuvem, melhor ainda, pois os dados ficam disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana — e você pode acessá-los a qualquer hora e lugar, usando um computador, smartphone ou tablet.

Além disso, os servidores externos garantem a estabilidade do sistema e reduzem problemas como ERP fora do ar e erros internos.

4. Processos padronizados

É importante ressaltar que, com o ERP, os processos ficam padronizados, já que são feitos na mesma plataforma.

Desse modo, todos os departamentos utilizam uma ferramenta única, tornando as atividades mais dinâmicas e melhorando a comunicação interna.

Além disso, a padronização reduz o risco de erros e é um dos principais fatores para o aumento da produtividade das equipes.

5. Tomada de decisão assertiva

A integração de dados em uma plataforma também permite que a direção da empresa tome decisões mais assertivas no dia a dia.

Com as informações registradas, é possível criar relatórios atualizados a respeito de cada área da empresa, reunindo os principais KPIs (indicadores-chave de desempenho) do negócio.

Com isso, os gestores têm base para tomar decisões inteligentes e pautadas em dados concretos, em vez de seguir sua intuição — a chamada gestão data-driven.

Um reflexo disso é a redução de erros, já que os líderes podem fazer uma série de avaliações da empresa a partir dos dados.

6. Criação de estratégias

Assim como auxiliam na tomada de decisões no cotidiano empresarial, os dados são importantes para que a liderança possa criar estratégias futuras.

Isso porque, como destacamos, a análise das informações permite fazer um mapeamento completo do negócio.

O gestor pode, então, identificar fraquezas, competências e oportunidades da empresa.

Isso permite estruturar um planejamento estratégico para conquistar os objetivos do negócio, como alcançar mais consumidores no mercado ou aumentar a produtividade dos funcionários, por exemplo.

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7. Mais segurança na informação

Quando falamos em dados da empresa, ter segurança no armazenamento é fundamental.

O ERP é uma ótima alternativa para isso, uma vez que deixa toda informação protegida na hora do tráfego entre o computador e o servidor, utilizando tecnologias de criptografia semelhantes às aplicadas pelos bancos.

Como já mencionamos antes, até mesmo as soluções armazenadas na nuvem já garantem o sigilo dos dados que você registra, devido às novas ferramentas de segurança da informação.

Além disso, você consegue controlar quem tem acesso a determinados dados por meio de recursos como perfis de usuários e permissões de acesso.

8. Custos operacionais reduzidos

Outro benefício é a redução dos custos operacionais, graças à automatização proporcionada pelo ERP.

Com as funções repetitivas automatizadas, você economiza com sistemas, materiais de escritório e horas de trabalho dos funcionários, que desenvolvem atividades burocráticas em menos tempo e com maior assertividade.

Com mais tempo livre, os colaboradores também podem se dedicar a tarefas que realmente geram valor para o cliente, em vez de trabalhar apenas para a manutenção dos processos da empresa.

Para conhecer mais benefícios do ERP, confira nosso artigo cheio de vantagens de usar o ERP na sua empresa.

CAPÍTULO 6

Principais módulos de um sistema ERP

O ERP deve oferecer todas as funcionalidades que você precisa para gerenciar as principais áreas do negócio.

Confira alguns módulos indispensáveis.

Controle financeiro

O módulo de controle financeiro do ERP costuma oferecer funcionalidades como contas a receber e a pagar, fluxo de caixa online, receitas, despesas, conciliação bancária e plano de contas.

Além disso, os sistemas online podem incluir ferramentas para emissão de notas fiscais e boletos integrados ao financeiro, facilitando a rotina do empreendedor.

Assim, ficam reunidos em um só lugar os principais recursos para manter as finanças em dia e organizar um orçamento voltado para os objetivos específicos do negócio.

Controle de estoque

Com a função de controle de estoque do ERP, é possível fazer um inventário completo de forma simplificada, além de monitorar as entradas e as saídas de mercadorias.

Mais do que isso, o controle de estoque do sistema também oferece recursos para gerenciar fornecedores e transportadoras, cobrindo todo o processo logístico necessário para o sucesso do negócio.

Controle de vendas

O controle de vendas é outro módulo indispensável em qualquer ERP, que permite gerenciar o processo comercial desde a prospecção até o fechamento do pedido.

Geralmente, as funcionalidades são elaboração e envio de orçamentos e propostas comerciais, acompanhamento de metas de vendas e controle de pedidos.

Em sistemas 100% integrados, cada pedido de venda confirmado aciona a baixa automática do produto do estoque ou dá início à execução de uma ordem de serviço.

Além disso, o faturamento também pode ocorrer automaticamente e estar conectado à gestão de contas a receber, para facilitar ainda mais o processo.

Para completar, o ERP pode oferecer recursos de controle sobre a performance de vendedores e integração com o CRM.

Assim você consegue identificar os melhores profissionais do time de vendas e observar quais clientes têm mais impacto no seu negócio, por exemplo.

Gestão de clientes

Como vimos, o ERP também pode ser integrado ao CRM para facilitar a gestão de clientes na empresa.

O sistema permite a importação dos cadastros de clientes e acompanhamento do histórico de vendas, por exemplo.

Além disso, é possível emitir relatórios de faturamento por cliente e entender quem são os consumidores mais valiosos para o negócio.

Geração de relatórios

O ERP permite que você gere e exporte uma série de relatórios gerenciais, tais como:

  • Fluxo de caixa diário, mensal e anual
  • Faturamento por cliente
  • Relatório de despesas
  • Produtos mais vendidos
  • Giro de estoque
  • DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício)
  • Análise de pagamentos e recebimentos
  • Posição de contas.

Assim, você consegue acompanhar de perto os resultados da empresa sem precisar de muito esforço, já que o software faz tudo para você ao gerar automaticamente relatórios de desempenho.

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Integração com a contabilidade

Para fechar, um bom ERP também precisa conectar você ao seu contador, permitindo o compartilhamento rápido de documentos e dados financeiros.

Dessa forma, o profissional consegue fechar a contabilidade mais rapidamente e acompanhar resultados em tempo real.

Além disso, o sistema favorece a prática da contabilidade consultiva, já que o contador ganha tempo para oferecer apoio estratégico e ajudar você na tomada de decisão.

CAPÍTULO 7

Problemas que só o ERP pode resolver

Para entender o valor de um ERP, você precisa considerar o quanto esse sistema facilita sua vida e resolve, de fato, seus desafios de gestão.

Confira os principais problemas que são solucionados com o software.

Tempo perdido com cobrança e fechamento mensal

Emitir uma nota fiscal eletrônica, de produto ou serviço, pode nem ser tão difícil, mas associar cada documento fiscal gerado a um pedido ou a um contrato já é mais trabalhoso.

À medida que as vendas ou a demanda de atendimentos crescem, mais sofisticada fica a administração do fechamento e da cobrança.

Felizmente, o ERP envia automaticamente boletos bancários a partir da nota fiscal gerada, garantindo a baixa à medida que os documentos são pagos pelo cliente.

Dessa forma, você não precisa mais fazer esse trabalho manualmente e ganha muito mais agilidade na cobrança — o que também é decisivo para controlar a inadimplência.

Falta de controle de caixa

Imagine a seguinte situação: um pedido a um fornecedor caiu dia 10, mas o pagamento do cliente veio no dia 12. Nesse meio tempo, faltou dinheiro em caixa.

Sem um acompanhamento sistemático, é possível que você só tenha percebido o desajuste de datas depois que ele aconteceu ou reagiu em cima da hora para evitar juros bancários.

Com o ERP, seu controle de fluxo de caixa é integrado à conciliação bancária do extrato de sua conta, automatizando esse tipo de projeção e antecipando ações para evitar prejuízos.

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Contratos ou pedidos desorganizados

Sabe quando todos os contratos da empresa ficam em uma pasta suspensa, guardada no arquivo morto, e você só tem uma planilha com os principais dados deles?

A falta de clareza sobre vigência, data de faturamento, escopo e pedidos associados a cada contrato é um dos problemas mais graves de muitas micro e pequenas empresas.

Para resolver essa questão, o ERP conta com módulos de controle de contratos que organizam e agilizam ações relacionadas a vencimento e cobrança, além de evitar o risco de perda do arquivo por problemas no computador ou acidentes.

Dificuldade em mensurar performance

Que produtos ou serviços oferecem maiores margens de lucro e melhor rentabilidade?

Se você não sabe a resposta, mas gostaria de ter essa visão, pode começar a pensar nas informações necessárias: gastos associados à realização ou produção, gastos com marketing, despesas fixas e variáveis da empresa, gastos com mão-de-obra, etc.

Se cada um desses custos estiver registrado em um lugar diferente, consolidar a análise fica difícil.

Por outro lado, os módulos interligados do ERP conseguem cruzar os dados facilmente e acelerar a geração de relatórios por cliente, por produto, por central de custo ou conforme os critérios que você precisa.

Dificuldade de acompanhar mudanças na lei

Alterações na legislação são ponto de atenção para todas as empresas, pois elas podem representar tanto oportunidades quanto ameaças ao negócio.

Um sistema ERP na nuvem, contratado como serviço, é atualizado constantemente, inclusive para se adequar a essas mudanças na lei e manter sua empresa regularizada.

Ou seja: novas exigências como o envio de documentos digitalizados ou o registro em boletos bancários são implementadas dentro da dinâmica da solução, sem que você precise se preocupar com as alterações.

Dúvidas sobre impostos

É consenso que o sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo, e que muitos empreendedores têm dificuldade em entender e gerenciar seus impostos.

O problema não é ter que pagar tributos, mas ficar em dúvida sobre os valores, prazos e obrigações que a empresa deve cumprir.

Para calcular corretamente os impostos, é preciso ter em mãos os valores de base de cálculo, seja sobre o faturamento, seja baseado em outros referenciais.

Nesse caso, um sistema de gestão ERP organiza os dados financeiros e permite calcular automaticamente o que deve ser pago ao governo, evitando erros e possíveis penalidades do Fisco.

Lembrando que essa funcionalidade é essencial para quem é optante pelo Simples e também de outros regimes tributários.

Riscos de perda e vazamento de informações

Arquivos compartilhados em redes locais de computadores ou que circulam em inúmeras versões, em trocas intermináveis de e-mails, são suscetíveis a perdas e confusões.

Basta trabalhar sobre uma versão desatualizada para um relatório ficar cheio de erros, por exemplo.

Rodando na nuvem, o sistema ERP oferece recursos de segurança para proteger a empresa contra invasões de crackers e utilização indevida das informações, como controle de acesso, históricos de uso e backup dos dados.

Dessa forma, você tem uma preocupação a menos e tem certeza de que seus dados estão seguros.

Falta de comunicação

Tem vezes em que parece que a informação nem saiu de uma área para outra da empresa.

Em outras, você tem a impressão de que ela até foi passada, mas não chegou à outra equipe como deveria.

Por isso, falhas de comunicação sempre são um desafio a ser superado.

Quando times usam sistemas isolados, a situação fica pior ainda e o telefone sem fio não tem fim.

Mais um motivo para usar um bom software ERP e compartilhar informações em tempo real, de modo que o financeiro tenha os dados sobre estoque e compras, por exemplo.

CAPÍTULO 8

Como escolher o ERP ideal para o seu negócio

Agora que você sabe tudo sobre o sistema ERP, só falta escolher o ideal para o seu negócio e começar a otimizar sua gestão o quanto antes.

Confira um passo a passo para tomar a decisão certa.

1. Defina suas necessidades

O ERP ideal é aquele que atende às necessidades da sua empresa, conforme suas prioridades e informações que gostaria de consultar diariamente.

Para começar, pense em quais processos precisam ser automatizados na sua empresa e quais atividades rotineiras precisam ser melhoradas com um sistema.

Você pode fazer a seguinte avaliação:

  • Quais departamentos da sua empresa são mais atrasados em relação à entrega de resultados?
  • Com que frequência esses atrasos resultam em erros e retrabalho para outros departamentos?
  • Quais são as principais falhas de integração e comunicação entre as diferentes áreas do negócio?
  • Quais são os “gargalos” da operação, onde ocorrem mais problemas e o trabalho não flui?

A partir dessas respostas, você pode definir quais são os problemas-chave da empresa e buscar uma solução ERP que atenda às demandas atuais.

2. Verifique as funcionalidades

Depois de identificar as necessidades do negócio, é hora de avaliar as funcionalidades dos sistemas disponíveis e encontrar a melhor combinação possível.

É comum que o gestor seja conquistado por soluções que apresentam recursos complexos, mas nem sempre eles serão úteis, de fato, para o cotidiano da empresa.

Por isso, é melhor escolher um software no qual não faltem nem sobrem recursos, priorizando as funções que você mais utiliza ou pretende utilizar nos próximos anos.

Por exemplo, se a emissão de notas fiscais e boletos é o que você mais precisa, busque uma solução que supra suas necessidades para todo o mês.

Você pode, inclusive, experimentar os softwares antes de fechar o negócio, pois muitas empresas oferecem uma versão gratuita para teste.

3. Avalie a complexidade da empresa

Se você sequer tem funcionários, ou eles são poucos, um sistema ERP simplificado e na nuvem é perfeito para as suas necessidades.

Mas se a sua empresa cresceu e conta com vários setores, o número de processos a serem controlados e registrados aumenta.

Portanto, talvez seja necessária uma solução de maior complexidade.

4. Pense a médio e longo prazo

Além de pensar nas suas necessidades atuais, você também precisa avaliar onde estará sua empresa daqui a alguns meses e anos para escolher o ERP certo.

Por exemplo, se você for adquirir um plano de um ERP na nuvem, terá opções para 1,2,5,10,15 ou mais usuários, mas é importante pensar nesses números em médio e longo prazo.

Se o seu negócio está em expansão, é importante contratar uma solução que vá dar conta do trabalho por no mínimo um ano e atender a toda a equipe.

5. Considere a facilidade de implantação do sistema

A facilidade de implantação é outro ponto que deve ser avaliado antes de escolher o ERP.

Afinal, ele vai impactar diretamente o fluxo de trabalho dos funcionários e as operações da empresa como um todo.

Será preciso, por exemplo, contratar uma empresa para implementar o software? Os colaboradores deverão passar por um treinamento e capacitação a fim de aprenderem a lidar com o sistema?

Normalmente, o sistema em nuvem facilita a adaptação, pois o software já vem pronto, é fácil de usar e pode ser acessado rapidamente de qualquer navegador com um login e senha.

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6. Estabeleça o orçamento

Hoje, existem soluções de ERP para todos os orçamentos e realidades — e cabe a você decidir quanto quer gastar com o seu sistema.

De modo geral, as soluções em nuvem são bem mais acessíveis do que os sistemas tradicionais, pois cobram uma mensalidade fixa para liberar acesso aos recursos do plano escolhido, de acordo com a necessidade do empreendedor.

Além disso, o sistema em nuvem dispensa a compra de licenças e sua atualização e manutenção são de responsabilidade do fornecedor, reduzindo consideravelmente os custos com TI na empresa.

A dica é comparar os diferentes planos e funcionalidades oferecidos pelos fornecedores e encontrar o melhor custo-benefício para o seu negócio.

Também é importante acompanhar o ROI (Retorno sobre Investimento) do ERP após a implementação, para comprovar que o sistema realmente melhorou a produtividade e otimizou a gestão.

E se você ainda acha o investimento desnecessário, considere que os gastos com tecnologia da informação, o que inclui os sistemas ERP, já representam 7,7% da receita das empresas no Brasil, segundo a 29ª Pesquisa Anual do Uso de TI, da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (EAESP).

Ou seja, estamos falando de uma tendência de mercado, e quem não a acompanhar perderá vantagem competitiva com o tempo.

7. Invista em treinamento e engajamento

Por fim, o sucesso de um sistema ERP não depende apenas da estrutura tecnológica, mas também da habilidade e engajamento das pessoas que utilizam a solução no dia a dia.

Depois de escolher seu software, você deve mostrar à equipe os benefícios da nova ferramenta e integrá-lo à cultura da empresa, envolvendo todos no processo de implantação.

Para isso, vale fazer workshops, concursos, campanhas de incentivo e qualquer ação que motive os colaboradores a utilizar bem o ERP e aproveitar todo o potencial dos recursos.

CAPÍTULO 9

Conta Azul: o ERP online perfeito para pequenas empresas

Se você é dono de uma pequena empresa, saiba que o ERP online da Conta Azul foi feito sob medida para agilizar sua gestão e contribuir com o sucesso do seu negócio.

Em uma plataforma 100% online, você tem todas as funcionalidades que precisa para gerenciar sua empresa, automatizar tarefas e ganhar uma visão ampla do que acontece no financeiro, comercial, estoque e contabilidade.

O sistema pode ser acessado a qualquer hora e lugar, e você conta com funcionalidades como:

  • Fluxo de caixa online para acompanhamento de entradas e saídas em tempo real e controle mensal/anual
  • Controle de contas a pagar e a receber
  • Sincronização da conta da empresa com o sistema, facilitando a conciliação bancária
  • Emissão de nota fiscal (NF-e, NFS-e e NFC-e) integrada ao controle de vendas e processo de cobrança
  • Integração total com a contabilidade
  • Controle de estoque com recursos para melhorar o giro e a rentabilidade
  • Controle de compras, fornecedores e transporte
  • Gerenciamento de pedidos de vendas e ordens de serviço
  • Cadastro de clientes e gestão do relacionamento (CRM integrado)
  • Geração de relatórios completos para agilizar a tomada de decisão.

Das finanças ao comercial, você terá todos os recursos para comandar seu negócio e tomar decisões certeiras em um único sistema.

E o melhor: com total disponibilidade e planos que cabem no seu bolso.

E então, está mais preparado para escolher seu ERP?

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