Guia da gestão financeira: tudo o que você precisa saber para ficar no azul

A gestão financeira é arte de usar o dinheiro do seu negócio para lucrar cada vez mais. Aprenda tudo neste guia e fique no azul.

A gestão financeira é a ciência de administrar o dinheiro do seu negócio para proteger e multiplicar seu patrimônio

Afinal, se o objetivo é lucrar, você precisa garantir que a empresa fature o suficiente para cobrir seus gastos e ainda gerar valor para o seu bolso. 

Mas não basta vender muito para manter as finanças em dia: é preciso olhar para os custos, planejar o orçamento, controlar o estoque, e várias outras ações que garantem a saúde financeira da empresa.

Por isso, este artigo é dedicado a todas as estratégias que compõem a gestão financeira, como veremos nos tópicos a seguir:

Leia até o fim e domine a gestão da finanças para alcançar o sucesso. 

CAPÍTULO 1

O que é gestão financeira?

Gestão financeira é o conjunto de métodos e ações que permitem planejar, analisar e controlar as atividades financeiras da empresa.

Ou seja: é toda ação administrativa que tem como objetivo melhorar os resultados do negócio, aumentar o valor de seu patrimônio e usar os recursos de forma eficiente.

Para facilitar o entendimento, também podemos pensar na gestão financeira como a administração do dinheiro e dos bens da empresa, sempre de olho nos fins lucrativos que justificam a existência do empreendimento.

Da mesma forma que controlamos nosso orçamento pessoal para pagar contas e poupar, precisamos cuidar das finanças do negócio para garantir que os ganhos sejam suficientes para bancar os gastos e ainda sobre um bom lucro para o bolso do empreendedor.

Mas é claro que o controle financeiro empresarial é uma tarefa muito mais complexa, que exige experiência e visão de negócio para equilibrar as contas. 

Entre as funções do gestor financeiro, estão a análise de resultados, planejamento financeiro, captação de recursos, levantamento de custos, análise de investimentos, gestão das cobranças, controle do fluxo de caixa, controle de contas a receber e a pagar, etc.

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Tudo o que envolve a condução das finanças do negócio para maximizar os lucros está no domínio da gestão financeira, que é colocada em prática diariamente nas empresas. 

CAPÍTULO 2

Importância do controle financeiro

O controle financeiro é a base que sustenta as operações do negócio e torna sua atividade lucrativa.

Afinal, não adianta vender muito se os custos são altos demais, ou investir na expansão se o caixa vive no vermelho.

Sem a administração adequada do dinheiro, a empresa acaba tendo prejuízo no saldo final, não consegue manter um crescimento sustentável e pode acabar endividada — ou pior, pedindo falência.

Esses riscos ficam claros quando observamos a taxa de inadimplência das empresas brasileiras, que bateu recorde em janeiro de 2020: 6,2 milhões de CNPJs negativados, o que representa 9,9% de crescimento em relação a 2019, conforme a pesquisa do Serasa Experian. 

E o cenário é ainda pior para as micro e pequenas empresas, que representam 94,2% das inadimplentes e têm mais dificuldade para manter a saúde financeira em dia. 

Outro dado alarmante é que seis em cada dez empresas abertas em 2012 no Brasil encerraram suas atividades em apenas 5 anos, segundo levantamento do IBGE. 

E não surpreende que a falta de planejamento e controle adequado das finanças estejam entre as principais causas da mortalidade empresarial, já que a sobrevivência de qualquer empresa depende de uma base financeira sólida. 

CAPÍTULO 3

Conceitos essenciais da gestão financeira

Antes de se aprofundar na gestão financeira, é importante conhecer os conceitos básicos que embasam essa ciência administrativa.

Confira alguns dos mais importantes.

Ciclo financeiro

Mapear o ciclo financeiro da empresa é um dos primeiros passos para colocar a gestão financeira em prática.

Basicamente, esse ciclo retrata a movimentação de capital dentro da organização, desde a compra dos insumos ou produtos até o recebimento pela venda na outra ponta.

Em uma empresa que comercializa mercadorias, por exemplo, o dinheiro começa sendo investido na compra dos produtos dos fornecedores, passa pelo pagamento do estoque, transporte e impostos, e depois retorna para o caixa com a venda para o consumidor final.

Em outro exemplo, a empresa pode receber os pagamentos dos clientes e só depois pagar pelo transporte, impostos e possíveis investimentos. 

O importante é que você conheça esse fluxo de perto para manter o capital necessário em caixa e conciliar as datas de pagamentos e recebimentos, de modo que o negócio tenha um ciclo financeiro tranquilo e eficiente.

Fluxo de caixa

Controlar o fluxo de caixa significa acompanhar o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, ou seja, o que você recebe e o que paga em seu negócio.

Essas transações devem ser registradas em detalhes para que você tenha uma visão diária, semanal e mensal da movimentação financeira da empresa.

Para tornar o processo mais eficiente, todas as receitas e despesas, por menores que sejam, precisam ser registradas.

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Assim, o gestor pode analisar os resultados continuamente e entender por que a empresa teve números positivos ou negativos em determinado período. 

Ativos e passivos

A gestão dos ativos e passivos é outra tarefa fundamental para manter as finanças da empresa em dia. 

No caso, ativo é todo bem ou direito que sua empresa possui, como imóveis, terrenos, mobiliário, frota de carros, equipamentos, maquinário, investimentos, saldo bancário, créditos, estoques (tanto de produtos acabados quanto de matéria-prima), duplicatas a receber e outros direitos que compõem o patrimônio da empresa. 

Já o passivo corresponde aos deveres e obrigações do negócio, como dívidas com fornecedores, contas , empréstimos, financiamentos, obrigações fiscais e sociais.

Ou seja: tanto os ativos quanto os passivos são itens que impactam o patrimônio do negócio. 

A diferença entre os dois é que determina o valor que a sua empresa tem no mercado, retratado pelo balanço patrimonial

Capital de giro

O capital de giro é aquele dinheiro em caixa que faz a empresa girar, ou seja, que é usado no curto prazo para manter as atividades essenciais do negócio. 

Essa reserva em caixa deve ser suficiente para cumprir as obrigações da empresa e cobrir os custos enquanto não entram as receitas, mantendo o funcionamento regular do negócio e evitando “rombos” financeiros.

A necessidade de capital de giro varia conforme o ciclo financeiro da empresa, pois quanto mais ela demorar a receber, mais longo será o ciclo e maior será a demanda por recursos para custear a operação.

No caso, o objetivo da gestão financeira é manter essa reserva no menor nível possível e evitar tomar empréstimos para financiar esse capital. 

Custos e despesas

Conhecer muito bem os custos e despesas da empresa também é parte da gestão financeira eficiente. 

É a partir desses gastos que o gestor financeiro decide qual o preço de venda ideal dos produtos ou serviços, onde cortar custos e como melhorar os resultados do negócio mês a mês. 

Basicamente, existem quatro tipos de custos e despesas:

  • Custos fixos: gastos recorrentes que não se alteram de acordo com o volume de produção, como o aluguel do escritório e folha de pagamento
  • Custos variáveis: gastos que variam conforme o volume de produção, como a matéria-prima para fabricação de produtos e impostos pagos na comercialização
  • Despesas fixas: despesas administrativas que não variam de acordo com as vendas e distribuição, como o IPTU do escritório e serviços de limpeza e manutenção
  • Despesas variáveis: despesas administrativas que aumentam ou diminuem na mesma proporção das vendas, como a comissão de vendedores.

CAPÍTULO 4

Erros mais comuns do controle financeiro

Os empreendedores iniciantes cometem alguns erros de controle financeiro que podem ser facilmente evitados.

Conheça as principais falhas e saiba como preveni-las. 

Não definir um pró-labore

O pró-labore é a remuneração mensal que o dono do negócio define para si mesmo.

Quando esse valor não é determinado, o empreendedor acaba retirando dinheiro extra do caixa da empresa para o pagamento de contas pessoais, prejudicando o orçamento e todo o ciclo financeiro do negócio. 

Por isso é fundamental definir um valor e se limitar a ele, mesmo que a empresa tenha lucrado a mais no mês — o excedente deve ser investido no próprio crescimento do negócio.

Misturar as contas pessoal e jurídica

Outro erro comum ocorre quando o empreendedor não separa a conta bancária pessoal da conta jurídica.

Essa mistura pode gerar muita confusão e prejudicar o andamento do negócio com as retiradas constantes.

Da mesma forma, pode acontecer o contrário: o empreendedor acabar investindo todo o seu patrimônio pessoal na empresa.

Por isso é importante manter as contas separadas e cuidar do negócio à parte das finanças pessoais.  

Não registrar todas as entradas e saídas

A gestão financeira eficaz depende do registro de todas as entradas e saídas do orçamento, por menores que sejam os valores.

Isso significa que até mesmo pequenas transações, como a retirada de dinheiro para comprar materiais de escritórios, por exemplo, devem entrar na planilha ou sistema de gestão financeira. 

Se esse controle financeiro não for feito com rigor, os valores não vão bater com o saldo bancário e a empresa terá problemas de orçamento e possíveis irregularidades na contabilidade

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Não criar uma reserva financeira

Imprevistos acontecem a todo momento, e as empresas também precisam estar preparadas financeiramente para enfrentar qualquer situação. 

A pandemia do coronavírus foi um exemplo drástico desse tipo de evento, e deixou as empresas com dívidas acumuladas de mais de R$ 900 bilhões, segundo dados do Banco Central publicados em 2020 na Agência Brasil. 

Por isso é fundamental criar uma reserva financeira a partir do planejamento do orçamento, tanto para pagar despesas urgentes quanto para ter capital a fim de investir e incentivar o crescimento do negócio.

Não estabelecer objetivos financeiros

A falta de objetivos financeiros é um erro comum que atrapalha os planos do empreendedor e não deixa claro aonde ele quer chegar com o negócio. 

Não à toa, o planejamento é um dos pilares da gestão financeira, que permite criar objetivos de curto, médio e longo prazo.

CAPÍTULO 5

9 passos para colocar sua gestão financeira em dia

Agora que você conhece as bases da gestão financeira, fica mais fácil colocar as finanças em dia e perseguir seus objetivos.

Siga o passo a passo para cuidar bem do seu negócio. 

1. Controle o fluxo de caixa de perto

O controle de fluxo de caixa é o ponto de partida de uma gestão financeira eficiente, pois permite acompanhar de perto todas as receitas e despesas do negócio.

Com um fluxo organizado, você consegue prever, planejar e controlar as entradas e saídas, além de antecipar decisões em caso de falta ou sobra de dinheiro.

As movimentações também revelam se a empresa terá ganhos suficientes para cobrir seus gastos e se está trabalhando com aperto ou folga financeira. 

Lembrando que não basta monitorar as entradas e saídas atuais: é preciso fazer a projeção de fluxo de caixa para prever o desempenho nos próximos meses e planejar ações futuras.

2. Faça um plano de contas

O plano de contas reúne todas as regras e normas para proporcionar uma visão geral das contas da empresa.

Para fazer o seu, você deverá nomear e classificar as receitas e despesas de cada área do negócio.

Você pode usar categorias como recebimentos de vendas, despesas operacionais, impostos, comissões, pró-labore, salários, etc. — o importante é registrar todas as entradas e saídas para ter alguma previsibilidade.

3. Mapeie os custos e despesas

Como vimos, existem vários tipos de custos e despesas essenciais ao funcionamento do seu negócio.

Para ter controle sobre esses gastos, você deverá mapeá-los em detalhes e monitorar cada centavo desembolsado na empresa.

O objetivo é identificar se o dinheiro está sendo usado de forma eficiente e tem um retorno significativo — ou se existem custos e despesas que podem ser cortados ou reduzidos pela saúde financeira do negócio. 

4. Defina seu capital de giro

Para gerenciar corretamente o capital de giro, você deverá dimensionar a quantidade ideal em caixa para manter as operações do negócio.

Para isso, basta utilizar a fórmula de Necessidade de Capital de Giro:

NGC = Ativo circulante operacional - Passivo circulante operacional

Se o resultado for negativo, significa que o gasto com contas a pagar é superior aos ativos disponíveis na empresa — o que exige o financiamento de mais capital de giro.

Do contrário, um resultado positivo indica que a empresa está se sustentando sem precisar recorrer ao crédito dos bancos. 

5. Use relatórios para fazer o diagnóstico financeiro

Para um diagnóstico financeiro mais preciso, você deverá usar relatórios gerenciais fornecidos pela contabilidade.

Os principais são os relatórios de fluxo de caixa, o DRE Gerencial, balanço patrimonial e análises de pagamentos e recebimentos.

O DRE, em especial, mostra um resumo de todas as receitas, custos e despesas do negócio e revela se você teve lucro ou prejuízo

6. Use indicadores para monitorar seu desempenho

Além dos relatórios, você também precisa monitorar os principais KPIs (Indicadores-chave de Desempenho) da gestão financeira.

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Estes são alguns indicadores indispensáveis:

  • Faturamento: soma de todos os valores obtidos com as vendas de produtos ou serviços
  • Lucro líquido: receita total da empresa menos os custos fixos e variáveis, que resulta no dinheiro que efetivamente vai para o bolso do empreendedor
  • Ponto de equilíbrio: momento em que a receita total da empresa é exatamente igual à soma dos custos e despesas (quando a empresa chega ao zero a zero e está pronta para começar a lucrar)
  • Margem de lucro: porcentagem adicionada aos custos totais de produtos e serviços que define a lucratividade do negócio
  • Margem de contribuição: ganho bruto sobre as vendas, ou seja, o que sobra depois de pagar o custo de produção e impostos sobre produtos ou serviços
  • Liquidez corrente: capacidade da empresa de arcar com suas obrigações em curto prazo.

7. Controle o estoque

O controle de estoque é outra função essencial da gestão financeira, que consiste em monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem excessos e prejuízos.

Com uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída, você consegue prever as necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições de negociação melhores com fornecedores, por exemplo.

Dessa forma, é possível otimizar os investimentos em estoque, aprimorar o planejamento de produção e precificar corretamente os produtos. 

8. Faça seu planejamento financeiro

Além de acompanhar as finanças da empresa o tempo todo, você também precisa definir aonde quer chegar e se planejar para os futuros cenários e movimentações.

Para fazer um bom planejamento financeiro, considere os seguintes fatores:

  • Diagnóstico da situação financeira atual do negócio
  • Definição de objetivos e metas (Ex: aumentar o faturamento em 20%, reduzir custos fixos em 15%, quitar empréstimos, etc.)
  • Definição de estratégias (Ex: cortar gastos, investir em um novo produto/serviço, rever preços)
  • Projeção de possíveis cenários 
  • Orçamento detalhado 
  • Cronograma de ações 
  • Métricas de desempenho. 

Lembrando que o planejamento deve ser monitorado continuamente e revisado para se adequar às mudanças no meio do caminho. 

9. Invista em um sistema inteligente

Com tantos indicadores, números e resultados para monitorar, você precisa de um sistema de gestão que dê conta das finanças do negócio.

Há quem faça a gestão financeira com planilhas, mas as chances de erros são maiores e o tempo gasto na tarefa é muito mais longo.

Por isso, o ideal é contar com uma plataforma digital que organize os dados financeiros e contábeis, permita o acompanhamento do caixa em tempo real e gere relatórios automaticamente, integrando seu financeiro às vendas e à contabilidade.

CAPÍTULO 6

Gestão financeira na Conta Azul

Já imaginou poder centralizar todas as atividades da gestão financeira em um único sistema?

Isso é possível com a plataforma online da Conta Azul, que traz todas as funções necessárias para controlar suas finanças de forma ágil e eficiente:

  • Controle de contas a pagar e a receber 
  • Emissão de boletos de cobrança 
  • Conciliação bancária automática diretamente do seu extrato
  • Relatórios de custos e pagamentos 
  • Emissão de relatórios gerenciais completos (DRE, balanço patrimonial, giro de estoque, faturamento por cliente, posição de contas, etc.)
  • Acompanhamento do fluxo de caixa diário, mensal e anual.

Além disso, você pode usar o mesmo sistema para emitir nota fiscal, enviar orçamentos, gerenciar contratos, gerenciar vendas e controlar seu estoque — tudo 100% online e acessível a qualquer hora e lugar.

Para completar, a Conta Azul conecta você ao seu contador e facilita a troca de informações em tempo real.

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E então, está mais seguro para fazer a gestão financeira do seu negócio?

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