Como fazer controle de custos e despesas

Controle de custos e despesas

O controle de custos e despesas é essencial para o sucesso do seu negócio. Mas você sabe exatamente o que representa cada tipo de gasto na sua empresa?

Central de Ajuda ContaAzul

Independente de sua atividade econômica, a atenção ao dinheiro que sai do caixa é imprescindível para a sustentabilidade da companhia no curto, médio e longo prazo.

Mas aqueles R$ 50,00 destinados ao café no escritório não podem obedecer à mesma lógica de gastos de uma máquina de R$ 50.000,00 que vai acelerar e facilitar o processo de estampagem dos seus produtos.

Enquanto o primeiro caso se restringe a um valor menor, não diretamente relacionado à produção, o segundo, mais elevado, tem influência direta no objetivo social da empresa.

Então, como interpretar esses números? Nas próximas linhas, vamos descobrir o conceito de despesas e custos, qual a diferença entre os diferentes tipos de gastos na empresa, a importância de entendê-los e como manter o controle adequado sobre eles.

Controle dos custos

Uma empresa que deseja incorporar boas práticas de gestão pode começar pelo controle dos custos e despesas do negócio.

Esse diagnóstico, monitoramento e avaliação dos números pode ajudar muito na tomada de decisões. Sem esse processo devidamente implementado, fica bem mais difícil saber se é hora de abrir uma filial ou cortar gastos administrativos, se é possível aumentar a equipe de vendas ou se o fluxo de caixa atual não está dando conta do recado.

Para o controle de custos e despesas mis básico, uma planilha simples já ajuda. Pode ser aquela do Excel, do Drive ou de qualquer programa que facilite o registro e revisão periódica dos dados.

Baixe: Modelo de planilha de custos

Mas, antes de começar a preencher sua planilha, é importante entender a diferença entre custos e despesas, para que a interpretação dos números faça mais sentido e possa ajudá-lo a tomar decisões financeiras mais adequadas à realidade do seu negócio.

Controle de custos x despesas

A diferença básica entre custos e despesas é a seguinte: os primeiros se relacionam diretamente ao produto ou serviço da empresa, e os segundos se referem à manutenção da atividade.

Essa definição pode parecer fácil, mas, às vezes, ao longo da jornada, no dia a dia, esses conceitos se confundem, especialmente hoje, em um mercado tão dinâmico, que até "produto" ou "serviço" de algumas companhias, em alguns casos, tem explicação complicada.

Exemplos de custos

  • Matéria-prima
  • Salários de quem se envolve na produção
  • Gasto com logística para a produção.

Exemplos de despesa

  • Café do escritório de vendas
  • Gastos com marketing e publicidade
  • Assinatura de periódicos para o escritório.

Ao contemplar um caso passível de interpretação, vale a pergunta: a falta desse gasto afetaria a produção ou a atividade do objetivo social da empresa? Caso a resposta seja positiva, configura-se como custo. Caso seja negativa, trata-se de despesa.

Mas por que você precisa saber essas diferenças? Simples: o controle de custos e despesas exige uma categorização adequada de gastos, para que sua definição e revisão possam ser realizados com critérios objetivos e resultados melhores.

Fixos ou variáveis

Além da diferenciação entre custos e despesas, é possível ir um pouquinho além, para compreender melhor para onde vai o dinheiro da empresa.

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que não se alteram de acordo com o volume de fabricação do produto. Por exemplo, o aluguel de uma fábrica.

Custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles que têm relação proporcional ao volume de produção. Por exemplo, a matéria-prima.

Despesas fixas

São aquelas despesas administrativas que não variam de acordo com vendas e distribuição. Um exemplo é o IPTU do escritório de vendas da empresa.

Despesas variáveis

Quando a venda influencia na despesa, ela é considerada variável. O exemplo mais clássico aqui é a comissão do vendedor.

O que são despesas operacionais

Uma dúvida comum sobre gastos e lançamentos se refere à definição de despesa operacional. Para responder a essa questão, é importante conferir uma Demonstração de Resultado de Exercício (DRE), aquele resumo da situação financeira em um intervalo específico de tempo.

Nela, há uma conta específica para as “despesas operacionais”, que inclui despesas administrativas e despesas com vendas.

Vamos descobrir que tipo de gasto se encaixa em cada uma?

Exemplos de despesas operacionais

  • Despesas administrativas: aluguel do escritório da administração, energia elétrica desse escritório, computadores, seguro de veículos, manutenção de informática.
  • Despesas com vendas: comissões da equipe, gastos com marketing, anúncios em redes sociais.

Agora, é bom não cair em uma cilada. Viu que o aluguel do escritório pode ser considerado uma despesa administrativa, certo?

Mas e o aluguel da fábrica ou da sala que produz o produto ou realiza o serviço da atividade-fim da empresa? Como vimos lá em cima, esse gasto representa um custo, e não uma despesa.

Gastos pessoais e da empresa

Agora que você já tem uma noção do que é cada tipo de gasto, vamos entender como colocar esses conhecimentos em prática. Primeiro, é bom lembrar de um erro básico para quem está começando: misturar, de alguma forma, os valores do negócio com os de sua vida privada.

Esse é o primeiro passo para ter uma noção inadequada do faturamento, do lucro, da necessidade de cortes de gastos e de qualquer perspectiva mais realista da situação financeira do negócio.

Para evitar esse problema, uma medida inicial é definir um pró-labore, aquele valor que você vai retirar sem desorganizar o dinheiro da empresa e sem comprometer seu controle.

Como melhorar o controle de custos

Assinalar todos os gastos é uma medida essencial. Além de controlar melhor os valores e entender a situação da empresa, esse processo evita problemas de fluxo de caixa e de projeções de médio e longo prazo.

Então, depois de separar gastos pessoais e da empresa e começar a usar sua planilha, é hora de consultar um contador, que pode auxiliar muito na organização financeira do seu negócio e indicar os melhores caminhos para controlar custos e despesas.

Mas é possível ir além e automatizar muitas tarefas que tomam tempo e exigem dedicação que poderiam ser alocados à expansão do negócio e aumento das vendas.

Que tal então a adoção de um software de gestão?

Um sistema como o da ContaAzul, por exemplo, permite que você trabalhe em contato direto com o seu contador e assim não cometa erros que estão muito associados a desconhecimento e descuido em temas financeiros e tributários e que podem ser facilmente evitados com a automação de certas atividades.

No sistema, você pode controlar de forma eficaz suas finanças de qualquer lugar, online, com a obtenção de relatórios de vendas e diversos recursos que farão a diferença na sua tomada de decisões. Além disso, é possível monitorar o estoque, analisar custos, fazer integração bancária, emitir notas fiscais, criar notas de entrada, orçamentos, fluxo de caixa, entre outros.

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Gostou das dicas para controlar custos e despesas, entender melhor a situação financeira de sua empresa e dar aqueles passos necessários para expandir e crescer? Comente.

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