Entenda como fazer o controle de custos e despesas de uma empresa

Sobre o que estamos falando?

• Fazer o controle de custos e despesas eficiente é o primeiro passo para uma boa gestão financeira;

• Ao entender de onde vem cada gasto, é possível saber como reduzir os custos sem prejudicar a operação do negócio;

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Uma das maiores preocupações de todo empreendedor é como reduzir os gastos para aumentar o lucro. No entanto, antes de pensar em economizar, é indispensável saber como fazer um controle dos custos e despesas de forma eficiente. 

Isso significa identificar facilmente de onde vem cada gasto e quais podem ser cortados ou reduzidos sem que a operação do negócio seja prejudicada. Se você tem um restaurante, comprar um arroz mais barato pode afastar os clientes, por exemplo. 

Continue a leitura para entender como fazer um controle de gastos e despesas. Somente após esse passo você terá condições de manter uma boa organização financeira e terá os dados que precisa para elaborar seu planejamento estratégico. Boa leitura! 

Acompanhe os tópicos:

• Por que é tão importante fazer um bom controle de custos e despesas? 

• Custos x Despesas: quais são as diferenças? 

• Entenda agora o conceito de custos e despesas fixas e variáveis 

• Como fazer o controle dos custos e despesas da empresa? 6 passos

Por que é tão importante fazer um bom controle de custos e despesas? 

Uma empresa que deseja incorporar boas práticas de gestão financeira pode começar pelo controle dos custos e despesas do negócio. É por meio desse processo que o gestor conseguirá administrar todos os recursos financeiros corretamente. 

Esse diagnóstico, monitoramento e avaliação dos números ajuda muito na tomada de decisões. Com essa análise, é possível entender se é hora de abrir uma filial, cortar gastos administrativos ou se há como aumentar a equipe de vendas, por exemplo

Para o controle de gastos e despesas mais básico, uma planilha simples já ajuda. Pode ser aquela do Excel, do Drive ou de qualquer sistema que facilite o registro e revisão periódica dos dados. Se precisar, temos um modelo de planilha de custos simples e gratuito para você baixar!

Mas, antes de começar a preencher sua planilha, é importante entender as diferenças entre custos e despesas. Assim, a interpretação dos números fará mais sentido, o que é essencial para tomadas de decisões financeiras mais efetivas.  

Custos x Despesas: quais são as diferenças? 

A diferença básica entre esses conceitos é a seguinte: os custos se relacionam diretamente ao produto ou serviço da empresa e as despesas se referem à manutenção da atividade.

Para ficar um pouco mais claro, fizemos uma tabela com exemplos de custos e despesas para facilitar seu entendimento. 

Para entender melhor, faça a pergunta: a falta desse gasto afetaria a produção ou a atividade da empresa? Caso a resposta seja positiva, configura-se como custo. Se for negativa, temos uma despesa. 

Mas por que você precisa saber essas diferenças? Simples: o controle de custos e despesas exige uma categorização adequada de gastos, para que sua definição e revisão possam ser realizados com critérios objetivos e resultados melhores.

Por conta disso, é interessante entender mais um conceito: o de despesas operacionais. 

Despesas operacionais

Uma dúvida comum sobre gastos e lançamentos se refere à definição de despesa operacional. Para responder a essa questão, é importante conferir a Demonstração de Resultado de Exercício (DRE) – resumo da situação financeira em um intervalo específico de tempo.

Ela divide as despesas operacionais em:

• Despesas administrativas: aluguel do escritório da administração, energia elétrica desse escritório, computadores, seguro de veículos, manutenção de informática.

• Despesas com vendas: comissões da equipe, gastos com marketing, anúncios em redes sociais.

Esse é um bom exemplo de como categorizar adequadamente os gastos, para assim conseguir ter uma visão sistêmica do negócio e compreender quais áreas precisam de mais recursos financeiros e aquelas que estão recebendo mais dinheiro do que o necessário.  

Entenda agora o conceito de custos e despesas fixas e variáveis 

Além da diferenciação entre custos e despesas, é possível ir um pouco além para compreender melhor para onde vai o dinheiro da empresa. Na tabela abaixo confira quais são as características de cada um e seus tipos. 

Como fazer o controle dos custos e despesas da empresa? 6 passos

Esse é o principal tópico para você que veio até aqui procurando saber como ter um bom controle financeiro e entender a origem de cada gasto. 

O planejamento estratégico do controle de custos e despesas lhe ajudará a encontrar as falhas nas contas e os gargalos no fluxo de caixa. Portanto, preste atenção nessas dicas:

1. Registre e categorize todos os lançamentos financeiros

A gente só consegue encontrar oslivros numa biblioteca quando separa e categoriza cada um deles. O mesmo acontece quando o assunto é controle de despesas. 

É preciso registrar todos os lançamentos financeiros, ou seja, as vendas, entradas e demais saídas. Você também deve separá-los por categorias, para identificar mais facilmente quais setores estão tendo mais gastos e se todos eles são necessários, por exemplo.

Além de gerenciar melhor os valores e entender a situação da empresa, esse processo evita problemas de fluxo de caixa e de projeções de médio e longo prazo. 

O registro deve ser feito diariamente, para nada ficar de fora. Contar com uma planilha, caso seu fluxo não seja muito movimentado é uma opção. Mas o melhor mesmo é ter a ajuda da tecnologia e utilizar uma plataforma, que faz tudo automatizado. 

2. Não misture as contas pessoais com as da empresa

Quando o empreendedor não sabe como separar as contas pessoais e as da empresa, ele fica com uma noção inadequada do faturamento, do lucro, da necessidade de cortes de gastos e de qualquer perspectiva mais realista da situação financeira do negócio.

Para evitar esse problema, uma medida inicial é definir um pró-labore, aquele valor que você vai retirar sem desorganizar o dinheiro da empresa e sem comprometer seu controle. É importante também ter, ao menos, uma conta PJ para fugir de problemas de gestão de custos e até jurídicos. 

3. Procure auxílio profissional

Depois de separar gastos pessoais e da empresa e começar a usar sua planilha, é hora de consultar um contador. Ele auxilia muito na organização financeira do negócio e indica os melhores caminhos para controlar custos e despesas.

Com sua expertise, o contador consegue ajudar você a:

• Acompanhar a evolução das suas vendas;

• Estabelecer metas de gastos;

• Fazer uma precificação assertiva do produto/serviço;

• Enxergar quais são seus verdadeiros lucros e de onde eles vêm;

• Elaborar um planejamento estratégico por meio de indicadores financeiros. 

Por se ter muitos documentos e dados que precisam ser compartilhados sempre com a contabilidade, é mais fácil contar com um sistema que integra o contador às informações financeiras da sua empresa. Assim, ambos irão poupar tempo com as operações e acompanhar o controle de custos e despesas de maneira mais eficiente. 

4. Analise os custos e despesas de todos os setores

Você já aprendeu a diferença de custos e despesas e até já viu quais são seus tipos e exemplos. Essa informação é essencial neste momento, pois é sabendo fazer essa diferenciação que o gestor consegue analisar, de fato, todos os gastos. 

Com uma análise constante dos números dos gastos, o empreendedor consegue identificar facilmente gargalos, como aumentos ou baixas repentinas nos custos em tempo hábil. Dessa forma, encontrar as soluções fica muito simples e os problemas não se tornam uma bola de neve.  

5. Converse com os colaboradores

Outro ponto que é um diferencial no seu controle de gastos e despesas é conversar com seus colaboradores. Nem sempre o dono do negócio consegue ficar à frente de todas as operações, por isso seus funcionários certamente sabem de algo que não é do seu conhecimento. 

Pode ser que você ache necessário colocar um produto a mais no catálogo de vendas. Mas, na verdade, os vendedores escutam os clientes falarem que gostariam mesmo é de uma atualização no que você já vende, por exemplo.

Imagine se nesse caso você não conversasse com seus colaboradores, investisse muitos recursos para fazer um lançamento e, no fim ele, não atenderia as necessidades do consumidor. Além de frustrante, seria extremamente prejudicial para o caixa do negócio. Portanto, lembre-se de considerar a opinião de seus funcionários! 

6. Abandone o papel e aposte na tecnologia

Como já falamos, a planilha pode ser uma boa amiga para aqueles empreendedores que possuem um baixo fluxo de caixa. Mas, independente do tamanho do negócio, o ideal mesmo é contar com um sistema ERP online que centralize todo o seu controle financeiro.  

Com essa tecnologia, é possível ir além e automatizar muitas tarefas que tomam tempo e exigem dedicação, mas que poderiam ser alocados para a expansão do negócio e aumento das vendas.

Ter uma plataforma de gestão financeira como a Conta Azul Pro permite que você controle de forma eficaz suas finanças, as vendas e o estoque, sem contar com a emissão de relatórios e notas fiscais com poucos cliques.

E ainda dá para trabalhar em contato direto com o seu contador! Assim, você fica livre de erros por perdas de documentos ou registros feitos de forma errada. Com a automatização de vários processos, compartilhar dados e documentos com a contabilidade é bem mais rápido. 

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