Ordem de serviço: o que é, para que serve e como emitir

A ordem de serviço marca o início da prestação de serviços e organiza todo o trabalho da empresa. Saiba como gerenciar cada OS.

A ordem de serviço (OS) documenta o início de toda prestação de serviços e merece atenção especial dos empreendedores.

Ela funciona como um guia para todo o processo de contratação e execução do trabalho dentro da empresa, ajudando a manter os colaboradores alinhados e o gestor informado.

Devido à sua importância, as empresas têm usado a tecnologia para emitir, compartilhar, guardar e controlar esse documento de forma mais eficiente.

A seguir, você vai conhecer melhor a ordem de serviço e entender como agilizar sua emissão em alguns tópicos:

• O que é uma ordem de serviço
• Para que serve a ordem de serviço
• Vantagens em utilizar a ordem de serviço
• O que uma ordem de serviço precisa ter
• Relação entre ordem de serviço e segurança do trabalho
• Modelo de ordem de serviço
• 7 facilidades do sistema online para emissão de OS
• Emissão inteligente de ordem de serviço é com a Conta Azul.

Leia até o fim e veja se está gerenciando suas ordens de serviço como deveria.

O que é uma ordem de serviço

A ordem de serviço é um documento que formaliza o serviço a ser prestado para um cliente e serve como ponto de partida para a organização do trabalho.

Com ela, as empresas prestadoras de serviços conseguem se planejar e organizar as demandas para o atendimento, mantendo o fluxo de trabalho sob controle.

Uma OS pode oficializar atividades como instalação de software, limpeza, transporte, manutenção de equipamentos, criação de campanhas publicitárias, consultoria e qualquer outra área de atuação.

Ela pode ser criada a partir do pedido de um cliente ou pela determinação de um contrato, por exemplo, e é obrigatória para iniciar qualquer prestação de serviços.

Logo, podemos dizer que a ordem de serviço é uma ferramenta de comunicação interna indispensável para mobilizar equipes e preparar tudo para a execução do trabalho em uma empresa.

O documento informa qual serviço será prestado, para quem e quando, quais materiais  e mão de obra serão necessários, quanto vai custar e outros detalhes que dão início à produção de forma objetiva e ordenada.

Para que serve a ordem de serviço

A ordem de serviço profissionaliza a gestão dos prestadores de serviços, documentando todo o processo de venda e entrega da solução comercializada.

Antes da OS, as empresas do setor operavam sem muita organização, mantendo as informações dos pedidos apenas na memória e comunicando os detalhes informalmente.

Mas é claro que um documento que centraliza todas as informações do trabalho a ser feito facilita muito a organização do negócio no dia a dia, além de otimizar a gestão financeira, controle de estoque e controle de qualidade.

Na prática, funciona assim:

• O cliente chega até você com uma demanda e solicita um orçamento
• A área comercial negocia com o cliente e define o serviço a ser prestado, preço cobrado e outros detalhes
• Assim que a negociação é concluída, o responsável emite uma OS para organizar internamente o trabalho a ser realizado.

Dessa forma, a OS é usada como um guia para orientar cada etapa do trabalho e marcar o início da prestação de serviço.

Vantagens em utilizar a ordem de serviço

Utilizar um documento simples como a ordem de serviço traz inúmeras vantagens para as empresas.

Como vimos, ela é fundamental para comunicar gestores e colaboradores sobre as demandas do negócio e indicar como o serviço deverá ser prestado.

Com um fluxo de OS padronizado, a organização consegue:

• Organizar os pedidos conforme a capacidade produtiva da equipe
• Garantir a entrega no prazo e dentro das especificações contratadas
• Controlar a produtividade dos colaboradores
• Calcular com precisão os materiais e mão de obra necessários à execução do trabalho
• Equilibrar o estoque com os pedidos para maior eficiência
• Calcular os custos para garantir uma precificação correta
• Auxiliar no controle de trocas, reparos e alterações no pedido do cliente
• Informar aos colaboradores os detalhes do serviço e orientar a execução segura e eficiente
• Gerenciar as finanças com mais agilidade.

Por isso é tão importante utilizar a ordem de serviço internamente como ferramenta de gestão.

O que uma ordem de serviço precisa ter

O conteúdo de uma ordem de serviço varia conforme a atividade exercida pela sua empresa e o serviço que será executado.

Mas, de modo geral, o documento deve conter as seguintes informações:

• Número da ordem de serviço
• Descrição do serviço a ser realizado
• Valor a ser cobrado
• Local de prestação do serviço
• Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone, etc.)
• Data de emissão
• Forma de pagamento.

A OS também pode conter o nome do profissional responsável, laudo técnico, motivo do pedido, problema solucionado pelo serviço, discriminação das peças e materiais utilizados, horário de início e fim do serviço, entre outros dados necessários.

Como você pode ver, os dados contidos em uma OS dão ao documento um caráter de autorização para o início de um determinado serviço, além de servir como suporte para consulta de informações.

Por isso, é preferível que o próprio colaborador que emitiu a OS assine o documento com a especificação do seu cargo, facilitando o controle interno da demanda.

Já o número de processamento é fundamental para distinguir uma OS da outra, especialmente em empresas que realizam várias emissões no mesmo dia.

Só assim é possível garantir a organização do processo e o pleno atendimento das demandas.

Se preferir, o empreendedor pode personalizar a OS de acordo com os serviços executados pela empresa, inserindo no documento original informações padronizadas sobre o negócio, como seus dados básicos (CNPJ, razão social e endereço).

Relação entre ordem de serviço e segurança do trabalho

Para empresas com mais de 50 funcionários que exercem atividades de risco, a ordem de serviço também tem a função de orientar os colaboradores para evitar acidentes durante a execução do trabalho.

De acordo com o Art. 157 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), essas empresas de devem:

“Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais.”

Nesse caso, temos uma OSS (Ordem de Serviço de Segurança) que contém as seguintes informações:

• Grau de risco das atividades exercidas pelo colaborador
• EPIS (equipamentos de proteção individual) obrigatórios para a realização do serviço
• Medida preventivas adotadas pela empresa conforme as normas de segurança do trabalho
• Informações sobre treinamentos e habilidades necessárias para a realização das atividades descritas
• Procedimentos em caso de acidente de trabalho.

Lembrando que pequenas empresas de serviços de baixo risco não precisam se preocupar com essas especificações na OS.

Modelo de ordem de serviço

Antigamente, as ordens de serviço eram feitas à mão e os colaboradores tinham que anotar tudo em talões impressos.

Hoje, a maioria das empresas já aderiu ao modelo digital da OS para reduzir o trabalho repetitivo e ganhar tempo, além de facilitar a padronização dos documentos.

Você pode, por exemplo, baixar nosso modelo de ordem de serviço e utilizar a planilha como base para criar o documento no Microsoft Excel.

Assim, o documento também pode ser impresso e entregue à equipe responsável pela execução dos serviços.

No entanto, há uma forma ainda mais ágil e eficiente para emitir a ordem de serviço: por meio de um sistema de gestão que automatiza o processo.

Esses softwares permitem um preenchimento rápido do documento por meio de um formulário padronizado e integram a emissão de OS com todo o processo de venda e pagamento.

Dessa forma, você consegue emitir uma OS em poucos cliques e controlar diferentes fases da operação, tais como:

• Elaboração do orçamento para o cliente
• Execução do serviço após fechamento da proposta comercial
• Acompanhamento do serviço em andamento
• Conclusão do serviço e finalização da ordem.

No sistema online, cada etapa do serviço pode ser facilmente consultada a qualquer momento, esclarecendo dúvidas e permitindo ao empreendedor realizar ajustes, se necessário.

7 facilidades do sistema online para emissão da ordem de serviço

Escolher um sistema online e integrado para emitir suas ordens de serviço traz muitas facilidades para a gestão do negócio.

Confira as mais importantes.

1. Organização dos documentos

Desde o orçamento, com a negociação da contratação dos seus serviços até o faturamento, há uma série de informações e documentos gerados.

Alguns deles devem ser armazenados para o fechamento do mês, quando são encaminhados ao contador, enquanto outros são direcionados aos clientes.

Com um sistema digital integrado, esse envio pode ser automático, resultando em economia de tempo.

2. Confirmação de recebimento de e-mail

Outra facilidade do sistema online é o envio automático de notificações de recebimento quando o cliente recebe ou visualiza sua proposta de prestação de serviços.

Isso ajuda a equipe de vendas a acompanhar as propostas enviadas e melhora a organização do processo de contratação.

3. Gestão de documentos por e-mail

Além do envio de orçamentos e de propostas comerciais, a finalização de contratos e emissão de boletos bancários e de notas fiscais são algumas das tarefas rotineiras em uma empresa que trabalha com prestação de serviços.

Com a função de gestão de documentos por e-mail, você consegue realizar todos esses processos de maneira informatizada e com muito mais agilidade.

Entre as vantagens, está a redução dos riscos de erro humano ao lidar manualmente com documentos tão importantes.

4. Fim da papelada

Cada etapa dos processos na sua empresa demanda uma série de informações que vão e voltam de clientes e da contabilidade.

Ao adotar um sistema digital para emissão de ordem de serviço, você reduz a quantidade de impressos e, com menos papel acumulado, cai também a necessidade de armazenagem em pastas e caixas.

5. Atualização em tempo real

É comum que a ordem de serviço precise ser alterada várias vezes ao longo do processo de execução do trabalho.

Por isso, vale a pena ter um sistema de gestão online que permita a atualização em tempo real, com funções de preenchimento de dados básicos e inclusão de campos adicionais, de acordo com a natureza do serviço.

Isso evita que um colaborador acesse uma versão mais antiga da OS e cometa algum erro por se basear em dados desatualizados, por exemplo.

6. Mais agilidade e mobilidade

O sistema de gestão online é a solução definitiva para agilizar a emissão de ordens de serviço e facilitar o acesso de toda a equipe.

Melhor ainda se a plataforma permitir que você acesse sua OS por meio de dispositivos móveis compatíveis, como tablets e smartphones.

Assim, todo o time ganha mobilidade e consegue consultar o documento mesmo em campo.

7. Integração com outras funções do negócio

Por fim, um dos grandes diferenciais dos sistemas para gestão de serviços é a integração com outras funções da empresa.

Após a confirmação do pedido e emissão da ordem de serviço, o software pode dar baixa automaticamente de produtos do estoque e alimentar o financeiro e fluxo de caixa, por exemplo.

Além disso, os dados do cliente já podem ser utilizados para a emissão da NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica), eliminando mais um retrabalho.

Emissão inteligente de ordem de serviço é com a Conta Azul

Todas as facilidades que você acabou de conferir estão disponíveis na plataforma de gestão da Conta Azul, que funciona 100% online e oferece recursos completos para gerenciar empresas de serviços.

Do cadastro de clientes até a emissão de NFS-e e boletos, você ganha tempo em todas as etapas da venda e tem tudo o que precisa para manter seus documentos digitais organizados.

Com o módulo de controle de ordem de serviço, por exemplo, você otimiza a gestão dos documentos, recebe confirmações de leitura por e-mail e acompanha de perto os dados que devem ser enviados ao contador e ao cliente.

Além disso, pode enviar pedidos de venda, propostas comerciais, boletos bancários e notas fiscais ao cliente em mensagens profissionais com a marca da sua empresa.

Ainda na gestão de serviços, você conta com as seguintes funcionalidades:

• Cadastro de clientes de serviços online com recursos de CRM
• Sistema de propostas comerciais de serviços com criação e envio automático por e-mail ao cliente
• Gestão de contratos de venda da proposta comercial ao recebimento
• Relatórios de desempenho por vendedor para otimizar a gestão da equipe e controlar a produtividade
• Emissão de NFS-e ágil e integrada ao financeiro, com atualização automática das vendas, contas a receber e fluxo de caixa
• Geração de relatórios de serviços por cliente, serviços mais vendidos, faturamento por cliente, entre outros documentos que auxiliam a tomada de decisão.

Assim, você garante a emissão inteligente de ordem de serviço e todos os outros documentos necessários ao processo de venda, além de ter todas as funções do negócio integradas e se manter conectado à contabilidade.

E então, tirou todas as suas dúvidas sobre a ordem de serviço?

Deixe seu comentário contando como emite esses documentos na sua empresa e se já utiliza soluções digitais.