Cadastro de Clientes: Modelos, Planilhas e Passo a Passo

Modelos de cadastro de clientes

O cadastro de clientes é uma parte essencial das vendas. Neste guia, você vai encontrar tudo o que procura sobre o assunto:

  • O que é cadastro de clientes
  • Modelos de cadastro de clientes
  • Como usar o cadastro para vender mais
  • Como atualizar as informações
  • Que tipo de software pode ajudar.

Ficou interessado?

ContaAzul é um sistema de gestão com controle de clientes, do cadastro às vendas

Que bom! Se você chegou até aqui, é porque sabe: quem não cuida direito das informações sobre os compradores perde oportunidades de negócio.

Em vendas, não basta ter uma boa estratégia para atrair o público.

Mais difícil do que conquistá-lo é mantê-lo, já que, para isso, você precisa cultivar o relacionamento e estreitá-lo com perspectiva de longo prazo.

E esse contato mais próximo não serve apenas para chamar o cliente pelo nome, mas para aumentar a previsibilidade do faturamento, reduzir o custo por venda e enfrentar com maior desenvoltura as oscilações da economia.

Para alcançar esses resultados, uma ficha de cadastro de clientes cumpre função especial e pode ser o passo que faltava para você adotar uma solução ainda mais completa de vendas.

O que é cadastro de clientes

O cadastro de clientes é um instrumento de gestão. Com ele, você pode compreender melhor o seu público, adaptar seu produto ou serviço de acordo com a demanda, diminuir o custo de captação e melhorar sua projeção de vendas.

Trata-se de um processo no qual dados de quem compra de você, sejam pessoas físicas ou jurídicas, são inseridos, atualizados, monitorados e avaliados.

Essas ações tornam possível conhecer o comportamento e os interesses de cada cliente, o que permite vender mais e em condições melhores.

O relacionamento com clientes é coisa séria. Tanto é que tem até nome próprio: Customer Relationship Management (CRM), ou Gestão de Relacionamento de Clientes, em português.

Pense bem: se todo cliente que comprasse na sua empresa voltasse com regularidade, indicasse outros ou ambas as situações, sua empresa certamente estaria economizando em divulgação. Concorda?

É justamente essa a concepção por trás da manutenção do relacionamento: a eficiência, o fazer mais com menos recursos.

Você pode até reparar que as grandes marcas não deixam passar oportunidades para chamar um cliente de volta.

Todos nós, em algum momento, já recebemos um e-mail de uma loja em que compramos, um telefonema de um vendedor atencioso e até convites exclusivos e brindes só porque a empresa tinha nossos dados.

Nem sempre esse tipo de ação tem a venda imediata como resultado direto, mas, normalmente, cumpre a função de trazer o cliente para mais perto da empresa e do produto.

Cadastro de clientes: por que é importante?

A importância do cadastro de clientes e de sua devida manutenção e gestão não é sempre evidente para pequenas empresas. Muitas vezes, na correria das operações diárias, o gestor não vislumbra o benefício de deixar outras tarefas de lado para se concentrar, na prática, em vendas que já foram feitas.

Só que essa estrutura enxuta de uma pequena empresa, por vezes, é usada como justificativa para manter em segundo plano ações estratégicas, que elevam os resultados no longo prazo e contribuem para a sustentabilidade do negócio.

Então, como se convencer de que o cadastro de clientes precisa ganhar mais espaço na sua agenda e na sua priorização de tarefas?

Veja a seguir 6 benefícios práticos que esse instrumento de gestão proporciona:

1. Conhecer o cliente

Se você não sabe quem é o seu cliente, fica bem mais difícil elaborar uma estratégia para conquistá-lo.

Ainda que ela seja formada por boas ideias, estará fadada ao insucesso, porque não há garantia de que as ações propostas se destinam ao perfil que visita sua loja.

Um cadastro de clientes mune o empresário de informações valiosas, como dados pessoais (nome, telefone, email e endereço), suas preferências e hábitos de consumo, aniversário, datas em que costuma realizar compras, o que procura e onde gasta.

2. Fidelizar o consumidor

A partir de um cadastro de clientes, é possível trabalhar no pós-venda e dar ao consumidor um atendimento quase personalizado, solucionando problemas, apresentando novos produtos e realizando promoções e eventos que consideram todas as informações apuradas sobre ele.

Quando se fala em fidelizar, reter ou manter o cliente, não há outro caminho: ele precisa se sentir especial para voltar à sua loja e ter nela uma referência para comprar.

3. Conquistar mais clientes

Se você mantém um cadastro bem organizado e usa as informações para que o cliente se mantenha fiel, conquista reconhecimento e satisfação, aumentando as chances de gerar uma propaganda positiva.

Com mais consumidores falando bem de você, a consequência provável é de loja cheia e crescimento nas vendas e no faturamento.

4. Melhorar o serviço ou produto

Um dos benefícios menos reconhecidos do cadastro de clientes é colher feedback sobre seus serviços.

Com a adoção e o bom uso desse instrumento, você tem a chance de manter o contato para saber como os clientes estão utilizando seu serviços, se ficaram satisfeitos com seu atendimento e se têm alguma dica de melhoria.

Se a conversa fluir, aproveite para convidá-los a voltar para sua empresa ou a conhecer determinado produto novo.

5. Vender mais para o cliente

Quando o cadastro faz parte da estratégia de pós-venda, fica bem mais fácil realizar novas ofertas para o cliente e concretizar mais vendas.

E se o tipo de produto/serviço que você vende é de uso recorrente, ter o cadastro dos seus clientes é essencial.

Para o sucesso dessas operações de pós-venda, não esqueça de entender o perfil do cliente para fazer a oferta no canal da preferência dele, seja telefone, e-mail, WhatsApp ou redes sociais.

6. Criar network

Com o estreitamento de relacionamento com seus clientes, você pode aprofundar seu contato com aqueles mais próximos e vislumbrar assim outras oportunidades de negócio.

Quantos clientes você já teve que se mostraram excelentes futuros sócios ou parceiros da empresa?

Se você tiver o contato deles em mãos, vai ficar muito mais fácil para manter contato e até mesmo marcar reuniões informais em bares e cafés.

Checklist do cadastro de clientes

Agora que você já está convencido dos benefícios do cadastro de clientes, é hora de dar o próximo passo. Para isso, você precisa tomar duas decisões iniciais: o formato do cadastro (digital ou impresso) e quais dados vão constar nos documentos (nome, e-mail, etc).

Então, mãos à obra.

Se você não conta com a ferramenta de cadastro nem adota estratégia nesse sentido, pode parecer lógico recorrer à boa e velha agenda. Mas esse caminho não seria o mais produtivo.

Ainda que seja melhor do que não ter nenhum tipo de cadastro, a organização das informações torna-se difícil e a sua atualização manual pode exigir do pequeno empreendedor um tempo que ele não tem.

Em bom português: é grande a chance de você iniciar, mas não dar sequência ao processo.

Outro prejuízo ao começar um cadastro de clientes do zero é não saber quais informações prever.

Você saberia dizer quais são os dados que não podem faltar?

Para não correr o risco de errar, é válido recorrer a modelos prontos, como fichas nas quais você apenas completa os campos previstos.

Então, para dar o start nesse processo, vamos dar uma forcinha.

Veja a seguir que informações básicas esse tipo de instrumento precisa conter para ser eficaz:

  • Razão Social ou nome completo
  • Nome Fantasia (se empresa)
  • CNPJ/CPF
  • Fundação/aniversário
  • Dados de endereço
  • Dados de contato (telefone celular e e-mail, pelo menos)
  • Atividade econômica/profissão
  • Total de funcionários (se empresa)
  • O máximo de informações sobre as compras feitas com você: dia, horário, produto/serviço.

Quando direcionada para clientes pessoa física, a ficha de cadastro costuma trazer um maior número de campos, já que o nível de detalhamento sobre o consumidor ajuda na definição de ações a adotar.

Até estado civil, informações profissionais e do cônjuge, além de dados de referências pessoais e comerciais costumam figurar no instrumento.

Mas tome muito cuidado ao solicitar ou reunir essas informações. Se o cliente achar que sua privacidade está sendo invadida, o cadastro não terá o resultado desejado.

3 Modelos de ficha de cadastro de clientes (planilhas)

Bom, agora você já definiu quais campos vão constar no seu cadastro e tem uma ideia do tipo de mídia que será utilizada para o registro. Mas como dar o próximo passo? Como formatar exatamente esse registro de dados?

Por sorte, a equipe da ContaAzul criou planilhas e modelos de ficha de cadastro que podem ser editadas no Excel ou no Google Docs, como você preferir.

A seguir, veja três opções para você avaliar e ficar com aquela que mais se encaixa no seu perfil de negócios, se tem como consumidor outras empresas, pessoas físicas ou ambos.

O que importa, vale lembrar e insistir, é ter um método de cadastramento de seus clientes para organizar informações e adotar as melhores práticas de marketing e vendas.

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Cadastro de clientes 3.0

Já se usa há algum tempo o termo SAC 2.0 para se referir ao atendimento online de clientes potenciais, os chamados leads.

Por intermédio de suas práticas, se valoriza o contato com clientes em diferentes canais digitais.

Assim, aumentam as chances de compreender melhor seus hábitos de consumo e o estilo de vida, refinando o processo de venda.

Mas você deve saber que, no meio digital, tudo evolui muito rápido.

Embora o SAC 2.0 ainda seja amplamente praticado por grandes marcas, atualmente, a base para garantir vendas mais qualificadas tem sua última palavra no atendimento 3.0.

Pode parecer um nome pretensiosamente muito tecnológico, mas, na verdade, a ideia contida no termo é bem fácil de entender.

Em uma estratégia de relacionamento com base 3.0, o que é avaliado não são apenas os dados do cliente, mas o seu comportamento.

Basicamente, o SAC 3.0 (como também pode ser chamado), baseia-se na internet. No entanto, seus princípios podem ser replicados para o atendimento presencial, com resultados igualmente positivos.

A jornada do consumidor é a grande sacada de um atendimento bem feito.

Pela internet, é possível “dar pistas” para as pessoas chegarem à sua loja, trabalhando para isso conteúdo relevante, que seja divertido ou que forneça informações importantes. É aí que começa o processo de inbound marketing, ou seja, um marketing de atração.

Sua empresa deixa de anunciar aleatoriamente seus produtos, passando a atuar com foco em públicos específicos.

Voltando à jornada do consumidor, quando seu produto é encontrado, é hora de oferecer a esse potencial cliente uma experiência acima da média.

Pode ser um artigo revelador sobre formas de utilizar o seu produto, um vídeo com uma história emocionante de alguém que se beneficiou dele ou mesmo uma mensagem fraterna.

Desde que seja algo que cause impacto e seja direcionado àquele público já identificado, vale como recurso para atração e retenção.

Uma das ferramentas para intensificar esse impacto é justamente o cadastro de clientes.

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Cadastrando clientes em campanhas online

Dissemos que o atendimento 3.0 tem o objetivo de envolver e amarrar o cliente através de conteúdo pela internet.

Também destacamos que essas ações podem ser replicadas offline, no dia a dia de seu estabelecimento.

Pela internet, realmente, tudo fica mais fácil e pode ser feito automaticamente.

Por exemplo, se a sua empresa aposta em uma campanha nas redes sociais para lançar um produto, uma estratégia para isso pode ser uma promoção com descontos limitados ou um brinde para quem comprar.

Já que é novidade e as pessoas não conhecem, nada mais justo do que oferecer uma contrapartida pelo crédito delas, certo?

Para isso, você poderá vincular esse desconto a um cadastro em formulário no site de sua loja, o que, em marketing digital é chamado de landing page.

As pessoas interessadas chegam a essa página pela pesquisa ou via redes sociais, deixam seus dados e pronto. Está garantido o desconto na compra do produto novo.

Esse é apenas um dos muitos métodos online para fazer cadastro de clientes. Um outro que não poderia deixar de ser citado é o e-mail marketing.

A vantagem para outros formatos digitais é que ele é menos perecível.

Uma publicação ou anúncio no Facebook cai rapidamente no esquecimento conforme novos assuntos vão surgindo.

O e-mail, não. Ele fica ali, armazenado, a não ser que seu destinatário o apague da caixa de entrada.

Portanto, ao colocar em prática a estratégia de cadastrar clientes, nunca deixe de coletar seus endereços de e-mail.

Já na realidade offline, essa coleta de dados pode ser feita pessoalmente.  Ao fechar a venda, sua loja poderá solicitar dados de contato para oferecer descontos e brindes.

Essa é uma excelente maneira de surpreender e encantar, como, por exemplo, concedendo descontos especiais na data de aniversário do cliente.

O que saber sobre o cliente ao fazer seu cadastro online?

Deu para perceber que há muitas possibilidades a serem exploradas por um cadastro atualizado de clientes.

No entanto, as chances de sucesso também dependem do tipo de informação que você coleta deles.

Vamos supor que sua empresa deseja fazer uma promoção, comunicando aos clientes de sua base de cadastro que está sorteando uma viagem romântica para um casal. O que achariam dessa ação os clientes solteiros?

Felizmente, se a sua empresa está antenada e pratica o atendimento 3.0, dificilmente esse tipo de equívoco aconteceria. Tudo porque você direcionaria as campanhas certas para os clientes certos, na hora ideal.

Para lojas que nunca trabalharam com mais afinco o cadastro, saber que informações pedir pode despertar muitas dúvidas. Além disso, nunca se sabe o quanto de movimento uma ação promocional pode gerar.

Por isso, a solução inicial é recorrer a modelos prontos de fichas cadastrais. Se a escolha não se mostrar adequada, pelo menos, você terá um ponto de partida para saber que informações realmente importam.

Mas você sabia que pode ir além? Dá para facilitar muito esse trabalho e obter resultados muito melhores quando se trabalha com um sistema de gestão capaz de automatizar a tarefa, integrando-se ao CRM.

ContaAzul é um sistema de gestão com controle de clientes, do cadastro às vendas

Cadastro de clientes com sistema de gestão

Ao utilizar no dia a dia a ficha de cadastro de clientes e comprovar a sua real utilidade para atrair e fidelizar o público consumidor, é bastante provável que você se veja diante da necessidade de ampliar e qualificar o processo.

Na medida que o número de clientes cresce e o atendimento a eles exige foco total, a inserção manual das informações pode se tornar trabalhosa demais.

O que fazer, então, para seguir atualizando os dados sobre o seu público, sem que isso prejudique as demais atividades? A resposta está na tecnologia.

Ao sistematizar um cadastro de clientes online, centralizando todos os dados em um único programa, o empreendedor otimiza a tarefa, inclui mais dados em menor tempo e ainda consegue acompanhar as vendas em todas as suas etapas: prospecção, emissão do pedido, faturamento, cobrança e recebimento.

As funções adicionais à ficha de cadastro são várias - e não param por aí.

Um sistema de gestão pode também gerar relatórios diversos, da análise de custo por cliente ao funil de vendas.

Isso sem falar no gerenciamento de inadimplentes, permitindo adotar ações eficazes de cobrança.

Como é possível perceber, com a tecnologia, você começa pelo cadastramento e vai muito além dele, conhecendo o seu cliente e adotando as melhores práticas de atendimento a ele e de gestão de sua empresa.

Com menor esforço, evita que boas oportunidades escapem - um cenário ideal para a realidade de micro e pequenas empresas.

Quer cadastrar seus clientes e ir além? Conheça o sistema de gestão online da ContaAzul.

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Cadastro de clientes na ContaAzul

Agora que você já sabe um pouco mais sobre a importância do cadastro de clientes, que tal colocar em prática?

Com a ContaAzul, você tem essa ferramenta integrada a todas as áreas de sua empresa.

No cadastro de clientes da ContaAzul, tudo acontece de forma prática e rápida, da criação do contato à sua atualização, passando até pelo contato direto para manutenção da base de dados.

E não para por aí.

Vendas, emissão de notas, fluxo de caixa, análise financeira, contabilidade, conciliação bancária e controle de estoque são apenas algumas áreas que você pode integrar ao seu cadastro de clientes.

Dessa forma, você poupa tempo, reduz custos, se aproxima dos seus consumidores e vende mais.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

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