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Planilha de cadastro de clientes: saiba como fazer e baixe um modelo grátis

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 28/02/2024 | 15 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • O cadastro de clientes é um banco de dados relevantes sobre os seus consumidores;
  • Este recurso ajuda a oferecer um atendimento personalizado, aspecto essencial para reforçar um bom relacionamento com o público;
  • Entenda como fazer o seu cadastro de clientes e baixe grátis uma planilha de cadastro de clientes.  

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Se você chegou até este conteúdo, é porque sabe que o cadastro de clientes é indispensável para gerar oportunidades de negócio. Sem contar que uma base de informações e dados relevantes ajuda a fortalecer o relacionamento com o público.

Afinal, não basta ter somente promoções e itens de qualidade para atrair a clientela, pois tão importante quanto conquistá-la, é mantê-la. Assim, é preciso cultivar essa relação já pensando no longo prazo, ou seja, na fidelização. O objetivo é que este consumidor não só compre novamente, como também divulgue a sua marca.

Contudo, vale lembrar que esse contato mais próximo não significa apenas chamar o cliente pelo nome. Na verdade, esse aspecto contribui para a aumentar a previsibilidade do faturamento, reduzir o custo por venda e enfrentar com maior desenvoltura as oscilações da economia.

Na prática, é possível projetar de forma assertiva os recebimentos em determinado período, além de preparar melhor para imprevistos. Sim, uma simples ficha de cadastro de clientes pode ser o passo que faltava para melhorar as suas vendas.

Ficou interessado? Neste guia, além de disponibilizarmos uma planilha de cadastro de clientes para download gratuito, mostramos três formar de fazer esse cadastro. Siga conosco e tenha uma boa leitura!

Cadastro de clientes

O que é cadastro de clientes?

Cadastro de clientes é o registro de dados e informações relevantes dos consumidores (nome completo, endereço, data de nascimento, profissão, etc) que fica armazenado na empresa, de forma online, em planilhas ou até mesmo em cadernos. Também é possível incluir o histórico de compras e preferências, dentre outros itens que apresentaremos adiante.

Na prática, o cadastro de clientes é um instrumento de gestão. Com ele, você pode compreender melhor o seu público, adaptar seu produto ou serviço de acordo com a demanda e fazer projeções de vendas mais assertivas.

Outra vantagem é diminuir o custo de captação de novos consumidores. Pense bem: se todo cliente que comprasse na sua empresa voltasse com regularidade, indicasse outros ou ambas as situações, você certamente estaria economizando em divulgação.

É justamente essa a concepção por trás da manutenção do relacionamento: a eficiência, o fazer mais com menos recursos. Continue a leitura e confira mais benefícios do cadastro de clientes.

Cadastro de clientes: por que é importante

A importância do cadastro de clientes e de sua devida manutenção e gestão está diretamente ligada ao relacionamento com o público e aumento das vendas, como falamos.

Contudo, nem sempre isso é evidente para as  empresas. Muitas vezes, na rotina intensa das operações diárias, o gestor não vislumbra o benefício de deixar outras tarefas de lado para se concentrar, na prática, em vendas que já foram feitas.

Acontece que é muito mais barato manter um cliente do que conquistar um novo. Isso porque, quem já consumiu os seus produtos e serviços, já conhece a qualidade e os diferenciais. Nesse sentido, fechar uma venda é mais fácil.

Para que fique mais clara a importância do cadastro dos clientes, listamos as principais vantagens. Confira.

Vantagens do cadastro de clientes

Os impactos do cadastro de clientes sobre a capacidade de relacionamento e retenção da empresa acabam proporcionando uma série de vantagens. Veja a seguir 6 benefícios dessa prática:

1. Conhecer o cliente

Conhecer o seu público é essencial para aprimorar o atendimento, produtos e serviços de acordo com suas necessidades e preferências.

Afinal, se você não sabe quem é o seu cliente, fica bem mais difícil elaborar uma estratégia para conquistá-lo. Ainda que ela seja formada por boas ideias, sem esse conhecimento não há garantia de que as ações propostas sejam direcionadas ao perfil que visita sua empresa.

Um cadastro de clientes deixa o empreendedor municiado de informações valiosas. Elas incluem dados pessoais (nome, telefone, email e endereço), suas preferências e hábitos de consumo, aniversário, datas em que costuma realizar compras, o que procura e onde gasta.

Leia também: Atendimento ao cliente: importância, tendências e 7 dicas para melhorar o seu

2. Fidelizar o consumidor

Fidelizar o consumidor é vital. Isso porque, pessoas satisfeitas tendem a comprar novamente e a recomendar sua marca, gerando mais lucro e um crescimento sustentável para a empresa.

A partir de um cadastro de clientes, é possível trabalhar no pós-venda e oferecer  ao consumidor um atendimento personalizado, solucionando problemas, apresentando novos produtos e realizando promoções e eventos que consideram todas as informações apuradas sobre ele.

Quando se fala em fidelizar, reter ou manter o cliente, não há outro caminho: ele precisa se sentir especial para voltar a sua empresa e enxergá-la como uma referência.  No fim das contas, essa recorrência gera impactos muito positivos para a gestão financeira empresarial. 

3. Conquistar mais clientes

Todo dono de negócio deseja conquistar mais consumidores. Afinal, aumentar a base de clientes permite gerar mais receita e garantir melhores condições de expandir os negócios.

Se você mantém um cadastro bem organizado e usa as informações para que o público se mantenha fiel, conquista reconhecimento e satisfação, aumentando as chances de gerar uma propaganda positiva.

Com mais pessoas falando bem da sua empresa, a consequência provável é o crescimento nas vendas e no faturamento. Assim como a retenção, esse poder de atração faz toda a diferença para uma gestão financeira de empresas com resultados mais positivos.

4. Melhorar o serviço ou produto

Além de atender às expectativas dos clientes nos canais de atendimento da sua empresa, as preferências de consumo também devem guiar os produtos e serviços oferecidos.

Nesse sentido, o cadastro de clientes também é valioso para colher feedbacks. Com a adoção e o bom uso desse instrumento, você tem a chance de saber como os seus serviços estão sendo utilizados, se as pessoas ficaram satisfeitas com seu atendimento e se têm alguma sugestão de melhoria.

Se a conversa fluir, aproveite para convidá-los a voltar para sua empresa ou a conhecer determinado produto novo. Assim, você reforça ainda mais a satisfação, fidelidade e recomendação da marca pela clientela.

5. Aumentar as vendas

Quando o cadastro faz parte da estratégia de pós-venda, pensar em novas ofertas fica mais simples.

E se o tipo de produto/serviço que você vende é de uso recorrente, ter o cadastro dos seus clientes é ainda mais importante. Isso porque, com essas informações, é possível personalizar promoções ou emitir lembretes para novas aquisições, por exemplo.

Para o sucesso dessas operações de pós-venda, não esqueça de entender o perfil do cliente para fazer a oferta no canal da preferência dele, seja telefone, e-mail, WhatsApp ou redes sociais.

6. Criar uma boa rede de contatos

Com o estreitamento de relacionamento com seus clientes, você pode aprofundar seu contato com aqueles mais próximos e vislumbrar assim outras oportunidades de negócio.

Quantos deles você percebeu que se mostraram excelentes futuros sócios ou parceiros? Criar um bom networking para a sua marca significa ter uma rede de contatos ampla. Isso permite atender uma série de finalidades.

Se você entender bem seus públicos de interesse e os tiver sempre ao alcance, vai ficar muito mais fácil estreitar relacionamentos, estipular propostas de parceria, definir novos tipos de atendimento, entre muitas outras possibilidades.

imagem mostra homem me frente ao notebook fazendo cadastro de um cliente

Checklist do cadastro de clientes

Agora que você já está convencido dos benefícios do cadastro de clientes, é hora de dar o próximo passo. Para isso, é preciso tomar duas decisões iniciais: o formato do cadastro (digital ou impresso) e quais dados vão constar nos documentos (nome, e-mail, etc).

Se você não sabe ao certo por onde começar, é válido recorrer a modelos prontos, como fichas nas quais você apenas completa os campos previstos.

Para ter mais clareza sobre como fazer o cadastro de cliente, veja a seguir que informações básicas esse tipo de instrumento precisa conter para ser eficaz:

  • Razão Social ou nome completo;
  • Nome Fantasia (se empresa);
  • CNPJ/CPF;
  • Fundação/aniversário;
  • Dados de endereço;
  • Dados de contato (celular e e-mail, pelo menos);
  • Atividade econômica/profissão;
  • Total de funcionários (se empresa);
  • O máximo de informações sobre as compras feitas com você: dia, horário, produto/serviço.

Quando direcionada para clientes pessoa física, a ficha de cadastro costuma trazer um maior número de campos. Isso porque o nível de detalhamento sobre o consumidor ajuda na definição de ações a adotar.

Até o estado civil, informações profissionais e do cônjuge, além de dados de referências pessoais e comerciais, costumam figurar no instrumento.

Mas tome muito cuidado ao solicitar ou reunir essas informações. Se o cliente achar que sua privacidade está sendo invadida, o cadastro não terá o resultado desejado. Portanto, é importante seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, a fim de evitar as penalidades legais.

Veja também: Como reduzir a taxa de cancelamentos de clientes: entenda o que é churn rate

Planilha de cadastro de clientes: baixe um modelo grátis

Para ajudá-lo a organizar o seu cadastro de cientes, disponibilizamos uma planilha de cadastro de clientes para download grátis.

Com ela, você vai controlar o número e as principais informações dos seus clientes, como endereço e contatos (telefones e e-mail). Também é possível indicar a situação contratual do cliente, se ele está em dia com o pagamento ou apresenta algum atraso.

Para baixar o material, clique no banner abaixo e preencha os dados do formulário.

Banner com link para download da planilha de cadastro de clientes

3 formas de fazer cadastro de clientes 

Bom, agora você já definiu quais campos vão constar no seu cadastro e tem uma ideia do tipo de mídia que será utilizada para o registro. Mas como dar o próximo passo? Como formatar exatamente esse registro de dados?

Para facilitar este processo, mostramos três formas de fazer cadastro de clientes. Veja quais são:

Cadastro de clientes 3.0

Já se usa há algum tempo o termo SAC 2.0 para se referir ao atendimento online de clientes potenciais, os chamados leads. Ele visa aumentar as chances de compreender melhor seus hábitos de consumo e o estilo de vida, refinando o processo de venda.

Contudo, você deve saber que, no meio digital, tudo evolui muito rápido. Embora o SAC 2.0 ainda seja amplamente praticado por grandes marcas, atualmente, a base para garantir vendas mais qualificadas tem sua última palavra no atendimento 3.0.

Em uma estratégia de relacionamento com base 3.0, o que é avaliado não são apenas os dados do cliente. Além deles, também se considera o seu comportamento.

Basicamente, o SAC 3.0 (como também pode ser chamado), baseia-se na internet. No entanto, seus princípios podem ser replicados para o atendimento presencial, com resultados igualmente positivos.

Pela internet, inclusive, é possível “dar pistas” para as pessoas chegarem até sua empresa. Para isso, foque na produção de conteúdos relevantes em sites, blogs e redes sociais.

Voltando à jornada, quando sua marca é encontrada, é hora de oferecer ao potencial cliente uma experiência acima da média. Pode ser um artigo revelador sobre formas de usar o produto, um vídeo com uma história de quem se beneficiou dele ou mesmo uma mensagem fraterna.

Desde que seja algo que cause impacto e seja direcionado àquele público já identificado, vale como recurso para atração e retenção. Uma das ferramentas para intensificar esse impacto é justamente o cadastro de clientes.

Cadastrando clientes em campanhas online

Na internet, realmente, tudo fica mais fácil e pode ser feito automaticamente. Se a sua empresa aposta em uma campanha nas redes sociais para lançar um produto, uma estratégia pode ser uma promoção com descontos ou um brinde para quem comprar, como um e-book.

Já que é novidade e as pessoas não conhecem, nada mais justo do que oferecer uma contrapartida pelo crédito delas. Para isso, você poderá vincular esse desconto a um cadastro em formulário no site da sua loja.

As pessoas interessadas chegam a essa página pela pesquisa ou via redes sociais e deixam seus dados. Está garantido o desconto na compra do produto novo.

Esse é apenas um dos muitos métodos online para fazer cadastro de clientes. Outro que não poderia deixar de ser citado é o e-mail marketing. A vantagem para outros formatos digitais é que ele é menos perecível.

Uma publicação ou anúncio talvez caia esquecimento conforme novos assuntos vão surgindo. O e-mail, não. Ele fica ali, armazenado, a não ser que seu destinatário o apague da caixa de entrada.

Portanto, ao colocar em prática a estratégia de cadastrar clientes, nunca deixe de coletar seus endereços de e-mail.

Já no offline, a coleta de dados pode ser feita pessoalmente. Ao fechar a venda, sua loja pode solicitar dados de contato para oferecer descontos e brindes. Essa é uma maneira de encantar no atendimento. Outra ideia interessante é conceder descontos na data de aniversário do cliente.

Cadastro de clientes com sistema de gestão

Ao utilizar no dia a dia a ficha de cadastro de clientes e comprovar a sua real utilidade para atrair e fidelizar o público consumidor, é bastante provável que você se veja diante da necessidade de ampliar e qualificar o processo.

Na medida que o número de clientes cresce e o atendimento a eles exige foco total, a inserção manual das informações pode se tornar trabalhosa demais. Mas, como seguir atualizando os dados sem que isso prejudique as demais atividades? A resposta está na tecnologia.

Ao sistematizar o cadastro de clientes online em um sistema ERP online, é possível centralizar todas as informações em uma única plataforma de gestão.

Além de otimizar os controles, isso permite incluir mais dados em menor tempo e ainda acompanhar as vendas em todas as suas etapas. Isso vai desde a prospecção até a emissão do pedido, faturamento, cobrança e recebimento.

As funções adicionais à ficha de cadastro são várias. Um sistema de gestão integrada pode também gerar relatórios diversos, permitindo análises mais aprofundadas, incluindo até mesmo o controle da inadimplência.

Como é possível perceber, com a tecnologia, você começa pelo cadastramento e vai muito além dele, conhecendo o seu cliente e adotando as melhores práticas de atendimento para conquistá-lo e fidelizá-lo. Com menor esforço, evita que boas oportunidades escapem.

Muito além do cadastro de clientes, há diversos outros pontos que ditam a experiência do consumidor. O principal deles é o PDV, onde ocorre o fechamento das vendas e o contato direto com quem compra. Veja agora as melhores práticas para otimizar a sua frente de caixa!

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