Frente de caixa: por que ter dados organizados facilita suas vendas?

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Menos “Desculpa a demora” e mais “Volte sempre”. Se o momento do fechamento da venda é o mais aguardado de toda a rotina comercial, essa etapa precisa ser rápida e sem surpresas. No varejo, os clientes normalmente não têm ideia do esforço que você dedicou para ter a loja organizada e pronta para atendê-los. Fornecedores, mercadoria, banco, governo. Na hora de concluir o processo de venda, tudo precisa funcionar para o dinheiro entrar, mas só você sabe sobre as etapas que vêm antes e depois desse processo - e o quanto precisa ganhar tempo para dedicar a outras tarefas. Por isso, o assunto aqui é frente de caixa e retaguarda de sua loja.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

 

Nem sempre, um software de frente de caixa é uma solução completa: muitos sistemas cobrem apenas algumas funcionalidades, são arcaicos e difíceis de usar, além de precisarem de suporte para instalar e reinstalar em cada computador da loja. Seja pela lembrança da demora de implementação do sistema, seja por estar habituado à ferramenta, muitos lojistas adiam as mudanças e deixam a situação ruim se prolongar.

Quem sabe chegou a hora de rever suas práticas, organizar suas informações e focar no que realmente interessa: o crescimento do seu negócio? Vamos juntos repensar a frente de caixa e a retaguarda de seu estabelecimento comercial e verificar o quanto a integração de dados pode influenciar no sucesso de suas vendas!

Integração e organização de processos no varejo: plataformas unificadas são diferenciais

Você deve saber que uma venda começa muito antes da emissão de uma nota fiscal. A base de tudo é a organização dos dados do negócio. E, quando falamos em organização, falamos em sistemas. Mas, assim como ajuda (e muito) no dia a dia, a tecnologia também pode acabar burocratizando processos quando não é integrada e usual. Se a pergunta “Onde guardei aquela informação?” tem aparecido muito no seu ponto de venda, precisamos combinar que algo não está certo. E antes que você pense “Mas, eu tenho tudo digitalizado”, surge a seguinte questão: seu sistema unifica todos os processos diários?

Em um cenário ideal, você tem todas as informações registradas em um só lugar, do frente de caixa à retaguarda. Ainda melhor seria você conseguir acessá-las online, independentemente de onde estiver. E, se pudesse conectá-las à sua contabilidade e ao banco em pontos cliques, o ganho de tempo seria incrível.

O que você talvez não saiba é que isso já é uma realidade e estamos falando de uma plataforma unificada! Ferramentas que integram o financeiro ao comercial, as vendas ao estoque, as compras à contabilidade, e que respondem bem às necessidades de frente de caixa, mas vão além disso: descomplicam a gestão do negócio como um todo.

Entre os benefícios de uma plataforma que integre suas rotinas, podemos destacar:

  • Gestão de produtos: com informações atualizadas sobre suas mercadorias, você não corre o risco de perder vendas e ainda consegue melhorar o giro e rentabilidade de estoque. Além disso, pode configurar seus impostos apenas uma vez e torná-los automatizados.
  • Controle financeiro e fiscal: fechar o caixa no final do dia e do mês fica muito mais simples se estiver conectado a seu banco e com visão clara das contas a pagar e receber, além do fluxo de caixa.
  • Relação com a contabilidade: automatizar o envio de informações faz com que você não perca tempo com idas e vindas de comprovantes e corra menos riscos de multa por erros ao recolher tributos.
  • Tomada de decisões: para não perder o controle de sua loja, você consegue ter acesso a relatórios para acompanhar a real situação de seu negócio.

É claro que todas essas vantagens irão refletir em um melhor desempenho de seu ponto de venda e em um atendimento mais qualificado ao cliente. Logo, parece fazer sentido centralizar suas demandas em um só lugar, não é mesmo? Talvez abandonar aquela ferramenta defasada ou acabar de vez com aquelas integrações precárias no sistema de retaguarda seja o primeiro passo para avançar seu ponto de venda.

Agilidade na emissão de notas: menos erros e melhor experiência de atendimento e gestão

Oferecer ajuda para a escolha de um produto, preparar uma ótima vitrine com seus melhores itens e receber seu cliente com um sorriso no rosto, sem dúvida, são ótimas formas de realizar um bom atendimento. Mas, sabemos que a falta de tempo cada vez mais constante acaba priorizando um ponto em específico: agilidade no momento da compra.

Com os dados devidamente registrados e unificados, chegou o momento da famigerada emissão de nota fiscal. Afinal, você deve saber: esta é uma obrigação de todas as empresas. O que vai variar é seu tipo. No caso do varejo, a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) permite enviar informações ao governo de forma automática e dispensando a necessidade de incluir dados do cliente - o que agiliza bastante o atendimento. De qualquer forma, essa é uma rotina constante, que acontece várias vezes ao dia. Logo, é essencial que ocorra da forma mais tranquila possível.

Mesmo sendo mais ágil e prática, a NFC-e ainda necessita de algumas condições para ser gerada e, se seus dados não estiverem organizados, cada emissão será uma guerra! O bom de poder contar com um sistema unificado é dar vazão a todas as etapas necessárias em apenas alguns cliques.

Responda as perguntas abaixo e descubra o quanto seu processo de emissão de notas é realmente facilitado.

  • Localização de produtos: quando você pesquisa pelo código de barras, localiza imediatamente o produto respectivo? Se sim, economiza um bom tempo no fechamento da compra.
  • Preenchimento de informações: quando você localiza o produto, suas informações como NCM, unidade de medida, CEST, situação tributária e CFOP já são preenchidas automaticamente? Se sim, mais um ponto na economia de tempo e agilidade de atendimento.
  • Certificações de segurança: as emissões de suas notas fiscais estão asseguradas com certificados digitais (como A1 e A3), integrados ao seu sistema? Se sim, excelente! Assim, você não deixa essa prática retida em apenas um computador e consegue fazer as emissões com toda a segurança necessária.
  • Integração com vendas: quando você gera uma nota fiscal, ela está integrada ao seu processo de vendas e de cobrança? Ela dá baixa no seu estoque, alimenta seu financeiro e seu fluxo de caixa? Se sim, ótimo! Assim, você não precisa informar duas vezes os dados de um pedido (além de economizar tempo, você economiza erros).
  • Envio de cópia para o cliente: quando você gera a nota fiscal, consegue enviar uma cópia para o cliente (se necessário) em poucos cliques? Se sim, você ganha pontinhos extras e mais fidelização.
  • Repasse das notas para a contabilidade: você consegue programar remessas automáticas de notas fiscais para o seu contador, sem erros ou perdas no processo de envio? Se sim, parabéns! Sua contabilidade agradece (e seu bolso também!).

Se a maior parte de suas respostas foram “não”, precisamos conversar: talvez você esteja perdendo tempo demais, arriscando multas, colocando à margem a segurança de suas informações e deixando escapar clientes por conta de uma tarefa que poderia ser bem mais simples.

Decisões de negócio acertadas: nada como contar com uma visão geral e com relatórios precisos

Assim como o processo de venda não começa com a emissão de uma nota fiscal, também não se encerra quando o cliente sai de seu ponto de venda. Aliás, pelo contrário: é muito comum que o processo de pós-venda seja o mais complicado para varejistas. Já falamos que a centralização de rotinas gerenciais, financeiras e fiscais pode ser um grande ganho para seu negócio no que tange a tomada de decisões, certo? Vamos explicar melhor!

Se perguntassem como vão seus negócios, quão rapidamente você conseguiria responder? Tudo bem, você pode ir por uma linha mais superficial, dizendo que estão bons ou ruins, mas imagine que a pergunta se estendesse e entrasse nos universos de faturamento por clientes, giro de estoque, produtos mais vendidos, contas a pagar, receitas e despesas e fluxo de caixa. Você seria capaz de responder prontamente?

Não imaginamos que alguém possa bater à porta de seu estabelecimento agora mesmo, fazendo todas essas perguntas, mas acreditamos que elas rondem a sua mente em momentos de planejamento, tomadas de decisão, corte de custos e, claro, rotinas contábeis. Portanto, quando pensamos em frente de caixa, também pensamos em visualização de negócio e geração de relatórios. Contar com uma plataforma que, além de unificar seus dados, possa gerar relatórios completos sobre o desempenho de sua empresa, também faz parte de um boa frente de caixa.

 

Entenda a importância dos relatórios gerenciais e como usar na tomada de  decisões  Preparamos um guia para ajudar você a dominar as informações sobre resultados  de sua empresa Baixar o guia agora

 

Falamos muito do cenário ideal e de diversos aliados que sua frente de caixa pode ter. Mas, antes de pensar que essa situação está muito distante da sua realidade, nós temos uma boa notícia: ela pode estar bem mais perto do que você imagina.

Frente de caixa online: a ContaAzul como parceira do seu negócio

ContaAzul é a plataforma online fácil de usar que ajuda donos de negócio a organizar a empresa, porque conecta, em um só lugar, tudo o que você precisa. Para lojistas, a ContaAzul oferece uma solução simples para venda de balcão: o Frente de Caixa Online. Diferentemente de sistemas de caixa convencionais, ContaAzul oferece integração completa do negócio, acelerando processos e liberando tempo para concentrar no que realmente importa: vender.

Em uma solução totalmente online, é possível automatizar a entrada e processamento de dados dos pequenos negócios, garantindo não só ao empresário, mas também ao seu contador, o acesso a todas as informações necessárias para otimizar seu desempenho e seu trabalho. Do estoque ao financeiro, passando pela geração de NFC-es, o Frente de Caixa Online ContaAzul é ideal para empresas com baixo volume de notas e que desejam tornar suas rotinas varejistas mais simplificadas.

Em apenas alguns cliques, você consegue organizar seus dados, gerar notas e verificar a situação real de sua empresa. São funcionalidades que vão desde o cadastramento de produtos automatizado via XML de nota de compra, localização facilitada do estoque, baixa automática a partir da emissão da NFC-e até o envio automático de notas para a contabilidade.


Acre (AC), Amazonas (AM), Amapá (AP), Bahia (BA), Distrito Federal (DF), Espírito Santo (ES), Goiás (GO), Maranhão (MA), Mato Grosso (MT), Pará (PA), Paraíba (PB), Paraná (PR), Piauí (PI), Rio de Janeiro (RJ), Rio Grande do Norte (RN), Rondônia (RO), Roraima (RR), Rio Grande do Sul (RS) e Sergipe (SE).

Saiba mais sobre essa funcionalidade e descubra como seu negócio pode sair na frente com a ContaAzul.

E então, tudo pronto para transformar as rotinas do seu ponto de venda? Lembre-se que nunca é perda de tempo rever seus processos e implementar novas soluções. Tudo é investimento no seu sonho e uma forma de alavancar seus negócios. Compartilhe suas experiências nos comentários!

Juliana Spitaliere
Sobre o autor

Content Manager na ContaAzul. Jornalista e entusiasta do Inbound Marketing, se aventurando pelo universo do empreendedorismo e gestão de negócios.

MUDANDO UM POUCO DE ASSUNTO

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