Equipe da Conta Azul
Sobre o que estamos falando?
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As contas a receber devem ser monitoradas com a mesma atenção e rigidez com que é feito o controle das contas a pagar;
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Acompanhar esse fluxo é essencial para que o gestor monitore a inadimplência, faça um bom planejamento financeiro e saiba quanto dinheiro a empresa realmente tem;
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O controle de contas a receber permite que você saiba se receberá o suficiente para arcar com as despesas da empresa e obter lucro. Monitorar este processo ajuda a acompanhar se a expectativa de recebimento vai se confirmar e a combater a inadimplência.
Não dar a devida atenção ao fluxo de contas a receber expõe o negócio a vários desafios, como dificuldade em realizar o planejamento financeiro e atrasos nos pagamentos. Esses fatores são mais do que um simples incômodo para o empreendedor, pois podem levar o negócio à falência.
Para evitar esses gargalos, é preciso entender a fundo o fluxo financeiro do negócio, além de contar com ferramentas de monitoramento e análise adequadas.
Continue a leitura para conferir dicas práticas para otimizar o controle de contas a receber e como a tecnologia faz total diferença neste processo.
Contas a receber: por que é importante ter atenção a esse processo?
Quando você montou sua empresa, calculou quanto iria gastar e o que precisaria comprar. Ou seja, houve um planejamento financeiro, de certa forma. Afinal, para executar qualquer ideia, é necessário ter dinheiro.
O controle de contas a receber permite estimar quanto você terá no final de um período específico - semana, mês, trimestre ou ano - para fazer a empresa girar e atingir os objetivos do negócio.
Resumindo: as contas a receber são valores que devem ser recebidos em uma data previamente acordada. De posse desse calendário de recebimentos, você consegue se planejar melhor, com mais clareza.
No entanto, nem sempre isso acontece. Problemas nos sistemas bancários, inadimplências e outros eventos podem fazer com que o dinheiro não entre na quantidade ou data esperada. Monitorar esses atrasos e saber o que fazer em tais situações é indispensável para a saúde financeira do negócio.
Cobrar os clientes da maneira correta e ter uma reserva para imprevistos são algumas alternativas fáceis de serem colocadas em prática quando se tem um bom controle das contas a receber. Continue a leitura e conheça mais dicas para otimizar este fluxo.
5 dicas para otimizar o controle de contas a receber
O controle de contas a receber, na prática, pode ser executado de formas diferentes conforme a necessidade de cada negócio. Mas, em sua essência, a realidade dessa área administrativa é a mesma. Para todos os casos, valem as dicas abaixo. Confira!
1.Tenha organização
O primeiro mandamento é ser organizado quando o assunto é o financeiro de uma empresa. Isso significa saber exatamente qual é o vencimento de cada conta, quanto poderá esperar em cada mês e de que forma serão realizados os pagamentos.
Monitore também quais são os clientes que atrasam mais e quais costumam pagar com antecedência. Prepare-se também para lidar com cada perfil.
É importante, ainda,ter uma rotina de emissão de cobranças. Para evitar atrasos de pagamento, comece não atrasando a cobrança. O que, infelizmente, ainda é muito comum em várias empresas.
Então, para ser mais organizado e ter acesso a esses dados financeiros, é necessário que todos eles sejam concentrados em um só local. O ideal é contar com um sistema de gestão.Mas se essa ainda não é a sua realidade, as planilhas do Excel podem ajudar, inicialmente.
2.Otimize seu processo de cobrança
Não tenha medo de cobrar: se você prestou um serviço ou vendeu um produto, é seu direito receber. Porém, para isso, é necessário saber quem está devendo e qual valor. Parece algo simples, mas nem todas as empresas têm essa clareza no quesito cobrança.
Prova disso é quando um cliente é cobrado indevidamente, o que gera constrangimento e problemas judiciais, em alguns casos. Também é comum que o dono do negócio tenha uma relação mais próxima com o inadimplente, ficando até mesmo com vergonha de cobrá-lo.
Para otimizar este processo, como já citamos no tópico anterior, é indispensável ter acesso aos dados financeiros e contar com um sistema de gestão. Dessa forma, você garante que apenas os devedores receberão as cobranças.E, o melhor de tudo: o incômodo não virá de você, mas sim, de uma tecnologia, por meio de de mensagens via WhatsApp, e-mail e SMS.
3.Fique de olho na inadimplência
A inadimplência é uma realidade em qualquer tipo de negócio. Portanto, você deve aprender a reduzi-la e trabalhar com ela. Acompanhe prazos de pagamentos e programe para você mesmo mensagens que notifiquem o vencimento dessas contas.
Ao fazer isso, você consegue se planejar melhor com o valor que está estimado para entrar em caixa e já saberá o que fazer caso não receba. Outro aspecto importante de monitorar os inadimplentes é identificar os perfis, o que permite descobrir como cobrá-los da melhor forma.
Aqui, a tecnologia também é crucial para fazer esse controle. Com este recurso, você não precisará conferir venda por venda e calcular manualmente quanto está para receber.
4.Ofereça vantagens para o pagamento antecipado
O melhor para sua empresa é receber o pagamento de forma antecipada. Mas por que um cliente pagaria mais cedo se ele não obtém nenhum ganho com isso?
Oferecer vantagens para quem paga em dia e - mais ainda - para os que pagarem antecipadamente, ajuda a reduzir a inadimplência e melhora o controle das contas a receber.
Os benefícios vão desde descontos, brindes ou acessos, a conteúdos, produtos e serviços específicos.
5.Aposte na tecnologia para controlar o fluxo de caixa
Você pode fazer o controle das contas a receber por uma planilha, como falamos, ou até mesmo manualmente. Porém, são inegáveis as vantagens de se usar um bom sistema que tenha funções financeiras e de fluxo de caixa.
Com a tecnologia, controlar quanto sai e entra da empresa fica muito mais fácil e você poderá calcular o impacto da inadimplência de forma mais assertiva.
Usar uma solução online permite que você estime uma meta limite para os devedores e trabalhe em cima dela. Alguns sistemas, inclusive, possuem emissão de cobranças automáticas, o que já reduz o trabalho de cobrar os clientes um a um.
Do estoque às contas a receber: monitore os setores com a Conta Azul Pro!
É necessário ter um controle rigoroso sobre as contas a receber, assim como as a pagar.
Basta pensar no que ocorre quando você demora para quitar um crédito no banco: mesmo quem sempre pagou em dia, não fica livre dos juros e das cobranças. Então, que tal se inspirar nessas empresas e ter a mesma preocupação que as instituições financeiras têm em receber dos devedores?
É possível fazer esse controle por meio de diversas ferramentas. Um tipo comum é a planilha de Excel, mas a melhor opção é usar uma plataforma de gestão integrada (sistema ERP Online).
A Conta Azul Pro é uma plataforma desse tipo, e oferece o controle de todo o seu fluxo de caixa. Também permite enviar notificações de cobrança, monitorar inadimplências e verificar todas as movimentações financeiras da sua empresa. E não para por aí.
Acompanhamento de estoque, das vendas e do desempenho dos vendedores são outras vantagens.
E essas são só algumas das funcionalidades da Conta Azul Pro. Quer conferir tudo na prática? Clique aqui para testar grátis, sem compromisso!
