José Carlos Sardagna
Instrumento de comunicação interna que facilita a organização da empresa, a ordem de serviço pode ser elaborada de forma simples, com poucos dados - o que varia conforme a complexidade da atividade exercida. Para facilitar ainda mais seu trabalho, confira neste artigo um modelo de ordem de serviço e dicas para preenchê-lo.
O que é uma ordem de serviço
Com um modelo de ordem de serviço (OS) em mãos, fica fácil atualizar as informações e organizar as demandas para o atendimento interno. Mas para que tipo de empresa e em quais situações ele precisa ser utilizado?
Para entender, vale retomar o conceito de OS: é um documento que formaliza o serviço a ser prestado, como instalações hidráulicas e elétricas, alimentação, publicidade, paisagismo, consertos e reparos, entre outros.
Na prática, funciona assim: o cliente chega até você com uma demanda, solicita um orçamento, há uma negociação e, assim que ela é concluída, é preciso emitir uma OS, para organizar internamente o trabalho a ser realizado. Essa comunicação é fundamental para dar atenção ao pedido, comprometendo-se com a entrega no prazo combinado.
Outras vantagens da OS são o controle da produtividade e do estoque, além da própria gestão financeira. Isso é possível quando o empreendedor usa as informações especificadas no documento para calcular os materiais necessários para a prestação do serviço e a mão de obra requerida para a sua execução no prazo combinado.
O que uma ordem de serviço precisa ter
O conteúdo de uma OS varia conforme a atividade exercida por sua empresa e o próprio serviço que será executado. Mas há algumas informações básicas e essenciais, presentes em todo documento. Veja quais são elas:
- Número da ordem de serviço
- Descrição do serviço a ser realizado
- Valor a ser cobrado
- Dados do cliente
- Forma de pagamento
- Data de emissão.
Como é possível perceber, os dados contidos em uma OS dão ao documento um caráter de autorização para o início de um determinado serviço, além de servir como suporte para consulta de informações.
É preferível que a OS esteja assinada por quem a emitiu, com a especificação do seu cargo, o que facilita no controle interno da demanda.
Já o número de processamento é fundamental para distinguir uma OS da outra, especialmente em empresas que realizam várias emissões no mesmo dia. Só assim há como garantir a organização do processo de forma a não prejudicar o atendimento às demandas.
Se preferir, o empreendedor pode personalizar uma OS de acordo com os serviços executados pela empresa, inserindo no documento original informações padronizadas sobre o negócio, como seus dados básicos, incluindo aí CNPJ, razão social e endereço.
Veja um modelo que preparamos para você:
Solução online é mais completa
Se um modelo de ordem de serviço em papel já é vantajoso para a empresa, a adesão a um sistema online oferece ainda mais benefícios. Além do preenchimento rápido e da emissão em poucos cliques, a solução informatizada é mais completa, permitindo o conhecimento e controle sobre as suas diferentes fases, que são:
- Realizar orçamento: para o processo inicial
- Executar serviço: com o orçamento finalizado, o serviço será realizado
- Serviço em andamento: quando o serviço foi iniciado
- Serviço concluído: com o serviço realizado, a ordem é finalizada.
No sistema online, cada fase do serviço pode ser facilmente consultada, a qualquer tempo, esclarecendo dúvidas e permitindo ao empreendedor realizar ajustes, se necessário. Além disso, o documento pode ter seus dados alimentados em tempo real, preenchendo os dados básicos e ainda incluindo campos adicionais, de acordo com a natureza do serviço.
Dependendo do sistema, há ainda o bônus de poder acessar sua OS por dispositivos móveis compatíveis, como tablets e smartphones. Isso sem falar na integração com outras funções da empresa, facilitando a administração das tarefas.
4 facilidades do sistema integrado online
A escolha por um sistema integrado de gestão traz uma série de felicidades que vão além da emissão da ordem de serviço. Confira quatro delas:
1. Organização documental
Desde o orçamento, com a negociação da contratação dos seus serviços até o faturamento, há uma série de informações e documentos gerados. Alguns deles devem ser armazenados para o fechamento do mês, quando são encaminhados ao contador, enquanto outros são direcionados aos clientes. Uma gestão otimizada permite o envio integrado a um sistema, resultando em economia de tempo.
2. Confirmação de recebimento de e-mail
Quando uma proposta de prestação de serviços é encaminhada ao cliente, o sistema online pode enviar uma notificação de recebimento e até mesmo de visualização. Tal processo é vantajoso para sua segurança e organização.
3. Gestão de documentos por e-mail
Além do envio de orçamentos e de propostas comerciais, a finalização de contratos e emissão de boletos bancários e de notas fiscais são algumas das tarefas rotineiras em uma empresa que trabalha com prestação de serviços. Se a ideia de realizar todos esses processos de maneira informatizada agrada, aposte em um sistema de gestão de documentos por e-mail. Entre as vantagens, está a menor chance de errar do que teria ao lidar manualmente com importantes papéis.
4. Menos papel acumulado
Cada etapa dos processos na sua empresa demanda uma série de informações que vão e voltam de clientes e da contabilidade. Ao adotar a digitalização, você reduz a quantidade de impressos e, com menos papel acumulado, cai também a necessidade de armazenagem em pastas e caixas, o que concede agilidade à gestão de documentos.
Aposte na tecnologia para seu negócio
Você viu neste artigo que a gestão pode ser facilitada com o auxílio da tecnologia e que essas vantagens aparecem já na elaboração e emissão da ordem de serviço. Se você gosta dessa proposta, não deixe de conhecer as opções disponíveis e compare sua relação custo-benefício.
A ContaAzul possui um sistema intuitivo, de fácil manuseio e que integra todos os processos gerenciais, trazendo economia de tempo e dinheiro para o negócio. A melhor notícia é que você pode experimentá-lo gratuitamente e tirar suas próprias conclusões.
E você, ficou com dúvidas sobre os benefícios e a aplicação do modelo de ordem de serviço? Deixe um comentário.
