Empresas Prestadoras de Serviços:
o Guia completo para a Gestão Financeira

Veja como uma empresa Prestadora de Serviços pode fazer a gestão financeira com excelência. Saiba tudo sobre como gerenciar as finanças do seu negócio.

A gestão financeira para empresas prestadoras de serviços tem seus próprios caminhos e estratégias, que não são os mesmos da venda de produtos.

É claro que há muitos pontos em comum, mas você precisa de conhecimentos específicos para lucrar com serviços — e uma outra visão de negócio.

Por isso, este guia é dedicado à ciência de transformar serviços em fontes de lucro e prosperidade, usando a gestão financeira como meio para alcançar seus objetivos.

Boa leitura e aprendizado!

CAPÍTULO 1

A importância da gestão financeira para empresas prestadoras de serviços

A gestão financeira para empresas prestadoras de serviços envolve todas as atividades de planejamento, análise e controle do capital, com o objetivo de potencializar os ganhos.

Desde um simples orçamento até grandes investimentos, tomar uma decisão sobre seu dinheiro é sempre um momento crítico — daí a importância de acompanhar as finanças de perto.

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Por isso, existem inúmeras técnicas e ferramentas de gestão que ajudam prestadores de serviços a organizar suas contas, monitorar o caixa e fazer projeções financeiras mais precisas.

O objetivo é comum a todas as empresas: reduzir custos, aumentar os lucros e investir para crescer cada vez mais.

Logo, gerir as finanças significa conduzir os recursos para atingir os objetivos do negócio, alocando o capital com inteligência para aumentar o patrimônio.

Sem os métodos adequados, é comum que as empresas não consigam equilibrar seus gastos e ganhos e acabem no vermelho.Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercialAfinal, as finanças empresariais são complexas demais para serem gerenciadas com base em “intuição”, e não basta olhar o faturamento para avaliar a saúde do negócio.

Prova disso é que a inadimplência de micro e pequenas empresas voltou a crescer: em julho de 2019, o Serasa Experian registrou aumento de 5,6% de empresas endividadas, atingindo o recorde histórico de 5,5 milhões de PMEs negativadas.

Outro dado que chama a atenção é que o resultado foi impulsionado justamente pelo setor de Serviços, que aumentou sua participação para 48,4% (9,6% a mais do que em 2018), enquanto o comércio ficou com 42,8% e a indústria com 8,3% da dívida total.

pesquisa-serasaOu seja: as empresas prestadoras de serviços são as mais endividadas, com mais de 2 milhões de negócios no vermelho.

De acordo com o economista da Serasa Experian, Luiz Rabi:

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O especialista explica, no portal da Serasa Experian, que muitas empresas de serviços, diante da crise e redução do poder de compra da população, recorrem aos empréstimos para cobrir esses rombos no caixa.

Com isso, muitas se atrapalham com as dívidas e deixam de honrar seus compromissos, chegando até mesmo à falência por problemas de gestão financeira.

Entendeu porque é tão importante gerenciar seu dinheiro, especialmente quando se trata de serviços?

Nesse caso, um ponto importante a ser observado é a diferença entre a gestão financeira de empresas que vendem produtos e serviços.

CAPÍTULO 2

Diferenças entre gerir
produtos e serviços

A diferença fundamental entre vender produtos e serviços é a tangibilidade da oferta final, pois um produto pode ser tocado e manuseado, enquanto o serviço pode ser algo mais abstrato como uma consultoria, treinamento ou manutenção.

As operações também mudam consideravelmente, uma vez que a empresa de serviços não precisa gerenciar estoque, mas deve estar sempre atenta à sua capacidade de atendimento das demandas.

Além disso, muitos serviços são prestados sob demanda e são desenvolvidos de acordo com as necessidades dos clientes, com um contato muito mais próximo e amplas possibilidades de personalização.

Consequentemente, também é mais difícil automatizar a prestação de serviços, ao contrário da venda de produtos, que segue padrões mais homogêneos e previsíveis.

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Na área financeira, a prestação de serviços se caracteriza por custos operacionais mais baixos — já que não é preciso manter estoque —, mas também por receitas menores.

Por outro lado, a contabilidade de custos dos serviços é ainda mais complexa, uma vez que envolve variáveis como horas de trabalho e custos de manutenção — vamos explorar isso mais a fundo.

Já em relação aos produtos, é mais fácil estimar os custos e capacidade produtiva a partir de matérias-primas ou preços de fornecedores.

Outra diferença importante é que a contratação de serviços exige uma resposta de curto prazo — ou seja, a empresa precisa estar sempre pronta para atender às demandas rapidamente.

CAPÍTULO 3

5 erros para evitar na gestão

de finanças em serviços

Que tal começar pelos erros que devem ser evitados na gestão financeira para empresas prestadoras de serviços?

Confira os principais para não correr o risco de cometê-los:

1. Misturar finanças pessoais com as da empresa

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Você já deve ter sido alertado sobre esse erro algumas vezes, mas nunca é demais lembrar: as finanças da empresa devem ser totalmente separadas das finanças pessoais.

Ou seja, nada de fazer retiradas ocasionais do caixa para gastos pessoais, ou mesmo investir todo o seu capital próprio no negócio.

Nas empresas de serviços, especialmente, o fluxo de caixa merece atenção redobrada — e se você não tiver controle absoluto sobre entradas e saídas, pode se endividar sem perceber.

Conta Azul Receba Fácil BoletoMuitas vezes, a gestão financeira das empresas de serviços ficam a cargo do próprio dono, principalmente no caso das MPMEs.

Logo, é preciso resistir à tentação de tratar a conta bancária da empresa como a sua própria.

Para isso, defina um pró-labore e encare qualquer outra retirada como um empréstimo que deverá ser pago em um prazo específico.

Assim, você evita a perda de controle e a confusão fiscal que essa mistura pode gerar.

2. Não calcular o capital de giro

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Um dos fatores-chave para manter uma boa gestão financeira para empresas prestadoras de serviços é calcular o capital de giro.

Nos serviços, especialmente, pode ser mais complicado alinhar os prazos de pagamento e recebimento, deixando “rombos” no caixa quando a reserva não é suficiente.

Por isso, é fundamental calcular seus ativos circulantes com precisão, de modo que a empresa consiga se manter no azul durante todo o seu ciclo operacional.

Em outras palavras: você precisa ter dinheiro suficiente em caixa para segurar as contas desde a prestação de serviço até o recebimento do pagamento.

3. Errar na precificação de serviços

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A formação de preços em serviços é um assunto sério, e também um dos pontos críticos na gestão financeira.

Afinal, como estabelecer um preço que cubra todos os custos e despesas da empresa, esteja alinhado ao mercado e ainda seja percebido como justo pelo cliente?

Na venda de produtos, até que é mais simples chegar nesse valor.

Mas, no caso dos serviços, você vai precisar de uma contabilidade de custos mais completa e de um estudo de mercado aprofundado.

Qualquer erro, nesse caso, compromete a margem de lucro da empresa ou leva à queda nas vendas pela incompatibilidade dos preços com o mercado.

4. Desconhecer custos e despesas

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Novamente, os custos e despesas precisam de atenção redobrada no setor de Serviços.

Afinal, você precisa saber exatamente quanto está gastando para prestar serviços, desde a conta de luz do escritório até a gasolina que o funcionário usou para se deslocar até o cliente.

No entanto, os empreendedores se esquecem de contabilizar vários gastos e não sabem para onde está indo o dinheiro.

5. Falhar na previsão de demanda

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Prever a demanda com o máximo de precisão é essencial na gestão financeira para empresas prestadoras de serviços.

Mas é claro que é mais complicado estimar a demanda para serviços, dependendo da complexidade e recursos envolvidos, do que no caso dos produtos — que podem ser, inclusive, estocados para essa finalidade.

Por isso é tão importante ter dados confiáveis para se preparar e antecipar possíveis investimentos, levando em conta o desempenho financeiro da empresa, seu histórico e tendências do mercado.

CAPÍTULO 4

Principais desafios

das empresas de serviços




O próximo passo é conhecer os principais desafios da gestão financeira para empresas prestadoras de serviços.

Veja o que você terá que superar:

Maior variação na receita
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Um dos primeiros desafios em controlar as finanças na prestação de serviços é lidar com a variação de receitas mês a mês.

Naturalmente, o faturamento é mais instável na venda de serviços do que de produtos, pois há diferentes frequências de demanda.

Em segmentos como consultoria, manutenção e turismo, por exemplo, as demandas podem ser mais pontuais, enquanto as áreas de contabilidade, educação e transporte podem ter contas fixas que facilitam a previsão de faturamento.

Planilha de custos de serviços  Calcule os custos dos serviços de forma mais simples Baixar a planilha agoraDe qualquer forma, você terá que estar preparado para lidar a instabilidade, principalmente no início do negócio.

O antídoto para esse problema é o planejamento, que inclui projeções financeiras para os próximos meses.

Vulnerabilidade à crise econômica
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A crise econômica é um desafio para empresas de todos os setores, mas atinge com mais força os serviços.

De acordo com dados do IBGE publicados no G1 em agosto de 2019, o faturamento das empresas de serviços caiu 6,9% entre 2014 e 2017, com redução de pessoal de 5,3%.

Para a gerente de análise e disseminação do IBGE, Synthia Santana, os serviços prestados à família e serviços profissionais, administrativos e complementares ainda não conseguiram se recuperar do cenário que abateu a economia do país.

De todos os segmentos, somente informação e comunicação aumentaram seu faturamento em 0,4%, provavelmente por conta dos avanços do mercado de TI.

O segmento com maior queda foi o de atividade imobiliárias, com baixa de 13,7%, seguido de transportes e correio, com baixa de 9,9%.

Logo, a atividade mais expressiva no PIB brasileiro também é mais vulnerável a oscilações na economia e queda de renda das famílias, exigindo ainda mais esforço e competência na gestão financeira.

Custos com pessoaspara_quem_vendemosA qualidade dos serviços depende muito mais da produtividade e desempenho dos funcionários, o que volta as atenções da gestão para o RH.

Como gestor de serviços, você terá que estar atento a indicadores como taxa de absenteísmo e índice de turnover (rotatividade), por exemplo, que podem gerar altos custos para as empresas do setor.

Além disso, os custos com a terceirização também devem ser colocados na conta.

CAPÍTULO 5

Como fazer a gestão financeira

para empresas prestadoras de serviços




Agora sim, podemos detalhar a gestão financeira para empresas prestadoras de serviços em um guia prático.

Acompanhe o passo a passo para gerenciar suas finanças.

1. Levante todos os custos

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Para começar a gerenciar seu dinheiro de forma estratégica, você precisa conhecer todos os custos envolvidos no seu negócio.

Para empresas de serviços, o melhor é classificar esses custos e despesas em três categorias para não perder nenhum registro:

  • Custos fixos: são os custos fixos do funcionamento da empresa, que estão diretamente relacionados à variação na prestação de serviços, tais como aluguel do escritório, contas de consumo, salário, internet, seguros, parcelas de empréstimos, etc.
  • Custos variáveis: são os custos que aumentam ou diminuem conforme o volume de serviços prestados, como comissões, manutenção de equipamentos, impostos, fornecedores, serviços terceirizados etc.
  • Custos de serviços: são os custos específicos da realização do serviço, como as horas trabalhadas, transporte dos funcionários e materiais utilizados.

É claro que os custos serão bem diferentes de acordo com a atuação da empresa.

Um salão de beleza, por exemplo, terá diversos custos com equipamentos e materiais para prestar serviços, enquanto uma consultoria só gasta com as horas de seus profissionais e custos básicos como deslocamento.

Por isso, o importante nesse primeiro momento é descrever todos os gastos e encaixá-los nessas três categorias, sem deixar nenhum centavo de fora.

2. Aplique estratégias de redução de custos
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Cada tipo de custo que você registrou pode ser reduzido com estratégias simples, que já fazem muita diferença no lucro final do negócio.

Os custos fixos, por exemplo, podem ser diminuídos com a adoção de práticas de consumo consciente dentro da empresa, evitando o desperdício de recursos como água e energia elétrica.

Já os custos variáveis demandam estratégias de renegociação com fornecedores, planejamento tributário e também a revisão de comissões.

Para diminuir os custos de serviços, só existe uma saída: qualificação profissional.

ContaAzul é um sistema de gestão com controle de fluxo de caixa para sua empresaAo treinar seus colaboradores para usar os recursos de forma mais eficiente, você garante a redução do desperdício e aumenta os lucros por serviço executado.

3. Preste atenção à formação de preços
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 Agora que você já conhece todos os custos da sua empresa e fez o possível para economizar, chegou o momento da formação de preços.

Como vimos, esse é um aspecto decisivo da gestão financeira para empresas prestadoras de serviços.

Por um lado, você terá que levar o custo total (custos fixos + variáveis + de serviços) em consideração para precificar seus serviços, mas também não pode chegar a um valor fora da realidade de mercado.

A vantagem dos serviços é que você pode elaborar orçamentos personalizados, levando em conta estes aspectos-chave da precificação:

  • Custos totais: soma de todos os custos fixos e variáveis
  • Produtividade: tempo que a equipe ou profissional leva para concluir o trabalho
  • Equipe necessária: número de funcionários envolvidos
  • Estrutura: veículos, ferramentas e equipamentos.

Com esses elementos em mente, você deverá somar os seguintes componentes para chegar ao custo direto do serviço:

  • Mão de obra direta: salários, benefícios e comissões
  • Encargos sociais: obrigações da empresa com trabalhadores (ex: segurança do trabalho)
  • Despesas operacionais: despesas com veículos (pneus, combustível, manutenção) e equipamentos (manutenção e ferramentas)
  • Materiais de consumo: materiais utilizados no trabalho
  • Investimentos: investimentos como treinamentos ou depreciação dos bens da empresa.

Para materiais de consumo e despesas operacionais, o cálculo é muito simples, pois você só precisa apurar o custo de cada item e multiplicar pela quantidade.

Agora, para calcular o custo da mão de obra, é um pouco mais complexo: você terá que dividir o gasto total com funcionários em um ano pela capacidade produtiva em horas trabalhadas no mesmo período.

Por exemplo, se os seus funcionários custaram R$ 50 mil em um ano e trabalharam 2.100 horas, a conta fica:

R$ 50.000,00 / 2.100 = R$ 23,80

Logo, o seu custo de mão de obra por hora é de R$ 23,80, então só falta multiplicar esse valor pela produtividade (tempo de execução do serviço).

Supondo que o serviço leve cinco horas, temos que 23,80 x 5 = R$ 119,00 de custo total da mão de obra por trabalho.

Mas, para chegar ao preço de venda, vamos precisar de mais alguns índices além do custo direto (CD):

  • Custo indireto (CI): despesas administrativas da empresa
  • Lucro (L): lucro esperado pelo serviço
  • Custo tributário (CT): impostos sobre o faturamento

Assim, a fórmula fica:

CD + CI + L + CT = preço final de venda

Lembrando que essa é apenas uma das metodologias possíveis para a formação de preços em serviços, e que você também terá que analisar o mercado para descobrir se o valor final é coerente.

Afinal, é preciso levar em conta se os clientes estão dispostos a pagar o preço e se o valor está compatível com a média do mercado e concorrência.

4. Controle o fluxo de caixa
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O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle financeiro mais importantes em qualquer empresa.

Acompanhar esse fluxo significa monitorar diariamente suas entradas e saídas, incluindo as contas a pagar e a receber, além de prever e antecipar ganhos e gastos.

Alguns exemplos de movimentações que devem ser contabilizadas são vendas à vista e a prazo, resgates de aplicações, parcelas de empréstimos, pagamento de fornecedores e toda circulação de dinheiro relacionada ao negócio.

5. Calcule o capital de giro

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Já falamos sobre o capital de giro, que é uma espécie de reserva em caixa para compensar o período entre pagamentos e recebimentos.

Para calcular esse valor na empresa de serviços, você precisa identificar os ativos circulantes — contas a receber, resgates, adiantamentos — e passivos circulantes — contas a pagar, folha de pagamento, impostos.

Assim, basta aplicar a fórmula:

Capital de giro líquido = ativos circulantes - passivos circulantes

Via de regra, quanto maior for o prazo de pagamento dos seus clientes, maior terá que ser o capital de giro para financiar as atividades da empresa.

fornecedores e toda circulação de dinheiro relacionada ao negócio.

6. Controle os contratos

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Outro aspecto essencial da gestão financeira para empresas prestadoras de serviços é o controle de contratos.

Nesse caso, é preciso manter um registro para acessar facilmente as informações contratuais, prazos de vigências, cláusulas de rescisão, obrigações e valores.

Assim, você pode comparar o valor total dos contratos com o que já foi faturado, prever possíveis custos e se preparar para o momento do vencimento.

O controle também é importante para calcular a capacidade da empresa de atender novos contratantes.

7. Analise relatórios e demonstrativos contábeis

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Os relatórios e demonstrativos contábeis são instrumentos indispensáveis para monitorar sua saúde financeira.

Entre os mais importantes, estão o balanço patrimonial e o DRE (Demonstração de Resultado do Exercício).

O primeiro tem a função de apresentar a posição financeira e patrimonial da empresa, mostrando todos os bens (ativos) e obrigações (passivos).

Já o segundo mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo, resumindo as operações em um determinado período para chegar ao resultado líquido.
Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercialGeralmente, os dois relatórios são apresentados juntos e oferecem um panorama geral do desempenho financeiro da empresa.

Ao analisá-los, você consegue determinar se está no vermelho, atingiu o ponto de equilíbrio (ganhos = gastos) ou se já está lucrando como gostaria.

8. Estabeleça indicadores de desempenho
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Se você já está acompanhando o fluxo de caixa, mantendo as contas em dia e monitorando sua saúde financeira, o próximo passo é definir indicadores de desempenho (KPIs) para evoluir.

Estes são alguns dos mais utilizados na gestão financeira para empresas prestadoras de serviços:

Liquidez corrente
A liquidez corrente indica se a sua empresa tem condições de cumprir suas obrigações financeiras em curto prazo.

Para isso, é só aplicar a fórmula:

Liquidez Corrente = Ativo Circulante / Passivo Circulante

Se o resultado for maior que 1, há capital disponível para liquidar as contas.

Se for igual, quer dizer que ganhos e gastos estão equivalentes, mas se o resultado estiver abaixo de 1 significa que o saldo do período será negativo.

Lucratividade
A lucratividade mostra qual o lucro obtido em relação à receita total da empresa, a partir da fórmula:

Lucratividade = Lucro Líquido / Receita Bruta x 100

Dessa forma, o resultado será a porcentagem de lucros obtida com a venda dos serviços.

Rentabilidade
A rentabilidade é um indicador que revela o quanto estão valendo a pena os investimentos no seu negócio.
Nesse caso, temos que usar os investimentos ao invés da receita:

Rentabilidade = Lucro Líquido / Investimentos x 100

Assim, a porcentagem mostra qual o retorno do capital investido, complementando a análise da lucratividade.

9. Agilize a gestão com a tecnologia

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Por fim, todo esse trabalho de gestão financeira para empresas prestadoras de serviços pode ser simplificado e agilizado com as tecnologias certas.

Mesmo que você utilize as tradicionais planilhas, é provável que não seja suficiente para organizar tantos dados e acompanhar todos os indicadores.

Para resolver essa questão, existe a Conta Azul: a plataforma 100% online que acelera seu controle financeiro e automatiza as tarefas do dia a dia.

Se você trabalha com uma equipe enxuta, esse sistema vai poupar muitas horas de trabalho com estas funcionalidades exclusivas para serviços:

  • Emissão ágil de NFS-e
  • Recursos de cobrança e acompanhamento de clientes
  • Análise de contas a pagar e a receber
  • Informações decisivas por tipo de despesas para ajudar na precificação
  • Controle total de fluxo de caixa integrado ao financeiro e vendas
  • Gestão de vendas e contratos
  • DRE Gerencial e demais relatórios de saúde financeira.

E você ainda conta com um sistema integrado ao contador e aos bancos, para facilitar ainda mais o seu trabalho.

É um apoio e tanto para sua gestão financeira para empresas prestadoras de serviços, não acha?

Então...

Seguindo nossas dicas, você terá muito mais chances de prosperar e crescer no ramo dos serviços, gerenciando seu dinheiro para maximizar os lucros no futuro.

Pronto para colocar seu aprendizado em prática?

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