Empresas prestadoras de serviço: guia completo para a gestão financeira

Um advogado, um designer e um mecânico que possuem seu próprio negócio compartilham a mesma característica: são especialistas nas suas áreas de atuação. No entanto, muitos abrem suas empresas prestadoras de serviços sem ter conhecimentos básicos de administração.

Isso não é um demérito. Quantos administradores de buffets para eventos não cozinham tão bem quanto um chefe de cozinha? Porém, ao menos no início, não dá para ficar na zona de conforto: todo dono de negócio precisa entender um pouco sobre gestão financeira.

A boa notícia é que você não precisa tirar um novo diploma para administrar a sua empresa melhor. Com o uso das ferramentas certas e com este guia completo sobre gestão financeira empresarial para prestadoras de serviços, você terá um ótimo começo.

Confira os tópicos e faça uma boa leitura!

• Capítulo 1- A importância da gestão financeira para empresas prestadoras de serviço. 

• Capítulo 2 – 5 erros para evitar na gestão de finanças em serviços

• Capítulo 3 – Principais desafios das empresas de serviços

• Capítulo 4 – Como fazer a gestão financeira para empresas prestadoras de serviços

• Faça uma gestão financeira assertiva com quem entende o dia a dia de uma prestadora de serviço

CAPÍTULO 1 – A importância da gestão financeira para empresas prestadoras de serviço. 

A gestão financeira para uma empresa prestadora de serviços envolve todas as atividades de planejamento, análise e controle do capital, com o objetivo de potencializar os ganhos.

Desde um simples orçamento até grandes investimentos, tomar uma decisão sobre seu dinheiro é sempre um momento crítico — daí a importância de acompanhar as finanças de perto.

Por isso, existem inúmeras técnicas e ferramentas de gestão que ajudam prestadores de serviços a organizar suas contas, monitorar o caixa e fazer projeções financeiras mais precisas.

A finalidade de todas elas é a mesma: ajudar o dono do negócio a reduzir custos, aumentar os lucros e investir para crescer cada vez mais.

Logo, gerir as finanças significa conduzir os recursos para atingir os objetivos do negócio, alocando o capital com inteligência para aumentar o patrimônio.

Sem os métodos adequados, é comum que as empresas não consigam equilibrar seus gastos e ganhos, acabando no vermelho.

Afinal, as finanças empresariais são complexas demais para serem gerenciadas com base em “intuição”. Não basta olhar o faturamento para avaliar a saúde do negócio.

Prova disso é que a inadimplência atingiu 5,44 milhões de micro e pequenas empresas em fevereiro de 2022, de acordo com pesquisa do Serasa Experian. O que corresponde a 0,5% a mais do que no ano anterior, 2021. 

Outro dado que chama a atenção é que o setor de serviços lidera o número de requisições de recuperação judicial no primeiro semestre 2022, como mostra este outro levantamento do Serasa Experian.

Ou seja: as empresas prestadoras de serviços são as mais endividadas. Muitas delas, diante da crise e redução do poder de compra da população, recorrem aos empréstimos para cobrir esses rombos no caixa.

Porém, sem um planejamento adequado, se atrapalham com as dívidas e deixam de honrar seus compromissos. O resultado vai além dos desafios de gestão financeira, chegando à falência. 

Com uma boa gestão financeira, o dono do negócio tem a clareza que precisa para tomar decisões importantes, desde investir na empresa até cortar os custos certos.

CAPÍTULO 2 – 5 erros para evitar na gestão de finanças em serviços

Que tal começar pelos erros que devem ser evitados na gestão de finanças de uma empresa prestadora de serviços terceirizados?

Confira os principais para não correr o risco de cometê-los:

1. Misturar finanças pessoais com as da empresa

Você já deve ter sido alertado sobre esse erro algumas vezes, mas nunca é demais lembrar: as finanças da empresa devem ser totalmente separadas das contas pessoais.

Ou seja, nada de fazer retiradas ocasionais do caixa para gastos pessoais, ou mesmo investir todo o seu capital próprio no negócio.

Nas empresas de serviços, especialmente, o fluxo de caixa merece atenção redobrada — e se você não tiver controle absoluto sobre entradas e saídas, pode se endividar sem perceber.

Confira o passo a passo para separar as contas da empresa das despesas pessoais. 

2. Não calcular o capital de giro

Um dos fatores-chave para manter uma boa gestão financeira para empresas prestadoras de serviços é calcular o capital de giro.

Isso porque, neste setor, pode ser mais complicado alinhar os prazos de pagamento e recebimento, deixando “rombos” no caixa quando a reserva não é suficiente.

Por isso, é fundamental calcular seus ativos circulantes com precisão, de modo que a empresa consiga se manter no azul durante todo o seu ciclo operacional.

Em outras palavras: você precisa ter dinheiro suficiente em caixa para segurar as contas desde a prestação do serviço até o recebimento do pagamento.

Capital de giro: como calcular e gerenciar a reserva do seu negócio

3. Errar na precificação de serviços

A formação de preços em serviços é um assunto sério e também um dos pontos críticos na gestão financeira. Afinal, como estabelecer um preço que cubra todos os custos e despesas da empresa, esteja alinhado ao mercado e ainda seja percebido como justo pelo cliente?

Na venda de produtos, é mais simples chegar nesse valor. Mas, no caso dos serviços, você vai precisar de uma contabilidade de custos mais completa e de um estudo de mercado aprofundado.

Afinal, qualquer erro, nesse caso, compromete a margem de lucro da empresa ou leva à queda nas vendas pela incompatibilidade dos preços com o mercado.

Com o apoio do seu contador, faça esse estudo para analisar todas as possibilidades. Procurando este profissional? A Conta Azul te ajuda a encontrá-lo: clique aqui para fazer uma busca.

4. Desconhecer custos e despesas

Novamente, os custos e despesas precisam de atenção redobrada no setor de serviços. E o que é gestão financeira se não uma forma de ter tudo isso na ponta do lápis? 

Isso porque você precisa saber exatamente quanto está gastando para prestar serviços, desde a conta de luz do escritório até a gasolina que o funcionário usou para se deslocar até o cliente.

No entanto, os empreendedores se esquecem de contabilizar vários gastos e não sabem para onde está indo o dinheiro.

Para evitar que isso aconteça, você precisa ter uma visão geral desses custos e todo o fluxo de caixa deve ser registrado. Fazer este processo à mão leva tempo, portanto, uma ferramenta de gestão é a melhor saída. 

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5. Falhar na previsão de demanda

Prever a demanda com o máximo de precisão é essencial na gestão financeira para empresas prestadoras de serviços.

Porém, dependendo da complexidade e recursos envolvidos, desenvolver este processo para esse setor pode ser mais desafiador. 

Por isso é tão importante ter dados confiáveis para se preparar e antecipar possíveis investimentos, levando em conta o desempenho financeiro da empresa, seu histórico e tendências do mercado.

Isso porque, para tomar decisões assertivas, você precisa ter como base o que realmente está acontecendo na empresa. Como falamos, seguir a intuição não é o suficiente para uma gestão eficiente.

CAPÍTULO 3 – Principais desafios das empresas de serviços

O próximo passo é conhecer os principais desafios da gestão financeira para empresas prestadoras de serviços.

Veja o que você terá que superar:

Maior variação na receita

Um dos primeiros desafios em controlar as finanças na prestação de serviços é lidar com a variação de receitas mês a mês.

Naturalmente, o faturamento é mais instável na venda de serviços do que de produtos, pois há diferentes frequências de demanda.

Em segmentos como consultoria, manutenção e turismo, por exemplo, as demandas podem ser mais pontuais, enquanto as áreas de contabilidade, educação e transporte podem ter contas fixas que facilitam a previsão de faturamento.

De qualquer forma, você terá que estar preparado para lidar com a instabilidade, principalmente no início do negócio.

O antídoto para esse problema é o planejamento, que inclui projeções financeiras para os próximos meses.

Vulnerabilidade à crise econômica

A crise econômica é um desafio para empresas de todos os setores, mas atinge com mais força os serviços. Um grande exemplo foi a situação com a pandemia em 2020, que afetou a economia. De acordo com dados do IBGE, o número de empresas desse setor caiu 1,1% em comparação com em 2019.

Os negócios voltados a famílias tiveram a maior queda proporcional (-14,3%), enquanto as do ramo alimentício lideraram as perdas de postos de trabalho em números absolutos (-329,2 mil pessoas). 

Logo, a atividade mais expressiva no PIB brasileiro também é mais vulnerável a oscilações na economia e queda de renda das famílias, exigindo ainda mais esforço e competência na gestão financeira.

[Guia] O que falta sua empresa fazer para sobreviver à crise?

Custos com pessoas

A qualidade dos serviços depende muito mais da produtividade e desempenho dos funcionários, o que volta as atenções da gestão para o RH.

Como gestor de serviços, você terá que estar atento a indicadores como taxa de absenteísmo e rotatividade, por exemplo, que podem gerar altos custos para as empresas do setor.

Além disso, os custos com a terceirização também devem ser colocados na conta.

CAPÍTULO 4 – Como fazer a gestão financeira para empresas prestadoras de serviços

Agora sim, podemos detalhar a gestão financeira para empresas prestadoras de serviços em um guia prático.

Acompanhe o passo a passo para gerenciar suas finanças.

1. Levante todos os custos

Para gerenciar seu dinheiro de forma estratégica, você precisa conhecer todos os custos envolvidos no seu negócio.

Para empresas de serviços, o melhor é classificar esses custos e despesas em três categorias para não perder nenhum registro:

• Custos fixos: todos aqueles relacionados ao funcionamento da empresa, que não estão diretamente relacionados à variação na prestação de serviços, tais como aluguel do escritório, contas de consumo, salário, internet, seguros, parcelas de empréstimos, etc.

• Custos variáveis: compreendem os gastos que aumentam ou diminuem conforme o volume de serviços prestados, como comissões, manutenção de equipamentos, impostos, fornecedores, serviços terceirizados etc.

• Custos de serviços: gastos específicos da realização do serviço, como as horas trabalhadas, transporte dos funcionários e materiais utilizados.

É claro que os custos serão bem diferentes de acordo com a atuação da empresa.

Um salão de beleza, por exemplo, terá diversos custos com equipamentos e materiais para prestar serviços, enquanto uma consultoria só gasta com as horas de seus profissionais e custos básicos como deslocamento.

Por isso, o importante nesse primeiro momento é descrever todos os gastos e encaixá-los nessas três categorias, sem deixar nenhum centavo de fora.

2. Aplique estratégias de redução de custos

Cada tipo de custo que você registrou pode ser reduzido com estratégias simples, que já fazem muita diferença no lucro final do negócio.

Os custos fixos, por exemplo, podem ser diminuídos com a adoção de práticas de consumo consciente dentro da empresa, evitando o desperdício de recursos, como água e energia elétrica.

Já os custos variáveis demandam estratégias de renegociação com fornecedores, planejamento tributário e também a revisão de comissões.

A qualificação profissional também ajuda a diminuir os gastos da empresa. Afinal, ao treinar seus colaboradores para usar os recursos de forma mais eficiente, você garante a redução do desperdício e aumenta os lucros por serviço executado.

Vale lembrar também que, com um sistema de gestão, você pode monitorar e acessar todos os custos da empresa mais facilmente. 

3. Preste atenção à formação de preços

Agora que você já conhece todos os custos da sua empresa e fez o possível para economizar, chegou a hora de falar na formação de preços.

Como vimos, esse é um aspecto decisivo da gestão financeira para empresas prestadoras de serviços.

Por um lado, você terá que levar o custo total (custos fixos + variáveis + de serviços) em consideração para precificar seus serviços, mas também não pode chegar a um valor fora da realidade de mercado.

A vantagem dos serviços é que você pode elaborar orçamentos personalizados, levando em conta estes aspectos-chave da precificação:

• Custos totais: soma de todos os custos fixos e variáveis;

• Produtividade: tempo que a equipe ou profissional leva para concluir o trabalho;

• Equipe necessária: número de funcionários envolvidos;

• Estrutura: veículos, ferramentas e equipamentos.

Com esses elementos em mente, você deverá somar os seguintes componentes para chegar ao custo direto do serviço:

• Mão de obra direta: salários, benefícios e comissões;

• Encargos sociais: obrigações da empresa com trabalhadores (ex: segurança do trabalho);

• Despesas operacionais: veículos (pneus, combustível, manutenção) e equipamentos (manutenção e ferramentas);

• Materiais utilizados no trabalho;

• Investimentos, tais como treinamentos ou depreciação dos bens da empresa.

Para materiais de consumo e despesas operacionais, o cálculo é muito simples, pois você só precisa apurar o custo de cada item e multiplicar pela quantidade.

Agora, para calcular o custo da mão de obra, é um pouco mais complexo: você terá que dividir o gasto total com funcionários em um ano pela capacidade produtiva em horas trabalhadas no mesmo período.

Por exemplo, se os seus funcionários custaram R$ 50 mil em um ano e trabalharam 2.100 horas, a conta fica:

R$ 50.000,00 / 2.100 = R$ 23,80

Logo, o seu custo de mão de obra por hora é de R$ 23,80, então só falta multiplicar esse valor pela produtividade (tempo de execução do serviço).

Supondo que o serviço leve cinco horas, temos que 23,80 x 5 = R$ 119,00 de custo total da mão de obra por trabalho.

Mas, para chegar ao preço de venda, vamos precisar de mais alguns índices além do custo direto (CD):

• Custo indireto (CI): despesas administrativas da empresa;

• Lucro (L): lucro esperado pelo serviço;

• Custo tributário (CT): impostos sobre o faturamento.

Assim, a fórmula fica:

CD + CI + L + CT = preço final de venda

Lembrando que essa é apenas uma das metodologias possíveis para a formação de preços em serviços. Afinal, você também terá que analisar o mercado para descobrir se o valor final é coerente. 

Isso significa analisar se clientes estão dispostos a pagar o preço e se ele está compatível com a média do mercado e concorrência.

4. Controle o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos processos de controle financeiro mais importantes em qualquer empresa. Acompanhar esse fluxo significa monitorar diariamente suas entradas e saídas, incluindo as contas a pagar e a receber. Com isso, também é possível antecipar ganhos e gastos.

Alguns exemplos de movimentações que devem ser contabilizadas são vendas à vista, a prazo, resgates de aplicações, parcelas de empréstimos, pagamento de fornecedores e toda circulação de dinheiro relacionada ao negócio.

Planilha de Fluxo de Caixa: Modelo Diário e Mensal

5. Calcule o capital de giro

Já falamos sobre o capital de giro, que é uma espécie de reserva em caixa para compensar o período entre pagamentos e recebimentos.

Para calcular esse valor na empresa de serviços, você precisa identificar os ativos circulantes — contas a receber, resgates, adiantamentos — e passivos circulantes — contas a pagar, folha de pagamento, impostos.

Assim, basta aplicar a fórmula:

Capital de giro líquido = ativos circulantes – passivos circulantes

Via de regra, quanto maior for o prazo de pagamento dos seus clientes, maior terá que ser o capital de giro para financiar as atividades da empresa.

6. Controle os contratos

Outro aspecto essencial da gestão financeira para empresas prestadoras de serviços é o controle de contratos.

Nesse caso, é preciso manter um registro para acessar facilmente as informações contratuais, prazos de vigências, cláusulas de rescisão, obrigações e valores.

Assim, você pode comparar o valor total dos contratos com o que já foi faturado, prever possíveis custos e se preparar para o momento do vencimento.

O controle também é importante para calcular a capacidade da empresa de atender novos contratantes.

7. Analise relatórios e demonstrativos contábeis

Os relatórios e demonstrativos contábeis são instrumentos indispensáveis para monitorar sua saúde financeira. Esses documentos podem não ser muito “atrativos” para alguns empreendedores, mas na gestão financeira vale a pena conhecê-los melhor.

Entre os mais importantes, estão o Balanço Patrimonial e o DRE (Demonstração de Resultado do Exercício).

O primeiro tem a função de apresentar a posição financeira e patrimonial da empresa, mostrando todos os bens (ativos) e obrigações (passivos).

Já o segundo mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo, resumindo as operações em um determinado período para chegar ao resultado líquido.

Geralmente, os dois relatórios são apresentados juntos e oferecem um panorama geral do desempenho financeiro da empresa.

Ao analisá-los, você consegue determinar se está no vermelho, atingiu o ponto de equilíbrio (ganhos = gastos) ou se já está lucrando como gostaria.

8. Estabeleça indicadores de desempenho

Se você já está acompanhando o fluxo de caixa, mantendo as contas em dia e monitorando sua saúde financeira, o próximo passo é definir indicadores de desempenho (KPIs) para evoluir.

Estes são alguns dos mais utilizados na gestão financeira para empresas prestadoras de serviços:

• Liquidez corrente, que indica se a sua empresa tem condições de cumprir suas obrigações financeiras em curto prazo. Para calcular, é só aplicar a fórmula:

Liquidez Corrente = Ativo Circulante / Passivo Circulante

Se o resultado for maior que 1, há capital disponível para liquidar as contas. Se for igual, quer dizer que ganhos e gastos estão equivalentes. Agora, sendo abaixo de 1, significa que o saldo do período será negativo.

• Lucratividade: mostra qual o lucro obtido em relação à receita total da empresa, a partir da fórmula:

Lucratividade = Lucro Líquido / Receita Bruta x 100

Dessa forma, o resultado será a porcentagem de lucros obtida com a venda dos serviços.

• Rentabilidade: indicador que revela o quanto estão valendo a pena os investimentos no seu negócio.

Nesse caso, temos que usar os investimentos ao invés da receita:

Rentabilidade = Lucro Líquido / Investimentos x 100

Assim, a porcentagem mostra qual o retorno (ROI) do capital investido, complementando a análise da lucratividade.

9. Agilize a gestão com a tecnologia

Por fim, todo esse trabalho de gestão financeira para empresas prestadoras de serviços pode ser simplificado e agilizado com as tecnologias certas.

Afinal, mesmo que você utilize as tradicionais planilhas, é provável que não seja suficiente para organizar tantos dados e acompanhar todos os indicadores.

Para resolver essa questão, existem as plataformas de gestão integrada (ERPs), que são 100% online, aceleram seu controle financeiro e automatizam as tarefas do dia a dia.

Faça uma gestão financeira assertiva com quem entende o dia a dia de uma prestadora de serviço

Este guia é excelente para começar uma nova era na gestão financeira da sua empresa. Só que, como já dissemos, teoria sem prática não traz resultados. E, para colocar as mãos na massa, você precisa da ferramenta adequada.

E qual é essa ferramenta? Trata-se da Conta Azul Pro, a plataforma de gestão integrada da Conta Azul, que centraliza toda a administração da sua empresa em um só lugar.

Entre as soluções para empresas prestadoras de serviços desse ERP online, estão:

• Gestão de vendas e contratos;

• Relatórios comerciais;

• Histórico de negociações;

• Emissão de ordens de serviço;

• Elaboração, envio e acompanhamento de orçamentos e propostas, notificando quando seu cliente lê, recusa ou aceita cada uma delas;

• Cadastro de clientes, produtos, serviços e parceiros.

E, entre os benefícios para o planejamento estratégico e gestão de empresas de qualquer tipo, esse ERP oferece:

• Automação de conciliação bancária

• Conciliação tributária;

• Emissão e envio descomplicado e automático de notas fiscais;

• Integração com diversas plataformas importantíssimas para o funcionamento de negócios prestadores de serviços, como MailChimp e Google Forms;

• E muito mais!

Por fim, ainda é possível se conectar com o App Conta Azul de Bolso e acompanhar seu fluxo de caixa, o estoque de insumos e ainda emitir propostas personalizadas de onde você estiver.

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