Fiscal e Tributário

Como emitir nota fiscal de venda

Marcos Perillo Marcos Perillo | Atualizado em: 18/08/2023 | 15 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • A nota fiscal de venda comprova e formaliza toda negociação feita pelo seu negócio, auxiliando no recolhimento de impostos e na fiscalização dos órgãos competentes;
  • Conhecer seus diferentes tipos e formas de emissão é essencial para ter conformidade e melhorar a gestão financeira da sua empresa;
  • Neste post, você vai entender todas as particularidades sobre as notas, como emiti-las e as melhores práticas para otimizar o seu controle

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Ficar em dia com as obrigações fiscais e tributárias é essencial para todo negócio, assim como ter uma gestão financeira ágil e bem organizada. Por isso, conhecer o funcionamento da nota fiscal de venda e suas particularidades é indispensável para todo empreendedor.

Afinal, sua função é formalizar toda negociação feita por uma empresa, garantindo o devido recolhimento de impostos e o pleno atendimento à legislação.

Além de ser fundamental em termos de conformidade, ao dominar o sistema de emissão de nota fiscal, você também garante mais praticidade, organização e eficiência no gerenciamento das suas finanças.

Mas afinal, o que é e como emitir nota fiscal de venda, produto e serviço? E no caso do MEI, como funciona? Quem é responsável por essa obrigação? Por que ela é tão importante? Confira esses e outros detalhes essenciais sobre o assunto neste artigo.

Acompanhe os tópicos:

O que é a nota fiscal de venda?

As vendas estão presentes em praticamente todo tipo de empresa. Está na indústria, que primeiro produz e depois negocia com seus clientes, no comércio, que compra e revende ao consumidor final, e mesmo em serviços, cujo produto da venda é o trabalho executado.

Sempre que há uma venda, existe a obrigação de emissão de nota fiscal, o que deve ocorrer no momento da efetivação da operação. Esse documento serve como comprovação e formalização da venda. Além disso, viabiliza o recolhimento de impostos eo monitoramento dos os órgãos de fiscalização, quanto à legislação fiscal e tributária. Quem não emite e sonega impostos está sujeito a multas e pode até ser preso.

Atualmente, lançar nota fiscal ficou mais fácil e moderno, pois não depende de papel. Tudo ocorre eletronicamente a partir de um software emissor, o que resulta em praticidade e economia de tempo.

O que é nota fiscal de saída?

Outro termo que você vai ouvir bastante ao longo de sua jornada empreendedora é o de nota fiscal de saída. Todo documento que formaliza a venda de uma mercadoria é também uma nota de saída, pois indica que o produto está saindo do seu estoque e do seu estabelecimento.

Mas nem toda nota de saída significa que ocorreu uma venda. Ela também pode ser emitida, por exemplo, em caso de devolução da mercadoria ao fornecedor (você comprou, mas a operação foi anulada) e também para notas de remessas (movimentação sem venda, como no caso de brindes e doações).

Por que emitir nota fiscal de venda?

Além dos motivos citados acima – a comprovação e o recolhimento de impostos -, a  nota fiscal de venda ajuda na organização dos seus processos comerciais e beneficia a gestão financeira, o controle de vendas e até o gerenciamento de estoque, por exemplo.

Para o Governo, as notas não só auxiliam na fiscalização, como também garantem uma arrecadação de tributos mais transparente e eficaz.

Já para os consumidores, a nota fiscal de venda é uma garantia de que o produto ou serviço foi comprado legalmente. Inclusive, ela assegura a procedência do item adquirido e pode até ser usada em eventuais trocas, devoluções ou uso de garantia. 

Tipos de nota fiscal de venda

Para a venda de produtos, há a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Já para serviços, o documento em questão é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e). E tem ainda a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), que substitui cupons fiscais emitidos por varejistas. Entenda:

NF-e

A NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se do documento digital utilizado para registrar e formalizar as operações de venda de produtos e serviços vinculados ao ICMS. 

Gerada por meio de um arquivo XML e assinada e transmitida ao Fisco digitalmente, ela substitui a tradicional nota fiscal de papel. Sua emissão é feita pela empresa vendedora para comprovar a transação comercial. A validade jurídica da NF-e está na versão eletrônica, e não na impressa.

Para vendas que dependem de envio ao destinatário, como em e-commerces, por exemplo, ela é acompanhada da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

A DANFE serve como uma representação física da NF-e. Nela, são contidas informações básicas da transação. Isso inclui dados do emitente, do destinatário e chave de acesso para consulta online da NF-e completa. 

Vale ressaltar que a DANFE não substitui a NF-e. Ela é utilizada apenas para facilitar o trânsito das mercadorias e para conferência da autenticidade da nota fiscal de venda.

A DANFE pode ser impressa em diversos modelos, de acordo com as especificações de cada estado, e deve acompanhar o transporte de produtos enviados até o destinatário. 

NFS-e

Similar à NF-e, a NFS-e é utilizada para registrar prestação de serviços que são tributados pelo ISS. Isso inclui desde serviços básicos, como manutenções, até atividades de consultoria, entre outras. 

A lógica para gerar a nota fiscal de serviço é a mesma da NF-e. A diferença é que ela é emitida pelas empresas prestadoras de serviço para documentar essas transações e formalizá-las junto à prefeitura do município.

Quando gerada, a NFS-e não pode mais ser modificada. Caso ocorra algum erro no seu preenchimento, ela precisa ser substituída por uma nova. Também há a possibilidade de fazer o seu cancelamento, seguindo os procedimentos de cada município.

A nota fiscal eletrônica de serviços pode ser emitida no site da própria prefeitura. Outra opção é emiti-la em um software integrado ao sistema municipal.

NFC-e

Já a NFC-e é uma nota fiscal de venda de mercadoria voltada para transações diretas ao consumidor final. Ela substitui as antigas Notas de Venda a Consumidor Modelo 2 e Cupom Fiscal emitido pelo ECF.

Ela é utilizada principalmente no varejo e não dá direito ao crédito de ICMS aos compradores. Assim, ela é destinada aos clientes não contribuintes de ICMS dentro do mesmo estado. 

Como a NF-e, ela também é gerada via arquivo XML assinado e transmitido no meio digital. Além disso, permite a impressão da DANFE resumida. Nela, não há detalhamento dos itens comprados.

Muitas pessoas confundem a NFC-e e a própria NF-e com o cupom fiscal. A principal diferença é que as primeiras são emitidas eletronicamente, enquanto o cupom é impresso em papel diretamente na loja por meio de um Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Quem deve emitir nota fiscal de venda?

A emissão da nota fiscal de venda é obrigatória para toda empresa que comercializa produtos ou serviços. Até existem alguns casos que são isentos por lei, mas eles são bastante raros.

Por mais que alguns municípios e estados ainda permitam o uso das notas manuais, os modelos eletrônicos se tornaram majoritários e logo devem estar presentes em todas as transações em território nacional.

Há alguns anos, a NF-e era exigida apenas dos negócios que recolhiam ICMS e/ou o IPI. Agora, ela também é uma obrigação para as empresas optantes pelo Simples Nacional e até mesmo para MEIs em algumas situações. Atualmente, a lista é a seguinte:

  • MEs (Microempresas);
  • EPPs (Empresas de Pequeno Porte);
  • Empresas do Simples Nacional;
  • Empresas do Lucro Real;
  • Empresas do Lucro Presumido
  • MEIs (Microempreendedores Individuais) apenas em casos específicos;
  • Qualquer negócio que comercialize produtos ou serviços.

MEI pode emitir nota fiscal de venda?

Quem se formaliza como MEI deve emitir nota fiscal de venda ou prestação de serviços quando o cliente for pessoa jurídica e também quando o consumidor pessoa física fizer essa exigência. 

Ele não é obrigado a lançar o documento em vendas interestaduais, mas pode assim proceder, se desejar. Apesar de todas as regras, é importante consultar exceções em seu estado de atuação.

São opções de notas fiscais para MEI:

  • Nota Fiscal Avulsa: documento em papel, solicitado junto à Sefaz estadual, mas não disponível em todo o Brasil. Ela é emitida individualmente e é mais indicada para empreendedores que fazem poucas transações; 
  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): versão eletrônica da nota avulsa, que também não é oferecida em todos estados;
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):para emitir esse tipo de nota de produto, o MEI precisará se adequar às exigências, como ter uma Inscrição Estadual e adquirir de um certificado digital.
  • Nota Fiscal de Venda a Consumidor (NFC-e): destinada à venda de produtos direto ao consumidor final, também exige autorização na Sefaz do seu estado;
  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): depende de autorização da Sefaz municipal, lembrando que MEI não pode ter imposto retido ou tributado separadamente.
Mulher cadastrando produtos para entregas em notebook

Como emitir nota fiscal de venda?

Vamos agora à parte prática e destacar como emitir nota fiscal de venda. Para esse processo, sua empresa vai precisar de um software emissor e de um certificado digital, que garantirá a autenticidade da operação. 

Para facilitar o entendimento, abordaremos inicialmente a emissão da NF-e relacionada a produtos, depois para serviços e finalizaremos com o modelo MEI. Confira:

Como emitir nota fiscal de venda de produto

Para emitir NF-e, além dos requisitos citados acima, você precisa ter uma Inscrição Estadual, que deve ser providenciada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado. Além desse órgão, um contador pode ser fonte de consulta caso você tenha dúvida sobre o processo., 

Quando já estiver habilitado a emiti-la, você irá preencher eletronicamente os campos previstos na nota fiscal de venda, o que pode ser feito no computador ou através de dispositivos móveis conectados à internet – conforme a disponibilidade em seu sistema.

As informações no documento estão relacionadas a três áreas principais: sobre sua empresa (remetente), sobre seu cliente (destinatário) e sobre a mercadoria negociada. Confira alguns dados que fazem parte da NF-e:

Como é possível perceber, são muitas as informações a preencher – imagine se fosse preciso fazer tudo manualmente no papel? Para maior facilidade, seu sistema pode completar automaticamente muitos dos campos, tanto relacionados aos seus dados e dos clientes como a alguns dos cálculos.

Como emitir nota fiscal de venda de serviço

Para poder gerar a NFS-e, o empreendedor deve fazer uma inscrição junto à Secretaria da Fazenda da sua cidade. Como esse tipo de nota permite o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS), que é um tributo de competência municipal, a emissão é disciplinada pelas prefeituras.

Dessa forma, as regras e o próprio modelo de nota fiscal podem mudar em cada cidade. Além disso, cada município disponibiliza um sistema emissor diferente para seus contribuintes. Por isso, é importante consultar a Sefaz municipal para saber como proceder. 

. Também há um projeto de NFS-e Nacional, que padroniza o modelo de nota e permite a emissão no Portal da NFS-e. Mas ele depende da adesão voluntária dos municípios, por isso não está disponível em todo o país. Consulte a Sefaz da sua cidade para ver se ela já aderiu ao projeto.

Em linhas gerais, devem ser preenchidos campos relativos ao prestador e ao tomador do serviço (incluindo endereço, CNPJ ou CPF, se o cliente for pessoa física), além de informações descritivas sobre o trabalho executado, as quais devem estar de acordo com o previsto no contrato de prestação de serviços.

Outros dados presentes na NFS-e referem-se a valores e impostos, destacando que alguns serviços estão sujeitos à retenção de ISS na fonte. Mais uma vez, a recomendação é conversar com seu contador e consultar a legislação aplicável.

Como emitir nota fiscal de venda MEI

Para emitir nota fiscal de venda de produto, o MEI precisa de Inscrição Estadual. Em algumas regiões, isso pode ser feito online. Já em outras, o processo é presencial. Por isso, o ideal é entrar em contato com a Secretaria da Fazenda do seu estado para informar-se.

Dotado do certificado digital, que é um requisito comum a todas as notas eletrônicas citadas, o MEI deve escolher um sistema emissor. Trata-se da plataforma utilizada para gerar as notas. 

Esses sistemas são integrados às plataformas do Governo Estadual. Por isso, sua adesão pode variar de acordo com cada região. A dica aqui é pesquisar sobre os softwares usados no seu estado. Também há opções gratuitas, como o emissor do Sebrae.

Em relação a notas de prestação de serviços, após obter o registro municipal,  o Microempreendedor Individual pode fazer a emissão gratuitamente e em padrão nacional no Portal da NFS-e. 

Depois de estar registrado no estado ou município,, em posse do certificado digital e com o sistema emissor, basta preencher a nota fiscal de venda com os dados do contratante ou cliente e o valor do produto ou serviço.

Como consultar nota fiscal de venda?

Consultar uma nota fiscal de venda pode ser necessário por diferentes motivos. Pode ser para checar dados que ficaram faltando no seu relatório de vendas, emitir novas vias e até mesmo se certificar de que ela está de fato autorizada pela Secretaria da Fazenda ou que não é falsa.

O processo é bastante simples. Basta acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, clicar em “Consultar NF-e” e inserir a chave de acesso da nota. Feito isso, a tela seguinte já irá apresentar os dados do documento. Isso inclui informações como:

  • Destinatário;
  • Emitente;
  • Situação atual (autorizada ou não);
  • Natureza da operação;
  • Valores;
  • Descrição do produto;
  • Forma de pagamento;
  • Dados do transportador.

Se você quiser, pode selecionar a opção de baixar a nota fiscal de venda consultada nessa mesma página. Contudo, isso exige o uso do seu certificado digital.

Organize suas notas fiscais com um sistema de emissão

Seja qual for o seu negócio e o tipo de nota fiscal emitida, a organização é peça-chave para não ser surpreendido por uma possível ação do Fisco. A versão eletrônica gera arquivos no formato XML, que devem ser armazenados pelo prazo de cinco anos.

Se você quer manter suas notas bem organizadas e livres de qualquer inconformidade, vale a pena investir em um bom sistema de emissão.

Com ele, você automatiza o processo de geração e agiliza as operações, reduzindo erros humanos. Além disso, esse tipo de software funciona em plena conformidade com as regulamentações fiscais, para você não ter problemas com mudanças nas regras. 

Além disso, a tecnologia simplifica a gestão de vendas e financeira, permitindo o controle de receitas e despesas de forma mais prática e eficiente. 

Isso sem falar no arquivamento digital, que economiza espaço e simplifica auditorias. Outra possibilidade é o acesso remoto às informações e a geração de relatórios, para tomar decisões mais estratégicas e bem embasadas.

Muito além da emissão da nota fiscal de venda, um bom software permite integrar e otimizar outros processos de gestão de vendas. Clique aqui e conheça todas as possibilidades.

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