Fiscal e Tributário

Nota Fiscal Avulsa: o que é, quando e como utilizar esse documento fiscal

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 03/05/2024 | 14 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido individualmente. A versão eletrônica (NFA-e) pode ser emitida no site da Secretaria da Fazenda do seu estado;
  • Menos burocrática, ela é uma excelente solução para quem não realiza operações de venda de produtos ou serviços com frequência;
  • Entre as vantagens, a NFA-e permite que pequenas empresas disputem mercado com concorrentes maiores.

Você já usou a Nota Fiscal Avulsa (NFA) ou sua versão eletrônica? Essa solução pode ser muito interessante para quem não vende produtos ou serviços com tanta frequência. Se o seu negócio possui um baixo volume de vendas, usar a NFA-e para oficializar cada uma delas pode ser uma ótima ideia!

Apesar de a Nota Fiscal Avulsa não ser obrigatória em todas as situações, oferecer o documento permite que você venda também para empresas, aumentando o leque de potenciais clientes.

Veja como emitir a NFA online, saiba quais dados não podem faltar nesse documento e conheça todas as suas vantagens no artigo a seguir!

Acompanhe os tópicos:

Uma pessoa emitindo uma nota fiscal

O que é Nota Fiscal Avulsa?

A Nota Fiscal Avulsa (NFA) é um documento fiscal que serve para comprovar a venda de produtos ou serviços. Ela possui campos semelhantes ao da nota fiscal tradicional, o que muda é que ela é emitida individualmente e é indicada apenas para alguns tipos de empresas ou empreendedores. 

Mais que um documento, ela é um serviço virtual, permitindo a geração ou emissão única a partir do site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado. Quando emitida eletronicamente, é chamada Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).

Quando é indicado emitir Nota Fiscal Avulsa?

O propósito da Nota Fiscal Avulsa é fornecer uma opção para documentar as transações de venda, validando e oficializando essa ação, em ocasiões específicas. A primeira é quando o cliente solicita a emissão de uma nota mesmo em situações onde a empresa não é legalmente obrigada a emiti-la. 

Além disso, ela é indicada para negócios que não precisam fazer a emissão recorrente de nota fiscal e não possuem um software para emissão desse tipo de documento.

Por depender de solicitação e autorização individuais, obtidas junto à Sefaz de cada estado, a nota fiscal avulsa não é recomendada para empresas que precisam gerar esse documento com frequência. 

Quem pode emitir Nota Fiscal Avulsa?

Como já comentamos, alguns tipos de empresas ou empreendedores podem se beneficiar com a emissão de NFA. São elas:

  • Pequenas e microempresas que têm pouco volume de vendas ou que são dispensadas da emissão de nota fiscal de acordo com seu ramo de atividade;
  • Microempreendedor Individual (MEI);
  • Pessoas físicas sem empresa aberta (CNPJ) e que não sejam contribuintes do ICMS, como os profissionais autônomos;
  • Pessoas jurídicas sem Inscrição Estadual, inscritas apenas no ISS.

A emissão da nota fiscal avulsa ainda pode ser feita por fundações públicas e até produtores rurais que atuam como pessoas físicas.

Qual a importância da Nota Fiscal Avulsa para quem é MEI?

Diferente das demais empresas, o MEI só é obrigado a gerar notas fiscais em duas ocasiões: quando o cliente for uma empresa ou quando uma pessoa exigir a emissão. 

Supondo que o microempreendedor individual faça apenas uma venda para pessoa jurídica por mês, a nota avulsa surge como alternativa para comprovar a operação. Por isso, há quem a chame de nota fiscal do MEI.

Ela é uma ferramenta importante para os microempreendedores fugirem da informalidade, crescerem de maneira sólida e, principalmente, não perderem negócios. Isso porque a Nota Fiscal Avulsa permite vender produtos e serviços com todos os registros necessários para as operações financeiras. 

Isso é fundamental quando o MEI quer negociar com empresas, o que exige a emissão de nota fiscal. Logo, ter acesso à NFA pode ser decisivo para a realização ou o cancelamento de um acordo.

O mesmo pode ocorrer com profissionais sem CNPJ, cujos clientes condicionam a negociação à emissão de nota fiscal, não aceitando o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo).

Vamos a um exemplo: um profissional autônomo, como um dentista, pode emitir a NFA para formalizar o pagamento de um tratamento caso não tenha CNPJ aberto. Assim, o paciente tem como comprovar o pagamento e o dentista tem como comprovar o serviço prestado.

No caso do MEI, a NFA é autorizada de forma diferente por cada estado brasileiro. Já para profissionais autônomos sem CNPJ, as regras variam de acordo com cada município.

Qual é a diferença entre Nota Fiscal e Nota Fiscal Avulsa?

Legalmente, os dois tipos de nota são válidos e servem para registrar e comprovar uma venda ou prestação de serviço. Como já falamos acima, a Nota Fiscal e a Nota Fiscal Avulsa têm campos semelhantes. 

Porém, como a NFA é emitida de forma individual, não é indicada para todos os tipos de negócios. Veja abaixo a tabela onde detalhamos as diferenças sobre esses documentos fiscais:

Nota fiscal tradicionalNota fiscal avulsa
Pode ser emitida apenas por empresas/empreendedores com CNPJ.Pode ser emitida por pessoa física sem CNPJ, como autônomos.
Indicada para empresas que possuem grande volume de vendas.Indicadas para empresas que não precisam emitir nota fiscal com frequência, como os MEIs.
Precisa de Certificado DigitalNão precisa de Certificado Digital
Precisa de um sistema informatizado ou software de emissão.Pode ser emitida no site das secretarias da fazenda estaduais. Em alguns casos, pode ser emitida manualmente.

Como emitir uma Nota Fiscal Avulsa eletrônica

A emissão da NFA depende da autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) estadual. Então, o primeiro passo é sempre procurar esse órgão para se informar sobre as regras.

Como elas podem mudar de acordo com cada estado , fique atento aos requisitos a serem cumpridos para emitir a NFA na sua região.

Inclusive, o estado pode nem mesmo oferecer este serviço aos contribuintes do ICMS, restringindo-os à utilização da NF-e. Esse é o caso do Distrito Federal, por exemplo. 

Mas isso costuma ser exceção, e o mais comum é conseguir emitir a nota fiscal avulsa sem problemas.

A emissão da NFA eletrônica pode variar entre dois tipos:

  • Modelo 55: é o mesmo da NF-e e, portanto, tem emissão e armazenamento exclusivamente eletrônicos, sendo a nota enviada ao remetente via um arquivo XML;
  • Modelo 1-A: a nota é gerada eletronicamente, mas a sua versão impressa é a que vale como documento fiscal.

É importante destacar que o procedimento de emissão da Nota Fiscal Avulsa eletrônica é o mesmo para ambos os formatos.

Ou seja, é necessário solicitar individualmente o documento junto à Sefaz. E isso precisa ser repetido a cada nova nota. Apenas o cadastro no ambiente virtual do órgão é realizado uma única vez.

Ficou confuso? Não se preocupe! Detalhamos tudo em um passo a passo completo para você:

Peça autorização na Sefaz do seu estado

Antes de tudo, você precisa solicitar uma autorização à Secretaria da Fazenda do seu estado para emitir uma Nota Fiscal Avulsa.

Realize seu cadastro no site da Sefaz

Após receber a primeira autorização da Sefaz, cadastre-se no site do órgão para usar a plataforma.

A boa notícia é que isso só precisa ser feito uma vez. Não se confunda: as solicitações são necessárias a cada nova nota, mas o cadastro é único. 

Diferentes tipos de documentos podem ser exigidos nesta etapa, variando conforme a categoria da sua atividade econômica. 

Tenha em mãos toda a documentação exigida

Ao se informar sobre as regras da Sefaz do seu estado, você vai saber exatamente quais documentos precisa para a emissão da Nota Fiscal Avulsa. Tenha sempre a documentação necessária em mãos na hora de fazer o seu cadastro no site.

Normalmente, as empresas precisam apresentar o Cadastro Fiscal (CF), Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e documento de identificação (RG e CPF) do titular. 

Faça o preenchimento do formulário eletrônico

Com a solicitação já autorizada e o cadastro no site pronto, é hora de preencher a Nota Fiscal Avulsa.

Nessa etapa, você precisa informar todos os dados pertinentes sobre a transação comercial: isso inclui a descrição do produto e/ou serviço, os dados do destinatário e do emitente, a data da compra, os impostos e os dados do transporte do item vendido, entre outros solicitados no sistema.

Lembre-se que a NFA só pode ter até 10 produtos ou serviços listados na sua descrição. Portanto, caso esse limite seja excedido, será preciso emitir mais de uma nota, repetindo todo o processo.

Também não é permitido fazer correções, então muito cuidado na hora de preencher os campos. Se você errar, terá que cancelar a nota e começar uma nova do zero.

Acompanhe o processo de análise

Finalizado o processo, ainda é preciso aguardar um pouco até a liberação da Nota Fiscal Avulsa. Quando o preenchimento do formulário é concluído, você recebe um número de protocolo e uma senha para acompanhar o pedido. 

Geralmente, a Sefaz leva até dois dias para fazer a análise. Caso tudo esteja certo, a nota é gerada e você já pode enviá-la para o cliente.

Por fim, imprima uma cópia da NFA emitida e guarde essa cópia impressa em segurança por 5 anos. Isso porque, mesmo que seja emitida eletronicamente, a NFA precisa ser impressa para ter validade fiscal e deve ser armazenada durante esse período estabelecido por lei.

Como emitir NFA manual

Além da NFA eletrônica, ainda é possível emitir a NFA manualmente, preenchendo os dados em papel. Neste caso, não há um modelo padrão para preencher, mas os campos são bastante semelhantes aos da Nota Fiscal comum, assim como na NFA eletrônica.

Como emitir NFA como pessoa física

O passo a passo que apresentamos acima e a emissão manual da NFA podem ser feitas apenas por pessoas jurídicas. Nos demais casos, como o dos profissionais autônomos, a NFA deve ser emitida como pessoa física.

O processo é bem parecido com a emissão da NFA-e, mas, ao invés de procurar a Secretaria da Fazenda, é necessário ir até a prefeitura do seu município. para solicitar a autorização de emissão e conferir a documentação exigida, além de realizar o Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM).

É possível consultar a validade da Nota Fiscal Avulsa depois da sua emissão?

Além de emitir Nota Fiscal Avulsa, talvez você também precise consultar o documento. Na maioria das vezes, isso é algo bem simples de ser feito. É só acessar o site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) na qual você fez a emissão da NFA.

Após inserir a sua chave de acesso, basta ir ao painel, procurar pela opção de consulta e selecionar a nota desejada.

Em alguns estados, essas opções estão disponíveis como “Produção” ou “Homologação”. A primeira é para Nota Fiscal Avulsa com validade jurídica, já a segunda é para os documentos sem essa validade.

Quais são as vantagens e desvantagens da emissão da Nota Fiscal Avulsa?

Uma das principais vantagens da Nota Fiscal Avulsa é que ela permite aos microempreendedores negociarem com empresas, já que esse tipo de transação exige a emissão de nota fiscal.

Mesmo que a venda seja para pessoa física, vale destacar que alguns clientes buscam somente fornecedores que emitem o documento fiscal. Se isso não é possível através de uma NF-e, seja por custo ou conveniência, a solução está na nota avulsa.

Como dá para perceber, esse fato coloca o MEI ao menos em condições de disputar o mercado com quem já emite o documento regularmente. Pode ser a oportunidade não apenas de gerar mais uma venda, mas de crescer enquanto empresa.

Ainda como benefício, podemos citar a segurança da operação, em especial quanto à NFA-e, que tem emissão e armazenamento eletrônicos, não em papel. Esse é um modelo já testado e aprovado pelos contribuintes brasileiros há mais de uma década.

Quais as desvantagens?

Entre as desvantagens da Nota Fiscal Avulsa destaca-se a ausência de um padrão nacional para sua emissão, diferente da NF-e. Ou seja, você terá que consultar obrigatoriamente a Sefaz no seu estado para saber o processo e, nesse momento, pode descobrir limitações ou mesmo a indisponibilidade do serviço.

Caso ele exista, a falta de praticidade é evidente. Solicitar nota por nota junto ao órgão e preencher alguns campos idênticos todas as vezes que for emitir não é nada produtivo.

Pior fica se descobrir que precisa da nota em papel. Nesse caso, será necessário entregar o documento em mãos para o cliente. E se ele estiver longe, em outra cidade, por exemplo?

É preciso considerar ainda que o armazenamento da cópia da nota fiscal por cinco anos é obrigatório também no caso da nota  avulsa. É preciso ter muita organização para não perder esses documentos.

E tem mais: se houve erro, não há possibilidade de ajuste pela carta de correção, ainda que o emitente perceba prontamente o equívoco. Só mesmo cancelando a nota e solicitando outra para resolver o problema — lembrando que o processo é sempre individualizado.

Para terminar, a Nota Fiscal Avulsa limita a inserção de itens/produtos. É possível emitir uma nota fiscal com até dez itens. Ainda que no seu estado a situação seja diferente, é importante saber que uma venda de vários itens distintos pode exigir dois documentos fiscais, solicitados um a um na Sefaz.

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A Conta Azul tem auxiliado empreendedores de todo o Brasil em diversos desafios comuns à gestão empresarial e, nos aspectos fiscal e tributário, não tem sido diferente.

Mesmo para microempreendedores, a adoção do emissor de NF-e da Conta Azul vai muito além de não depender da Nota Fiscal Avulsa. 

O sistema funciona como um poderoso instrumento para cuidar bem do seu negócio, integrando os controles financeiros e de vendas.

Com a Conta Azul, você:

  • Emite as notas já integradas ao seu controle financeiro, em um sistema que atualiza as informações das vendas, do financeiro e do estoque em tempo real;
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  • Fica livre de esforços manuais e retrabalho, já que as notas são vinculadas automaticamente às vendas e ordens de serviço. Inclusive, todos os documentos ficam organizados, armazenados na nuvem e com fácil acesso.

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