Modelo de recibo: o que é, quando emitir e como preencher

O modelo de recibo é um documento fiscal básico que ajuda no seu controle financeiro. Veja quando emitir e como preencher.

O modelo de recibo é mais um documento fiscal que você precisa ter sempre à mão na sua empresa.

Ele serve para comprovar pagamentos e recebimentos entre pessoas físicas ou jurídicas, ajudando você a manter a gestão financeira e contábil organizada. 

Apesar de simples, o recibo faz toda a diferença no controle interno do negócio e deve ser guardado em segurança para evitar problemas futuros. 

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Neste artigo, vamos contar tudo o que você precisa saber sobre o modelo de recibo em alguns tópicos:

Leia com atenção e aprenda a emitir e organizar seus recibos da forma correta. 

O que é um modelo de recibo

O modelo de recibo serve como parâmetro para emitir um dos documentos fiscais mais utilizados nas empresas.

No caso, o recibo de pagamento é usado para comprovar a realização de uma transação financeira, atestando que um determinado valor foi pago por um produto ou serviço.

Dessa forma, ele garante os direitos e deveres de compra ou venda de quem emitiu e de quem recebeu.

Na linguagem jurídica, o recibo é considerado uma declaração de quitação de obrigação. 

Segundo o Código Civil, ele é uma forma material da quitação, conforme consta no Art. 320:

“A quitação, que sempre poderá ser dada por instrumento particular, designará o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante.”

Por isso, o recibo é muito utilizado em negociações com autônomos, profissionais liberais e pessoas físicas que não emitem nota fiscal, e é importante para o controle fiscal das empresas.

Com um modelo pronto, fica mais fácil gerenciar gastos e recebimentos no negócio no dia a dia. 

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Assim como a empresa deve emitir recibos para comprovar suas transações, os clientes e fornecedores também podem solicitar o documento para manter o controle de seus pagamentos — daí a importância de emitir duas vias.

Lembrando que, além do recibo de pagamento clássico, ainda é possível emitir recibos de acordos trabalhistas, devoluções, doações, aluguéis, etc.

Importância do modelo de recibo nas empresas

O modelo de recibo é uma das formas mais práticas de registrar as entradas e saídas de dinheiro das empresas e garantir que todas as transações sejam contabilizadas.

Esse simples documento contribui para manter a gestão financeira em dia e protege os interesses de compradores e fornecedores.

Desde 1994, é obrigatória a entrega de recibos em transações financeiras no país, conforme determina a Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994:

“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

Ou seja: o comprovante deve ser emitido no ato da venda de produtos e serviços, envolvendo pessoas físicas ou jurídicas. 

Diferença entre recibo e nota fiscal

Uma dúvida muito comum dos empreendedores é se recibo e nota fiscal são a mesma coisa. 

Na verdade, eles têm funções diferentes:

  • O recibo é uma forma de comprovar o recebimento de um pagamento
  • A nota fiscal é a comprovação de propriedade em relação a determinado bem ou serviço.

Logo, o recibo funciona como um instrumento de controle financeiro, enquanto a nota fiscal é um documento de transferência que indica quem é o proprietário do produto ou tomador do serviço.

Além disso, a nota fiscal tem a finalidade de informar as operações comerciais das empresas ao Fisco, viabilizando o recolhimento de impostos

Já o recibo tem validade fiscal, mas apenas como comprovante de pagamento e recebimento.

Quando é preciso emitir recibo ou nota fiscal

Toda pessoa jurídica é obrigada a emitir nota fiscal nas vendas de produtos e serviços, com exceção do microempreendedor individual (MEI).  

Ou seja: nesse caso, o recibo pode ser emitido junto com a NF-e ou NFS-e, mas não substitui o documento fiscal oficial. 

Os únicos autorizados a utilizar apenas recibos são profissionais liberais, autônomos, MEIs (desde que não vendam para pessoa jurídica) e pessoas físicas, dependendo da legislação do estado ou município. 

Se você tem uma microempresa ou empresa de pequeno porte, por exemplo, o ideal é emitir os dois documentos nas vendas: a nota fiscal para fins tributários e o recibo para facilitar o controle financeiro interno. 

Se a empresa emitir o recibo no lugar da nota fiscal, corre o risco de sofrer penalidades pelo crime de sonegação de impostos previsto na Lei 8.137/1990, pois o Estado entende que os valores estão sendo omitidos da Receita Federal. 

Além do recibo comum, você também pode emitir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) para contratar os serviços de profissionais autônomos sem vínculos trabalhistas. 

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Modelos de recibo

Existem vários modelos de recibo digitais e impressos que você pode utilizar na sua empresa.

Você pode comprar um tradicional talão de recibos em gráficas e papelarias, imprimir um modelo pronto da internet ou criar o seu do zero em um documento ou planilha. 

Veja alguns exemplos:

Modelo de recibo de gráfica

O recibo de gráfica não é tão prático quanto o digital, mas ainda é utilizado por pequenos empreendedores e pessoas físicas.

Este é um layout comum:

Modelo de recibo pronto para baixar

Pesquisando na internet, você vai encontrar vários modelos de recibos gratuitos para download

Veja um exemplo retirado do site Recibos Prontos:

Modelo de recibo próprio

Se você quer fazer seu próprio recibo e formatar como quiser, basta utilizar os dados obrigatórios:

“Recibo de pagamento   

(Número do recibo)

Eu, (nome da pessoa ou empresa que receberá o pagamento), recebi de (nome da pessoa ou empresa que fez o pagamento) a importância de (valor pago, sempre na forma de R$ xxx,xx), pelos serviços de (liste todos os serviços prestados, produtos adquiridos ou a razão pela qual está sendo pago, incluindo detalhes de parcelamento).

(Local e data)

(Assinatura do recebedor)

(Nome, RG/CPF e endereço do recebedor)”

Outros dados como profissão, estado civil e CNPJ da empresa podem ser incluídos para reforçar a identificação das partes. 

Além disso, você pode destacar informações como valor recebido e número do recibo para facilitar a organização e controle financeiro.

Modelo de recibo online automatizado

A forma mais fácil de emitir recibos é utilizando um sistema online como a Conta Azul, que gera o seguinte modelo automaticamente:

Por que é importante guardar seus recibos

Os recibos emitidos devem ser guardados e organizados para controle interno da empresa e também para eventuais fiscalizações. 

De acordo com a Lei nº 5.172/1966, as notas fiscais e documentos equivalentes precisam ser preservados pelo prazo mínimo de 5 anos nas empresas.

Isso garante que a organização possa comprovar os pagamentos e recebimentos em caso de auditoria, reclamação de clientes e fornecedores ou qualquer solicitação do Fisco.

Por exemplo, ter o recibo guardado é uma forma de defesa contra ações de cobrança dupla de dívida, além de servir para comprovar deduções na declaração do Imposto de Renda (IR).

Também é indicado guardar os recibos do dia a dia como aqueles referentes às contas de consumo (luz, água, telefone, etc.), impostos, aluguéis e pagamento de mensalidades em geral. 

4 dicas para usar o modelo de recibo corretamente

Independentemente do modelo de recibo que você utiliza, é preciso tomar alguns cuidados na hora de emitir o documento.

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Confira algumas dicas para cuidar dos seus recibos. 

1. Emita sempre a segunda via

O recibo das transações deve estar sempre nas mãos de quem pagou e de quem recebeu. 

Por isso, nunca se esqueça de fazer um canhoto, no caso dos recibos impressos, e guardar sua cópia dos documentos digitais

2.  Preencha os dados com atenção

Qualquer informação errada em um modelo de recibo pode invalidar o documento e gerar problemas contábeis para a sua empresa.

Então, redobre a atenção na hora de preencher os dados e revise todo o conteúdo antes de assinar. 

Evidentemente, o risco de cometer erros é muito maior com as versões impressas do recibo.

3. Guarde os recibos em segurança

Como vimos, você precisa garantir que os recibos estejam guardados em segurança para futura consulta e defesa em caso de cobrança e fiscalização.

Se você utiliza documentos físicos, terá que manter o arquivo preservado e ficar atento aos riscos de perda e deterioração, além de ter uma cópia digital autenticada de cada um. 

Para documentos digitais, a regra é ter um backup — de preferência na nuvem, para não correr o risco de exclusão ou vazamento. 

4. Utilize um sistema para emitir recibos

Por fim, a forma mais ágil e segura de emitir seu modelo de recibo é utilizar um sistema de gestão automatizado.

Assim, você pode gerar o documento automaticamente após cada recebimento, sem se preocupar com papelada ou edição e impressão de arquivos digitais. 

Agilize sua rotina com o modelo de recibo da Conta Azul 

Se você está cansado de editar, imprimir ou preencher o mesmo modelo de recibo toda vez, a solução é utilizar a plataforma online da Conta Azul para facilitar essa tarefa.

Com ela, você consegue agilizar a emissão de recibos em um clique após cada recebimento de receita, sem precisar lidar com talões e arquivos.

Basta acessar o menu de “Contas a receber” do sistema e clicar em “Emitir Recibo” sobre o recebimento desejado, e então clicar em “Im primir” para ter seu documento em mãos na hora. 

Também é possível emitir um recibo de uma conta paga para o seu fornecedor, acessando a opção de “Contas a pagar”.

Dessa forma, você tem total controle das entradas e saídas da empresa e mantém a gestão financeira sempre organizada, com todos os recibos armazenados na nuvem.

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