Como ser MEI e ter sucesso

No Portal do Empreendedor se aprende como ser MEI

Você se formalizou como microempreendedor individual, ganhou um CNPJ e adquiriu o status de empresa. Mas sabe realmente como ser MEI? Não se apresse na resposta. Neste artigo, vamos falar de tudo que aproxima (ou afasta) do sucesso aquele que se aventura sozinho no mundo dos negócios.

O que você vai ler a partir de agora:

  • A formalização é só o primeiro passo
  • As melhores práticas de gestão para o MEI
  • Por que separar as finanças
  • A importância de definir um pró-labore
  • O registro de despesas e receitas
  • O uso de ferramentas de gestão
  • Como a tecnologia pode ser parceira
  • Como colocar preço em produtos e serviços
  • Quais as obrigações de um MEI
  • Quando e como contratar um empréstimo.

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Sou microempreendedor individual, e agora?

Tornar-se MEI é fácil e não custa nada. Em breves cliques no Portal do Empreendedor, o seu registro é feito, você recebe um número de CNPJ e está pronto para abrir conta em banco, contratar empréstimos em condições especiais, vender ou prestar serviços para mais empresas e emitir nota fiscal. Maravilha, não é mesmo?

Mas isso tudo vira mera formalidade se você volta às atenções ao negócio e se descuida do caixa, não anota uma despesa por julgá-la insignificante, faz uma retirada não programada para pagar uma conta pessoal, se embaralha com papéis de orçamentos, pedidos e cadastros de clientes e define seu preço de acordo com o grau de amizade com aquele que negocia com você.

Se houve uma identificação com uma ou mais dessas ações que citamos, reconheça: você ainda não está pronto e não sabe como ser MEI realmente.

Mas não desanime. Uma característica do empreendedorismo é estar em constante aprendizagem. Isso significa que seu projeto não é necessariamente inviável e que o sucesso do negócio não precisa estar tão distante assim. Você deu o primeiro passo ao se formalizar. Vamos tratar agora de profissionalizar a sua atuação?

Como ser MEI e não falir

Ter um negócio próprio, muitas vezes, representa a realização de um sonho. Depois de finalmente colocá-lo em prática, você não gostaria de interrompê-lo, não é mesmo?

Há fatores diversos que podem levar uma empresa à falência e muitos deles estão relacionados às atitudes de seus gestores. Por um lado, essa é uma boa notícia, pois significa que depende muito de você e de suas decisões ser ou não bem-sucedido no projeto.

Para lhe ajudar nesse desafio, vamos citar as melhores práticas de gestão que você deve adotar na condução do seu negócio. Se algo ainda escapa da rotina, é hora de rever suas ações hoje mesmo.

1. Separe as finanças

Vamos partir do básico. O dinheiro que entra através de suas vendas ou pela prestação de serviços é classificado como receita e, dessa forma, pertence à sua empresa. Sim, ela é sua, mas o dinheiro do caixa, não.

Separar as finanças empresariais das pessoais é etapa intransferível de um bom controle financeiro. Isso pode ser especialmente difícil quando se trabalha sozinho, mas a chave está na organização. Da mesma forma que você precisa de um espaço próprio e de um horário delimitado para o trabalho, deve ter disciplina para separar o dinheiro que é seu daquele que pertence ao negócio.

2. Defina um pró-labore

O pró-labore corresponde ao salário que o MEI receberá. Mesmo que trabalhe sozinho, definir esse valor é uma etapa importante também para organizar o caixa e não misturar as finanças.

Para calcular, é preciso conhecer o seu faturamento. Como regra, ele não será superior a R$ 5 mil mensais de média, ou seria necessário se enquadrar como microempresa. Assim, conhecendo quanto sobra no caixa ao fim do mês, você pode ficar com todo esse valor ou reservar uma parte para novos investimentos da empresa, conforme previsto no seu planejamento estratégico.

3. Registre tudo

Você costuma receber seus clientes com um saboroso cafezinho “por conta da casa” - e eles adoram a gentileza. É sempre válido atender bem aqueles que fazem negócios com sua empresa. Mas quanto esse “mimo” custa por mês? Se não sabe dizer e acha que a despesa é muito pequena para merecer atenção, reveja seus conceitos.

Uma pessoa que toma uma xícara de café por dia fora de casa gasta cerca de R$ 1 mil em um ano. Faça um rápido exercício mental e transfira essa realidade para a sua empresa. Será que o caixa não sentirá a falta desse recurso?

Para confirmar, só mesmo registrando tudo o que entra e sai de dinheiro da empresa. Mesmo aquilo que não parece ter um peso significativo pode comprometer seu planejamento financeiro.

Além disso, só a partir dessa tarefa é possível ter uma visão completa do negócio, promovendo ajustes, cortes e definindo metas futuras, que podem variar entre sair do vermelho e expandir a empresa.

4. Use as ferramentas disponíveis

Não há como falar no registro de receitas e despesas sem citar o fluxo de caixa. Essa é uma ferramenta básica para qualquer empresa. Mesmo sendo um MEI, é preciso se dedicar diariamente a ela, inserindo as informações e analisando a partir delas se o negócio caminha para o lucro, prejuízo ou estagnação, por exemplo.

Para quem possui conta em banco, outro instrumento fundamental é a conciliação bancária, responsável por comparar o saldo interno do caixa e seus lançamentos com a movimentação financeira no banco. É a versão moderna e automática daquela conferência manual no extrato.

Mas não pare por aí: para cada processo em sua empresa, existe uma ferramenta capaz de agregar qualidade, organização e ainda resultar em ganho de tempo. As planilhas são um bom exemplo, podendo ser aplicadas para controle de gastos, estoque, vendas, orçamentos, ordens de serviço e até mesmo para o cadastro de clientes.

5. Aposte na tecnologia

As planilhas certamente são importantes para aperfeiçoar a gestão na empresa, especialmente quando você está dando os primeiros passos. Mas conforme sua prática evoluir, perceberá que esse tipo de instrumento não é perfeito, toma tempo e não resolve suas demandas por completo.

É aí que entra a tecnologia e as soluções de um sistema de gestão online. Entre outras vantagens, esse tipo de ferramenta faz no computador ou dispositivo móvel (como seu celular) tudo aquilo que era realizado manualmente. Mas não é só isso: ele agrega funções e integra processos, permitindo a interação entre as diferentes áreas, como o estoque e as vendas.

Para quem trabalha só, como é o caso do MEI, é muito interessante contar com esse recurso. Como o software realiza sozinho ou pelo menos traz grande agilidade às tarefas rotineiras de gestão, sobra mais tempo para se dedicar ao negócio, resultando em dias muito mais produtivos.

5. Aprenda a precificar

Quando a “casa” estiver em ordem e o caixa sob controle, ficará mais fácil ao microempreendedor individual identificar onde e como promover cortes e reduzir despesas.

Se a ideia é competir no mercado com um preço mais baixo que os concorrentes, esse é um caminho obrigatório. Cobrar valores baixos por produtos e serviços sem conhecer seus custos é mais que um tiro no pé: é um atalho para a falência.

Acertar na formação de preços exige do MEI que encontre equilíbrio entre o custo de sua operação (seja produção, venda ou prestação) e o que pede o mercado. Só assim é possível definir um valor justo, competitivo e que ainda proporcione lucro. Nesse desafio, não estabeleça o preço apenas para agradar o cliente, mas não desconsidere aquilo que ele pode e gostaria de pagar.

6. Cumpra com suas obrigações

Você chegou até aqui fazendo tudo certo. Cuida adequadamente do caixa, não perde dinheiro à toa, faz bom uso das ferramentas e encontrou o equilíbrio no seu preço de venda. Se essa é a sua realidade, parabéns! Mas ainda falta um pouquinho para marcar encontro com o sucesso: estamos falando agora das obrigações fiscais e tributárias de um MEI.

Para continuar com seu CNPJ ativo, em situação regular e livre de multas, é preciso pagar até o dia 20 de cada mês o valor fixo do Simples Nacional, que varia entre R$ 45 e R$ 50, conforme a natureza da sua atividade. Ele é destinado ao recolhimento do ICMS ou ISS e ao pagamento da sua contribuição previdenciária, sendo quitado através do Documento de Arrecadação Simplificada do MEI (DAS-MEI).

Anualmente, até 31 de maio, é preciso apresentar a Declaração Anual do Simples Nacional do MEI (DASN-SIMEI), a qual informa a receita bruta total obtida ao longo do ano-exercício anterior e também indica se houve contratação de funcionário no período.

Se tiver um empregado (o limite para o MEI), deve realizar o pagamento mensal de um salário mínimo e, até o dia 7 de cada mês, entregar a Guia do FGTS e Informação à Previdência Social (GFIP), depositar o FGTS (com base em 8% dos vencimentos) e recolher 3% desse salário para a Previdência.

Caso seja um prestador de serviços e negocie com outras pessoas jurídicas, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal. Se a sua atividade envolver produtos, a obrigatoriedade não existe, mas ele também pode lançar o documento, o que é um diferencial importante para atrair clientes. Nesse caso, precisa cumprir com os mesmos requisitos exigidos de outras empresas, o que inclui possuir um sistema emissor e um certificado digital.

Empréstimo para MEI: quando vale a pena?

Um microempreendedor que faz tudo certo do ponto de vista da gestão financeira, fiscal e tributária não deveria pensar em contratar empréstimo, não é mesmo? Na verdade, esse entendimento nem sempre se confirma, pois o crédito pode ser buscado também por razões positivas.

Há basicamente duas justificativas para pedir dinheiro emprestado: sair do vermelho, ganhando um fôlego para pagar suas contas, e investir no crescimento do negócio, talvez migrando para um novo e maior patamar, o de microempresário.

Nas duas situações, ainda que existam linhas de crédito em condições exclusivas para o MEI, essa não deve ser a primeira opção. Antes de consultar o gerente de sua conta no banco, faça uma reflexão: não dá para buscar os recursos que precisa em outra fonte ou aguardar um momento mais apropriado para isso?

Já falamos aqui no blog da recente oferta de crédito para os pequenos negócios e das condições necessárias para obtê-lo com segurança. Mas nunca é demais repetir as dicas do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) para que o empréstimo seja tomado de forma consciente. Então, avalie estes cinco aspectos:

  1. Necessidade de crédito: de quanto precisa e para qual finalidade
  2. Escolha do banco: qual atende melhor à sua necessidade
  3. Fatores de restrição: como atender às exigências dos bancos
  4. Plano de negócios: como viabilizar seu projeto financeiro
  5. Pedido de financiamento: como reunir todos documentos e garantias necessárias.

Para cumprir com os requisitos e o empréstimo para MEI efetivamente valer a pena, só há um caminho: planejamento. Seja qual for a situação na qual se encontra, um gestor cuidadoso deve prever em detalhes como irá aplicar o dinheiro extra e, principalmente, como irá realizar o pagamento das parcelas.

Parece básico dizer isso, mas se a teoria fosse levada à prática, não haveria tantos brasileiros na lista de negativados (aqueles que não pagam suas dívidas): são 60 milhões de inadimplentes, segundo pesquisas recentes de órgãos de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.

Essa é uma das razões para os altos juros cobrados para concessão de empréstimos, o que acaba sendo o estopim para a inadimplência, que por sua vez só faz elevar as taxas e encargos - e assim a roda gira sem parar, em um círculo vicioso.

Pense bastante sobre isso antes de buscar crédito para a sua empresa. E jamais aja por impulso nessa hora. Tenha um plano em mãos para o pagamento e outro para o uso do recurso - prefira utilizá-lo para o sucesso e não para o fracasso do negócio.

Pronto para ser MEI?

Chegando ao final do nosso artigo, acreditamos que você tenha agora as principais informações para ser um MEI de verdade, levando sua empresa a crescer e a alcançar bons resultados. O caminho do sucesso pode não ser fácil, mas com dedicação e organização você chega lá. E se precisar de uma ajudinha, lembre-se de recorrer ao contador, um profissional com experiência e conhecimento de sobra para orientá-lo quanto às melhores práticas.Guia da Nota Fiscal para MEI  Veja como a obrigação de alguns pode ser um diferencial competitivo para você. Baixe agora

Você também tem uma boa dica para quem deseja ser MEI? Comente!

 

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