Emitir Notas Fiscais - Tudo o que você precisa saber

41 Comentários Publicado:  Assunto: Fiscal e Tributário

Foto de Empresária no computador preparada para Emitir Notas Fiscais eletrônicas

Com um procedimento mais prático e eficaz tanto para a fiscalização do governo, quanto para a emissão e o manuseio pelas empresas, a nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o modo como emitir nota fiscal no país. O projeto visa a substituir o modelo tradicional de papel no Brasil. No entanto, é um processo gradativo e está sendo implementado em várias fases.

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Inicialmente, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica foi feita de maneira progressiva, tornando-se obrigatória primeiro para empresas que exercem determinadas atividades operacionais, principalmente para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Como é um projeto iniciado em 2006, no decorrer dos anos mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis para a NF-e, incluindo optantes pelo Simples Nacional e MEI (Microempreendedores individuais).

Para saber se sua empresa está entre as que estão obrigadas a aderir a NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) de seu Estado ou de Secretaria da Fazenda de sua cidade (no caso das empresas de serviço). Lembre-se que em breve a NF-e será obrigatória para todas as empresas e que é possível aderir ao projeto facultativamente.

Apesar de já ser uma realidade no país, ainda é comum encontrar empresários com dúvidas a respeito de como funciona a nota fiscal eletrônica. Pensando nisso, reunimos nesse guia as principais informações que você precisa saber sobre a NF-e.

Passo a passo para emitir NF-e em sua empresa

A seguir elaboramos um passo-a-passo que você deverá seguir para sua pequena empresa se tornar emissora da NF-e, mesmo que voluntariamente:

  1. Verifique o caso fiscal de sua empresa;
  2. Adquira um certificado digital;
  3. Realize seu credenciamento na secretaria da fazenda;
  4. Adote um software emissor de NF-e.

Mas vamos detalhar cada um dos passos de como emitir nota fiscal:

  1. Verifique o caso fiscal de sua empresa: um dos fatores determinantes para o processo da nota é saber qual é o tipo de enquadramento da empresa. MEI tem regras diferentes (saiba mais) das empresas do Simples Nacional e de outros regimes de tributação, definido na abertura ou refeito quando necessário. Seu contador é a pessoa certa para ajudar e orientar você na hora de entender o cenário, o tipo de nota que pode ser emitida etc.
  2. Adquira um certificado digital: Para ter validade jurídica, a nota fiscal eletrônica precisa de uma assinatura digital, para confirmar sua autenticidade e provar que foi a sua empresa que emitiu a nota. Você deverá adquiri-lo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);
  3. Realize seu credenciamento na secretaria da fazenda: Você precisa estar cadastrado para emitir a nota fiscal eletrônica na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada. O cadastro geralmente é simples, mas varia de um estado para o outro, por isso é interessante que você procure um contador que conheça a legislação local para te ajudar. Inicialmente você pode escolher a modalidade de credenciamento “Em homologação”, assim suas notas ainda não serão enviadas oficialmente, mas apenas como um teste até que você receba o treinamento adequado e esteja apto a emitir a NF-e. Quando isso acontecer, basta mudar a opção de credenciamento para “Em produção”;
  4. Adote um software emissor de NF-e: Você vai precisar usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Alguns Estados oferecem gratuitamente o download de sistemas no site da Secretaria de Fazenda. Mesmo sendo de graça, oferecido pelo governo, essa ferramenta tem muitas limitações e opções melhores para substituir o emissor gratuito
    O aplicativo não é eficaz para empresas que precisam emitir muitas notas fiscais, porque exige que sejam digitadas novamente em campo próprio todas as notas emitidas no sistema de faturamento, ou manualmente, gerando trabalho redobrado. A boa notícia é que existem vários sistemas gestores que emitem NF-e a custos reduzidos no mercado, e que não necessitam desse trabalho extra. É só procurar um que esteja adequado às características e condições econômicas de sua empresa. Certamente é um investimento que vai valer a pena (quer experimentar o ContaAzul e entender como funciona? Saiba mais).

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Atenção MEI: As regras e o processo de emissão para quem é MEI são diferentes. Atualmente, com o ContaAzul, a emissão de nota fiscal está disponível apenas para micro e pequenas empresas optantes pelo Simples, não sendo compatível com notas para CNPJs do regime MEI.

 

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Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?

Como mencionado acima, existem atualmente 3 tipos de notas fiscais eletrônicas, cada uma servindo para substituir determinados documentos:

A NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que está relacionado à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Já a NFS-e foi criada para substituir a Declaração de Serviço, documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).

Enquanto isso, a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Quais os principais benefícios?

São várias as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade. Entre as mais significativas estão:

  • Redução do impacto ambiental com a diminuição da utilização de papel;
  • Diminuição do tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização, e consequentemente do tempo de entrega das mercadorias;
  • Redução dos custos com armazenamento de documentos para as empresas;
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
  • Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais;
  • Ampliação do controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos;
  • Redução dos custos de impressão e aquisição de papel.

Como a implantação do projeto da NF-e é gradativa, algumas das vantagens apenas serão observadas a longo prazo. Contudo, os benefícios que já podem ser notados são significativos a ponto de várias empresas estarem aderindo facultativamente à emissão das notas fiscais eletrônicas.

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O que muda com a NF-e?

Além da substituição de grande parte das notas de papel instituindo um novo modelo digital de documento fiscal, a implantação do modelo de notas fiscais eletrônicas representa um grande avanço tecnológico além de trazer praticidade ao dia-a-dia empresarial. Até pouco tempo atrás as empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais. Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML). 

Mas a alteração mais significativa é o fato de que as informações das operações das empresas ficarem disponíveis no site da Receita por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultados a qualquer momento pela internet com a utilização de uma chave de acesso que é gerada com a emissão da nota.

Novidade no ContaAzul: Busca automática da NF-e no site da Receita

Com o ContaAzul o processo de importação da nota de compra fica ainda mais fácil. A a busca e importação dos arquivos XML de notas fiscais de compra é feita automaticamente, direto do site da Receita Federal. Com um certificado digital A1 e um CNPJ ativo, você pode usar essa funcionalidade. Sempre que uma NF-e é emitida com o CNPJ de sua empresa como destinatário, você recebe uma notificação -- e ainda pode fazer a manifestação do destinatário.

 

E agora, já se sente pronto para emitir as notas fiscais eletrônicas em sua empresa? Comente!

 

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Carin Tom
Sobre o autor

Coordenadora Sped e NF-e na ContaAzul. É formada em Ciências Contábeis pela Univille e pós-graduada em Direito Tributário e Contabilidade Tributária pela Universidade Católica de Santa Catarina.

MUDANDO UM POUCO DE ASSUNTO

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