A importância do Certificado Digital A3: proteção e confiabilidade em ambientes digitais

O certificado digital A3 é uma das soluções que proporcionam mais segurança para transações online. Isso porque ele confere validade jurídica a documentos assinados digitalmente e serve também para fornecer acesso a sistemas públicos.

Entre os tipos de certificados digitais que existem, ele é um dos mais utilizados pelas empresas. Sua vantagem é que ele é hospedado em um dispositivo físico e pode ser levado a qualquer lugar, trazendo mobilidade e praticidade para o usuário.

Acompanhe o texto para entender como funciona o Certificado Digital A3 e qual a sua diferença para o A1. Tenha uma boa leitura!

O que é um Certificado Digital A3?

O certificado digital A3 é uma ferramenta que permite às empresas assinar documentos online, garantindo validade jurídica a processos realizados online Ele também confere segurança a transações eletrônicas, evitando fraudes no ambiente digital.

Esse tipo de certificado é instalado em uma mídia física, que pode ser um token ou um cartão com chip. O token, que é semelhante a um pen drive, pode ser conectado diretamente a uma porta USB de um computador ou notebook. Já o cartão depende de um leitor para funcionar.  

A vantagem do certificado A3 em relação a outros tipos é a mobilidade, pois ele pode ser levado a qualquer lugar – o que é essencial atualmente. Afinal, hoje muita gente trabalha de forma remota ou híbrida.

Além disso, a assinatura digital permite que diferentes empresas e clientes colaborem e liberem documentos sem precisarem se encontrar fisicamente, facilitando demais os negócios — e também diminuindo custos e poupando tempo.

Como funciona a autenticação online

Não só o certificado digital A3, como todo certificado digital, é protegido com duas chaves e criptografia, garantindo a segurança do sistema.

As duas chaves se dividem em pública e privada e, quando o certificado precisa ser ativado, elas são combinadas: a pública lê os dados da privada para liberar o dispositivo na autoridade certificadora. A privada, por sua vez, é uma identificação com login e senha exclusivos, conhecidos apenas pelo usuário.

Com a criptografia, os dados ficam seguros e não podem ser acessados externamente porque as informações são codificadas por algoritmos. E, sem a combinação das duas chaves, não é possível decodificar esses dados.

Qual é a diferença entre os certificados digitais A1 e A3?

Assim como o certificado A3, o certificado A1 possui um par de chaves criptografadas.

A grande diferença é que o A1 não possui um dispositivo físico que funcione como um token. Dessa forma, ele é instalado diretamente no computador e fica limitado a um só local. Além disso, o A1 costuma ser válido por um ano, e o A3 geralmente tem validade de 3 anos. Outra diferença é que o A1 pode ser usado em vários computadores

simultaneamente, enquanto o A3 só funciona na máquina em que o dispositivo estiver conectado. 

A boa notícia é que é possível ter os dois certificados digitais, A1 e A3, ao mesmo tempo. Não é obrigatório, mas, se for necessário, o negócio pode fazer ambos e ter o melhor dos dois mundos.

Para que serve o Certificado Digital A3?

Além de assinar documentos online, o certificado digital A3 serve para identificar o autor de determinadas ações feitas eletronicamente. Por isso, ele também é utilizado para acessar sistemas do governo (como eSocial, e-CAC e Sped), registrar informações oficiais e aceitar ou rejeitar propostas.

Resumindo, ele funciona basicamente como um comprovante de identidade digital, para a  liberação de documentos com validade jurídica e segurança, mas à distância.

Com o certificado digital A3, não é preciso imprimir documentos, assinar com caneta e depois fotografar, escanear ou entregar pessoalmente a via — poupando tempo e dinheiro.

Leia também: Certificado digital para eSocial e GFIP: o que muda

Quais os benefícios deste certificado para as empresas?

A maior vantagem do certificado digital A3 é a mobilidade que ele oferece às empresas, já que pode ser levado para qualquer lugar, inclusive outros países.

Ele não precisa ser renovado anualmente e traz uma grande economia de tempo e dinheiro ao negócio, permitindo que a empresa feche contratos a qualquer hora e à distância, sem precisar estar no escritório.

Isso facilita a colaboração com pessoas e empresas de diferentes regiões, o que antes seria muito mais custoso, demorado e complicado de se fazer. 

Além de trazer economia com papel e impressões, o uso do certificado A3 elimina custos com transporte de documentos e serviços de cartório. ., além de trazer mais segurança.

Como obter e instalar o Certificado Digital A3 em sua empresa?

A empresa deve, antes de mais nada, escolher uma autoridade certificadora reconhecida pelo Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Alguns exemplos de autoridades certificadoras são Serasa, Certisign, Digital Múltipla, Digitalsign e Safeweb. É possível consultar todas no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

A certificação digital A3 é paga e deve ser comprada diretamente com uma das autoridades certificadoras.

Os donos de empresas devem escolher entre as opções de e-CNPJ (identidade digital para pessoa jurídica),  NF-e (para emissão de nota fiscal eletrônica), e-jurídico (para advogados) ou e-contador. Já pessoas físicas podem usar o e-CPF.

Após a confirmação do pagamento, é necessário enviar os documentos exigidos e agendar um atendimento, que pode ser presencial via videoconferência, para confirmar a identidade de quem está solicitando o certificado.

Com o certificado A3 emitido, é necessário acessar a página de instalação da autoridade certificadora escolhida, selecionar o tipo de dispositivo do seu A3 e fazer o download do programa e sua instalação, conforme o passo a passo que será exibido.

É importante lembrar que, caso tenha alguma outra versão de certificado digital já instalada no computador, é preciso excluí-la antes de instalar a nova. 

Como funciona a validade do certificado?

Enquanto o certificado digital A1 possui uma validade de 12 meses, precisando ser renovado todo ano, o certificado digital A3 pode valer até três anos, dependendo do formato do dispositivo. Por conta disso, seu custo é um pouco maior.

No entanto, o valor varia muito de acordo com a autoridade certificadora escolhida, podendo ir de cerca de R$130 a aproximadamente R$400. O preço também depende do tipo de dispositivo e do prazo de validade (que costuma ser quanto mais caro, mais longo).

Como fazer a renovação?

É possível renovar o certificado digital A3 online, direto com a autoridade certificadora que o emitiu. Em alguns casos, você deve participar de uma videoconferência, mas há a opção de apenas enviar a documentação necessária e efetuar o pagamento.

Uma dica importante: atente-se para pedir a renovação do seu certificado digital A3 antes que ele perca a validade. O ideal é pedir a renovação 30 dias antes do prazo final. Isso porque, depois de vencido, não é mais possível renovar o certificado 100% online.

Outro grande prejuízo de ficar com o certificado A3 vencido é a impossibilidade de fazer qualquer assinatura online, já que ele perde totalmente suas funções.

Dessa forma, até completar a renovação, não será possível assinar nenhum documento online, nem acessar sistemas ou emitir notas fiscais eletrônicas.

Isso pode gerar problemas para a empresa e até mesmo inviabilizar negócios e contratos, acarretando atrasos e perdas de oportunidades.

Não fique descoberto: organize-se para renovar o A3 de forma que ele não fique nem um dia inviabilizado.

É seguro utilizar o Certificado Digital A3?

Sim! Como explicamos anteriormente, a segurança do certificado A3 é garantida pelo uso de criptografia e das chaves pública e privada. Além disso, é possível desativar o certificado digital em caso de ataques virtuais.

Por fim, duas organizações supervisionam os certificados digitais no Brasil: o Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que emite os certificados digitais; e o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que faz a auditoria e credenciamento das autoridades certificadoras.

Uso do eSocial com o certificado digital A3

O certificado digital A3 também serve para acessar sistemas e plataformas como o e-Social, criado em 2014 para facilitar o envio de dados de colaboradores pelas empresas ao governo, diminuindo a burocracia.

Com o eSocial, a transmissão dos dados trabalhistas ficou mais fácil porque está centralizada em um só lugar. Antes, as empresas eram obrigadas a preencher vários documentos físicos e entregá-los a várias instituições diferentes separadamente, como a Caixa Econômica Federal, a Receita Federal e o INSS.

Confira nosso artigo sobre o eSocial para entender como ele funciona, suas vantagens e desvantagens e quais cuidados tomar ao usá-lo!