Tudo sobre Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): o que é, como funciona, quando usar, e como emitir online

Sobre o que estamos falando?

  • A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido individualmente. A versão eletrônica (NFA-e) pode ser emitida no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
  • Menos burocrática, ela é uma excelente solução para quem não realiza operações de venda de produtos com frequência.
  • Entre as vantagens, a NFA-e permite pequenas empresas a disputar mercado com concorrentes maiores.

 

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Você já usou uma Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)? Sabia que essa solução pode ser muito interessante para quem não vende produtos com tanta frequência? Se você possui um baixo volume de vendas, usar a NFA-e para oficializar cada uma delas pode ser uma ótima ideia. 

Apesar de ela não ser obrigatória em todas as situações, oferecer o documento permite que você venda também para empresas, o que aumenta o leque de potenciais clientes. Veja como emitir online, vantagens e os dados que não podem faltar nesse documento.

Não deixe de conhecer todos os detalhes sobre o uso, as recomendações e até as alternativas da NFA. Isso pode fazer toda a diferença para a evolução do seu negócio!  

Neste artigo, vamos apresentar um guia completo sobre o assunto. Acompanhe os tópicos:

  • O que é Nota Fiscal Avulsa?
  • Qual a importância da Nota Fiscal Avulsa para quem é MEI?
  • Quem pode emitir esse documento fiscal?
  • Quando e por que emitir a Nota Fiscal Avulsa?
  • Como fazer a emissão de Nota Fiscal Avulsa online
  • É possível consultar a validade da Nota Fiscal Avulsa?
  • Vantagens da nota avulsa e da NFA-e
  • Desvantagens da Nota Fiscal Avulsa
  • MEI é obrigado a emitir a NFA-e?
  • Vá além da emissão de notas fiscais com a Conta Azul

Mulher consultando no tablet

O que é Nota Fiscal Avulsa?

A Nota Fiscal Avulsa é um documento fiscal emitido individualmente, seja em papel ou em formato eletrônico. Ela tem campos semelhantes aos da nota fiscal tradicional e o que muda está relacionado ao emissor do que ao documento em si.

Por exemplo, se considerarmos duas pequenas indústrias calçadistas. Uma delas é uma Empresa de Pequeno Porte. A outra, um MEI.

Para que os pedidos saiam de qualquer uma das fábricas para entrega aos clientes, é preciso que tenha sido emitida uma nota fiscal, que é o documento que comprova a regularidade da operação e serve para recolhimento de impostos, em especial o ICMS.

No caso da EPP, o documento escolhido é uma NF-e, a nota fiscal eletrônica. A emissão ocorre através de um sistema informatizado, como a Conta Azul. Neste caso, as notas fiscais são emitidas a cada nova venda realizada no mês.

Já com o MEI é diferente, pois ele não é obrigado a emitir uma NF-e.

Supondo que essa indústria faça apenas uma venda para pessoa jurídica por mês, a nota avulsa surge como alternativa para comprovar a operação, nos casos em que o cliente exija a emissão de nota fiscal

Mais que um documento, ela é um serviço virtual, pois permite a geração ou emissão única a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). Quando emitida eletronicamente, é chamada Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e).

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Qual a importância da Nota Fiscal Avulsa para quem é MEI?

Como você pôde ver, a Nota Fiscal Avulsa para MEI é uma ótima alternativa para não perder negócios, já que os microempreendedores não costumam emitir a NF-e. 

Essa é uma ferramenta importante para fugir da informalidade e crescer de maneira sólida, mesmo quando os negócios estão apenas começando.

A Nota Fiscal Avulsa permite vender produtos e/ou serviços com todos os registros necessários para as operações financeiras. 

Isso é ainda mais importante quando o empreendedor quer negociar com clientes maiores. Quase sempre eles exigem um documento fiscal, que pode ser decisivo para a realização ou o cancelamento de um acordo. 

Quem pode emitir esse documento fiscal?

Agora que você já sabe a importância de emitir Nota Fiscal Avulsa para MEI, vale lembrar que esse não é o único regime de negócio que pode usá-la.

É o caso das pessoas físicas sem empresa aberta e que não são contribuintes, como os profissionais autônomos. O mesmo também vale para pessoas jurídicas sem Inscrição Estadual, inscritas apenas no ISS

A emissão da nota fiscal avulsa ainda pode ser feita por fundações públicas e até produtores rurais que atuam como pessoas físicas. 

Para entender mais sobre o uso deste tipo de documento, veja abaixo quando ele deve ser emitido!

Quando e por que emitir a Nota Fiscal Avulsa?

Há quem chame a Nota Fiscal Avulsa de nota fiscal do MEI - e não é sem razão. Afinal, esse é um tipo de documento cuja emissão deve se restringir a esse público ou nos casos em que a empresa, devido ao seu ramo de atividade, não esteja obrigada à emissão de NF-e. Ou seja, deve ser emitida apenas em eventualidades.

Além disso, não é uma opção prática para vendas recorrentes, pois depende de solicitação e autorização individuais, obtidas junto à Sefaz de cada estado.

Como você sabe, o microempreendedor individual não é obrigado a emitir nota fiscal quando vende produtos para pessoas físicas. Já se o cliente é pessoa jurídica, isso muda: ou o MEI emite uma NF-e, ou o comprador precisa emitir uma nota fiscal de entrada para justificar a operação.

Temos, então, dois problemas aí:

  1. É preciso contar com a boa vontade e disposição do cliente para emitir a nota de entrada, cuja necessidade pode justificar a busca por outro fornecedor;

  2. Sem atender aos requisitos, o MEI não pode emitir uma NF-e.

E agora? Para não perder o negócio, quando se tratar de uma venda eventual, a Nota Fiscal Avulsa é a solução.

O mesmo pode ocorrer com profissionais sem CNPJ, cujos clientes condicionam a negociação à emissão de nota fiscal, não aceitando o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo).

Pessoa olhando nota fiscal

Como fazer a emissão de Nota Fiscal Avulsa online?

A emissão de uma Nota Fiscal Avulsa depende da autorização da Secretaria de Fazenda. Então, o primeiro passo é sempre procurar esse órgão para se informar sobre as regras.

Cada estado tem seus próprios processos na Sefaz. Sendo assim, fique atento aos requisitos a serem cumpridos para emitir a NFA na sua região. 

Inclusive, o estado pode nem mesmo oferecer o serviço aos contribuintes do ICMS, os restringindo à utilização da NF-e. Esse é o caso do Distrito Federal, por exemplo.

Isso costuma ser exceção e o mais comum é conseguir emitir a nota fiscal avulsa sem problemas. Em alguns estados como São Paulo, Santa Catarina, Bahia e Espírito Santo, é possível fazer a sua emissão sem problemas.

Já o modelo da nota pode variar entre estes dois tipos:

  • Modelo 55: é o mesmo da NF-e e, portanto, tem emissão e armazenamento exclusivamente eletrônicos, sendo a nota enviada ao remetente através de um arquivo XML;

  • Modelo 1-A: a nota é gerada eletronicamente, mas a sua versão impressa é a que vale como documento fiscal.

Importante destacar que o procedimento de emissão da Nota Fiscal Avulsa é o mesmo para ambos os formatos. Ou seja, é necessário solicitar individualmente o documento junto à Sefaz. E isso precisa ser repetido a cada nova nota. Apenas o cadastro no ambiente virtual do órgão é realizado uma única vez.

Ficou confuso? Não se preocupe! Detalhamos tudo em um passo a passo completo para você:

Passo a passo para emitir uma Nota Fiscal Avulsa

 

1. Peça autorização no Sefaz do seu estado

Antes de tudo, você precisa solicitar uma autorização à Secretaria de Fazenda do seu estado para emitir uma Nota Fiscal Avulsa.

Como explicamos acima, cada Sefaz tem suas próprias regras, sendo que alguns nem sequer oferecem essa alternativa. Sendo assim, é fundamental se informar antes mesmo do contato. 

Um ponto importante é que cada NFA é solicitada individualmente. Isso significa que você precisa repetir a sua solicitação toda vez que quiser emitir uma nova Nota Fiscal Avulsa.

2. Realize seu cadastro no site do Sefaz

Após receber a primeira autorização do Sefaz, cadastre-se no site da instituição para usar a plataforma.

A boa notícia é que isso só precisa ser feito uma vez! Não se confunda: as solicitações são necessárias a cada nova nota, mas o cadastro é único. 

Diferentes tipos de documentos podem ser exigidos nesta hora, variando conforme a categoria da sua atividade econômica. 

3. Tenha em mãos toda a documentação exigida

Ao se informar sobre as regras do Sefaz do seu estado, você vai saber exatamente quais documentos precisa para a emissão da Nota Fiscal Avulsa. 

Tenha sempre a documentação necessária em mãos na hora de fazer o seu cadastro no site.

Normalmente, as empresas precisam apresentar o Cadastro Fiscal (CF), Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e documento de identificação (RG e CPF) do titular. 

Já no caso das pessoas físicas, é comum que o Sefaz exija o Cadastro de Pessoa Física (CPF), o comprovante de residência e a Carteira de Identidade (RG).

4. Faça o preenchimento do formulário eletrônico

Com a solicitação ao Sefaz já autorizada e o cadastro no site pronto, é hora de preencher a Nota Fiscal Avulsa. 

Nessa etapa, você precisa informar todos os dados pertinentes sobre a transação comercial. Isso inclui a descrição do produto e/ou serviço, os  dados do destinatário e do emitente, a data da compra, os impostos e os dados do transporte do item vendido, entre outros solicitados no sistema. 

5. Acompanhe o processo de análise

Finalizado o processo, ainda é preciso aguardar um pouco até a liberação da Nota Fiscal Avulsa. 

Quando o preenchimento do formulário é concluído, você recebe um número de protocolo e uma senha para acompanhar o pedido. 

Geralmente, o Sefaz leva até dois dias para fazer a análise. Caso tudo esteja certo, a nota é gerada e você já pode enviá-la para o cliente.

É possível consultar a validade da Nota Fiscal Avulsa?

Além de emitir Nota Fiscal Avulsa, talvez você também precise consultar o documento.

Na maioria das vezes, isso é algo bem simples de ser feito. É só acessar o site do Sefaz em que você fez a emissão.

Após inserir a sua chave de acesso, basta ir ao painel, procurar pela opção de consulta e selecionar a nota desejada.

Em alguns estados, essas opções estão disponíveis como “Produção” ou “Homologação”. A primeira é para Nota Fiscal Avulsa com validade jurídica, já a segunda é para os documentos sem essa validade.  

Vantagens da nota avulsa e da NFA-e

A Nota Fiscal Avulsa permite aos microempreendedores negociar com empresas maiores através de operações regulares quanto ao recolhimento de impostos.

Vale destacar que muitos são aqueles que buscam somente fornecedores que emitem o documento fiscal. Se isso não é possível através de uma NF-e, seja por custo ou conveniência, a solução está na nota avulsa.

Como dá para perceber, esse fato coloca o MEI ao menos em condições de disputar o mercado com quem já emite o documento regularmente. Pode ser a oportunidade não apenas de gerar mais uma venda, mas de crescer enquanto empresa.

Ainda como vantagem, podemos citar a segurança da operação, em especial quanto à NFA-e, que tem emissão e armazenamento eletrônicos, não em papel. Esse é um modelo já testado e aprovado pelos contribuintes brasileiros há mais de uma década.

Notas avulsas

Desvantagens da Nota Fiscal Avulsa

Diferentemente da NF-e, não há um padrão nacional para a emissão da Nota Fiscal Avulsa. Ou seja, você terá que consultar obrigatoriamente a Sefaz no seu estado para saber o processo. Nesse momento, pode descobrir limitações ou mesmo a indisponibilidade do serviço.

Caso ele exista, a falta de praticidade é evidente. Solicitar nota por nota junto ao órgão e preencher alguns campos idênticos todas as vezes que for emitir não é nada produtivo.

Pior fica se descobrir que precisa da nota em papel. Nesse caso, será necessário entregar o documento em mãos para o cliente. E se ele estiver longe, em outra cidade, por exemplo?

É preciso considerar ainda que o armazenamento da cópia da nota fiscal por cinco anos é obrigatório também no caso do documento avulso. É preciso ter muita organização para não perder esses documentos.

E tem mais: se houve erro, não há possibilidade de ajuste através de carta de correção, ainda que o emitente perceba prontamente o equívoco. Só mesmo cancelando a nota e solicitando outra para resolver o problema — lembrando que o processo é sempre individualizado.

Para terminar, a Nota Fiscal Avulsa limita a inserção de itens/produtos. É possível emitir uma nota fiscal com até dez itens. Ainda que no seu estado a situação seja diferente, é importante saber que uma venda de vários itens distintos pode exigir dois documentos fiscais, solicitados um a um na Sefaz, é claro.

MEI é obrigada a emitir a NFA-e?

A Nota Fiscal Avulsa para MEI não é obrigatória, mas isso muda conforme o tipo de venda. 

Não existe uma obrigatoriedade para os MEIs emitirem notas em negócios feitos com pessoas físicas, mas a história muda quando falamos de vendas para pessoas jurídicas. Nesse caso, a nota se torna obrigatória, sendo que o microempreendedor tem duas opções. 

A primeira alternativa é emitir a Nota Fiscal Avulsa, seguindo os passos que explicamos anteriormente. Já a segunda é registrar a operação com uma NF de entrada gerada pela empresa que realiza a compra. Porém, a necessidade dessa emissão pode desmotivar o cliente na hora de fechar negócio. 

Para não ter dúvidas e nem complicações, nossa sugestão é deixar de depender da Nota Fiscal Avulsa.

Hoje em dia, você pode emitir a NF-e e outras categorias de nota com mais facilidade e por um preço justo. Para isso, basta escolher um sistema de emissão voltado à realidade do seu pequeno negócio. 

Veja abaixo porque a Conta Azul é a melhor opção para atender a essa necessidade!

Prancheta com gráficos

Vá além da emissão de notas fiscais com a Conta Azul

A Conta Azul tem auxiliado donos de micro e pequenos negócios de todo o Brasil em diversos desafios comuns à gestão empresarial. Nos aspectos fiscal e tributário, não tem sido diferente.

Mesmo para microempreendedores, a adoção do emissor de NF-e da Conta Azul vai muito além de não depender da Nota Fiscal Avulsa. O sistema funciona como um poderoso instrumento para cuidar bem do seu negócio, integrando os controles financeiros e de vendas.

Com a Conta Azul, você:

  • Emite as notas já integradas ao seu controle financeiro. Tudo isso em uma plataforma que atualiza as informações de todos os setores do seu negócio em tempo real;

  • Conta com uma solução prática, que mantém sua empresa sempre conectada com a contabilidade. Isso significa o fim do envio de malotes, graças à conciliação das informações e integração bancária;

  • Se livra de esforços manuais e retrabalhos, já que as notas são vinculadas automaticamente às vendas e ordens de serviço. Inclusive, todos os documentos ficam organizados, armazenados na nuvem e de fácil acesso.

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