Tudo sobre certificado digital: tipos, benefícios e como obter o seu (2020)

O certificado digital é obrigatório para a maioria das empresas e facilita muito sua vida. Veja como obter o seu passo a passo.

Logo o certificado digital será tão comum quanto a tradicional assinatura à mão e a firma reconhecida em cartório.

Essa assinatura digital veio para substituir a papelada e garantir a segurança e autenticidade das transações eletrônicas.

Com um simples arquivo criptografado, você consegue assinar documentos online com validade jurídica, autenticar transações e cumprir obrigações do negócio pela internet, sem precisar sair de casa.

Não à toa, a maioria das empresas já é obrigada a utilizar o certificado digital para enviar obrigações ao governo.

Por isso, se você ainda não tem o seu, é melhor tirar todas as suas dúvidas neste guia:

  • O que é certificado digital
  • Para que serve esse documento
  • Como funciona a tecnologia
  • Origem do certificado digital no Brasil
  • Benefícios da assinatura digital
  • Quem é obrigado a ter o documento
  • Tipos de certificado digital
  • Passo a passo para obter seu certificado
  • Como usar o certificado na Conta Azul.

Leia até o fim e entenda por que o certificado digital é tão importante. 

O que é certificado digital

O certificado digital é a identidade digital da empresa ou pessoa física que permite assinar documentos com validade jurídica e fazer transações online com segurança. 

Ele foi criado para garantir a autenticidade das operações online e identificar pessoas físicas e jurídicas por meio de uma assinatura eletrônica.

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Assim, fica muito mais fácil assinar documentos digitais, enviar obrigações ao governo e emitir todo tipo de documento oficial sem precisar da assinatura em papel ou reconhecimento de firma em cartório. 

Se você emite nota fiscal eletrônica no seu negócio, é provável que já conheça o certificado digital, pois ele é obrigatório para boa parte das empresas que geram NF-e e NFS-e.

No Brasil, esse documento digital pode ser adquirido no formato de arquivo para ser instalado no computador, em um dispositivo (cartão ou token) ou como arquivo na nuvem.

As responsáveis pela comercialização são as Autoridades Certificadoras credenciadas  pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.

Hoje, já é possível encontrar vários tipos de certificado digital, desde as versões virtuais do CPF e CNPJ até documentos específicos para emitir nota fiscal e para micro e pequenas empresas

Para que serve o certificado digital

O certificado digital serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online, garantindo segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos.

Estes são alguns exemplos de aplicações do documento:

  • Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica
  • Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo 
  • Realizar transações bancárias online com segurança
  • Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários
  • Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas
  • Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais
  • Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita
  • Enviar informações da empresa pelo sistema eSOcial e SPED
  • Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal.

Resumindo, tanto pessoas físicas como pessoas jurídicas podem se beneficiar do uso de certificados digitais para facilitar transações e qualquer operação que necessite de identificação e validade jurídica pela internet.

Como funciona a tecnologia do certificado digital

Com o crescimento constante das transações eletrônicas, a segurança da informação se tornou uma preocupação central para empresas, pessoas físicas e governo. 

Por isso, o certificado digital foi desenvolvido com o que há de mais avançado em criptografia, garantindo a proteção dos dados e validade das operações. 

Todo arquivo eletrônico desse tipo possui uma chave criptográfica pública ou privada, ou seja, um nome e um número exclusivo que protegem as informações do usuário.

Basicamente, essas chaves são um aglomerado de bits condicionados a um algoritmo que cifra e decifra informações.

Assim, toda vez que o certificado digital é acionado para emissão de uma assinatura, os dados são enviados pelo emissor com uma chave pública, de modo que apenas o receptor possa acessar os dados por uma chave privada capaz de decifrar a informação — o chamado sistema de criptografia assimétrica. 

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Graças a essa tecnologia, os certificados virtuais permitem que a troca de informações online seja totalmente segura.

Sua função é emitir, carregar e entregar as informações que só você pode criar, e depois transmitir esses dados exclusivamente para as pessoas ou entidades que você quer que as receba.

Outra tecnologia que aumenta ainda mais a segurança são os dados criptografados em “Hash” (dados produzidos de forma única e tamanho fixo), que servem para comprovar que o documento não foi modificado e permanece íntegro.

Além disso, usuário precisa criar senhas fortes ao emitir seu certificado junto à autoridade certificadora, misturando letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos. 

Quando surgiu o certificado digital no Brasil

No Brasil, o certificado digital nasceu em 2001, com a criação da ICP-Brasil pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.  

Segundo a lei, o sistema de certificação digital nacional foi fundado para “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.

Desde então, as Autoridades Certificadoras (órgãos responsáveis pela criação e gerenciamento de certificados digitais) podem gerar e comercializar esses documentos de acordo com as regras da ICP-Brasil. 

A emissão dos certificados já vinha crescendo ano após ano no país, e deu um salto ainda maior por conta da pandemia do coronavírus, que acelerou a transformação digital nas empresas. 

Em julho de 2020, a ICP-Brasil registrou o recorde histórico de mais de 600 mil certificados digitais emitidos em um único mês, segundo dados publicados pela Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD). 

Um dos grandes impulsionadores desse crescimento foi a possibilidade de emitir o documento por videoconferência durante o período de quarentena e distanciamento social (até agosto de 2020), já que normalmente é preciso comparecer pessoalmente para validar a certificação. 

De acordo com as projeções do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) divulgadas em agosto de 2020, a expectativa é gerar 6,3 milhões de certificados até o final do ano — em 2019, foram 5,4 milhões.

Ao todo, já existem mais de 9,2 milhões de certificados ativos no Brasil, dos quais 53,3% são de pessoas jurídicas, 46,2% de pessoas físicas e 0,5% de equipamentos.

A tendência é que esse número cresça ainda mais e esses documentos digitais se tornem tão comuns quanto uma assinatura em papel — só que muito mais práticos e seguros. 

Benefícios do certificado digital 

O certificado digital traz inúmeros benefícios para empresas e pessoas físicas e deve se tornar padrão no mercado.

Veja o que você tem a ganhar com esse documento.

Mais praticidade

Uma das principais vantagens que o certificado digital proporciona é a praticidade de resolver qualquer trâmite burocrático sem sair de casa.

Em vez de ter que ir até o cartório para reconhecer firma da assinatura ou se deslocar para assinar documentos físicos, você pode simplesmente usar seu certificado online para validar qualquer documento, contrato e transação.

Mais segurança nas transações

Se você já olhou com desconfiança para transações online, principalmente quando envolvem dinheiro e dados sigilosos da sua empresa, saiba que o certificado digital garante total segurança em qualquer atividade pela internet.

Como vimos acima, sua tecnologia criptográfica protege a troca de informações no ambiente virtual e assegura a validade jurídica e fiscal de documentos e assinaturas.

Dessa forma, você evita fraudes, vazamentos e incidentes cibernéticos nas transações eletrônicas.

Redução de custos

O certificado digital também ajuda a reduzir uma série de custos e aumentar a produtividade na empresa.

Estes são alguns gastos que a assinatura digital elimina da sua rotina:

  • Compra e impressão de papel
  • Abertura e reconhecimento de firma em cartório
  • Necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos
  • Custos administrativos para organização e gerenciamento de arquivo
  • Custos com envio de documentos
  • Custos de transporte e deslocamento para assinatura de documentos físicos.

Além disso, você não corre o risco de perder documentos importantes por descuido ou acidentes e tem os arquivos sempre à mão armazenados na nuvem ou backup. 

Facilidade de acesso a serviços públicos

Uma das principais razões para obter um certificado digital é ter acesso liberado a diversos serviços do governo pela internet. 

Para muitas empresas, é obrigatório ter a assinatura digital para emitir notas fiscais, por exemplo.

Mas também vale a pena adquirir o certificado voluntariamente para acessar sistemas como o do INSS, eSocial, SPED, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), Prouni, DMED (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde) e várias outras plataformas do governo.

Quem deve fazer certificado digital

Por lei, toda empresa que emite NF-e (nota fiscal eletrônica de produtos) é obrigada a ter um certificado digital.

Da mesma forma, empresas inscritas nos regimes tributário do Lucro Presumido e Lucro Real também precisam da assinatura digital para declarar obrigações à Receita.

Já as empresas do Simples Nacional são obrigadas a usar o documento se tiverem mais de um empregado — até 2017, era exigido apenas para empresas com mais de cinco funcionários, como explicamos no artigo sobre certificado digital obrigatório para pequenas empresas. 

A única exceção é o MEI (microempreendedor individual), que ainda está desobrigado na maioria dos casos, mas pode optar voluntariamente pelo documento. 

De acordo com a Resolução CGSN 140/18, o certificado poderá ser exigido de microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP) nos seguintes casos:

  • Para recolher o FGTS, entregar a GFIP e enviar informações trabalhistas pelo eSOcial
  • Quando a legislação municipal ou o CONFAZ exigir a emissão de documentos fiscais eletrônicos
  • Prestar informações relativas ao ICMS, desde que estejam obrigadas pela legislação do município ou CONFAZ
  • Prestar informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.

Como você pode ver, o governo federal estende cada vez mais a necessidade de certificação digital para diferentes obrigações, órgãos e programas.

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Além disso, muitas prefeituras e Secretarias da Fazenda estão implementando a certificação digital em aplicações de SPED Fiscal, EFD, livros fiscais de entrada/saída, IPI, apuração do ICMS e inventários.

Se sua empresa não emite NF-e e está enquadrada no Simples Nacional, peça ajuda ao contador para consultar a legislação do seu estado e município e verificar se o documento é obrigatório. 

Se você é microempreendedor individual, não precisa usar a assinatura digital e pode cumprir suas obrigações com um código de acesso — consulte nosso artigo sobre certificado digital para MEI para saber mais.

Lembrando que a empresa obrigada a usar o certificado digital pode sofrer multas sobre tributos não declarados, sanções administrativas e outras penalidades se não usar o documento. 

Tipos de certificado digital

Existem vários tipos de certificado digital disponíveis para pessoas físicas e jurídicas no mercado.

Estes são os principais:

  • e-CPF: versão digital do CPF que permite acessar serviços públicos como o eSOcial, e-CAC e Receitanet
  • e-CNPJ: versão digital do CNPJ usada para acessar sistemas públicos como e-CAC, Receitanet e emissores de documentos (pode ser usado para gerar NF-e quando o próprio titular for emitir as notas, mas não é recomendado que seja compartilhado com outros funcionários)
  • NF-e: é destinado especificamente à emissão de notas fiscais eletrônicas como NF-e, NFS-e e NFC-e, além do DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica
  • e-Simples ou e-CNPJ ME/EPP: certificado digital que funciona como um e-CNPJ para pequenas empresas do Simples Nacional
  • e-MEI: certificado exclusivo para o MEI que permite emitir NF-e e registro de funcionário pelo eSocial.

Além disso, os certificados podem ser adquiridos nos seguintes formatos:

  • Certificado A1: é um arquivo digital com validade de 1 ano que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo, além ser integrado à NF-e e exigir a senha uma única vez
  • Certificado A3: é comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão inteligente, token, pen drive ou kit leitora) e possui validade entre 1 e 5 anos, podendo ser usado em apenas um computador por vez, além de exigir a senha em cada acesso.

Também já existem certificados do tipo A3 comercializados diretamente na nuvem, sem a necessidade de instalação no computador ou uso de hardware.

Passo a passo para obter um certificado digital A1 ou A3

Agora que você tirou todas as dúvidas sobre certificado digital, só falta aprender a emitir o seu.

Confira o passo a passo.

1. Escolha sua Autoridade Certificadora (AC)

O primeiro passo para adquirir seu certificado digital é escolher uma das Autoridades Certificadoras (ACs) subordinadas à ICP-Brasil.

No site da ICP-Brasil, você confere uma lista completa com empresas como Caixa Econômica Federal, Correios, Serasa Experian, Certisign, Casa da Moeda, etc.

Confira também nosso artigo sobre o certificado digital dos Correios e dicas de outras certificadoras.

2. Selecione o certificado ideal

No catálogo da certificadora, você terá diversas opções de certificados digitais e deverá selecionar a mais indicada para o seu caso. 

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Se você tem uma pequena empresa e precisa emitir nota fiscal, por exemplo, pode escolher o, NF-e (mais recomendado), e-CNPJ ou e-Simples. 

Também será preciso escolher entre o tipo A1 (arquivo instalado no computador), A3 (hardware) ou opções móveis e na nuvem. 

3. Apresente a documentação

Para adquirir o certificado digital, você terá que apresentar alguns documentos pessoais ou da empresa à certificadora.

No caso de empreendedores, são exigidos:

  • Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário)
  • Alteração contratual registrada nos órgãos competentes (se houver)
  • Documentos de eleição da diretoria vigente (quando aplicável)
  • Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF)
  • Cartão do CNPJ impresso.

Dependendo do tipo da empresa, serão solicitados outros documentos como estatuto social, Certificado do MEI e ato constitutivo.

4. Agende a validação

Para concluir a compra do certificado digital, será preciso comparecer pessoalmente a um dos postos de atendimento da certificadora para validar o documento.

Tanto na primeira emissão quanto na renovação, esse passo é essencial para garantir a autenticidade do documento e evitar fraudes — somente pessoas físicas podem renovar o certificado pela internet. 

Então, você terá que agendar uma data para validação presencial no local mais próximo e apresentar toda a documentação, além de fazer um cadastro biométrico e assinar alguns termos.

5. Aguarde a entrega ou retire o certificado

Após fazer sua validação presencial, o certificado digital para emitir notas fiscais ficará disponível em algumas horas ou dias, dependendo do tipo e da empresa escolhidos. 

Se você comprar um certificado do tipo A1, por exemplo receberá um link no seu e-mail para baixar o arquivo.

Se for um tipo A3 com dispositivo físico, você poderá retirar o hardware no local da validação. 

Use certificado digital A1 para emitir nota fiscal pela Conta Azul

Na Conta Azul, você pode usar seu certificado do tipo A1 para emitir NF-e, NFS-e, NFC-e e buscar automaticamente suas notas de compra na Receita.

Já o certificado A3 das certificadoras homologadas pode ser usado para emitir NF-e pela plataforma.

A vantagem é poder utilizar nosso emissor 100% online que agiliza a emissão de notas fiscais eletrônicas e integra os documentos ao seu controle financeiro. 

Basta importar seu certificado digital e começar a emitir notas fiscais com muito mais agilidade, praticidade e inteligência. 

E se você precisar de ajuda para adquirir seu certificado, é só contatar nosso suporte.

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E então, ficou claro o que é certificado digital e como obter o seu?

Deixe seu comentário contando se já tem o documento e se pretende adquirir.

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