XML da NF-e: tire todas as suas dúvidas sobre esse arquivo

O XML da NF-e é um dos documentos fiscais mais importantes para os negócios, mas ainda é um mistério para muitos empreendedores.

Afinal, o que é exatamente um XML? Qual a diferença entre esse arquivo e a nota fiscal eletrônica? E onde entra o DANFE nessa história?

Diante de tantas dúvidas, reunimos todas as respostas que você procura em um guia completo sobre o XML da NF-e.

Confira o conteúdo:

• O que é arquivo XML NF-e
• Quais informações devem constar no XML
• Para que serve esse arquivo
• Diferenças entre XML, NF-e e DANFE
• Como gerar o XML da NF-e
• Vantagens em usar o XML para NF-e
• Dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML
• Gerencie seus arquivos XML da NF-e com a Conta Azul.

Siga a leitura e entenda a importância de gerenciar seus arquivos XML. 

O que é arquivo XML NF-e

O arquivo XML da NF-e é o formato digital da nota fiscal eletrônica emitida nas vendas de produtos.

A sigla significa “eXtensible Markup Language” em inglês, que é basicamente um formato de arquivo universal usado para criar documentos com dados organizados.

Quando você faz uma compra, por exemplo, a empresa envia a NF-e por e-mail com a extensão “.xml” — nesse caso, é preciso baixar o arquivo e convertê-lo em PDF para conseguir visualizar as informações do documento. 

No Brasil, o XML da nota fiscal obedece ao padrão nacional de escrituração fiscal e pode ser utilizado com segurança em todo o país.

Diferentemente do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), sobre o qual falaremos adiante, o arquivo XML não acompanha a mercadoria negociada, cabendo ao fornecedor disponibilizá-lo ao cliente para consulta e armazenamento eletrônico.

Quais informações devem constar no XML NF-e

O arquivo XML da NF-e armazena todas as informações obrigatórias da nota fiscal eletrônica de produto. 

Estes são alguns dos campos presentes no documento digital:

• Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total
• Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS
• Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual
• Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor
• Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins
• Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto)
• Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento
• Informações adicionais: fonte de impressão DANFE e informações complementares de interesse do contribuinte.

Para que serve o XML da NF-e

O arquivo XML NF-e é o formato oficial da nota fiscal eletrônica, ou seja, o documento fiscal que comprova a operação de venda.

Logo, ele formaliza a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido e permite que o governo fiscalize o recolhimento de tributos, e deve ser guardado tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador pelo prazo mínimo exigido em lei (5 anos). 

Dentro desse período, a Receita Federal pode solicitar o XML para auditoria — daí a necessidade de armazenar esses arquivos em segurança.

Desde 2006, os antigos talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é muito mais prática e eficiente para empreendedores e órgãos públicos.

Para o empresário, a nota fiscal em XML facilita o controle do faturamento, dos impostos pagos e das vendas, além de servir como prova da regularidade do negócio em caso de fiscalizações.

Para o consumidor, ela serve como comprovante para requisição de garantia, troca ou devolução após a compra, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal (por exemplo, para dedução de despesas na declaração do Imposto de Renda). 

Diferenças entre XML, NF-e e DANFE

Muitos empreendedores confundem XML, NF-e e DANFE, porque são conceitos muito próximos e interligados, mas têm suas diferenças. 

Vamos entender o que significa cada um:

Nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão de nota digital que formaliza as vendas de produtos.

Ela foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Logo, sua emissão é obrigatória em qualquer venda de produto que tenha incidência de ICMS.

A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.

DANFE

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que funciona como representação simplificada da NF-e e deve acompanhar o produto durante todo o transporte. 

Ele é impresso e contém os principais dados do documento fiscal, tendo a função de facilitar o acesso e a conferência das informações. 

Para consultar a nota fiscal original online, basta utilizar o código de 44 dígitos que consta nesse documento provisório. 

Arquivo XML

O arquivo XML é o formato padrão para registro das informações da NF-e, ou seja, ele é a nota fiscal de fato.  

O layout utilizado no documento é padronizado em todo o território nacional e é preciso utilizar softwares específicos para ler seu conteúdo e converter em outros formatos como PDF.

Quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fins de fiscalização ou troca de produtos, o arquivo enviado é o XML (e não a versão impressa ou PDF convertido).

Por isso é tão importante armazenar esse arquivo da forma correta e pelo prazo estipulado pela Receita Federal.

XML x NF-e x DANFE

Como você pode notar, o XML, NF-e e DANFE são representações distintas da mesma nota fiscal eletrônica, que se diferenciam principalmente pela função no processo de emissão. 

Se sua empresa compra ou vende produtos, você precisa conhecer muito bem esse processo e saber quando utilizar cada formato. 

Para começar, é preciso emitir a nota fiscal eletrônica em todas as vendas para manter seu negócio regular — o único que não precisa emitir NF-e é o MEI. 

Para saber se sua empresa é obrigada a aderir à NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal, o site da Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) de seu Estado ou de Secretaria da Fazenda de sua cidade (no caso das empresas de serviço). 

Depois de emitir a nota fiscal utilizando um software emissor, você deve imprimir o DANFE caso o produto tenha que ser entregue (circulação de mercadorias), entregando o documento à transportadora.

Ele vai servir como comprovante da operação e também como recibo quando o consumidor receber o produto — mas vale lembrar que emissor e receptor não são obrigados a guardar uma cópia.

Além do DANFE, também é preciso emitir um arquivo XML para cada NF-e. 

Ele não acompanha a mercadoria, mas pode ser enviado pelo fornecedor ao cliente por e-mail, ou estar disponível para download em área específica no site da empresa responsável pela venda do produto.

Como já citamos, tanto emissor quanto receptor devem guardar seus arquivos XML pelo prazo de cinco anos.

Como gerar o XML NF-e

Para gerar o XML da NFe, você precisa utilizar um software emissor de nota fiscal eletrônica e estar devidamente credenciado na Secretaria da Fazenda estadual, além de possuir certificado digital. 

O certificado funciona como uma assinatura digital que autentica suas notas fiscais, enquanto o cadastro na SEFAZ é necessário para obter autorização para emissão dos documentos online. 

Em relação ao programa emissor, você tem duas opções:

• Usar o emissor gratuito oficial do Sefaz (NF-e) ou da prefeitura (NFS-e)
• Usar um emissor próprio integrado ao sistema do governo.

É importante lembrar que os emissores gratuitos possuem diversas limitações, como a necessidade de redigitar dados e dificuldade em gerenciar um alto volume de notas fiscais. 

Geralmente, o processo de emissão do XML funciona da seguinte forma:

• A empresa emissora de NF-e gera um arquivo eletrônico contendo informações fiscais da operação comercial 
• O arquivo é assinado digitalmente (com certificado digital) para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor
• Este arquivo eletrônico é então transmitido pela internet para a Sefaz do estado em que sua empresa está inscrita (jurisdição do contribuinte) para uma pré-validação
• Um protocolo de recebimento (Autorização de Uso) é devolvido pelo governo
• Você obtém o XML validado (a NF-e em si) e já pode imprimir o DANFE.

Vantagens em usar o XML para NF-e

O arquivo XML foi escolhido para carregar a NF-e porque é um dos mais versáteis e possui alta portabilidade.

Isso quer dizer um banco de dados pode, através de uma aplicação, escrever em um arquivo XML, e um outro banco distinto pode ler então estes mesmos dados sem precisar de plataformas específicas.

Outra vantagem é que o padrão pode ser facilmente atualizado, como em 2018, quando o layout mudou para NF-e 4.0. 

Para o empreendedor, o XML é vantajoso porque ajuda a integrar informações, diminuir custos com papeladas fiscais e agilizar os processos que antes demandavam muito tempo.

Com as plataformas de armazenamento de XML, é possível organizar com mais facilidade os documentos fiscais e extrair relatórios a qualquer momento, por exemplo. 

Além disso, seu contador consegue acessar rapidamente as informações necessárias da nota fiscal para que não haja retrabalho e você tenha que arcar com juros, impostos e multas. 

4 dicas para gerenciar melhor seus arquivos XML da NF-e 

Gerenciar os arquivos XML da NF-e de forma correta é importante para manter seu negócio organizado e se preparar para qualquer solicitação da Receita Federal.

Confira algumas dicas para cuidar das notas fiscais. 

1. Use um emissor de NF-e próprio

Hoje, os empreendedores têm a opção de utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica gratuito, oferecido pelo governo por meio de uma parceria entre a Sefaz e o Sebrae, ou ter seu próprio emissor integrado ao sistema de gestão da empresa.

Entre as vantagens do emissor próprio, estão a facilidade na emissão de notas, integração com a contabilidade e o financeiro, facilidade para enviar notas por e-mail aos clientes e aceleração das rotinas de modo geral.

Se você está em dúvida sobre o programa ideal, confira nosso artigo com dicas para escolher o emissor de nota fiscal. 

2. Faça backup dos documentos na nuvem

O XML da NF-e merece atenção especial na hora do armazenamento, já que é obrigatório guardar o arquivo em segurança.  

A forma mais arriscada de armazenar as notas fiscais é deixar os arquivos no próprio computador, pois eles podem ser facilmente corrompidos, perdidos ou até vazados em caso de incidentes cibernéticos.

Por isso, vale a pena ter um emissor de NF-e que guarde seus arquivos XML na nuvem como um backup, em servidores externos confiáveis que nunca deixam você na mão. 

3. Invista em um sistema que facilita a consulta

Além de armazenar seus arquivos XML na nuvem, é importante que seu sistema de gestão de notas fiscais permita consultas rápidas às NF-es emitidas.

Isso é importante para o seu controle financeiro e fiscal, e também ajuda a evitar fraudes e as famosas “notas frias” com a função de consulta a notas emitidas contra seu CNPJ. 

4. Tenha cópias de todas as notas emitidas

Se você não tiver um emissor com funções de automação, terá que acessar o portal nacional da NF-e e, individualmente, digitar a chave de acesso relativa a cada produto para baixar e guardar uma cópia eletrônica da nota fiscal. 

Em um universo de várias notas por dia, quanto tempo esse processo burocrático tomaria?

A solução está em sistemas de gestão que permitam a emissão de notas e o download automático de todas aquelas emitidas contra o seu CNPJ —  em lote e não individual.

Dessa forma, fica muito mais fácil organizar seus documentos fiscais e preparar a empresa para qualquer ação do fisco. 

Gerencie seus arquivos XML da NF-e com a Conta Azul

A Conta Azul reúne todos os benefícios que você acompanhou nas dicas anteriores em um emissor de nota fiscal eletrônica 100% integrado à sua gestão.

Com nossa função de controle e emissão online, você poupa tempo porque as notas fiscais são tiradas com dados cadastrados no sistema ao mesmo tempo em que acionam automaticamente fluxos de venda e contas a receber.

Assim, o retrabalho é zero, pois você não precisa digitar todos os dados em cada nova nota fiscal.

Outra vantagem da Conta Azul é que as notas emitidas ficam armazenadas e podem ser consultadas em poucos cliques, tanto o arquivo XML da quanto o PDF do DANFE.

Além disso, as notas fiscais eletrônicas e DANFE são enviados automaticamente por e-mail para os clientes.

Para completar, a plataforma conecta você ao seu contador e facilita a troca de informações, sem que você precise se preocupar em guardar, organizar e enviar documentos fiscais. 

Saiba mais:

• Emissor de nota fiscal eletrônica (NF-e): como escolher e utilizar
• Impostos da NF-e no Simples Nacional
• Cancelamento da nota fiscal eletrônica após 24 horas: como fazer