Sobre o que estamos falando?
- A RAIS é uma declaração enviada nos primeiros meses do ano para o Ministério do Trabalho;
- O documento ajuda os órgãos públicos a conhecerem as questões trabalhistas, melhorando a aplicação da legislação pertinente;
- MEIs com funcionários, pessoas físicas com funcionários e empresas individuais devem fazer a declaração;
Empresas de diferentes portes e segmentos de mercado devem estar atentas a um amplo conjunto de obrigações tributárias, e uma delas é o RAIS. Essa declaração, que deve ser feita no início de cada ano, é entregue para o Governo Federal.
Neste conteúdo você entenderá o que é a RAIS, para que a declaração serve e quais as empresas devem cumprir essa obrigação tributária. Além disso, você aprenderá a fazer o envio do documento e a incluir as informações necessárias nesse documento.
Acompanhe os tópicos:
- O que é a RAIS e para que ela serve?
- Quais empresas são obrigadas a declarar a RAIS?
- O que é RAIS negativa?
- Qual é o prazo para declarar?
- Quais informações devem ser incluídas na declaração da RAIS?
- Como fazer o envio da RAIS e evitar erros nesse processo?
- O que acontece se a empresa não declarar a RAIS ou declarar fora do prazo?
- Esteja ciente das obrigações da sua empresa
O que é a RAIS e para que ela serve?
RAIS trata-se da sigla da Relação Anual de Informações Sociais, documento que ajuda o Governo Federal a ter acesso às informações sobre o setor trabalhista.
Essa declaração deve ser enviada todos os anos ao Ministério do Trabalho pelas empresas que possuem funcionários.
É por meio de informações obtidas com a RAIS que o governo consegue:
- Elaborar estatísticas referentes ao trabalho no país;
- Organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais)
- Controlar os registros do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e os benefícios previdenciários, como o Seguro Desemprego;
- Identificar trabalhadores com direito ao PIS/Pasep e valores a serem pagos.
Vale destacar, ainda, que essa decaração foi regulamentada pelo Decreto nº 10.854/21 e tem como objetivo melhorar a aplicação das legislações trabalhistas no país.
Quais empresas são obrigadas a declarar a RAIS?
A RAIS é obrigatória para as empresas com CNPJ e as pessoas físicas que tenham tido ou que tenham funcionários. Entre algumas situações nas quais as pessoas físicas ou jurídicas devem fazer a declaração, estão:
- Organizações públicas (sejam eles municipais, estaduais ou federais);
- MEI (Microempreendedor individual), micro e pequenas empresas que tenham pelo menos 1 funcionário;
- Profissionais liberais, autônomos, empregadores, pessoas físicas que têm ou tiveram funcionários no ano base de declaração (exceto domésticos e eventuais);
- Empresas individuais com ou sem funcionários.
O que é RAIS negativa?
Esse documento deve ser entregue por todas as pessoas jurídicas que não tiveram funcionários no ano base da declaração. O documento consta dados cadastrais do negócio, sendo preenchido no site da Relação Anual de Informações Sociais.
Por outro lado, caso a sua empresa não entregue o documento no prazo, é necessário baixar e instalar o GDRAIS Genérico.
Qual é o prazo para declarar?
Ainda não foi divulgado pelo Governo Federal o prazo para fazer a declaração da RAIS 2024, que se refere ao ano-base de 2023. No entanto, essa declaração costuma ocorrer entre os meses de fevereiro e abril.
Quais informações devem ser incluídas na declaração da RAIS?
Neste documento, é preciso informar as contribuições sindicais patronais e as contratações que ocorreram no ano anterior à declaração. Dessa maneira, na RAIS 2024 será necessário informar os dados referentes a 2023.
Entre as principais informações presentes na Relação Anual de Informações Sociais estão:
- Dados da empresa e dos trabalhadores;
- Data de contratação dos profissionais;
- Motivo, valores e data de rescisão dos funcionários desligados;
- Salários dos colaboradores.
Como fazer o envio da RAIS e evitar erros nesse processo?
Empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões, ou negócios com faturamento inferior a R$ 78 milhões que não se enquadram no regime do Simples Nacional, devem declarar a RAIS por meio do site do eSocial.
Além disso, microempreendedores com funcionários, empresas de pequeno porte ou microempresas que seguem o regime do Simples Nacional também devem fazer a declaração por meio do eSocial.
Nestas situações, basta entrar no site do eSocial, preencher a declaração de empregados e fazer o envio do documento. Não se esqueça de guardar o recibo de entrega, pois esse documento comprova que a sua empresa cumpriu a obrigação.
Vale destacar que a declaração pelo eSocial está vigente deste 1º de janeiro de 2020, e foi prevista pela Portaria 1.127/19, publicada no Diário Oficial da União em 14 de outubro de 2019.
Por outro lado, de acordo com a mesma portaria, os órgãos públicos e as organizações internacionais continuam fazendo a declaração por meio do portal da RAIS. Nesse caso, para enviar o documento só é preciso ir em “Transmitir Declaração” ou “Gravar Declaração” no próprio site disponibilizado pelo governo.
O que acontece se a empresa não declarar a RAIS ou declarar fora do prazo?
Quem não informar a RAIS no prazo está sujeito a multa de R$ 425,64. O valor da penalidade pode ter adicionais de R$ 106,40 a cada dois meses de atraso.
Ovalor de R$ 425,64 também é válido para empresas que omitirem dados ou prestarem declarações falsas. Porém, aqui são acrescidos R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta/inexistente.
Além disso, a empresa que atrasar a entrega da RAIS também pode ter que pagar outra taxa, a critério da autoridade julgadora, de acordo com o seu número de empregados. Ela incide sobre o valor máximo da multa e pode ser de:
- 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 funcionários;
- 5% a 8%: para empresas com 26 a 50 funcionários;
- 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 funcionários;
- 13% a 16%: para empresas com 101 a 500 funcionários;
- 17% a 20%: para empresas com mais de 500 funcionários.
Considerando o fato que a multa vai crescendo conforme o tempo e a importância da RAIS, é fundamental as empresas se organizarem para cumprirem a declaração no prazo.
Dessa maneira, é possível evitar prejuízos financeiros e penalizações e manter todas as atividades regularizadas, garantindo a continuidade do empreendimento.
Esteja ciente das obrigações da sua empresa
A RAIS é uma declaração importante para o governo e para as empresas. Por meio do documento, o governo pode elaborar políticas públicas para o setor de trabalho e as empresas podem cumprir com suas obrigações legais.
É importante que os negócios que têm empregados estejam cientes das regras e prazos para evitar penalizações e outros problemas no futuro.
Agora, que você já sabe o que é a RAIS e como fazer a declaração para o governo, confira este conteúdo e entenda quais são os tributos que existem no Brasil.