O que é RAIS e como fazer a declaração para o governo

Empresas de diferentes portes e segmentos de mercado devem estar atentas a um amplo conjunto de obrigações tributárias, e uma delas é o RAIS. Essa declaração, que deve ser feita no início de cada ano, é entregue para o Governo Federal.

Neste conteúdo você entenderá o que é a RAIS, para que a declaração serve e quais as empresas devem cumprir essa obrigação tributária. Além disso, você aprenderá a fazer o envio do documento e a incluir as informações necessárias nesse documento.

Acompanhe os tópicos:

• O que é a RAIS e para que ela serve?
• Quais empresas são obrigadas a declarar a RAIS?
• O que é RAIS negativa?
• Qual é o prazo para declarar?
• Quais informações devem ser incluídas na declaração da RAIS?
• Como fazer o envio da RAIS e evitar erros nesse processo?
• O que acontece se a empresa não declarar a RAIS ou declarar fora do prazo?
• Esteja ciente das obrigações da sua empresa

O que é a RAIS e para que ela serve?

RAIS trata-se da sigla da Relação Anual de Informações Sociais, documento que ajuda o Governo Federal a ter acesso às informações sobre o setor trabalhista. 

Essa declaração deve ser enviada todos os anos ao Ministério do Trabalho pelas empresas que possuem funcionários.

É por meio de informações obtidas com a RAIS que o governo consegue:

• Elaborar estatísticas referentes ao trabalho no país;
• Organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais)
• Controlar os registros do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e os benefícios previdenciários, como o Seguro Desemprego;
• Identificar trabalhadores com direito ao PIS/Pasep e valores a serem pagos.

Vale destacar, ainda, que essa decaração foi regulamentada pelo Decreto nº 10.854/21 e tem como objetivo melhorar a aplicação das legislações trabalhistas no país.

Quais empresas são obrigadas a declarar a RAIS?

A RAIS é obrigatória para as empresas com CNPJ e as pessoas físicas que tenham tido ou que tenham funcionários. Entre algumas situações nas quais as pessoas físicas ou jurídicas devem fazer a declaração, estão:

• Organizações públicas (sejam eles municipais, estaduais ou federais);
• MEI (Microempreendedor individual), micro e pequenas empresas que tenham pelo menos 1 funcionário;
• Profissionais liberais, autônomos, empregadores, pessoas físicas que têm ou tiveram funcionários no ano base de declaração (exceto domésticos e eventuais);
• Empresas individuais com ou sem funcionários.

O que é RAIS negativa?

Esse documento deve ser entregue por todas as pessoas jurídicas que não tiveram funcionários no ano base da declaração. O documento consta dados cadastrais do negócio, sendo preenchido no site da Relação Anual de Informações Sociais.

Por outro lado, caso a sua empresa não entregue o documento no prazo, é necessário baixar e instalar o GDRAIS Genérico.

Qual é o prazo para declarar?

Ainda não foi divulgado pelo Governo Federal o prazo para fazer a declaração da RAIS 2024, que se refere ao ano-base de 2023. No entanto, essa declaração costuma ocorrer entre os meses de fevereiro e abril.

Quais informações devem ser incluídas na declaração da RAIS?

Neste documento, é preciso informar as contribuições sindicais patronais e as contratações que ocorreram no ano anterior à declaração. Dessa maneira, na RAIS 2024 será necessário informar os dados referentes a 2023.

Entre as principais informações presentes na Relação Anual de Informações Sociais estão:

• Dados da empresa e dos trabalhadores;
• Data de contratação dos profissionais;
• Motivo, valores e data de rescisão dos funcionários desligados;
• Salários dos colaboradores.

Como fazer o envio da RAIS e evitar erros nesse processo?

Empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões, ou negócios com faturamento inferior a R$ 78 milhões que não se enquadram no regime do Simples Nacional, devem declarar a RAIS por meio do site do eSocial.

Além disso, microempreendedores com funcionários, empresas de pequeno porte ou microempresas que seguem o regime do Simples Nacional também devem fazer a declaração por meio do eSocial. 

Nestas situações, basta entrar no site do eSocial, preencher a declaração de empregados e fazer o envio do documento. Não se esqueça de guardar o recibo de entrega, pois esse documento comprova que a sua empresa cumpriu a obrigação. 

Vale destacar que a declaração pelo eSocial está vigente deste 1º de janeiro de 2020, e foi prevista pela Portaria 1.127/19, publicada no Diário Oficial da União em 14 de outubro de 2019. 

Por outro lado, de acordo com a mesma portaria, os órgãos públicos e as organizações internacionais continuam fazendo a declaração por meio do portal da RAIS. Nesse caso, para enviar o documento só é preciso ir em “Transmitir Declaração” ou “Gravar Declaração” no próprio site disponibilizado pelo governo.

O que acontece se a empresa não declarar a RAIS ou declarar fora do prazo?

Quem não informar a RAIS no prazo está sujeito a multa de R$ 425,64. O valor da penalidade pode ter adicionais de R$ 106,40 a cada dois meses de atraso. 

Ovalor de R$ 425,64 também  é válido para empresas que omitirem dados ou prestarem declarações falsas. Porém, aqui são acrescidos R$ 26,60 por empregado omitido ou informação incorreta/inexistente.

Além disso, a empresa que atrasar a entrega da RAIS também pode ter que pagar outra taxa, a critério da autoridade julgadora, de acordo com o seu número de empregados. Ela incide sobre o valor máximo da multa e pode ser de:

• 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 funcionários;
• 5% a 8%: para empresas com 26 a 50 funcionários;
• 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 funcionários;
• 13% a 16%: para empresas com 101 a 500 funcionários;
• 17% a 20%: para empresas com mais de 500 funcionários.

Considerando o fato que a multa vai crescendo conforme o tempo e a importância da RAIS, é fundamental as empresas se organizarem para cumprirem a declaração no prazo. 

Dessa maneira, é possível evitar prejuízos financeiros e penalizações e manter todas as atividades regularizadas, garantindo a continuidade do empreendimento.

Esteja ciente das obrigações da sua empresa

A RAIS é uma declaração importante para o governo e para as empresas. Por meio do documento, o governo pode elaborar políticas públicas para o setor de trabalho e as empresas podem cumprir com suas obrigações legais. 

É importante que os negócios que têm empregados estejam cientes das regras e prazos para evitar penalizações e outros problemas no futuro.

Agora, que você já sabe o que é a RAIS e como fazer a declaração para o governo, confira este conteúdo e entenda quais são os tributos que existem no Brasil.