Equipe Conta AzulQuer aumentar a produtividade e não sabe por onde começar? Veja como fazer mais com menos e acelerar processos com nosso guia prático.
Descobrir como aumentar a produtividade é um desafio do empreendedor.
De olho na eficiência, a organização aproveita melhor seus recursos, reduz custos, otimiza processos e, ao longo do caminho, ganha vantagens competitivas sobre a concorrência.
No longo prazo, os resultados do ganho de produtividade são enormes e podem ser a diferença entre a prosperidade e o fracasso.
Fazer mais com menos, porém, não é nada fácil.
Por isso, criamos este guia, um verdadeiro manual da gestão eficiente.
Ao longo das próximas linhas, você vai encontrar dicas práticas e ferramentas para aumentar a produtividade da equipe, dos líderes e de toda a organização.
Preparado para decolar?
Então vamos lá.
Por que aumentar a produtividade
Aumentar a produtividade pode parecer apenas importante, mas, na verdade, trata-se de uma medida essencial.
Quem não investe no ganho de eficiência acaba ficando para trás, engolido pela concorrência.
Um bom exemplo é o próprio Brasil.
Em termos de valor, a produtividade média do nosso país é de um quarto daquela encontrada nos Estados Unidos.
Ou seja, o funcionário de uma empresa brasileira leva 1 hora para produzir a riqueza que um trabalhador norte-americano leva 15 minutos para construir.
Isso é resultado de inúmeros fatores, como infraestrutura, formação e tecnologia, conforme o professor José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio-SP, em entrevista ao UOL.
Essa comparação com os Estados Unidos pode parecer injusta, mas serve para lembrar que há um longo caminho para percorrer até a alta produtividade.
Então, como chegar lá mais rápido?
É o que veremos agora.
Como aumentar a produtividade: 10 dicas práticas
Não há uma fórmula mágica para aumentar a produtividade, mas existem vários atalhos que podem encurtar essa jornada.
Confira alguns dos principais:
1. Adote a nuvem
Se a sua empresa ainda não está na nuvem, é hora de começar.
E o objetivo vai muito além de não perder dados.
G Suite, do Google, e Office Online, da Microsoft, oferecem editores de textos, planilhas, ferramentas de apresentação, formulários para pesquisa e inúmeras possibilidades de integrações que podem acelerar muito a rotina da sua empresa.
Imagine acompanhar todas as modificações de uma planilha ao longo do ano, colaborar simultaneamente na criação de um texto e nunca perder dados ou ter dificuldade de encontrar arquivos.
O Canva é outro exemplo incrível de ferramenta que o trabalho na nuvem oferece.
Nessa plataforma, você cria designs de tirar o fôlego com apenas alguns cliques — tudo online, intuitivo e fácil de compartilhar.
Assim como no Gsuite, você pode criar equipes de trabalho e usar o poder da colaboração em cada um dos seus projetos, como apresentações e cards de redes sociais.
2. Invista em automação
A automação é uma das maneiras mais evidentes de aumentar a produtividade.
Ela permite que os colaboradores e líderes se concentrem na estratégia e na produção de valor, em vez de perder tempo com tarefas repetitivas.
Ou seja, ações operacionais da sua empresa devem ser relegadas, cada vez mais, para a máquina.
A implementação vai depender muito da realidade da sua empresa, mas algumas medidas podem ser adotadas facilmente.
No e-mail, por exemplo, você pode criar respostas automáticas para determinados assuntos e temas ou um filtro de encaminhamento que direcione algumas questões para outros colaboradores.
Nas planilhas, é possível programar inúmeras integrações para atualização automática e agregação de dados de diferentes fontes, como softwares de gestão de tarefas e projetos.
Enfim, há muito o que fazer, mas tudo depende do dia a dia do seu negócio.
Nesse sentido, é preciso analisar as tarefas operacionais mais repetitivas e descobrir maneiras de delegá-las à máquina.
3. Delegue tarefas
Além de delegar para a máquina, o gestor precisa aprender a delegar para os seus colaboradores.
Se você é um daqueles líderes que bota a mão na massa, deve tomar cuidado para não se concentrar demais nas ações do dia a dia e perder o foco das grandes estratégias e decisões que vão levar seu negócio mais longe.
Para aumentar a produtividade, portanto, é preciso delegar e não fazer o chamado micromanagement de tudo.
4. Implemente KPIs
Adote KPIs, os indicadores-chave de desempenho, específicos para o aumento da produtividade da empresa.
Esses indicadores servem para avaliar todos os setores e dependem da realidade do seu negócio.
No atendimento, por exemplo, é possível avaliar quantos chamados são devidamente encerrados em um dia, quantos deles ficam sem solução e como está a fila de espera.
5. Foque no employee experience
Se você quer aprender como aumentar a produtividade do negócio, deve se concentrar, primordialmente, no capital humano.
A produtividade quem gera são as pessoas.
São elas que inovam e encontram maneiras de fazer mais com menos e de descobrir eficiência onde por muito tempo não parecia haver soluções.
E mesmo que sistemas digitais possam acelerar processos, são os colaboradores que vão administrar e controlar os esforços computacionais.
Por isso, o employee experience, a experiência do empregado, deve ser um dos principais focos da sua atenção.
6. Desvende os métodos ágeis
Os métodos ágeis surgiram na indústria de software, mas já extrapolaram esse universo e hoje estão em empresas de todas as áreas.
Eles são sistemas de gerenciamento de projetos que levam em conta a eficiência total dos processos, o foco no cliente, a comunicação efetiva e as entregas rápidas.
Existem diferentes tipos de métodos (como Scrum e Kanban, por exemplo), e você deve investigá-los a fundo para descobrir qual se encaixa mais na sua realidade.
7. Reduza as reuniões
Uma das principais queixas de funcionários de grandes empresas é a quantidade excessiva de reuniões.
Acredite: em alguns lugares, há reuniões até para planejar reuniões.
Por isso, se você está verdadeiramente interessado em aumentar a produtividade da organização, mude a cultura da reunião.
Se um e-mail resolver o assunto, está resolvido.
E quando for necessário um encontro presencial, tome estas medidas:
- Identifique objetivamente o problema que a reunião quer resolver
- Chame para a reunião apenas quem puder contribuir para a solução
- Agende a reunião com o máximo de antecedência, para que todos possam se organizar
- Estipule um período máximo para a reunião (30 minutos, por exemplo)
- Tenha sempre um líder para a reunião. Ele será responsável por alinhar os envolvidos e endereçar todos os tópicos necessários
- Saia da reunião com objetivos bem definidos, que devem ser comunicados a todos os interessados.
8. Aplique a melhoria contínua
O método da melhoria contínua é bastante interessante para quem está promovendo mudanças na organização.
O ciclo PDCA diz que uma empresa deve seguir os seguintes passos ao desenvolver uma estratégia:
- Planejar (Plan): arquitetar um plano de ações bem definido e completo
- Executar (Do): colocar as ações em prática
- Checar (Check): verificar a efetividade das ações, para que possíveis erros e gargalos sejam identificados
- Agir (Action): agir para que os erros identificados na etapa anterior sejam corrigidos e a alta produtividade, mantida.
9. Ofereça flexibilidade
A flexibilidade de atuação dos colaboradores significa que eles podem se focar no valor que trazem à empresa, e não apenas no número de horas passadas dentro do escritório.
Duas possibilidades são o home office e horários alternativos de trabalho.
Essas duas medidas dialogam diretamente com anseios dos funcionários.
Eles ganham maior autonomia, e a empresa ganha o foco em tarefas e projetos, e não em horas de trabalho.
10. Adote uma plataforma de gestão
Um sistema de gestão pode fazer uma grande diferença na produtividade da sua empresa.
Uma plataforma de gestão como a Conta Azul, por exemplo, automatiza muitas operações que hoje são feitas manualmente, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária, fluxo de caixa, gestão de estoque e até a transmissão de dados para a contabilidade.
Essa integração entre as diferentes áreas da empresa pode ser um impulso relevante para aumentar a produtividade.
E agora, você está preparado para uma gestão mais eficiente?
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Karin Von Hartenthal