Como aumentar a produtividade e ganhar eficiência na empresa

Quer aumentar a produtividade e não sabe por onde começar? Veja como fazer mais com menos e acelerar processos com nosso guia prático.

Descobrir como aumentar a produtividade é um desafio do empreendedor.

De olho na eficiência, a organização aproveita melhor seus recursos, reduz custos, otimiza processos e, ao longo do caminho, ganha vantagens competitivas sobre a concorrência.

No longo prazo, os resultados do ganho de produtividade são enormes e podem ser a diferença entre a prosperidade e o fracasso. 

Fazer mais com menos, porém, não é nada fácil.

Por isso, criamos este guia, um verdadeiro manual da gestão eficiente.

Ao longo das próximas linhas, você vai encontrar dicas práticas e ferramentas para aumentar a produtividade da equipe, dos líderes e de toda a organização.

Preparado para decolar?

Então vamos lá.

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Por que aumentar a produtividade

Aumentar a produtividade pode parecer apenas importante, mas, na verdade, trata-se de uma medida essencial.

Quem não investe no ganho de eficiência acaba ficando para trás, engolido pela concorrência.

Um bom exemplo é o próprio Brasil.

Em termos de valor, a produtividade média do nosso país é de um quarto daquela encontrada nos Estados Unidos

Ou seja, o funcionário de uma empresa brasileira leva 1 hora para produzir a riqueza que um trabalhador norte-americano leva 15 minutos para construir.

Isso é resultado de inúmeros fatores, como infraestrutura, formação e tecnologia, conforme o professor José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio-SP, em entrevista ao UOL.

Essa comparação com os Estados Unidos pode parecer injusta, mas serve para lembrar que há um longo caminho para percorrer até a alta produtividade.

Então, como chegar lá mais rápido?

É o que veremos agora.

Como aumentar a produtividade: 10 dicas práticas

Não há uma fórmula mágica para aumentar a produtividade, mas existem vários atalhos que podem encurtar essa jornada.

Confira alguns dos principais:

1. Adote a nuvem

Se a sua empresa ainda não está na nuvem, é hora de começar.

E o objetivo vai muito além de não perder dados.

G Suite, do Google, e Office Online, da Microsoft, oferecem editores de textos, planilhas, ferramentas de apresentação, formulários para pesquisa e inúmeras possibilidades de integrações que podem acelerar muito a rotina da sua empresa.

Imagine acompanhar todas as modificações de uma planilha ao longo do ano, colaborar simultaneamente na criação de um texto e nunca perder dados ou ter dificuldade de encontrar arquivos.

O Canva é outro exemplo incrível de ferramenta que o trabalho na nuvem oferece.

Nessa plataforma, você cria designs de tirar o fôlego com apenas alguns cliques — tudo online, intuitivo e fácil de compartilhar.

Assim como no Gsuite, você pode criar equipes de trabalho e usar o poder da colaboração em cada um dos seus projetos, como apresentações e cards de redes sociais.

2. Invista em automação

A automação é uma das maneiras mais evidentes de aumentar a produtividade.

Ela permite que os colaboradores e líderes se concentrem na estratégia e na produção de valor, em vez de perder tempo com tarefas repetitivas.

Ou seja, ações operacionais da sua empresa devem ser relegadas, cada vez mais, para a máquina.

A implementação vai depender muito da realidade da sua empresa, mas algumas medidas podem ser adotadas facilmente.

No e-mail, por exemplo, você pode criar respostas automáticas para determinados assuntos e temas ou um filtro de encaminhamento que direcione algumas questões para outros colaboradores.

Nas planilhas, é possível programar inúmeras integrações para atualização automática e agregação de dados de diferentes fontes, como softwares de gestão de tarefas e projetos.

Enfim, há muito o que fazer, mas tudo depende do dia a dia do seu negócio.

Nesse sentido, é preciso analisar as tarefas operacionais mais repetitivas e descobrir maneiras de delegá-las à máquina.

3. Delegue tarefas

Além de delegar para a máquina, o gestor precisa aprender a delegar para os seus colaboradores.

Se você é um daqueles líderes que bota a mão na massa, deve tomar cuidado para não se concentrar demais nas ações do dia a dia e perder o foco das grandes estratégias e decisões que vão levar seu negócio mais longe.

Para aumentar a produtividade, portanto, é preciso delegar e não fazer o chamado micromanagement de tudo.

4. Implemente KPIs

Adote KPIs, os indicadores-chave de desempenho, específicos para o aumento da produtividade da empresa.

Esses indicadores servem para avaliar todos os setores e dependem da realidade do seu negócio.

No atendimento, por exemplo, é possível avaliar quantos chamados são devidamente encerrados em um dia, quantos deles ficam sem solução e como está a fila de espera.

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5. Foque no employee experience

Se você quer aprender como aumentar a produtividade do negócio, deve se concentrar, primordialmente, no capital humano.

A produtividade quem gera são as pessoas.

São elas que inovam e encontram maneiras de fazer mais com menos e de descobrir eficiência onde por muito tempo não parecia haver soluções.

E mesmo que sistemas digitais possam acelerar processos, são os colaboradores que vão administrar e controlar os esforços computacionais.

Por isso, o employee experience, a experiência do empregado, deve ser um dos principais focos da sua atenção.

6. Desvende os métodos ágeis

Os métodos ágeis surgiram na indústria de software, mas já extrapolaram esse universo e hoje estão em empresas de todas as áreas.

Eles são sistemas de gerenciamento de projetos que levam em conta a eficiência total dos processos, o foco no cliente, a comunicação efetiva e as entregas rápidas.

Existem diferentes tipos de métodos (como Scrum e Kanban, por exemplo), e você deve investigá-los a fundo para descobrir qual se encaixa mais na sua realidade.

7. Reduza as reuniões

Uma das principais queixas de funcionários de grandes empresas é a quantidade excessiva de reuniões.

Acredite: em alguns lugares, há reuniões até para planejar reuniões.

Por isso, se você está verdadeiramente interessado em aumentar a produtividade da organização, mude a cultura da reunião.

Se um e-mail resolver o assunto, está resolvido.

E quando for necessário um encontro presencial, tome estas medidas:

  1. Identifique objetivamente o problema que a reunião quer resolver
  2. Chame para a reunião apenas quem puder contribuir para a solução
  3. Agende a reunião com o máximo de antecedência, para que todos possam se organizar
  4. Estipule um período máximo para a reunião (30 minutos, por exemplo)
  5. Tenha sempre um líder para a reunião. Ele será responsável por alinhar os envolvidos e endereçar todos os tópicos necessários
  6. Saia da reunião com objetivos bem definidos, que devem ser comunicados a todos os interessados.

8. Aplique a melhoria contínua

O método da melhoria contínua é bastante interessante para quem está promovendo mudanças na organização.

O ciclo PDCA diz que uma empresa deve seguir os seguintes passos ao desenvolver uma estratégia:

  • Planejar (Plan): arquitetar um plano de ações bem definido e completo
  • Executar (Do): colocar as ações em prática
  • Checar (Check): verificar a efetividade das ações, para que possíveis erros e gargalos sejam identificados
  • Agir (Action): agir para que os erros identificados na etapa anterior sejam corrigidos e a alta produtividade, mantida.

9. Ofereça flexibilidade

A flexibilidade de atuação dos colaboradores significa que eles podem se focar no valor que trazem à empresa, e não apenas no número de horas passadas dentro do escritório.

Duas possibilidades são o home office e horários alternativos de trabalho.

Essas duas medidas dialogam diretamente com anseios dos funcionários.

Eles ganham maior autonomia, e a empresa ganha o foco em tarefas e projetos, e não em horas de trabalho.

10. Adote uma plataforma de gestão

Um sistema de gestão pode fazer uma grande diferença na produtividade da sua empresa.

Uma plataforma de gestão como a Conta Azul, por exemplo, automatiza muitas operações que hoje são feitas manualmente, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária, fluxo de caixa, gestão de estoque e até a transmissão de dados para a contabilidade.

Essa integração entre as diferentes áreas da empresa pode ser um impulso relevante para aumentar a produtividade.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

E agora, você está preparado para uma gestão mais eficiente?

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