Gestão do Negócio

Conheça 8 ferramentas de gestão empresarial para otimizar processos 

Marcio Roberto Andrade Marcio Roberto Andrade | Atualizado em: 29/08/2023 | 18 mins de leitura | ← voltar

Sobre o que estamos falando?

  • Boas ferramentas de gestão são indispensáveis para todo empreendedor. Afinal, elas agregam mais controle sobre os processos das empresas;
  • Boas ferramentas de gestão são indispensáveis para todo empreendedor. Afinal, elas agregam mais controle sobre os processos das empresas;
  • Neste post, você vai entender melhor o que são essas ferramentas, as 8 alternativas que todo dono de negócio deve conhecer e como escolher a melhor delas..

Experimente grátis a Conta Azul!

Muitos empreendedores começam com negócios pequenos, com poucos funcionários ou nenhum e até mesmo no quintal da própria casa. Com uma atividade enxuta, lidar com as ferramentas de gestão disponíveis e controlar tudo o que acontece é bem mais simples.

A questão é que, se você tem o sonho de lucrar mais e crescer, precisa pensar agora mesmo em como são executados todos os processos na sua empresa. Do contrário, poderá enfrentar sérios desafios com desorganização, atrasos e falta de padronização. 

E, se você já está no mercado há muito tempo enfrentando esses gargalos, é indispensável aprimorar a sua gestão. Ao deixar esse aspecto de lado, a empresa pode enfrentar graves problemas.

Sabemos que não é fácil ler uma frase como essa. Pensando em como ajudar empreendedores como você, listamos as 8 ferramentas de gestão de empresas que todo dono de negócio precisa conhecer:

1.Business Model Canvas

2.Matriz BCG

3.5W2H

4.Análise SWOT

5.Six Sigma

6.Matriz GUT

7.Ciclo PDCA

8.Forças de Porter

Leia com atenção e releia se for necessário, para entender qual delas faz mais sentido de ser aplicada. Boa leitura! 
Se você também procura boas ferramentas digitais para utilizar no dia a dia do seu negócio, não deixe de conferir nosso outro material completo sobre o assunto.

O que são ferramentas de gestão empresarial?

Ferramentas de gestão são metodologias que ajudam os empreendedores a gerenciar o negócio. Elas fornecem a clareza necessária para a criação de padrões, execução assertiva dos processos e tomadas de decisão. 

Para que você entenda bem a sua função e importância, vamos a uma analogia simples. Imagine, por exemplo, que você deseja fazer um bolo. Para isso, precisa seguir as seguintes etapas:

  • Seleção da receita (se o bolo vai ser de chocolate, de morango, laranja, etc.);
  • Separação dos ingredientes;
  • Organização das quantidades necessárias;
  • Cumprimento do modo de preparo da receita;
  • Aquecimento do forno, untar a forma e cozimento. 

Agora vamos supor que você saiba fazer o bolo, mas não se organizou para seguir cada etapa corretamente. Por exemplo,você ligou o forno, mas não prestou atenção na temperatura. Além disso, colocou a massa na forma e não lembrou de untar com manteiga. 

Nesse caso, você terá um bolo queimado, duro e grudado na forma. Cuidar de uma empresa sem utilizar as ferramentas de gestão é como fazer o bolo sem seguir o passo a passo correto. 

Isso significa que, mesmo que o empreendedor tenha total conhecimento sobre o negócio, é possível que ele coloque em risco a qualidade da sua administração ou daquilo que oferece ao público caso não tenha uma boa organização e processos bem definidos.

Sabemos que gerenciar uma empresa não é como fazer um bolo. Afinal, cada negócio tem um ramo de atividade e tarefas próprias. Por isso, as melhores ferramentas de gestão de projetos são aquelas que te ajudam a criar seus próprios padrões de acompanhamento.

Ou seja, esses instrumentos não têm a função de fazer com que todos os bolos sejam iguais. Seu foco é orientar o dono do negócio para que ele consiga organizar o modo de preparo à sua maneira. 

Quais são as ferramentas de gestão mais utilizadas em empresas?

Agora que você conhece o conceito e a sua importância, vamos às principais ferramentas de gestão para você considerar no planejamento e operacionalização do seu negócio. São elas:

8 ferramentas para otimizar a gestão da sua empresa

 1.Business Model Canvas 

O Business Model Canvas, também conhecido como Quadro de Modelo de Negócios, é uma ferramenta de gestão utilizada especialmente no planejamento de uma empresa a ser criada. Porém, também é útil para analisar se o formato atual do negócio está trazendo os resultados esperados. 

A principal característica do Business Model Canvas é a projeção visual das áreas do negócio e das relações entre elas. Isso é fundamental para responder quais são as fontes de receita da empresa, o que ela oferece ao mercado, com que recursos e parcerias conta, quem são os clientes, entre outras questões.

Como aplicar

Para aplicar esta ferramenta, o empreendedor deve separar as ideias conforme a divisão abaixo em um documento, que pode ser físico, com ajuda de adesivos autocolantes ou digital:

  1. Segmento de clientes: qual o público-alvo e as necessidades dele;
  2. Proposta de valor: qual o diferencial competitivo da empresa;
  3. Canais: por quais meios o cliente deve ser atendido;
  4. Relacionamento com clientes: de que forma será construído o vínculo com o seu público; 
  5. Fontes de receita: as possibilidades que a empresa têm para ganhar dinheiro;
  6. Recursos principais: como a empresa pode criar valor para o cliente, ou seja, fazer com que ele perceba os diferenciais competitivos do negócio;
  7. Atividades principais: que ações são exigidas pela proposta de valor, construção de canais e manutenção de relacionamentos, inclusive os produtos e serviços.
  8. Parceiros principais: quais alianças serão estabelecidas;
  9. Estrutura de custos: quais são os gastos inerentes ao modelo de negócio.

Depois, analise a relação entre os setores e defina os passos para abertura da empresa. Se você já estiver no mercado, elabore o plano de ação para mudança. Não se esqueça de especificar metas, prazos e responsáveis por cada atividade. E, o mais importante: acompanhá-los de perto.
Aproveite para conferir também nosso conteúdo sobre qual é a melhor opção: plano de negócios ou Canvas.

2. Matriz BCG

O que é: análise gráfica sobre o desempenho dos produtos e serviços, para identificar desde as possibilidades de ajustes no catálogo até onde você poderia estar ganhando mais dinheiro. 

No que ajuda: determinar a estratégia adotada para cada produto, serviço ou no próprio negócio.

Na hora de avaliar a empresa, construir uma Matriz BCG dá ao empreendedor subsídios suficientes para a tomada de decisão assertiva. Na prática, essa também é uma das ferramentas de gestão baseada em uma representação gráfica.  Sua principal característica é identificar os gargalos e oportunidades do momento, facilitando a projeção do futuro do negócio.

Como aplicar

A aplicação inicia ao colocar no papel tudo o que a empresa entrega ao cliente, sejam produtos ou serviços. Em seguida, é preciso informar o atual volume de vendas de cada item e o volume registrado há um ano.

O próximo passo da Matriz BCG é encontrar a taxa de crescimento dos produtos ou serviços. Isso é feito por meio da seguinte fórmula:

Volume atual – volume anterior / volume anterior x 100%

Por exemplo, se um produto hoje vende 50 unidades por mês e há um ano vendia 45, o cálculo será: 50 – 45 / 45 x 100 = 11,11%. Depois, classifique os itens em ordem crescente.

Feito isso, o empreendedor deve encontrar o percentual que corresponde à participação de mercado de cada produto ou serviço. Se a mercadoria gera R$ 10 mil em vendas por ano e o mercado dela negocia até R$ 100 mil no período, a participação será de 10%.

Agora, a participação relativa compara seu desempenho ao do concorrente mais próximo. A ideia é dividir o seu valor pelo dele, ou seja, se vendeu R$ 10 mil e ele R$ 8 mil, será de 1,25%. Já se ele vendeu R$ 12 mil, será de 0,83%.

Resultados

Por fim, faça um gráfico do tipo cartesiano (aquele em formato de L). Na linha vertical, a taxa de crescimento. Já na horizontal, a participação no mercado.

O ponto onde as linhas se cruzam será responsável por enquadrar o item em uma das quatro classificações possíveis:

  • Estrelas: boa taxa de crescimento e boa participação no mercado;
  • Pontos de interrogação: boa taxa de crescimento, mas baixa participação no mercado;
  • Vacas leiteiras: baixa taxa de crescimento, mas ainda boa participação no mercado;
  • Abacaxis: baixa taxa de crescimento e baixa participação no mercado

A partir desses resultados, o dono do negócio terá todos os insumos para tomar qualquer decisão importante, como investir no aumento da participação de mercado do item, na preservação ou retirada, que pode ser imediata ou planejada a curto prazo.

Resumindo, para aplicar a matriz BCG e analisar os resultados a serem encontrados com essa ferramenta, o empreendedor deve:

  1. Listar todos os seus produtos e serviços;
  2. Apontar o volume de vendas atual e do último ano de cada um;
  3. Calcular a taxa de crescimento (Volume atual – volume anterior / volume anterior x 100%);
  4. Calcular o percentual de participação de mercado;
  5. Calcular a participação relativa;
  6. Organizar seus produtos e serviços conforme a divisão da matriz.

Se você vende pela internet, confira o conteúdo sobre como usar a Matriz BCG para vender mais online.

3. 5W2H

O que é: ferramenta de gestão para elaboração de processos, execução de tarefas e até abertura de uma empresa. 

No que ajuda: planejar ações para execução e realização de metas.

Apesar do nome diferente, a 5W2H é, entre as ferramentas de gestão, uma das mais fáceis de entender e de aplicar. Ela se refere a uma sequência de ações planejadas, cuja estratégia depende das respostas a sete perguntas. 

Cinco delas iniciam pela letra W (em inglês) e duas pela letra H (também em inglês). A origem do nome vem justamente disso.

Como aplicar

O principal objetivo dessa ferramenta é definir com precisão uma atividade macro e as subatividades necessárias para atingir os resultados desejados. Para isso, você precisa responder às seguintes perguntas: 

  • What (o que): o que fazer;
  • Why (por quê): quais são as razões fazer isso;
  • Where (onde): onde executar essa tarefa (vale desde setores até ambientes físicos);
  • When (quando): quais são os prazos para a realização da atividade;
  • Who (quem): todos os responsáveis pela tarefa proposta;
  • How (como): como as ações serão feitas;
  • How much (quanto): qual o custo de concretização dessas ações terá para empresa.

Para entender melhor porque a 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais eficientes, veja o exemplo abaixo:

  1. O que: reduzir o custo fixo do negócio em 10%;
  2. Por que: para definir um preço de venda mais baixo que o dos concorrentes;
  3. Onde: em todos os setores
  4. Quando: alcançar a redução de custos de 2% em 1 mês, 5% em três meses e 10% em seis meses;
  5. Quem: caberá ao gerente financeiro implementar as ações de redução de custos;
  6. Como: serão levantados todos os custos fixos para identificação de oportunidades de economia;
  7. Quanto: o único gasto da meta será em tempo e empenho de todos os envolvidos.

Nesse exemplo, definimos como meta a redução de custos, mas poderia ser o lançamento de um produto, quitar pendências financeiras, abrir uma filial, elevar a carteira de clientes, ampliar o faturamento, enfim, tudo aquilo que é prioritário naquele momento para o seu negócio.

Baixe aqui sem pagar nada o seu modelo de planilha 5w2h para implementar no seu negócio.

4. Análise SWOT

O que é: ferramenta que permite a identificação dos pontos fortes, fracos, oportunidades de melhoria e ameaças de um negócio.

No que ajuda: na identificação dos gargalos e possibilidades da empresa e na análise do cenário do mercado. 

A análise SWOT possibilita ao gestor identificar pontos positivos e negativos da empresa no presente para projetar uma visão de futuro, avaliar quais são as oportunidades e as ameaças para o crescimento.

O propósito é o de destacar potencialidades, estabelecer diferenciais competitivos e corrigir fragilidades perante aos concorrentes.

Como aplicar

O método SWOT é uma das ferramentas de gestão mais conhecidas entre os empreendedores. Para entender a realidade do negócio e guiar um plano de ação a partir disso, a análise propõe avaliar alguns pontos centrais sobre a sua operação.

Para tanto, o gestor deve responder a quatro questionamentos, que formam o acrônimo FOFA, como a ferramenta é conhecida em português:

  • Forças (strengths) : os pontos fortes do negócio (pense no que oferece de diferente);
  • Fraquezas (weaknesses): os pontos fracos do negócio (tudo que o leva a perder vendas ou a elevar custos);
  • Oportunidades (opportunities) : as oportunidades para o negócio (possibilidades que, se você focar, a empresa pode crescer)
  • Ameaças (threats) : os riscos para o negócio (novos concorrentes).

Sem pagar nada, baixe aqui o seu template para estratégias da análise SWOT cruzada.

5. Six Sigma 

O que é: modelo de gestão de processos de qualidade.

No que ajuda: testar novos processos, produtos ou serviços e qualificar os antigos.


Em meio às ferramentas de gestão, a Six Sigma se destaca por propor uma análise objetiva sobre o desempenho da empresa. Ela busca mensurar a frequência com que um processo imperfeito se repete, estabelecendo uma taxa de desperdício e definindo um padrão aceitável para o uso de recursos em uma tarefa.

Como aplicar

No contexto de gerenciamento de projetos, a Six Sigma propõe a busca por maior eficiência, economia e qualidade na empresa, o que pode ser alcançado a partir de duas metodologias diferentes:

  • Definir: qual processo carece de melhorias;
  • Mensurar: avalia o desempenho e a causa do desperdício;
  • Analisar: propõe estratégias corretivas;
  • Incrementar: coloca em prática as soluções propostas;
  • Controlar: verifica os resultados e se há necessidade de novos ajustes.
DMADV – destinada a novos produtos e processos
  • Definir: estabelece um objetivo conforme a estratégia da empresa;
  • Mensurar: indica o que se espera do produto ou processo;
  • Analisar: avalia como chegar ao nível desejado;
  • Desenhar: testa a viabilidade do projeto e planeja a aplicação;
  • Verificar: coloca em prática e monitora os resultados.

Como falamos, o empreendedor pode aplicar essas metodologias para analisar qualquer gargalo na gestão dos recursos da empresa. Isso inclui a identificação de desperdícios, custos que podem ser reduzidos e também testar produtos e serviços novos. 


Também pode ser do seu interesse: 12 KPIs financeiros que você precisa acompanhar

6. Matriz GUT 

O que é: matriz de priorização de tarefas.

No que ajuda: definir o que é mais urgente entre as demandas da empresa.

Se o desafio é priorizar ações, não há como escapar da Matriz GUT. Ela considera a gravidade, urgência e tendência do processo para uma tomada de decisão menos prejudicial e mais assertiva para a empresa.

Como aplicar

Trata-se de um instrumento que, à primeira vista, é complexo. No entanto, os resultados são precisos. Para aplicá-la, é necessário montar uma tabela com cinco colunas: Ação, Gravidade, Urgência, Tendência e uma com a sigla das três últimas letras da ferramenta – GUT.

Em seguida, liste as tarefas no campo Ação. Depois, defina uma pontuação de um a cinco para cada atividade nos demais campos, sendo que o número 5 indica uma tarefa extremamente grave, que necessita de ação imediata e cuja tendência sugere que pode piorar rapidamente.

No campo GUT, estará o resultado da multiplicação da pontuação registrada em Gravidade, Urgência e Tendência. A tarefa de GUT mais alto é a prioritária.

Confira um exemplo de Matriz Gut:

Ação

Gravidade

Urgência 

Tendência*

GUT

Falta constante de produtos

4

5

5

4x5x5 = 80

Atraso de funcionários

3

3

4

3x3x4 = 36

Nesse exemplo, de acordo com o GUT encontrado, você deve priorizar uma solução para a falta constante de produtos (80) em detrimento do atraso dos funcionários (36).

Veja também: O que é conciliação bancária, como fazer + planilha grátis

7. Ciclo PDCA

O que é: ferramenta voltada para o planejamento de ações.

No que ajuda: estabelecer uma estratégia de gestão de erros na empresa.

Em meio às demais ferramentas de gestão, o Ciclo PDCA é uma ferramenta que pode ser utilizado para tomadas de decisões diversas em um negócio, como redução de custos, qualificação do atendimento ou promoção de treinamentos, por exemplo.

Seja qual for a meta, a ideia é estabelecer uma sequência de ações cíclicas, como o nome sugere. Ou seja, o processo se repete e não há um fim pré-determinado.

Como aplicar

A aplicação é simples e inicia com um diagnóstico empresarial, de forma a identificar processos que podem alcançar um maior nível de qualidade. 

Depois, deve ser elaborado um plano de ação, colocado em prática, avaliado e aperfeiçoado, retomando novamente a fase do planejamento para reduzir ainda mais a ocorrência de falhas nos processos.

Se há algo a corrigir na empresa, esse é um instrumento perfeito. O nome é originário do inglês, e cada letra indica uma das etapas do ciclo:

  • P: Plan – planejar;
  • D: Do – fazer;
  • C: Check – checar;
  • A: Action – agir.

Leia também: Como fazer o controle financeiro da sua empresa em 7 passos

8. Forças de Porter

O que é: modelo de análise competitiva entre empresas.

No que ajuda: entender a concorrência e definir estratégias para superá-la.

Se o mercado anda concorrido demais, uma boa estratégia é utilizar o método proposto pelo pensador americano Michael Porter. Ele permite identificar onde estão as principais ameaças promovidas pelos competidores e o potencial da empresa para se diferenciar e sair na frente.

Como aplicar

Como o nome sugere, o modelo é baseado em cinco forças competitivas:

  1. Rivalidade com concorrentes: identificação de quem são e quais são suas vantagens competitivas em relação ao mercado e a sua empresa;
  2. Entrada de novos concorrentes: definição do que cabe à sua empresa fazer para desestimular esse movimento;
  3. Ingresso de novos produtos: análise de bens ou serviços podem se igualar ou superar aquilo que oferece;
  4. Poder de negociação de fornecedores: ver o que precisa ser feito para manter parceiros sem depender deles;
  5. Poder de negociação de clientes: definir quais ações podem garantir a fidelização, para evitar migração para a concorrência.

Ao colocar em prática a análise com base nas 5 Forças de Porter, o gestor adquire subsídios para lidar melhor com a concorrência, explorando pontos fortes e atacando os pontos fracos. É essa estratégia que permite adotar políticas mais agressivas de preço, por exemplo.

Como escolher a ferramenta de gestão correta

Após conhecer tantas ferramentas de gestão, você pode ter ficado em dúvida sobre quais delas apostar para gerenciar a empresa. . Ter clareza sobre isso é essencial, pois é muito importante escolher a mais adequada para o seu negócio

Com os métodos certos, o empreendedor consegue resolver com mais rapidez os gargalos do negócio, identificar pontos de melhoria e as oportunidades de crescimento. Além disso, pode encontrar soluções duradouras e economizar com desperdícios de tempo e dinheiro. 

Para fazer uma boa escolha, listamos os seguintes passos:

  • Converse com a equipe para entender melhor as necessidades;
  • Observe como os processos estão sendo realizados;
  • Identifique, superficialmente, o que poderia ser melhorado;
  • Analise a percepção por parte dos clientes, considerando os feedbacks recebidos;
  • Selecione algumas ferramentas para apresentar para a equipe;
  • Alinhe as expectativas e faça a escolha;
  • Conte com o apoio da tecnologia. 

Ao conhecer as melhores ferramentas de gestão disponíveis para o seu negócio e elencar aquelas mais adequadas às suas necessidades, você garante mais controle, clareza e um melhor direcionamento para as suas operações.

Afinal, elas ajudam a otimizar processos, controlar custos, tomar decisões embasadas e alcançar metas de forma eficiente. O resultado de tudo isso é mais produtividade, competitividade e um crescimento sustentável para a sua empresa.

Agora que você está por dentro das ferramentas de gestão, que tal continuar expandindo os seus conhecimentos? Clique aqui e conheça 7 ideias valiosas para otimizar o seu gerenciamento. 

Leia mais

Leia também