José Carlos Sardagna
Faz tempo que a internet se tornou uma grande aliada para os negócios. A cada dia que passa surgem mais e mais tecnologias que facilitam a vida e a produtividade. Entre elas estão algumas ferramentas online de gestão de empresas, que podem auxiliar o dia a dia dos empreendedores, substituindo a necessidade de salvar documentos e softwares no computador. Para quem trabalha com atendimento ou prestação de serviços, como os profissionais de manutenção de computadores e tecnologia da informação, é uma facilidade e tanto.
Sem contar que a computação na nuvem chegou e reformulou toda a maneira de armazenar arquivos. Com uma conexão à internet, é possível acessar seus documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. Você está em um cliente, por exemplo, fazendo a manutenção de equipamentos e, se necessário, consulta informações para finalizar o atual trabalho e ainda confere qual é o próximo serviço.
Gestão de empresas com apoio de ferramentas online
Para auxiliá-lo na gestão diária do seu negócio, separamos 11 ferramentas online que com certeza vão facilitar muito seus processos e tarefas. Confira!
A troca de experiência com outros profissionais da área é sempre muito importante para agregar na construção do conhecimento e, consequentemente, em uma melhor prestação de serviço. O Meetup é ideal para que isso aconteça, pois permite encontrar ou criar grupos que compartilham dos mesmos interesses que você por todo o mundo. Atualmente, conta com mais de 200 mil grupos em 183 países, que dividem suas paixões em encontros online, no qual falam sobre carreira, negócios, tecnologia, experiências etc.
Este é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos. Ele permite criar pastas virtuais em seu computador, mas que, na verdade, ficam armazenadas na nuvem.
A grande facilidade nisso tudo é trabalhar com esses documentos como se fossem arquivos salvos em seu computador, porém, com a vantagem de acessá-los de qualquer outro lugar. Se for necessário consultar um contrato de serviço, por exemplo, você pode fazer isso na frente do cliente e resolver o problema na hora. Basta conectar-se na internet, efetuar o seu login e verificar as informações.
Teve aquele estalo no meio da correria e não quer deixar o pensamento fugir? Com o Evernote, você guarda essa ideia em diversos formatos — textos, áudio, imagem — e depois sincroniza esses arquivos em diferentes aparelhos. Assim, você consegue acessá-los onde e quando quiser, e aquele estalo pode ser retomado e analisado com calma.
Sinônimo de organização, o Asana é ideal para prestadores de serviços que têm funcionários. Com esta ferramenta online, é possível estruturar as atividades da empresa por projetos e criar subtarefas direcionadas para cada responsável, com datas de entrega. Assim, você terá o planejamento dos seus dias e de todos os colaboradores organizados em uma interface simples e de fácil acesso.
Para quem prefere uma gerenciamento de empresas com uma visão mais ampla das atividades que estão sendo executadas, indicando status e responsabilidade de cada uma, o Trello é ideal. Com esta ferramenta, você cria diversas listas e as dispõe em colunas, tornando a visualização das tarefas fácil e prática, já que é possível indicar o responsável pela execução de cada uma, bem como a etapa em que se encontra. Conforme as atividades forem concluídas, basta atualizar o status e reorganizar os processos.
Manter-se motivado em meio a milhares de coisas acontecendo ao seu redor e dificuldades aparecendo a todo momento, não é uma tarefa fácil. Para acabar com essa dificuldade, existe a StartupTalks, que reúne uma coleção ampla de vídeos motivacionais com entrevistas e palestras com grandes nomes do mercado conhecidos por suas habilidades em inovar, como fundadores do Uber, o aplicativo para pedir carros com motoristas e que funcionam como táxi, e do Airbnb, serviço de procura e reserva de quartos ou apartamentos para aluguel.
Este software permite trocar mensagens, enviar arquivos e falar de graça. Também serve para trocar informações com várias pessoas ao mesmo tempo. Para utilizá-lo é bem simples, basta preencher uma ficha de cadastro e convidar funcionários, clientes ou até mesmo fornecedores. Desta forma, é possível realizar encontros virtuais com até 25 pessoas onde quer que você esteja.
Essa ferramenta online permite distribuir tarefas e determinar quais têm prioridade. Além disso, tem como definir metas para o dia, semana ou mês. Com esse programa é possível produzir estatísticas sobre o tempo que se leva para executar as tarefas, contribuindo para o controle de produtividade e gestão de atividades para os colaboradores, auxiliando a distribuição do trabalho sem sobrecarregar ninguém.
O Highrise funciona como uma agenda profissional, na qual é possível cadastrar os nomes dos contatos, informações associadas a cada um deles, anexar arquivos e imagens. Assim, você alimenta um histórico sobre os seus clientes e consegue acessá-lo de qualquer lugar quando precisar de alguma informação.
Integrado com o Dropbox, o Camscanner faz a digitalização de documentos — basta tirar uma foto com a câmera do celular e o aplicativo configura a página e faz as devidas correções na imagem para que o texto fique legível. Após os ajustes, é possível enviar os arquivos para o Dropbox, funcionando com um backup na internet.
Por exemplo, ao fechar um contrato com um cliente, cada um terá uma cópia do documento, certo? Porém, para você, como prestador de serviço, que se desloca constantemente e não carrega todos os contratos embaixo do braço, é interessante ter uma cópia disponível na nuvem. Assim, caso ocorra alguma eventualidade ou haja divergência no escopo do que assinado, é só consultar o arquivo e conversar com o contratante sobre isso.
O ContaAzul é um sistema de gestão integrado 100% online para micro e pequenas empresas. Com todo o fluxo de trabalho — financeiro, vendas, estoque, emissão de boleto e nota fiscal eletrônica — na mesma solução, você tem mais facilidade para enxergar como anda sua empresa, obtém resultados mais rápidos e ganha tempo e agilidade.
E ainda, o ContaAzul é integrado com outros softwares e possui funcionalidades que o tornam um sistema completo para gerir sua empresa com mais tranquilidade.
Todas essas ferramentas online tornam a sua rotina muito mais produtiva e organizada, deixando-a mais flexível e permitindo que, além de prestar serviços ao seu cliente, exista tempo para uma gestão do negócio de forma eficiente e com maior controle dos processos internos. E o melhor de tudo é que, com a computação na nuvem, você pode fazer isso de onde quer que esteja.
Aproveite as nossas dicas e reforce a administração do seu negócio. E depois, claro, conte pra gente a sua experiência!
