Inventário de estoque: como e quando fazer

Quando se fala em estoque, um dos desafios em pequenas empresas é equilibrar a oferta e a demanda. A excelência de gestão exige que não haja carência nem excesso de produtos para venda e insumos para produção. Uma das estratégias para isso é o inventário de estoque. Através desse registro, o dono do negócio sabe o que precisa ser reposto e o que deve girar.

Calcule a rotatividade primeiro

A condição ideal para se manter um estoque é sempre a de equilíbrio. Numa avaliação superficial, um estoque apinhado de mercadorias parece bom para os negócios, uma vez que não faltam produtos para vender ou insumos para utilizar. Mas não se engane.

Estoque cheio além da conta é um mau sinal. Pode indicar, por exemplo, que:

• Suas mercadorias não estão sendo vendidas
• A reposição não está sendo feita adequadamente
• As compras estão sendo realizadas sem critério
• Não há comunicação entre vendas e armazenamento
• A empresa não tem controle e integração de processos.

O conceito que deve ser observado ao lidar com produtos armazenados é o de giro de estoque ou sua rotatividade. Como o termo deixa implícito, significa quantificar e medir o quanto um estoque é esvaziado e reposto. Trata-se de uma métrica fundamental, que pode ser utilizada de forma relativamente simples.

Assim, você poderá ter um parâmetro numérico que indicará a necessidade de repor estoque em maior ou menor velocidade. Essa informação será vital para trabalhar com o setor de compras, que deve ser municiado constantemente com o quantitativo atualizado do que tem em estoque.

Aferida a rotatividade, você fará inventários que poderão dar respostas sobre problemas pontuais, como excesso de itens, falta deles ou mesmo desvios, como furtos e roubos de mercadorias.

Defina a periodicidade do inventário de estoque

Quando se realiza um inventário de estoque, nada mais é feito do que a contagem de tudo que está armazenado. Essa contagem, portanto, deve ser referenciada de alguma forma. Afinal, para que contar, se não for para saber se alguma mercadoria precisa ser resposta ou se está sobrando?

O objetivo de um inventário é muito simples. É o procedimento que vai garantir o controle, de modo que possíveis problemas sejam identificados e corrigidos. Como todo estoque apresenta rotatividade, definir inventários periódicos se torna obrigatório.

Não se pode deixar de destacar que a prestação de contas junto ao Fisco envolve a declaração de bens em estoque. Se sua empresa não sabe o quanto tem estocado de tempos em tempos, vai se arriscar a passar informações erradas. A consequência disso é aplicação de multas que vão desfalcar as suas reservas e, consequentemente, doer no próprio bolso.

Reserve dias e horários para a tarefa

Quem atua no varejo sabe melhor do ninguém que um estoque é um espaço dinâmico. A todo momento, mercadorias e insumos entram e saem, tornando impossível uma contagem precisa dos itens.

Também é comum, em estabelecimentos varejistas, a definição de dias e horários em que a loja esteja parada para fazer o inventário dos itens armazenados. Naturalmente, esses dias deverão ser aqueles em que o negócio esteja fechado, ou que sejam de menor movimento, de forma a minimizar prejuízos.

Prepare o espaço antes da contagem

Se no seu local de armazenagem ainda não está bem definido onde fica o que, talvez seja hora de pensar nesse aspecto importante. Vamos supor que sua empresa é do setor de alimentos, portanto, trabalha com produtos perecíveis.

Nesse caso, certamente, você deverá pautar a organização de estoque com base no princípio de Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair, chamado de PEPS. Dentro desse conceito, os itens que perdem a validade mais rápido ou que apresentam maior giro são posicionados em gôndolas e prateleiras mais próximas da saída do estoque.

Portanto, antes da contagem dos produtos estocados, é fundamental saber onde eles permanecerão, evitando o retrabalho de retirar item por item para acessar aquele produto mal posicionado na prateleira. Tudo isso se relaciona diretamente com a necessária elaboração de uma estratégia de reposição de estoque.

Faça contagens e recontagens dos itens

Agora, chegamos ao inventário propriamente dito. Definidos critérios, periodicidade e objetivos em vista, é hora de contar tudo que estiver armazenado.

Nessa etapa, o procedimento é simples. Faça listas com os itens que forem identificados, organizando-as por quantidade, tipo de mercadoria, peso, tamanho e tudo mais que for importante saber.

No momento da contagem, é hora também de conferir se todos os produtos estão com seus códigos de barras afixados.

É imprescindível que todos os itens sejam identificados com códigos de barras, que são usados também para a checagem e conferência na hora do recebimento dos produtos dos fornecedores. Uma alternativa tecnologicamente mais avançada são as etiquetas RFID.

A contagem dos produtos em estoque pode ser feita por equipes. Se o estoque não conta com pessoal suficiente, podem ser destacados funcionários para a tarefa, desde que eles tenham perfil compatível com a responsabilidade envolvida, que exige muita concentração e atenção aos detalhes.

Faça a conferência dos resultados e cruze dados

Depois de realizado o inventário, você terá seu estoque nas mãos, na forma de números e o perfil das mercadorias armazenadas. Será hora, então, de tomar decisões em função do que foi aferido. Para isso, um método eficaz é a utilização da curva ABC.

Basicamente, significa agrupar as mercadorias dentro de três grupos distintos, em escala de importância. Confira:

• Grupo A: produtos com alto valor de demanda ou consumo, responsáveis por até 80% das vendas
• Grupo B: produtos com valor intermediário de demanda ou consumo, responsáveis por até 15% das vendas
• Grupo C: produtos com baixo valor de demanda ou consumo, responsáveis por até 5% das venda.

Uma vez organizados os itens por categoria em uma planilha, posicioná-los no estoque será uma questão de ter sempre acesso facilitado ao que vende mais. Conforme já abordamos, a rotatividade é um critério fundamental na hora de organizar as mercadorias.

Cuide bem do seu estoque

Com o inventário de estoque, fica mais fácil orientar ações estratégicas de vendas. Afinal, os números são sempre nossos melhores conselheiros. Esse registro físico pode – e deve – ser aperfeiçoado com tarefas automatizadas, especialmente integrando processos na empresa.

Cuidar bem do estoque é algo que não se reflete apenas nesse espaço, mas repercute nas vendas, nas compras e na gestão financeira. Que tal, então, se dedicar a esse compromisso?

Como você define as diretrizes para fazer o inventário de estoque na sua empresa? Comente!