Como fazer uma planilha de estoque: passo a passo

25 Comentários Publicado:  Assunto: Planilhas
 

Veja como fazer uma planilha de estoque

Quem trabalha com vendas precisa de um controle rígido sobre as mercadorias armazenadas. Qualquer desatenção é prejuízo na certa, seja pela perda de um produto ou por sua falta impedir uma negociação. Seja qual for o caso, ao aprender como fazer uma planilha de estoque, você assume seu papel na gestão e dá menos chance para o azar.

Controle de Estoque

Como fazer uma planilha de estoque

Você pode personalizar uma planilha de estoque com campos que mais combinem com as atividades da empresa, mas há algumas informações essenciais que se aplicam a qualquer tipo de negócio. Confira o que não pode faltar no seu documento de controle:

  • Coluna de entradas
  • Coluna de saídas
  • Especificação de datas: dia, mês e ano
  • Identificação de prazo de validade
  • Registro de quantidade de unidades
  • Registro do custo de cada unidade
  • Inserção com nome e contato do fornecedor.

Informações sobre datas, quantidades e valores devem ser registradas tanto na entrada quanto na saída dos produtos. Nesse último caso, vale ainda incluir o motivo da saída da mercadoria do estoque.

Vale lembrar também que a quantidade pode ser descrita no número de unidades, em quilos ou em litros, variando conforme a natureza do produto armazenado.

Outra dica importante é relacionada ao momento de preenchimento dos principais campos da planilha: registros de entrada devem ocorrer quando do recebimento dos itens, e registros de saída são feitos de acordo com as requisições de retirada de materiais.

Ao fazer uma planilha de estoque, é importante pensar na praticidade do seu manuseio diário, já que ela terá que ser atualizada constantemente (idealmente, em tempo real). Ou seja, esteja pronto para se dedicar a esse importante instrumento de controle e seja rigoroso quanto às informações nele registradas.

Se preferir, você pode baixar uma planilha de estoque já pronta. Há vários modelos disponíveis na internet - basta uma rápida pesquisa para localizar diversas opções. Mas para facilitar a sua vida, disponibilizamos abaixo duas opções que devem ser bastante úteis para a gestão de mercadorias na sua empresa: a planilha do EdSouza e do Rei das Planilhas.

Confira:

Planilhas Controle de Estoque  Disponibilizamos duas planilhas para ajudar você a registrar as movimentações  do estoque. Baixar as planilhas agora

Por que controlar o estoque

Controlar o estoque não é uma tarefa que possa ficar em segundo plano. Afinal, se a rotatividade é alta, você pode ficar sem matéria-prima para produzir ou produtos para vender. Já se o giro for lento, mercadorias podem estragar ou ocuparem espaço por longos períodos sem saída. Nos dois cenários, há prejuízos financeiros possíveis de evitar.

A ideia de controlar o estoque consiste em registrar entradas e saídas de produtos na empresa, fiscalizar essas etapas e gerenciá-las da forma mais vantajosa possível. Um exemplo está no setor alimentício, onde vale muito o conceito PVPS: o Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai.

É através de uma gestão eficiente nessa área da empresa que o empreendedor consegue identificar informações importantes sobre vendas, inclusive podendo prever com maior exatidão as necessidades de compras futuras e evitando aquisições em excesso de artigos sem tendência de saída.

Outra vantagem está na própria organização do espaço, facilitando a identificação de itens, e de como isso causa efeitos positivos na produtividade.

E quando o assunto é finanças, sua empresa também sai ganhando quando há um controle preciso da movimentação no estoque. É parecido com o monitoramento da conta bancária, com a diferença de que não há o entra e sai de dinheiro, mas de bens, que também são parte do capital do negócio.

Qualifique a gestão do seu estoque

Agora que já sabe que controlar o estoque é uma boa ideia, pode estar se perguntando: como fazer isso? A primeira opção você já tem, que são as planilhas, com modelos para criar ou mesmo baixar e só preencher.

Mas com tanta tecnologia disponível no momento, fazer as inserções manualmente pode não ser a melhor ideia quando se você deseja otimizar o tempo e dedicar-se aos aspectos operacionais do negócio. É aí que partir para um sistema de gestão online começa a aparecer como opção interessante.

Isso sem falar na menor chance de erros e também de retrabalho, somando ainda a vantagem de poder gerar e analisar relatórios que dão suporte para tomar decisões na empresa.

Conheça outras quatro razões para apostar em um sistema de controle de estoque online:

1. Monitore o giro de estoque ideal

Acompanhar o giro de estoque à fundamental para as finanças da empresa e, com um software de controle online, essa tarefa é facilitada, pois permite identificar automaticamente quando um produto está acabando (possibilitando programar as compras e economizar) e também quando algo tem menor rotatividade e pesa enquanto custo de armazenamento.

2. Concentre informações

Se você realiza rotineiramente o inventário dos artigos armazenados no estoque, vai gostar de saber que pode contar com essas informações em um único local. É isso que um sistema de gestão faz: reúne os dados em uma única tela, permitindo acessar, consultar e atualizar por diferentes dispositivos, incluindo smartphones e tablets - basta estar conectado à internet.

3. Atualize o controle de inventário


Com um sistema de gestão, você não precisa de uma planilha e muito menos de tabelas em papel para ter total controle sobre o inventário do estoque. Em uma só tela, você encontra as informações divididas por categoria, código, fornecedor ou nome, o que garante o acesso rápido, fácil e eficiente ao que precisa.

4. Identifique o estoque mínimo

Uma das principais vantagens do uso desse tipo de ferramenta está na gestão de vendas. Com um sistema online, basta cadastrar um produto e informar a quantidade de estoque mínimo. Sempre que chegar a esse patamar, um alerta é enviado, o que permite se antecipar para que não falte mercadoria para vender ou matéria-prima para produzir, repondo em tempo de suprir a demanda.

Dedique atenção ao controle do estoque

Você viu neste artigo que não faltam razões para qualificar a gestão do estoque, o que pode ser feito de forma fácil e automática, no computador ou em dispositivos móveis. Na hora de escolher um sistema para essa tarefa, priorize aqueles que funcionam de forma online, com armazenamento das informações na nuvem, pois isso facilita a consulta e atualização.

Mas não use a tecnologia para se abster da sua responsabilidade de gestor. Uma inspeção física rotineira no estoque também deve ser integrada à rotina. Isso sem falar que é você quem insere as informações e toma as decisões que garantem os rumos do negócio - para o sucesso ou para o fracasso.

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José Carlos Sardagna
Sobre o autor

Marketing Manager da ContaAzul. É formado em Gestão de Empresas pela Fundação Getúlio Vargas e em Ciências da Computação pela UDESC.

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