Como fazer controle de estoque: passo a passo para pequenas empresas

como-fazer-controle-de-estoqueUm rigoroso controle de estoque é fundamental para o sucesso de pequenas empresas. Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.

A falta de atenção ao estoque é um erro crucial, que pode comprometer a estrutura do negócio. Afinal, o controle é um dos pilares que sustenta os resultados positivos, garante a eficiência empresarial e reduz custos e perdas.

Mas o que significa controlar o estoque? A ideia é monitorar os produtos armazenados para garantir que as demandas serão atendidas sem haver excessos e prejuízos. Nesse processo, é importante reconhecer que as mercadorias sem giro representam dinheiro parado, situação que impacta diretamente o capital de giro.

Por isso, é imprescindível saber como fazer esse monitoramento. Neste post, vamos apresentar quais são as características desse controle em pequenas empresas, um passo a passo para efetivá-lo e como o sistema de gestão facilita o procedimento.

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Controle de estoque em pequenas empresas

O controle de estoque é o monitoramento e a análise dos materiais em uma empresa para garantir um bom funcionamento de todas as operações. Uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída permite prever necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições de negociação melhores com fornecedores.

Então, qual a importância do controle de estoque em pequenas empresas? Muitos empreendedores acreditam que podem deixar essa questão de lado porque seu negócio é de pequeno porte. Esse pensamento faz parte de um mito que precisa ser eliminado.

Ter um controle total do que entra e sai da sua empresa evita prejuízos significativos devido a furtos e também aumenta as chances de encontrar oportunidades de negociação com os fornecedores.

Ao mesmo tempo, torna-se mais fácil criar promoções para os clientes, organizar demandas e vender mais. E se você acha que isso não acontece, está totalmente enganado.

Da mesma forma, é mais fácil lidar com os produtos sem giro quando você conhece a situação do estoque. Se determinado item está parado há muito tempo ou uma mercadoria específica está perto do prazo de vencimento, uma ideia é oferecer desconto para incentivar a compra.

Nesse caso, é bom lembrar: produtos fora do prazo de validade podem acarretar em multas e até no fechamento do estabelecimento pela Vigilância Sanitária.

Assim, é fundamental compreender que a gestão de estoque tem tudo a ver com o financeiro. Muitos produtos parados representam dinheiro retido. Já a falta de uma estratégia eficiente para os itens armazenados impede uma boa negociação e ocasiona a perda de oportunidades de compra.

Passo a passo para o controle de estoque

Esse processo de gestão do estoque deve seguir os seguintes passos:

Realize um inventário

Esse procedimento é obrigatório e exige atualização constante. Liste todos os produtos estocados e as quantidades de cada um. Conforme as entradas e saídas acontecerem, revise os dados do fluxo e insira as datas de movimentação. Perceba que essa atividade previne falhas. Por isso, é indicado centralizá-la em um colaborador ou equipe.

Automatize o controle de estoque

A tecnologia auxilia na localização de produtos e atualização do inventário. Fazer isso por meios manuais e obsoletos exige muito tempo, que se reflete em custos elevados.

Treine os colaboradores

A equipe deve estar pronta para executar as atividades de gestão de estoque. É importante que um líder de equipe se responsabilize pela verificação rotineira desse controle e monitore o funcionamento do sistema.

Conheça os tipos de controle de estoque possíveis

Esse processo pode ser dividido pela periodicidade. Nesse caso, a classificação pode ser:

  • Permanente: é o acompanhamento em tempo real e que prevê a reposição sempre que o limite mínimo de um item é atingido
  • Temporário ou periódico: complementa a análise da gestão do estoque e é usado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.

Já na questão de mensuração, a divisão é de estoque:

  • Físico: acompanhamento em relação à quantidade
  • Valor monetário: cálculo de investimento dos custos de cada produto.

Por fim, há 3 possibilidades para modelo de controle:

  • Mínimo: permite a divisão em reserva e principal para que quando um for finalizado, o outro seja ativado. O intuito é evitar prejuízos ao giro das mercadorias;
  • Renovação periódica: atende a demanda em quantidade mínima em períodos predeterminados até que seja feita a reposição futura;
  • Fim específico: contempla uma necessidade predeterminada, caso de um evento temporário ou promoção.

Otimize o estoque

A quantidade de produtos armazenados deve estar em equilíbrio, sem faltas ou excessos. O controle permite a otimização desse processo pelo conhecimento da rotatividade das mercadorias e possibilidades reais de venda.

O inventário também ajuda, porque fornece uma análise importante para identificar saídas, constâncias dos produtos e potenciais sazonalidades.

Estabeleça uma margem de perdas e danos

Em certos momentos, ocorrerão perdas, por melhor que seja a gestão realizada. Em alguns casos, pode-se ter até uma perda dupla (na compra e na venda), caso dos itens com validade vencida. Por isso, é essencial definir um limite de perdas e danos. Depois busque se manter dentro dessa meta.

Calcule os custos de armazenamento

O controle de estoque em pequenas empresas contém custos relativos ao espaço utilizado, equipe direcionada à atividade, sistemas adotados, perdas e danos etc. Avalie o custo e busque elevar a eficiência.

Promova os produtos parados

Os itens sem giro devem ser alvo de uma estratégia específica para evitar que fiquem encalhados. O ideal é oferecer descontos ou promoções para vendê-los mais baratos e fazê-los sair do estoque. Desse modo, é possível apostar em itens mais valorizados e com mais vendas.

Cuide com o picking

Essa é a atividade de separação e preparação do pedido a fim de ser entregue ao cliente. É comum haver problemas nesse processo, que geram conflitos com os clientes e mais despesas. Por isso, tenha um cuidado extra para evitar o envio de produtos com defeitos, errados ou fora do prazo, por exemplo.

7 medidas para melhorar o controle do estoque

Registrar e controlar tudo isso não é fácil, a gente sabe. Mas ter esse controle vale a pena. A qualidade da gestão dessa parte da vida da empresa está ligada ao tipo de recurso que você usa.

Lápis e caderno até funcionavam no passado. Mas hoje você precisa, pelo menos, de planilhas e, de preferência, recursos mais avançados para a otimização dos esforços.

A seguir, confira sete medidas que vão tornar seu controle mais eficiente:

1. Crie padrões e regras para organizar o estoque

O espaço onde você armazena as mercadorias precisa ser organizado e limpo. O lugar de cada mercadoria precisa estar definido conforme os requisitos de armazenamento (temperatura, umidade, circulação de ar etc.). Estabeleça também normas, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída de itens.

2. Defina processos e responsabilidades

Relatórios de inventário, indicadores, fluxos de entrada e saída, organização física, atualização de informações... As diferentes etapas e tarefas associadas à gestão e controle do estoque precisam estar definidas, com responsáveis por cada uma.

3. Desenhe o fluxo de entrada e saída

Construa um fluxograma ou apenas escreva o passo a passo de cada entrada e saída de mercadorias. Quanto mais clareza você tiver sobre responsabilidades, mais simples você consegue resolver problemas.

4. Controle com rigidez

Identifique tudo o que você tem armazenado, seguindo os padrões que definiu previamente. Garanta também controle sobre entradas e saídas, contando com os responsáveis por cada etapa.

5. Defina datas e períodos para compras

Selecione fornecedores de confiança e programe pedidos. Escolher parceiros comerciais é decisivo para reduzir riscos de ficar na mão. Bons fornecedores ainda permitem negociar prazos de pagamento, quando necessário.

Ao mesmo tempo, antecipar pedidos por demandas previsíveis ajuda a conseguir condições melhores de negociação, ao passo que deixar para solicitar tudo na última hora dá margem para cobrança de preços mais salgados. Parceiros, sim, mas negócios à parte.

6. Defina volume mínimo e máximo para cada produto

Ter um item de determinado produto é muito ou pouco? E 100 itens? Isso depende de cada caso, da procura, dos fornecedores, de sazonalidades etc.

Para calcular, considere a velocidade da rotatividade (giro de estoque), o preço pago e economia de escala em caso de pedidos de quantidades maiores, prazo de entrega de seu fornecedor e tempo entre o recebimento da mercadoria e a distribuição para seu cliente final. Você quer o equilíbrio, para não deixar de vender nem ficar com mercadoria parada.

7. Mantenha operação e controle constantes

Organizados os controles, é hora de trabalhar para fazer o processo rodar. Dá trabalho, mas vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.

Planilhas Controle de Estoque  Disponibilizamos duas planilhas para ajudar você a registrar as movimentações  do estoque. Baixar as planilhas agora

Ferramentas para o seu controle do estoque

As ferramentas certas são necessárias. Confira alguns recursos disponíveis.

Modelo de controle

O registro de itens é importante, como citamos, para que você conheça os produtos e possa analisar a demanda, considerando tipos. Saber que as camisetas vermelhas vendem mais do que as azuis muda o volume de cada uma delas a seu fornecedor.

Uma planilha de controle de estoque começa pela documentação das características, quantidades, preço e volume armazenado. Você provavelmente precisará usar uma identificação clara para cada tipo de produto, como um código numérico, por exemplo.

Planilha de entrada e saída de materiais

O fluxo de entrada e saída de materiais do inventário é uma outra dimensão do controle, porque diz respeito a controles de compras (entrada) e vendas (saída), além de itens como perdas. Registrar as datas de movimentações é importante para calcular a rotatividade, mas também por motivos de segurança.

Planilha de giro de estoque

O giro ou rotatividade de estoque é um indicador que mostra o ritmo de renovação do inventário. Calculado em itens de cada produto ou em valor acumulado e vendido, é um índice calculado com uma divisão simples: o volume de vendas pelo volume médio de mercadorias armazenadas em um determinado período. Por ser aplicável a diferentes tamanhos de empresa, é um padrão de mercado para medir e avaliar a gestão dessa área da empresa.

Uma planilha de giro de estoque permite calcular a velocidade de renovação e o tempo médio de permanência de cada produto nas prateleiras. Permite saber ainda quais itens estão envelhecendo e quais podem ter ficado em falta.Ao envolver médias, você provavelmente precisará ficar atento a sazonalidades(picos e baixas de procura).

Estoque sem erros

Como você vê, não é uma gestão simples e envolve diferentes dimensões. Para esclarecer mais sobre as boas práticas, vale a pena olhar para as dicas que citamos de outro ponto de vista, o dos erros a evitar no controle do inventário. Confira 4:

  • Desequilíbrio entre estoque e vendas: Aquisição de itens acima do necessário significa perder dinheiro com acúmulo de materiais para os quais não há procura. Compra abaixo da demanda de seus clientes quer dizer que você não teve produtos disponíveis, frustrando a intenção de consumo e resultando em perda de faturamento.
  • Excesso de etapas manuais ou analógicas: Não utilizar software para realizar o gerenciamento exige dedicação de muito tempo e atenção a detalhes, além de favorecer riscos de erros de anotação ou redigitação. As tarefas do dia a dia ainda podem empurrar as rotinas manuais para o fundo da prateleira.
  • Identificação insuficiente dos produtos: Não descrever nem categorizar os itens limita a capacidade de gestão, porque impede que você priorize os tipos com mais saída em detrimento dos que têm menor procura. Classificar os itens em atributos como cor, tamanho e tipo é importante para permitir análise inteligente do interesse de seu cliente.
  • Ignorar a rotatividade: Pensar apenas no valor dos itens armazenados e não no tempo médio de estocagem pode esconder a velocidade com que cada produto é renovada. Perceber o ritmo do giro de estoque dá uma visão mais clara sobre a necessidade de ação a respeito de cada produto.
  • Ficar preso a ferramentas de controle ultrapassadas : À medida que seu negócio cresce e evolui, você precisará de recursos mais avançados de gestão. Confiar em anotações em fichas e cadernos em papel não é compatível com a maior parte das empresas. Mesmo planilhas, úteis até determinadas fases do negócio, tornam-se ultrapassadas diante de algumas complexidades. Fique atento.

Sistema online de gestão de estoque

O sistema online de gestão de estoque facilita todos esses processos e ainda integra outros controles necessários para a saúde financeira da empresa.

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Como você sabe, alimentar diferentes planilhas ou fichas de cadastro de produtos pode ser um trabalho que se multiplica e que não está imune a erros.

E é importante considerar que a gestão de estoque é um tema delicado, porque permite importantes cortes de custos se devidamente otimizado. Proporciona ainda informações para a estratégia da empresa e para o time de vendas, sobre preferências e tendências do mercado, além de oportunidades de promoções com base no inventário acumulado.

Para manter as informações atualizadas e confiáveis, cada vez mais empresas buscam sistemas para controlar e gerenciar estoques também esses fluxos do negócio. A possibilidade de integração desses softwares com módulos de outras áreas, com trocas de dados automatizadas, permite ganhar tempo e aprimorar os controles. O resultado, normalmente, vale o investimento.

E esses benefício são ampliados quando o sistema é online.

Por meio de uma solução desse tipo, é possível trabalhar:

  • O giro de estoque para garantir o volume adequado de cada produto
  • A facilidade na emissão de notas fiscais, a fim de agilizar o procedimento para transportadoras e fornecedores
  • O controle de compras
  • O inventário do estoque, evitando excessos e ausências.

Além disso, você consegue descobrir o giro de estoque ideal para programar as compras da sua empresa e verificar aqueles itens que precisam ter sua aquisição repensada.

Em resumo, o controle de estoque é essencial para sua empresa obter eficiência e evitar perdas. Lembre-se: essa atividade está relacionada ao equilíbrio financeiro do seu negócio.

Gostou de entender mais sobre o controle de estoque em pequenas empresas? Experimente o sistema de gestão de estoque da ContaAzul.

 

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