Código de barras: por que você precisa usar na empresa

Quem atua no comércio tem muito a ganhar com a implantação do código de barras em seus produtos. Mas engana-se quem pensa que essa solução é útil apenas para os varejistas. De fabricantes a distribuidores de produtos, passando pelas operações de transporte, há bons motivos para apostar na tecnologia em pequenas empresas. 

Como funciona o código de barras

Você provavelmente conhece o código de barras de produtos à venda no varejo e também de documentos, como aqueles que aparecem em boletos de cobrança. Mas as aplicações da tecnologia vão muito além, servindo como identificação de informações diversas. Basta passar um leitor, também chamado de scanner, e tudo o que ele “armazena” é revelado.

Em qualquer um de seus usos, o código de barras segue o padrão GS1, composto por uma numeração e a sua representação gráfica característica (as barras). Interessante observar que isso gera uma espécie de identidade à mercadoria em questão, já que ele é única e exclusivamente criado para ela.

Na prática, isso significa que até mesmo versões diferentes de um mesmo produto têm códigos de barras únicos, sempre com 13 números. Tal característica é útil, por exemplo, para a pronta identificação do produto por um sistema de cobrança, como no caixa de um estabelecimento comercial qualquer.

Mas como iremos listar a seguir, a automação do processo de cobrança no varejo é apenas um dos motivos para você implantar essa tecnologia. Afinal, a maior organização e controle é uma vantagem que se estende a empresas de diversos setores.

Como o código de barras pode ajudar sua empresa

Por atividade, vamos conhecer agora algumas boas razões para que o código de barras faça parte da sua empresa:

No comércio

• A automação permite abastecer as prateleiras e gôndulas de forma permanente, pois o sistema alerta assim que o estoque de um produto atingir determinado nível
• O cadastro de produtos agiliza operações, como o faturamento e emissão da nota fiscal
• Caso o fabricante altere as dimensões do produto, essa informação acompanha o código, que nunca muda
• A identificação facilita ainda o controle sobre os itens perecíveis, com prazo de validade menor, que são colocados à venda
• Com a automação, não é preciso digitar dados do produto no caixa e essa agilidade beneficia a empresa e satisfaz o cliente.

Na indústria

• Insumos podem ser classificados e registrados antes de serem direcionados à produção
• A automação do processo permite identificar um determinado item em toda a cadeia de suprimentos
• A identificação dos lotes assegura que as mercadorias possam ser rastreadas, beneficiando a gestão logística
• Com a automação, o trabalho na expedição também se torna mais ágil, eficiente e racional
• O processo ainda qualifica a relação com fornecedores, distribuidores e varejistas.

Na distribuição e transporte

• A automação organiza a grande demanda em centros de distribuição, controlando e identificando cada mercadoria que entra e sai
• Se há alguma necessidade especial de armazenagem, a identificação através do código de barras do lote oferece essa informação
• Como em qualquer operação de controle de estoque, a tecnologia permite classificar os itens por prazo de validade, despachando aqueles mais próximos do vencimento
• Todo o fluxo do processo, da solicitação ao direcionamento, passando ainda pela localização da mercadoria, é realizado automaticamente com a gestão a partir dos códigos individuais
• Cada unidade logística sai para o transporte identificada com um código de barras e suas informações relativas a validade, indicação de lote e outros dados importantes.

Como gerar e como ler o código de barras

Como acabamos de ver, há diferentes formas de usar e se valer do código de barras para qualificar processos internos na empresa. Se você quer implantar a tecnologia, é importante saber que só há uma organização no mundo responsável por controlar a numeração e padronizá-la: é a GS1.

Assim, o primeiro passo é atender à numeração estabelecida pelo GTIN (Número Global de Item Comercial). De posse dele, é gerado o código de barras propriamente dito (conhecido pela sigla EAN-13), o qual permite identificar o produto e suas características, como peso, tamanho e cor. Cada tipo de item comercial tem um tipo de código específico.

Mas aí você pergunta: é de graça? Obviamente, há um investimento a ser feito. Conforme informações da GS1 Brasil em seu site, é preciso pagar uma taxa de inscrição (R$ 449), além de meia anuidade (calculada conforme o faturamento).

Para gerar a imagem do código de barras para impressão, você pode adquirir um software de impressão de etiqueta ou embalagem. Se preferir, pode contatar um fornecedor gráfico para realizar o serviço. Uma terceira opção é utilizar o Cadastro Nacional de Produtos (CNP) para gerar os códigos e imprimir etiquetas em uma impressora comum.

Já se o seu negócio não precisa gerar códigos, mas se beneficia da leitura deles, como em operações de varejo, nesse caso, a sua necessidade é ter uma estrutura de leitores ópticos. Assim, é preciso ir ao mercado, pois há modelos e preços variados desses scanners.

Sebrae incentiva o uso do código de barras

O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) mantém parceria com a GS1 Brasil para incentivar empreendedores de pequeno porte a adotarem o código de barras. A entidade defende que a implantação da tecnologia potencializa os resultados e pode aumentar as vendas.

Um dos mais interessantes frutos desse trabalho conjunto foi a criação da Cidade Virtual. Trata-se de um site didático que apresenta informações sobre o funcionamento do código de barras e de seu apoio nos negócios.

Apesar dos custos envolvidos no investimento em automação, o Sebrae destaca o código de barras como um aliado do empreendedor na gestão, já que permite o controle de estoque, a rastreabilidade dos produtos e o monitoramento das vendas, compras, margem de lucro, fluxo de caixa e de outras variáveis.

Integre processos e saia na frente

Neste artigo, destacamos como o código de barras pode ser útil para a gestão de pequenas empresas, em atividades diversas. Antes de encerrarmos, vale lembrar que, para a integração de processos efetivamente funcionar, você precisa garantir que as áreas da empresa conversem entre si.

Nesse sentido, não há solução mais adequada do que um sistema de gestão online. Com ele, a automação assume o controle dos processos e uma informação gerada pelas vendas é transmitida sem a sua intervenção para o estoque e o financeiro, por exemplo. Assim, fica muito mais fácil cuidar da empresa, se dedicar aos negócios e vencer a concorrência.

E você, já se beneficia do uso de códigos de barras na sua empresa? Comente!