A importância da gestão administrativa e financeira para o sucesso da sua empresa

A análise e o acompanhamento de muitos processos internos são necessários para que um negócio se torne – e se mantenha – bem-sucedido. Nesse sentido, é indispensável entender a importância de uma boa gestão administrativa e financeira. 

Isso porque não basta apenas ter produtos e serviços de qualidade: é preciso saber como gerenciar os setores da empresa e fazer a engrenagem funcionar com harmonia. 

Desde o atendimento ao cliente até o controle das contas, tudo precisa correr bem para que o empreendedor não se depare com a clientela insatisfeita e prejuízos financeiros no fim do mês. Afinal, a ausência de organização interna traz consequências negativas para o seu público, o que impacta diretamente nas vendas. 

Você já deu o primeiro passo para melhorar a sua gestão administrativa e financeira ao abrir este texto. Agora, continue lendo e veja como elas se complementam. Confira também algumas práticas que vão facilitar a sua rotina. Boa leitura! 

A importância da gestão administrativa e financeira

Uma boa gestão financeira empresarial é essencial para a maioria das tomadas de decisões. Isso porque a realidade do caixa diz muito sobre o próprio momento da empresa. 

Mas, ainda que administrativo e financeiro trabalhem lado a lado, há algumas diferenças sutis nos conceitos. Entendê-las é fundamental para compreender a importância desses dois processos.

A gestão administrativa pode ser resumida na palavra organização, já que essa é a base de todos os processos gerenciais em um negócio. Ela está relacionada com a gestão de pessoas (recursos humanos), comercial (vendas), operacional (produção e venda de mercadorias ou execução de serviços), fiscal e tributária (impostos e obrigações acessórias).

A construção de um planejamento estratégico, a definição por um determinado regime tributário ou o estabelecimento de uma nova política de atendimento ao cliente são ações de gestão administrativa, mas que não estão desvinculadas do caixa.

Não podemos esquecer que a gestão financeira é o que faz a roda girar. É ela que viabiliza as estratégias e, dessa forma, está diretamente conectada com todas as áreas da empresa. Seu papel principal é o de controle, que é a chave para assegurar o crescimento sustentável do negócio. Ela permite ao gestor definir o que, quando e como fazer.

Dá para entender bem essa relação com o seguinte exemplo:

Digamos que você precisa fazer a divulgação de um novo produto. É o seu orçamento que vai guiar que tipo de ação realizar, em que momento, de que forma e com que abrangência. Afinal, você não pode se comprometer em realizar um festival de ofertas se não tiver caixa para isso. 

Conhecer melhor esses dois conceitos e entender qual a diferença entre gestão financeira e administração evidencia quanto essas duas áreas se complementam e outros pontos. Dessa forma:

• O sucesso da sua empresa está relacionado a uma boa gestão administrativa e financeira;

• O descontrole financeiro também pode dificulta os processos internos;

• Ações mal planejadas no âmbito gerencial resultam em prejuízos no caixa.

Melhores práticas de gestão financeira e administrativa

Agora que está mais clara a importância da gestão administrativa e financeira, podemos detalhar as melhores práticas. Você não deve abdicar delas se deseja alcançar o sucesso. 

1. Cada conta em seu lugar: não misture as contas pessoais com as da empresa

Você pode abrir seu próprio negócio, mas só começa a se tornar um empreendedor de verdade ao separar as suas contas do caixa da empresa. 

Aquele almoço que você pagou com a conta da empresa e ficou de repor ou o troco que você deu do seu próprio bolso podem levar a uma grande desorganização, com o passar do tempo.

Isso porque, ao misturar as finanças pessoais e empresariais, é mais difícil manter o controle financeiro, e a falência é uma das consequências possíveis. Então, evite pagar por gastos pessoais com recursos do negócio.

Também é saudável definir um pró-labore – valor fixo mensal que funciona como um salário para o dono da empresa – e criar uma conta bancária PJ para realizar apenas as movimentações financeiras referentes ao negócio. 

2. Nada acontece sem planejamento realista

Tirar uma empresa do papel e gerenciá-la no dia a dia exige planejamento e  definição de metas para o futuro do negócio. Ou seja, não há sucesso sem planejamento. Esse ciclo de propor, executar, analisar e corrigir estratégias precisa se manter constante.

O ato de planejar é uma necessidade que independe do cenário em que a empresa se encontra. Se há sobra no caixa, deve haver uma estratégia de como melhor investir o dinheiro. Já se o saldo está no vermelho, é preciso planejamento para encontrar soluções e reverter o quadro, por exemplo. 

3. Conte com ferramentas para monitorar o desempenho do negócio

Quando se fala em organização financeira, existem algumas ferramentas que são essenciais seja qual for o porte da empresa. O fluxo de caixa revela a realidade do negócio e ainda projeta o seu desempenho futuro a partir do registro de todas as receitas e despesas. É indispensável que o gestor se dedique a ele diariamente.

Em um prazo um pouco maior – a cada três ou seis meses – é importante realizar o balanço patrimonial. Por meio dele é feita análise do equilíbrio entre os ativos (dinheiro em caixa, recebimentos e bens) e passivos (contas a pagar, dívidas e salários).

Outro instrumento complementar ao fluxo de caixa é a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE). Esse relatório contábil compara o que foi projetado no orçamento com as receitas e as despesas efetivamente realizadas.

A conciliação bancária também é uma ferramenta importante de gestão. Ela compara o saldo interno do caixa, suas entradas e saídas, com a movimentação bancária, permitindo identificar divergências rapidamente.

4. A organização aparece nos resultados. A desorganização, mais ainda

Em várias empresas, muitas atividades acabam caindo no colo do dono do negócio. Mas acontece que uma pessoa só não pode (nem deve) dar conta de tudo de uma única vez. É importante que o gestor entenda que, enquanto a organização pode gerar economia de tempo e dinheiro, a falta dela torna os processos mais suscetíveis a erros. 

É a desorganização que leva a situações como deixar de pagar uma conta, não registrar uma venda, perder a cópia de um contrato ou esquecer produtos no estoque. E tudo isso gera prejuízos. 

Por isso, uma boa prática é estabelecer um calendário de rotinas semanais, com o objetivo de elevar a produtividade. Além disso, é preciso definir prioridades, separar aquilo que é urgente do que pode ser resolvido depois ou delegado para outra pessoa.

5. Aposte na tecnologia para fazer tarefas por você

Você precisa de organização e controle para realizar uma gestão administrativa e financeira eficiente. Sim, acabamos de falar sobre isso no tópico anterior, mas é importante reforçar.

Se você ainda está dando os primeiros passos nessa direção, recorrer a planilhas pode ser bastante útil. São modelos prontos que ajudam a realizar e acompanhar muitas das obrigações de um negócio.

Mas conforme a empresa evolui, é preciso que os métodos de gestão também evoluam. Isso não significa aderir a alguma ferramenta que ninguém sabe usar. Muito pelo contrário. 

Um sistema ERP online apresenta soluções mais completas, seguras e confiáveis. Esse tipo de plataforma de gestão integra processos entre as diferentes áreas da empresa, organiza as contas a pagar e a receber, faz o fluxo de caixa e a conciliação bancária, entre outras funções.

Além disso, o ERP online gera uma importante economia de tempo e pode ser acessada por qualquer dispositivo conectado à internet. Assim, o gestor tem dias mais produtivos e de dedicação total ao que interessa: o futuro do negócio.

Dedique-se ao desafio da gestão e colha bons resultados

Ao longo deste artigo, você viu a importância da gestão administrativa e financeira para o sucesso do seu negócio e conheceu práticas importantes para ajudar sua empresa a crescer 

Além disso, demonstramos que, usando as ferramentas certas e dedicando-se à organização, é possível reduzir despesas, gastar com inteligência e elevar o faturamento.  

A longevidade da sua empresa depende muito dos processos que adota estando à frente dela. Podemos até mesmo dizer que há algumas habilidades que são fundamentais para qualquer gestor. 

Existem quatro tarefas que estão presentes em todas as áreas de um negócio e que um gestor eficiente precisa entender bem. Para aprender como dominar essas competências, leia nosso artigo sobre funções administrativas que todo empreendedor precisa conhecer!

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