[Planilha] Conciliação bancária: o que é e como fazer

Conciliação bancária é tarefa de gestão financeira

Dentre todas as atribuições inerentes à gestão, certamente o controle financeiro é uma das tarefas mais importantes. Não é à toa que, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), esse é o motivo que leva quase metade das empresas a fecharem as portas após apenas três anos de funcionamento. Consultores e especialistas geralmente falam sobre a importância dos fluxos de caixa na gestão das finanças, mas poucos se referem à conciliação bancária, ferramenta essencial para essa análise.

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O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é a ação de conferir e comparar saldo, entradas e saídas de uma conta no banco com o controle financeiro interno (movimentação esperada de contas a pagar e a receber de sua empresa). Em outras palavras, comparar o que você esperava ter como gasto ou recebimento com cada real que entra e sai de sua conta.

Ficou claro que estamos falando da saúde financeira de seus negócios. Vamos explorar um pouco mais sobre a utilidade desse recurso para o sistema financeiro da empresa. Confira!

Por que conciliar?

Assim como os fluxos de caixa e o demonstrativo dos resultados do exercício, a conciliação bancária é uma ferramenta essencial para qualquer empresa. A partir dessa ação é possível realizar as conferências de entradas referentes às vendas com cartões e aquelas relacionadas às vendas com boleto bancário, por exemplo. Em outras palavras, empresas que lidam diretamente com comércio são, para o seu próprio bem, praticamente obrigadas a fazer esse tipo de monitoramento — que pode ser feito semanal, mensal, semestral ou anualmente, dependendo da necessidade de avaliação da organização.

Planilha de Conciliação Bancária

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Conciliação Bancária: como fazer passo a passo

A conciliação não é um bicho de sete cabeças, mas contar com um software especializado na área financeira agiliza e automatiza o processo. De qualquer forma, você precisa seguir 4 passos básicos para conseguir controlar o processo inteiro de maneira efetiva. Vejamos, então, um por um:

1) Cultura de prestação de contas

Você terá de fazer um registro diário de todas as entradas e saídas nas suas contas de banco — incluindo tarifas e juros, se for o caso. Não há como ter controle e realizar futuras avaliações se não houver uma cultura de prestação de contas por parte do empresário e da própria empresa.

2) Verificação de saldos

A conferência também é um passo essencial, apesar de não ser uma das tarefas mais prazerosas do mundo. Veja se os saldos iniciais e finais do controle interno estão batendo com os saldos do extrato bancário.

3) Conferência de detalhes

A conferência não serve apenas para a análise dos saldos. A diversão continua: é fundamental verificar se todas as datas correspondem com as anotadas pelo controle interno — para não correr o risco de ser multado por atrasos, por exemplo.

4) Correção e armazenamento

Por fim, qualquer divergência entre os dados encontrados no controle interno e os contidos na conta relacionada aos bancos devem ser corrigidas assim que percebidas. Não se esqueça de guardar notas fiscais, extratos e comprovantes de pagamento para ter acesso às informações a qualquer hora.

Vantagens de conciliar conta e movimentação

Como explicamos, há motivos de sobra para fazer controles das finanças. Mas vale a pena reforçar algumas vantagens e benefícios alcançados por esse tipo de procedimento. Separamos as 5 principais.

1) Previsão de fluxo de caixa

Cada vez mais, é necessário rapidez e segurança em relação à tomada de decisões empresariais. Para isso, é importante que o pequeno ou médio empreendedor tenha exata noção da situação financeira e orçamentária de seus negócios. Algumas empresas são levadas à falência devido ao fluxo de caixa negativo que decorre, ocasionalmente, de lançamentos defasados de entradas e saídas financeiras. Por outro lado, isso é evitado com ao fazer a conciliação porque permite ao empresário saber quanto terá em caixa futuramente.

2) Saldo atualizado

Como existe um atraso decorrente de algumas transações, como o pagamento por cheques, por exemplo, o processo de avaliação financeira do empreendedor pode ficar momentaneamente comprometido. A correção e identificação de saldos desatualizados é mais rápida se você tiver o hábito, dentro de sua empresa, de bater saldo entre sua conta e seu controle financeiro.

Nas hipóteses de emissão de cheques, é essencial que o empreendedor leve em consideração o atraso entre sua emissão e sua efetiva compensação bancária, seja ela pelo próprio negócio, seja ela por parte de um cliente. A conciliação possui as ferramentas e mecanismos necessários para identificar essas incongruências temporárias e corrigi-las.

3) Planejamento orçamentário efetivo e realista

Qualquer empreendedor de sucesso deve levar em consideração a manutenção de um criterioso planejamento orçamentário, que permita análises efetivas e realistas de seus negócios. Para que isso se concretize, a conciliação bancária é de fundamental ajuda. Atualmente, sua integração com os sistemas bancários permite a importação imediata de extratos nos principais bancos, em procedimento fácil, feito pela Internet.

Além disso, a identificação dos lançamentos é automatizada e individualizada. O usuário dessa ferramenta possui a capacidade de confirmar a conciliação de lançamentos identificados pelo sistema, mas também a capacidade de rejeitar as sugestões propostas, completando de forma manual sua identificação. Isso significa que a análise da situação financeira de seus negócios será personalizada, de forma a propiciar um cenário financeiro transparente ao empreendedor.

4) Softwares financeiros fáceis de usar

Atualmente, existem sistemas financeiros e sites especializados nesse tipo de atividade. Eles são de fácil utilização e capacitação, o que facilita o controle de dados e o gerenciamento financeiro. Procure um que conta com suporte técnico e consegue personalizar rapidamente as atividades de conciliação bancária de acordo com as necessidades de seus negócios.

Por ser um serviço automatizado, é mais simples e menos custoso. Contar com a ajuda de um contador ou assessoria contábil vai contribuir ainda mais para que os números dos lançamentos feitos no software sejam ainda mais claros.

5) Maior controle de movimentações financeiras

A conciliação financeira é mecanismo automatizado, que proporciona maior controle sobre todas as movimentações financeiras realizadas em banco, inclusive as que não foram lançadas na contabilidade. Devido à natureza informatizada e automática do processo de conciliação, sua identificação de lançamentos e produção de resultados é imediata. Além disso, seus resultados podem ser apresentados de forma analítica, otimizada, com dados distribuídos por área de cada despesa e rendimento.

Melhore agora sua conciliação bancária financeira

Essas são as principais facilidades e formas de realizar o controle financeiro conciliando conta bancária e lançamentos da movimentação de sua empresa. A conciliação no ContaAzul é facilitada pela integração entre diferentes módulos do sistema de gestão online, com facilidades para garantir que o saldo corresponda ao esperado e que você saiba exatamente o que é cada item do extrato, que contas foram ou não pagas e possa agir rapidamente.

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