Controle Financeiro

Conciliação bancária: o que é e como fazer + planilha grátis para download

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 21/02/2024 | 17 mins de leitura | ← voltar

Sobre o que estamos falando?

  • Conciliação bancária é o processo de comparar os valores que saíram e entraram na conta com os movimentos registrados no controle financeiro da empresa;
  • Ela é essencial para a gestão financeira e para verificar se houve erros ou desvios durante a operação;
  • Existem formas rápidas, otimizadas e inteligentes de fazer a conciliação bancária do seu negócio. Entenda abaixo como a Conta Azul ajuda você!

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A conciliação bancária é uma das ferramentas indispensáveis para a gestão financeira de qualquer empresa. É por meio dela que você terá clareza do seu saldo bancário e confirmará se realmente está recebendo pelos produtos vendidos ou serviços prestados.

Saber qual é o seu saldo bancário depois que você recebeu pelas suas vendas e pagou as contas do mês é uma das informações básicas para o sucesso do controle financeiro. Além disso, a verificação desses dados é essencial para garantir a consistência entre os registros internos e as movimentações da conta, identificando possíveis fraudes ou falhas no processo.

É por isso que, neste artigo, vamos explicar o que é conciliação bancária, sua diferença em relação ao fluxo de caixa, importância, principais benefícios, como fazê-la e melhores ferramentas para te auxiliar nesse processo. Siga conosco e tenha uma boa leitura!

Imagem mostra mão segurando celular e outra mexendo em um notebook e por cima da foto uma arte que remete a conciliação bancária

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é a comparação entre os registros financeiros internos de uma empresa e as movimentações da conta bancária PJ. Por meio dela, são verificadas todas as entradas e saídas de dinheiro, conforme o extrato bancário de um determinado período.

É a partir desse exercício que o empreendedor coloca lado a lado despesas, recebimentos e o saldo disponível. Assim, ele confere se as movimentações previstas foram realizadas e se os resultados encontrados apresentam ou não divergências.

A prática está integrada às ações de gestão financeira de qualquer empresa, embora apresente características próprias conforme o negócio. Quem recebe por meio de boletos, cartões de crédito ou débito e Pix Cobrança, por exemplo, depende dessa tarefa para evitar prejuízos.

Nesses casos, os valores provenientes de vendas ou serviços são depositados diretamente na conta bancária da pessoa jurídica. É a partir da conciliação, portanto, que se confirma se houve ou não o crédito esperado, assim como o débito de contas a pagar.

Esse aspecto, por si só, justifica a importância de se dedicar à tarefa. No entanto, há outras razões que podemos pontuar para que donos de negócios ampliem o seu conhecimento sobre a conciliação bancária e assumam o compromisso pela sua realização.

Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa? 

Como pode ser observado, a conciliação bancária consiste em uma comparação entre os valores do controle interno da sua empresa com aqueles lançados no extrato bancário. 

Imagine que você anotou a venda de um produto no valor de R$ 500 e o pagamento de uma conta de R$ 300 no dia 10. Ao fazer a conciliação, é preciso verificar se o primeiro valor caiu na sua conta e se o segundo foi quitado corretamente na data prevista. 

Esses registros iniciais, que são a base para a conciliação bancária, são feitos no fluxo de caixa. Embora ambos estejam relacionados à gestão financeira, eles não são sinônimos.

O fluxo de caixa, em sua essência, consiste no registro de todas as entradas e saídas financeiras de um negócio. Trata-se de um controle interno fundamental para monitorar as movimentações de dinheiro, avaliar a saúde financeira da empresa e determinar se está gerando lucro ou prejuízo.

No exemplo anterior, se as únicas movimentações do dia 10 foram a venda de R$ 500 e o pagamento de R$ 300, isso indicaria um saldo positivo de R$ 200 para essa data. 

Otimize o fluxo de caixa e a conciliação

Para otimizar seu fluxo de caixa e, consequentemente, a conciliação bancária, é recomendável que os registros sejam atualizados diariamente. Isso evita a perda de informações e garante maior precisão.

Estabelecer uma rotina para registro e organização das transações, separando contas a pagar e a receber e agrupando os dados por categorias (por exemplo, despesas fixas, variáveis, impostos, vendas, etc.). Além disso, converter os dados do fluxo em relatórios facilita a visualização das transações e apoia a tomada de decisões informadas

Por que fazer conciliação bancária?

Embora monitorar as receitas das vendas seja a razão mais evidente para realizar a conciliação bancária regularmente, seu papel vai além. Ela também é importante para identificar possíveis fraudes internas, como depósitos de valores inferiores ao esperado ou cheques recebidos não compensados.

É a partir da conciliação que essas possíveis inconsistências são percebidas. Ainda que pareça apenas um detalhe, ao longo do tempo, pequenos erros em lançamentos e recebimentos somados podem atrapalhar a saúde financeira do negócio.

Ao mesmo tempo, se o fluxo dos registros de entradas e saídas apresenta divergências, o gestor pode ser induzido ao erro, chegando a resultados diferentes dos reais. 

Nunca é demais lembrar que equívocos no fluxo de caixa podem levar à tomada de decisões prejudiciais ao futuro do negócio. Vale ressaltar que decisões baseadas em informações incorretas podem ter consequências negativas para o futuro da empresa.

Um acompanhamento rigoroso e frequente (seja diário ou mensal) favorece a comunicação com a contabilidade e fornece dados relevantes para o fechamento do mês.

Cabe destacar ainda os prejuízos imediatos, nem sempre observados. Estamos falando de descontos que passam despercebidos quando o extrato bancário sequer é observado.

Pode acontecer ao contratar um empréstimo, por exemplo. A cobrança de taxas e a incidência real de juros nem sempre são observadas pelo empreendedor, que pode acabar surpreendido por um saldo inferior ao que deveria existir.

Se a sua empresa possui um cartão corporativo, pode criar um processo específico para a sua fatura. É útil para compreender melhor cada despesa, monitorá-las e promover possíveis ajustes em tempo.

Isso sem falar na relevante informação financeira que a conciliação bancária oferece para ajustar o planejamento estratégico da empresa. Junto ao fluxo de caixa e à análise contábil, você tem um pacote de ferramentas capaz de conduzir o negócio ao encontro de seus objetivos.

Benefícios da conciliação bancária para seu negócio

A conciliação bancária é uma etapa essencial no processo de gestão financeira de um negócio, oferecendo uma série de vantagens que podem impulsionar o controle e o crescimento da empresa. Vejamos alguns desses benefícios:

1. Previsão de fluxo de caixa

Cada vez mais, é necessário ter rapidez e segurança em relação à tomada de decisões na empresa. Para isso, é importante que o empreendedor tenha a exata noção da situação financeira e orçamentária.

Alguns negócios são levados à falência devido ao fluxo de caixa negativo que decorre de lançamentos defasados de entradas e saídas. Por outro lado, isso é evitado ao fazer a conciliação bancária, pois ela permite saber quanto terá em caixa futuramente.

2. Saldo atualizado

Transações como pagamentos com cheques, por exemplo, podem resultar em atrasos que comprometem temporariamente a avaliação financeira. A correção e identificação de saldos desatualizados é mais rápida se você tiver o hábito de bater saldo entre a conta e o controle financeiro.

Nas hipóteses de emissão de cheques, é essencial que o empreendedor leve em conta o atraso entre a emissão e a efetiva compensação bancária, seja ela pelo próprio negócio ou por parte de um cliente. A conciliação possui as ferramentas e mecanismos necessários para identificar essas divergências temporárias e corrigi-las.

3. Planejamento orçamentário efetivo e realista

Todo empreendedor bem-sucedido reconhece a importância de manter um planejamento orçamentário criterioso para conduzir análises precisas e realistas de seus negócios. 

Nesse sentido, a conciliação bancária desempenha um papel fundamental. Atualmente, sua integração com os sistemas bancários permite a importação imediata de extratos nos principais bancos, de forma fácil e prática, via internet.

Além disso, a conciliação automatiza a identificação dos lançamentos de forma individualizada. O sistema permite confirmação da conciliação dos registros e oferece a opção de rejeitar as sugestões propostas, completando de forma manual a sua identificação.

Isso resulta em uma análise personalizada da situação financeira da empresa, promovendo um cenário financeiro transparente para o empreendedor.

4. Maior controle de movimentações financeiras

A conciliação financeira proporciona maior controle sobre todas as movimentações financeiras realizadas em banco, inclusive as que não foram lançadas na contabilidade. Esta vantagem é maximizada pelo uso de soluções automatizadas.

Devido à natureza informatizada e automática do processo de conciliação, a identificação de lançamentos e produção de resultados é imediata. Os resultados podem ser apresentados de forma analítica e otimizada, com dados categorizados por área de despesa e rendimento.

Como fazer conciliação bancária?

Para começar, é essencial estabelecer um processo regular para a conciliação bancária. Ela pode ser semanal, mensal ou até mesmo semestral, dependendo do volume de transações e da necessidade de organização. No entanto, o ideal é realizar a tarefa diariamente para alcançar um controle mais rigoroso das finanças.

Em primeiro lugar, desenvolva o hábito de registrar todas as movimentações financeiras da empresa. Mantenha recibos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, depósitos e transferências organizados. Desse modo, caso identifique valores que não caíram na conta, você terá a comprovação.

Anote todos os dias o saldo bancário, as entradas e as saídas de dinheiro. Assim, você fará o controle interno do caixa, discriminando cada movimentação. Ao deixar de fora os valores mantidos em espécie para atividades administrativas, os números devem bater.

É importante observar não apenas os números finais, mas também as datas de lançamento. Uma empresa organizada, que conduz bem as finanças, precisa ter uma cultura de respeito aos prazos, o que evita pagar multas por atraso, por exemplo.

Com tudo registrado, basta conferir os números e as datas. Se notar algum dado diferente, investigue a origem da divergência e busque sua correção imediata. Praticando a conciliação bancária com frequência, você vai ter uma gestão financeira cada vez mais eficiente e sem desperdícios.

Passo a passo

Realizar a conciliação financeira depende, basicamente, de quatro passos. Vamos conferir em detalhes cada um deles agora.

1. Cultura de prestação de contas

É necessário fazer um registro diário de todas as entradas e saídas nas contas bancárias, incluindo tarifas e juros, se for o caso. Não há como ter controle e realizar futuras avaliações se não houver uma cultura de prestação de contas.

2. Verificação de saldos

A conferência também é um passo essencial, apesar de não ser uma das tarefas mais prazerosas do mundo. Veja se os saldos iniciais e finais do controle interno estão batendo com os do extrato bancário.

3. Análise de detalhes

A conferência não serve apenas para a análise dos saldos. A diversão continua: é fundamental verificar se todas as datas correspondem com as anotadas pelo controle interno. Isso minimiza o risco de ser multado por atrasos, por exemplo.

4. Correção e armazenamento

Por fim, qualquer divergência entre os dados do controle interno e aqueles da conta bancária deve ser corrigida assim que percebida. Não se esqueça de guardar notas fiscais, extratos e comprovantes de pagamento para ter acesso às informações a qualquer hora.

Ferramentas para conciliação bancária

Agora que você sabe como fazer conciliação bancária, conheça as melhores ferramentas para otimizar o processo junto ao controle financeiro interno da sua empresa:

Planilha de conciliação bancária: download grátis

Para empreendedores iniciantes ou que nunca tiveram contato com esse tipo de solução, uma forma eficaz de começar é utilizando uma planilha. Criamos um modelo no Excel que serve como ponto de partida, permitindo que você preencha os campos com suas próprias informações.

Para acessar o material, basta clicar no banner abaixo. Após preencher o formulário, o download da planilha de conciliação bancária será feito automaticamente.

Banner com link para download da planilha de conciliação bancária

Com essa ferramenta em mãos, é possível acompanhar e classificar as movimentações do extrato bancário, o que permite identificar de forma efetiva o quanto está gastando e recebendo.

A planilha de conciliação bancária é também uma solução simples e prática para não perder de vista nenhum crédito ou débito em conta da empresa, o que é um compromisso com o controle financeiro.

No entanto, à medida que seu conhecimento avança, é provável que perceba algumas limitações na planilha. Uma das principais é o preenchimento manual das informações, que pode ser tedioso e aumenta o risco de erros.

Como a tecnologia já evoluiu bastante, após identificar na prática a importância da conciliação bancária, vale investir em uma solução automatizada. Ela só realiza o monitoramento e o controle das finanças como agrega outras funcionalidades para cuidar melhor do dinheiro do negócio.

Sistema de gestão financeira (ERP)

Como mencionado, as planilhas são úteis no início, porém, eventualmente, você sentirá a necessidade de automatizar o processo.

Felizmente, hoje em dia existem sistemas de gestão financeira especializados nesse tipo de atividade. Eles são intuitivos e fáceis de usar, o que qualifica o controle de dados e o gerenciamento financeiro.

Por ser um serviço automatizado, é mais simples e menos custoso. Além disso, você pode contar com suporte técnico e personalizar as atividades de conciliação bancária de acordo com as necessidades de seu negócio.

Com o apoio da tecnologia, você consegue:

  • Automatizar os registros;
  • Importar os extratos rapidamente e categorizá-los com facilidade;
  • Gerar relatórios automáticos;
  • Visualizar o fluxo de caixa;
  • Acompanhar o saldo sempre atualizado.

Como se não bastasse, é possível comparar os dados da conciliação com outros relatórios, garantindo uma gestão financeira mais assertiva, previsível e capacitada. 

Portanto, um bom ERP é sinônimo de mais agilidade, inteligência e segurança para as finanças da sua empresa. Abaixo, você pode explorar melhor as possibilidades oferecidas por esse tipo de ferramenta, conhecendo os diferenciais da Conta Azul. 

Faça sua conciliação bancária com a Conta Azul

Agora que você já sabe que é possível usar ferramentas que tornam a conciliação bancária mais ágil e precisa, está na hora de conhecer o melhor sistema de gestão financeira para automatizar esse processo.

Com a Conta Azul Pro, você tem um ERP online que simplifica o registro de despesas e receitas da empresa, permitindo categorizá-las facilmente. Essa funcionalidade possibilita gerar relatórios com gráficos, que oferecem uma visão clara dos maiores gastos e das principais fontes de receita.

O melhor de tudo é que você pode integrar esse controle interno com o extrato bancário em poucos cliques, sem a necessidade de abrir uma planilha no Excel e atualizá-la manualmente.

Vantagens de usar o ERP da Conta Azul para a conciliação bancária

Com os recursos que oferecemos, a operação se torna muito mais ágil e, principalmente, mais segura. As vantagens são:

Categorização na conciliação e relatórios ilustrados

Essa é a vantagem favorita do seu contador e do setor financeiro das empresas. Fazer a conciliação bancária através da Conta Azul Pro é muito mais fácil. Nosso sistema oferece os registros simplificados, para que você identifique a categoria de cada transação, como aluguel, fornecedores ou pagamento de colaboradores.

Previsão de fluxo de caixa

O sistema e o layout otimizados da Conta Azul Pro proporcionam uma visualização objetiva e abrangente dos lançamentos de entradas e saídas financeiras. Isso possibilita uma conciliação bancária precisa e uma previsão mais eficaz dos ganhos e custos financeiros nos próximos períodos.

Saldo atualizado

Fazer a conciliação bancária com o nosso ERP auxilia na identificação de saldos desatualizados. Sendo assim, previne erros na contabilização de pagamentos em atraso, como os feitos por meio de cheques ou boletos vencidos.

Controle financeiro e planejamento orçamentário

A conciliação bancária na Conta Azul é otimizada para permitir uma comparação mais precisa da situação financeira do seu negócio com outros relatórios passados ou de previsão de movimentações, permitindo um controle financeiro e um plano orçamentário realista.

Praticidade, segurança e integração

Que a Conta Azul Pro integra e centraliza vendas, boletos bancários e emissão de notas fiscais, você já sabia. Porém, o que você talvez não saiba é que pode importar automatica ou manualmente os extratos bancários da sua empresa.

Economize até 20h de trabalho com a conciliação bancária da Conta Azul

A automatização de rotinas financeiras, além de gerar mais controle sobre o dinheiro da sua empresa, impacta diretamente em um bem precioso para quem empreende: o tempo

Com a Conta Azul Pro, você economiza até 20 horas de trabalho por mês, e pode transformar esse período que era gasto com processos manuais em tempo para focar nas atividades estratégicas. Quer entender mais sobre como essas vantagens beneficiam sua empresa no dia a dia? Clique aqui e conheça na íntegra todos os diferenciais da conciliação bancária da Conta Azul.

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