[Planilha] Conciliação bancária: o que é e como fazer

Conciliação bancária é tarefa de gestão financeira

A conciliação bancária é uma das ferramentas indispensáveis para a gestão financeira de qualquer empresa, seja qual for o seu porte. A prática, porém, revela alguma dificuldade em realizar o processo ou mesmo a falta de compreensão quanto à sua importância.

É por isso que, neste artigo, vamos apresentar o conceito e trazer um passo a passo para não errar.

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O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é o processo que consiste na comparação entre o extrato bancário com as informações de controle financeiro interno de uma empresa.

É a partir desse exercício que o empreendedor coloca lado a lado despesas, recebimentos e o saldo disponível, conferindo se as movimentações previstas foram realizadas e se os resultados encontrados apresentam ou não divergências.

A prática está integrada às ações de gestão financeira de qualquer empresa, embora apresente características próprias de acordo com o negócio. Quem recebe por meio de boletos, cartões de crédito ou débito, por exemplo, depende dessa tarefa para evitar prejuízos.

O que ocorre nesses casos é que os valores originados em vendas ou na prestação de serviços caem diretamente na conta bancária da pessoa jurídica. É a partir da conciliação, portanto, que se confirma se houve ou não o crédito esperado, assim como o débito de contas a pagar.

Esse aspecto, por si só, já representa motivo suficiente para se dedicar à tarefa. Mas há outras razões que podemos pontuar para que donos de negócios ampliem o seu conhecimento sobre a conciliação bancária e assumam o compromisso pela sua realização.

Por que fazer conciliação bancária

Monitorar o dinheiro das vendas via cartões e boletos é a razão mais óbvia para fazer a conciliação bancária rotineiramente. Mas ela também é importante para saber se não houve fraudes internas - dinheiro depositado a menos - ou cheques recebidos como pagamento não descontados.

É a partir da conciliação bancária que as possíveis inconsistências são percebidas. Você pode até pensar que é capricho, mas, ao longo de um ano, pequenos erros em lançamentos e recebimentos somados podem atrapalhar a saúde financeira do negócio.

Ao mesmo tempo, se o fluxo dos registros de entradas e saídas apresenta erros, tal defasagem pode induzir o gestor ao erro, chegando a resultados diferentes dos reais. Nunca é demais lembrar que equívocos no fluxo de caixa podem levar à tomada de decisões prejudiciais ao futuro do negócio.

Também um acompanhamento rigoroso e frequente (seja diário ou mensal) favorece a comunicação com a contabilidade e o fornecimento de informações relevantes para o fechamento do mês.

Cabe destacar ainda os prejuízos imediatos, nem sempre observados. Estamos falando de descontos que passam despercebidos quanto o extrato bancário sequer é observado.

Pode acontecer ao contratar um empréstimo, por exemplo. A cobrança de taxas e a incidência real de juros nem sempre são observadas pelo empreendedor, que pode acabar surpreendido por um saldo inferior ao que deveria existir.

Quer mais? Se a sua empresa possui um cartão corporativo, pode criar um processo específico para a sua fatura. É útil para compreender melhor cada despesa e também monitorá-las e promover possíveis ajustes em tempo.

Isso sem falar na relevante informação financeira que a conciliação bancária oferece para ajustar o planejamento estratégico da empresa. Junto ao fluxo de caixa e à análise contábil, você tem aí um pacote de ferramentas capaz de conduzir o negócio ao encontro de seus objetivos.

Planilha de conciliação bancária

Para empreendedores iniciantes ou que nunca tiveram contato com esse tipo de solução, uma boa maneira de começar a realizar a conciliação bancária é a partir de uma planilha. Vale usar um modelo criado no programa Excel, por exemplo, preenchendo os campos de acordo com as suas informações.

Planilha de Conciliação bancária  Preparamos uma planilha para facilitar a conciliação bancária Baixar a planilha agora

Com esse instrumento em mãos, é possível acompanhar e classificar as movimentações do extrato bancário, o que permite identificar de forma efetiva o quanto está gastando e recebendo.

A planilha de conciliação bancária é também uma solução simples e prática para não perder de vista nenhum crédito ou débito em conta da empresa, o que é um compromisso com o seu controle financeiro.

Mas conforme o seu conhecimento avança, é provável que perceba que a planilha possui algumas limitações. A principal delas se relaciona com o preenchimento manual das informações, o que é entediante e aumenta a vulnerabilidade a erros.

Como a tecnologia já evoluiu bastante, após identificar na prática a importância da conciliação bancária, vale investir em uma solução automatizada, que não só realiza o monitoramento e controle das finanças como agrega outras funcionalidades para cuidar melhor do dinheiro do negócio.

Como fazer conciliação bancária

Seja na planilha ou software, você precisa criar um processo rotineiro para a conciliação bancária. Ela pode ser semanal, mensal ou até mesmo semestral - depende da quantidade de movimentações e conforme a necessidade de organização. O ideal, porém, é realizar a tarefa diariamente para alcançar um controle mais rigoroso das finanças.

Antes de tudo, crie o hábito de registrar todas as movimentações financeiras da empresa. Também guarde recibos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, depósitos e transferências. Desse modo, caso identifique valores que não caíram na conta, você terá a comprovação.

Anote todos os dias o saldo bancário, as entradas e as saídas de dinheiro. Assim, você fará o controle interno do caixa da empresa, discriminando cada movimentação. Ao deixar de fora os valores mantidos em espécie para atividades administrativas, os números devem bater.

É importante observar não apenas os números finais, mas também as datas de lançamento. Uma empresa organizada, com conduz bem as finanças, precisa ter uma cultura de respeito aos prazos, o que evita pagar multas por atraso, por exemplo.

Com tudo registrado, basta conferir os números e as datas. Se notar algum dado diferente, investigue a origem da divergência e busque sua correção imediata. Praticando a conciliação bancária com frequência, você vai ter uma gestão financeira cada vez mais eficiente e sem desperdícios.

Conciliação passo a passo

Realizar a conciliação financeira depende, basicamente, de quatro passos. Vamos conferir em detalhes cada um deles agora.

1. Cultura de prestação de contas

É necessário fazer um registro diário de todas as entradas e saídas nas contas bancárias, incluindo tarifas e juros, se for o caso. Não há como ter controle e realizar futuras avaliações se não houver uma cultura de prestação de contas na empresa.

2. Verificação de saldos

A conferência também é um passo essencial, apesar de não ser uma das tarefas mais prazerosas do mundo. Veja se os saldos iniciais e finais do controle interno estão batendo com os saldos do extrato bancário.

3. Análise de detalhes

A conferência não serve apenas para a análise dos saldos. A diversão continua: é fundamental verificar se todas as datas correspondem com as anotadas pelo controle interno. Isso minimiza o risco de ser multado por atrasos, por exemplo.

4. Correção e armazenamento

Por fim, qualquer divergência entre os dados do controle interno e aqueles da conta bancária deve ser corrigida assim que percebida. Não se esqueça de guardar notas fiscais, extratos e comprovantes de pagamento para ter acesso às informações a qualquer hora.

Controle de contas com a conciliação bancária

A conciliação bancária é uma tarefa que faz parte de um processo maior, o da gestão financeira do negócio. A ferramenta se torna ainda mais relevante quando o empreendedor a percebe dessa forma e, assim, pode aproveitar tudo o que ela é capaz de oferecer no controle das finanças.

1. Previsão de fluxo de caixa

Cada vez mais, é necessário ter rapidez e segurança em relação à tomada de decisões na empresa. Para isso, é importante que o empreendedor tenha exata noção da situação financeira e orçamentária do negócio.

Algumas empresas são levadas à falência devido ao fluxo de caixa negativo que decorre, ocasionalmente, de lançamentos defasados de entradas e saídas financeiras. Por outro lado, isso é evitado ao fazer a conciliação bancária, porque permite saber quanto terá em caixa futuramente.

2. Saldo atualizado

Em razão de um atraso decorrente de algumas transações, como o pagamento por cheques, por exemplo, o processo de avaliação financeira pode ficar momentaneamente comprometido.

A correção e identificação de saldos desatualizados é mais rápida se você tiver o hábito, dentro de sua empresa, de bater saldo entre sua conta e seu controle financeiro.

Nas hipóteses de emissão de cheques, é essencial que o empreendedor leve em conta o atraso entre a sua emissão e sua efetiva compensação bancária, seja ela pelo próprio negócio ou por parte de um cliente. A conciliação possui as ferramentas e mecanismos necessários para identificar essas divergências temporárias e corrigi-las.

3. Planejamento orçamentário efetivo e realista

Qualquer empreendedor de sucesso deve considerar a manutenção de um criterioso planejamento orçamentário, permitindo realizar análises efetivas e realistas de seus negócios.

Para que isso se concretize, a conciliação bancária é de fundamental ajuda. Atualmente, sua integração com os sistemas bancários permite a importação imediata de extratos nos principais bancos, em procedimento fácil e prático, realizado via internet.

Além disso, a identificação dos lançamentos é automatizada e individualizada. É possível confirmar a conciliação de registros pelo sistema e também rejeitar as sugestões propostas, completando de forma manual a sua identificação.

Isso significa que a análise da situação financeira do negócio será personalizada, de forma a propiciar um cenário financeiro transparente ao empreendedor.

4. Softwares financeiros fáceis de usar

Atualmente, existem sistemas financeiros e sites especializados nesse tipo de atividade. Eles são de fácil utilização e capacitação, o que qualifica o controle de dados e o gerenciamento financeiro.

Procure uma solução que conte com suporte técnico e consiga personalizar rapidamente as atividades de conciliação bancária de acordo com as necessidades de seus negócios.

Por ser um serviço automatizado, é mais simples e menos custoso. Contar com a ajuda de um contador ou assessoria contábil vai contribuir ainda mais para que os números dos lançamentos feitos no software sejam claros.

5. Maior controle de movimentações financeiras

A conciliação financeira proporciona maior controle sobre todas as movimentações financeiras realizadas em banco, inclusive as que não foram lançadas na contabilidade, com grande vantagem ao uso de uma solução automatizada.

Devido à natureza informatizada e automática do processo de conciliação, a identificação de lançamentos e produção de resultados é imediata. Além disso, seus resultados podem ser apresentados de forma analítica, otimizada, com dados distribuídos por área de cada despesa e rendimento.

Automatize e qualifique a conciliação bancária

A planilha no Excel é um dos métodos mais tradicionais para essa comparação entre o extrato bancário e o controle interno. Mas há como fazer conciliação bancária de uma maneira muito mais ágil, que vai poupar longas horas de trabalho.

Com o ContaAzul, você tem um software que permite o registro simplificado de despesas e receitas da empresa, podendo categorizá-los facilmente. Essa função permite gerar relatórios com gráficos, nos quais você pode enxergar com clareza quais são os maiores gastos e de onde vem mais dinheiro.

Mas o melhor está por vir: é possível integrar esse controle interno com o extrato bancário em poucos cliques, sem ter o trabalho de abrir a planilha no Excel e atualizá-la manualmente. O processo de conciliação bancária do ContaAzul é extremamente simples, e pode ser feito de duas maneiras: importação automática ou manual do extrato.

Importação automática do extrato bancário

O ContaAzul possui uma aba chamada Conciliação Bancária, que possui a opção de sincronizar os dados automaticamente. Basta configurar a sua conta com as informações de acesso e de segurança. Em seguida, o software faz todo o trabalho com o mínimo de tempo e poucos cliques, exibindo as possíveis divergências na tela.

É a forma mais recomendada por demandar o mínimo de tempo para ser realizada. Também facilita ao máximo a verificação de divergências nos lançamentos, registros faltantes ou equivocados no sistema, além da conferência dos saldos bancários.

Nesse processo, não é preciso dar baixa nos títulos financeiros - ao conciliar os lançamentos, o ContaAzul dá a baixa de forma automática.

Importação manual do extrato bancário

Os bancos disponibilizam aos clientes um arquivo em formato .OFX, que contém informações sobre transações bancárias realizadas. O controle financeiro no ContaAzul permite importar esse arquivo, realizando a sincronização com os lançamentos registrados no software.

Apesar de não ser tão prático quanto a importação automática, pois exige que você baixe o extrato e importe o arquivo no software, ainda é um processo muito ágil, que economiza horas se comparado a uma atualização manual de planilha de conciliação bancária.

Faça a conciliação bancária com a ContaAzul

Como vimos neste artigo, a conciliação bancária é um processo fundamental de gestão financeira em qualquer empresa. Ao baixar a nossa planilha, você dá um passo importante para cuidar melhor do dinheiro do negócio. Mas é possível ir além.

A conciliação bancária na ContaAzul é facilitada pela integração entre diferentes módulos do sistema de gestão online, garantindo que o saldo corresponda ao esperado e que você saiba exatamente o que é cada item do extrato, que contas foram ou não pagas e, assim, agir rapidamente para evitar prejuízos. É praticidade e segurança em uma só ferramenta.

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E você, como tem feito a conciliação bancária na sua empresa? Comente!

 

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