Como controlar compras no cartão de crédito corporativo?

O rigoroso controle do cartão de crédito corporativo é fundamental para que a ferramenta seja utilizada com vantagens na gestão financeira. Cada vez mais presente nas pequenas empresas, o instrumento é válido para monitorar as despesas, mas se houver indisciplina nos gastos, o caixa pode ser severamente comprometido.

O rigoroso controle do cartão de crédito corporativo é fundamental para que a ferramenta seja utilizada com vantagens na gestão financeira. Cada vez mais presente nas pequenas empresas, o instrumento é válido para monitorar as despesas, mas se houver indisciplina nos gastos, o caixa pode ser severamente comprometido.

Você já deve ter ouvido falar do cartão de crédito corporativo no noticiário, já que essa ferramenta é bastante comum no meio público, inclusive cercada de polêmica motivada por gastos que fogem do padrão. Mas não são apenas os governos federal, estaduais e municipais que fazem uso dele. No âmbito privado, pequenas empresas se espelham nas grandes organizações para adotar o instrumento.

Caso ainda não esteja ambientado com o tema, vale entender a modalidade como semelhante ao cartão de crédito destinado à pessoa física, mas com algumas diferenças. A principal é que é utilizado pelo dono do negócio e demais colaboradores para cobrir despesas específicas ou pagar as contas da empresa.

Entre os seus usos mais comuns, estão as viagens a trabalho, nas quais atua como a ferramenta de pagamento por diárias em hotéis, por exemplo. Soluções modernas trazem ainda mais facilidade, permitindo que apenas um código seja usado pelos funcionários, em substituição ao cartão físico.

Dessa forma, no mês seguinte aos gastos, a empresa recebe uma só fatura, que traz a relação de gastos, com valores e locais, tal qual o documento relacionado ao cartão de crédito para pessoa física.

Mas por que a sua empresa pode se beneficiar desse tipo de ferramenta? Além da agilidade nas compras, organização, praticidade e segurança são algumas das razões para apostar nela, conforme destaca o consultor financeiro Luis Fernando Moreira:

• Segurança: com o cartão, não é preciso carregar grandes quantias de dinheiro ou mesmo cheques, o que acabaria expondo o portador a maiores riscos de assalto em viagens, por exemplo.

• Organização: sem essa ferramenta, o dono do negócio ou o seu funcionário pagaria a despesa no ato, gastando do próprio bolso e assumindo um prejuízo momentâneo, já que o reembolso ocorreria depois, dependendo do acerto entre as partes.

• Praticidade: pequenas empresas podem recorrer ao cartão em variadas situações, além da já citada viagem e da participação de eventos. Cobrir despesas de alimentação, adquirir material de reposição e abastecimento de automóveis são algumas das opções.

Sobre essa última vantagem, para que ela realmente reverta em benefícios à empresa, Moreira faz um alerta: é preciso ter um efetivo e rigoroso controle do cartão de crédito corporativo. Do contrário, a ferramenta acaba trazendo transtornos para o negócio.

O consultor destaca ainda que empresas de todos os setores podem se beneficiar do instrumento, mas especialmente aquelas que trabalham com vendedores externos, representantes comerciais, cujos funcionários viajam a serviço da empresa e que possuem frotas de veículos.

Como fazer o controle do cartão de crédito corporativo

Se você gostou de conhecer os possíveis benefícios da ferramenta para o seu negócio, pode buscar mais informações sobre a sua contratação junto a bancos que a oferecem. Mas antes de bater o martelo, vale seguir algumas das dicas adotadas para abrir conta pessoa jurídica, como pesquisar taxas e tarifas e observar se os serviços oferecidos se encaixam na sua necessidade.

Vencida essa etapa e com o cartão corporativo em mãos, é preciso saber como usá-lo a seu favor, para que experimente apenas as suas vantagens. As dicas listadas a seguir, construídas com o auxílio de Moreira, são válidas também para quem usa um cartão de crédito empresarial (não corporativo) para pagar as contas do negócio.

Crie suas regras

Essa primeira recomendação vale para todos, do proprietário aos colaboradores da empresa. Sem regras claras e conhecidas por aqueles que irão usar o cartão, há risco de descontrole nos gastos. Defina, por exemplo, quem pode utilizá-lo (evitando a distribuição sem critérios ou o empréstimo a terceiros não autorizados) e como utilizá-lo (para pagar que tipo de despesas).

Classifique as despesas

Para que o cartão corporativo seja um instrumento eficiente de gestão financeira, todas as despesas relacionadas a ele devem ser lançadas e classificadas conforme o plano de contas. “Assim, a empresa saberá onde está gastando, além de poder analisar se os gastos estão crescendo ou diminuindo”, indica.

Monitore os gastos

Para garantir o passo anterior, a melhor prática é acompanhar de perto como o cartão é utilizado. Ao realizar um monitoramento regular, você identifica prontamente os gastos considerados desnecessários e não é surpreendido por uma fatura alta no mês seguinte.

Use de forma consciente

As regras relacionadas ao cartão existem para serem cumpridas. Se ele é utilizado para pagar uma despesa não prevista, ainda que veja tal ato como uma exceção, aí está um prejuízo não previsto e com o qual terá de lidar. Como forma de disciplinar o uso da ferramenta, Moreira recomenda os cartões do tipo pré-pago, que são eficazes para limitar o valor dos gastos e podem até estipular os locais onde é aceito.

Conciliação bancária melhora o controle

O empreendedor que adota meios manuais de controle financeiro costuma perder duplamente: ao destinar um tempo precioso para uma tarefa que não é operacional e ao estar exposto a erros que podem mascarar potenciais prejuízos no caixa. Esse é um risco que se assume ao deixar de lado as melhores práticas de gestão.

Se você quer se prevenir de problemas, a conciliação bancária pode ser a melhor solução. Tal processo automatizado consiste na comparação do seu caixa interno (entradas e saídas) com o extrato bancário.

Com relação ao cartão corporativo, pode ser criado um processo específico para a fatura, o que permite não só conhecer melhor as despesas, como também monitorá-las há tempo de realizar os ajustes necessários.

Tudo isso pode ser feito com o menor esforço através de um sistema automatizado e integrado às demais tarefas de gestão. Adotar uma planilha no Excel é útil, mas há softwares de baixo custo fáceis de usar e que podem ser acessados pelo computador ou dispositivos móveis. Essa é uma boa dica de economia de tempo e dinheiro – uma busca diária nas pequenas empresas.

Considerações finais

Você viu neste artigo que um cartão de crédito corporativo pode ser um instrumento útil para tornar a gestão financeira mais eficiente na sua empresa. Mas alcançar esse resultado positivo depende do modo como ele é utilizado. Para adotar a ferramenta, então, vale relembrar os principais passos a adotar:

• Entenda o funcionamento do cartão corporativo e avalie seu custo-benefício
• Procure bancos que ofereçam o cartão e compare suas tarifas e serviços
• Crie e siga regras para disciplinar e controlar o seu uso
• Monitore os gastos para que o caixa da empresa não seja comprometido
• Adote um sistema de gestão para realizar a conciliação bancária automática.

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